Lohnabrechnung Dienstleister: So finden Sie den richtigen Partner
09.02.2026
Lohnabrechnung Dienstleister gesucht? 7 Kriterien für die Auswahl, Preisvergleich und Checkliste fürs Erstgespräch. Finden Sie den Partner, der zu Ihnen passt.
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Die Suche nach einem Dienstleister für die Lohnabrechnung fühlt sich oft an wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Dutzende Anbieter, unterschiedliche Leistungsversprechen, intransparente Preismodelle. Und am Ende die Frage: Passt dieser Partner wirklich zu meinem Unternehmen?
Dieser Leitfaden gibt Ihnen konkrete Kriterien an die Hand, mit denen Sie die Spreu vom Weizen trennen. Sie erfahren, welche Fragen Sie im Erstgespräch stellen sollten, wie typische Preismodelle aussehen und worauf Sie im Vertrag achten müssen.
Warum einen spezialisierten Dienstleister wählen?
Bevor wir in die Auswahl einsteigen, eine grundlegende Frage: Warum überhaupt ein spezialisierter Lohnabrechnung Dienstleister? Schließlich gibt es auch Steuerberater und Software-Lösungen.
Steuerberater vs. Dienstleister
Steuerberater bieten Lohnabrechnung häufig als Zusatzleistung an. Das funktioniert gut, solange Ihre Anforderungen überschaubar bleiben. Bei komplexen Tarifverträgen, Schichtmodellen oder branchenspezifischen Besonderheiten stoßen viele Kanzleien an ihre Grenzen.
Die Vorteile der Spezialisierung
Tiefes Fachwissen: Die Mitarbeiter beschäftigen sich täglich mit Lohnabrechnung, nicht nebenbei.
Aktuelle Expertise: Gesetzesänderungen, neue Beitragssätze, geänderte Meldepflichten. Ein Spezialist ist immer auf dem neuesten Stand.
Skalierbarkeit: Ihr Unternehmen wächst? Der Dienstleister wächst mit, ohne dass Sie neue Mitarbeiter einstellen müssen.
Risikoverteilung: Fehler in der Lohnabrechnung können teuer werden. Ein professioneller Dienstleister haftet für seine Arbeit.
7 Kriterien für die Dienstleister-Auswahl
1. Zertifizierungen und Compliance
Fragen Sie nach ISO 27001-Zertifizierung und DSGVO-Konformität. Die Lohnabrechnung verarbeitet sensible Mitarbeiterdaten: Gehälter, Sozialversicherungsnummern, Bankverbindungen. Ein seriöser Dienstleister kann nachweisen, dass er diese Daten schützt.
2. DATEV-Kompatibilität
Die meisten deutschen Unternehmen arbeiten mit DATEV. Prüfen Sie, ob der Dienstleister nahtlos mit DATEV zusammenarbeitet.
3. Branchenerfahrung
Lohnabrechnung ist nicht gleich Lohnabrechnung. Fragen Sie konkret: "Haben Sie Erfahrung mit unserer Branche? Kennen Sie unseren Tarifvertrag?"
4. Skalierbarkeit
Heute haben Sie 50 Mitarbeiter, in drei Jahren vielleicht 150. Kann der Dienstleister mitwachsen?
5. Transparente Preise
Versteckte Kosten sind ein Warnsignal. Fragen Sie explizit nach allen Kostenpunkten.
6. Persönlicher Ansprechpartner
Niemand möchte bei Fragen in einer Warteschleife landen oder mit wechselnden Sachbearbeitern sprechen.
7. Exit-Strategie
Was passiert, wenn die Zusammenarbeit endet? Bekommen Sie Ihre Daten zurück? In welchem Format?
Typische Preismodelle
Unternehmensgröße | Preis pro Mitarbeiter/Monat |
|---|---|
1-20 Mitarbeiter | 15-25 EUR |
21-50 Mitarbeiter | 12-20 EUR |
51-100 Mitarbeiter | 10-15 EUR |
100+ Mitarbeiter | 8-12 EUR |
Vergleich: Dienstleister vs. Steuerberater vs. Software
Kriterium | Dienstleister | Steuerberater | Software (DIY) |
|---|---|---|---|
Kosten pro Mitarbeiter | 10-20 EUR | 15-30 EUR | 5-10 EUR |
Zeitaufwand intern | Minimal | Minimal | Hoch |
Know-how erforderlich | Nein | Nein | Ja |
Fehlerrisiko | Niedrig | Niedrig | Mittel-Hoch |
Skalierbarkeit | Sehr gut | Begrenzt | Begrenzt |
So unterstützt project b.
project b. bietet zwei Wege, wie Sie Ihre Lohnabrechnung professionalisieren können:
Platform: Sie behalten die Kontrolle, RITA (KI-Assistentin) übernimmt die Vorerfassung.
Payroll by project b.: Komplettes Outsourcing über das Partnernetzwerk.
Setup-Zeit | Einrichtung in 30 Minuten |
DATEV-Integration | Nahtlos, ohne Medienbrüche |
Zeitersparnis | Bis zu 70% weniger Aufwand |
Zertifizierung | ISO 27001:2022, DSGVO-konform |
Vertrag | Keine Mindestvertragslaufzeit |
Bereit für den nächsten Schritt?
project b. bietet unverbindliche Beratungsgespräche an. In 30 Minuten klären wir gemeinsam, ob und wie project b. zu Ihren Anforderungen passt. Buchen Sie jetzt einen Termin.
Wie viele Dienstleister sollte ich vergleichen?
Drei bis fünf Anbieter sind ein guter Richtwert. Weniger gibt Ihnen zu wenig Vergleichsmöglichkeiten, mehr wird schnell unübersichtlich. Führen Sie mit allen ein ausführliches Erstgespräch.
Was kostet ein guter Lohnabrechnung Dienstleister?
Rechnen Sie mit 10-20 EUR pro Mitarbeiter und Monat. Der genaue Preis hängt von Ihrer Unternehmensgröße, Branche und den gewünschten Zusatzleistungen ab.
Kann ich den Dienstleister später wechseln?
Ja, ein Wechsel ist jederzeit möglich. Achten Sie auf kurze Kündigungsfristen im Vertrag. Seriöse Anbieter unterstützen Sie bei der Übergabe und stellen alle Daten zur Verfügung.
Finn R.
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