Wie Unternehmen die Lohnbuchhaltung mit Rita automatisieren

Wer in einem Lohnbüro oder einer Steuerkanzlei arbeitet, kennt das Bild: Der Schreibtisch quillt über vor Krankmeldungen, Excel-Listen und E-Mails mit Lohndaten. Der Mandant hat wieder einmal die Überstunden als Foto vom Stundenzettel geschickt. Die Kollegin nebenan tippt bereits die dritte Korrektur des Tages ab, weil jemand eine Bankverbindung falsch übermittelt hat.

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung frisst Zeit. Nicht die eigentliche Abrechnung macht den Aufwand, sondern das Sammeln, Prüfen und Strukturieren der Daten davor. Genau hier setzt Rita an.

Was ist Rita und was macht sie anders?

Rita ist die KI-Assistentin von project b., einem Münchner Startup, das 2023 von erfahrenen Lohnprofis gegründet wurde. Anders als klassische Lohnbuchhaltung Software ersetzt Rita nicht DATEV, Agenda oder Lexware. Sie arbeitet als intelligente Schicht davor.

Das Prinzip: Mandanten schicken ihre Lohndaten weiterhin per E-Mail, Upload oder Portal. Rita erkennt, was in den Dokumenten steht, strukturiert die Informationen und bereitet alles für die Abrechnung vor. Erst wenn ein Sachbearbeiter die Daten freigibt, fließen sie ins Lohnsystem.

Ritas Kernfunktionen im Überblick

Der typische Ablauf: Von der E-Mail zur fertigen Vorerfassung

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Pflegedienst mit 80 Mitarbeitern schickt monatlich rund 200 Dokumente an seine Steuerkanzlei. Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Überstundenlisten, Neueinstellungen. Früher hat die zuständige Sachbearbeiterin drei Tage gebraucht, um alles zu erfassen und zu prüfen.

Mit Rita läuft der Prozess so ab:

Schritt 1: Dateneingang: Der Mandant lädt seine Unterlagen hoch oder schickt sie per E-Mail. Rita erkennt automatisch, um welche Dokumentenart es sich handelt.

Schritt 2: Extraktion und Zuordnung: Eine Krankmeldung wird gescannt. Rita liest das Datum, den Zeitraum und den Mitarbeiternamen aus. Sie ordnet das Dokument dem korrekten Personalstamm zu und prüft, ob die Daten plausibel sind.

Schritt 3: Prüfung und Freigabe: Die Sachbearbeiterin sieht im Cockpit alle vorbereiteten Änderungen. Grün markiert: vollständig und plausibel. Gelb: Rückfragen nötig. Sie prüft, korrigiert bei Bedarf und gibt frei.

Schritt 4: Übertragung: Die freigegebenen Daten fließen direkt in DATEV LODAS. Kein Export, kein Import, kein Zwischenschritt.

Das Ergebnis: Die drei Tage sind auf einen halben Tag geschrumpft.

Welche Aufgaben der vorbereitenden Lohnbuchhaltung übernimmt Rita?

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung umfasst alle Tätigkeiten, die vor dem eigentlichen Abrechnungslauf erledigt werden müssen.

Stammdatenpflege

Neue Mitarbeiter anlegen, Adressänderungen erfassen, Bankverbindungen aktualisieren. Rita erkennt diese Änderungen in eingehenden Dokumenten und schlägt die entsprechenden Anpassungen vor. Bei einer neuen Bankverbindung prüft sie automatisch das IBAN-Format. Bei einer Adressänderung gleicht sie die Postleitzahl mit der Stadt ab.

Ein Logistikunternehmen mit 500 Mitarbeitern verarbeitet monatlich rund 50 Stammdatenänderungen. Vor Rita: 4 Stunden Aufwand. Mit Rita: 30 Minuten für Prüfung und Freigabe.

Abwesenheitsverwaltung

Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Fortbildung. Jede Abwesenheitsart wirkt sich anders auf die Abrechnung aus. Rita kategorisiert Abwesenheiten automatisch anhand der eingereichten Dokumente und der historischen Muster des Mitarbeiters.

Besonders wertvoll: Rita erkennt, wenn die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ausläuft und der Übergang zum Krankengeld ansteht. Sie warnt rechtzeitig, bevor es zu spät ist.

Zeiterfassungsprüfung

Stundenlisten, Schichtpläne, Projektzeiterfassungen. Rita gleicht die gemeldeten Zeiten mit den Sollstunden ab und markiert Auffälligkeiten: Fehlende Stempelungen, unrealistisch lange Arbeitszeiten ohne Pause, Abweichungen vom üblichen Muster.

Bei einem Pflegedienst mit Schichtarbeit spart die automatische Erkennung von Schichtzulagen-Fehlern allein 8 Stunden pro Monat. Nachtschichten, die nicht als solche gekennzeichnet wurden, fallen sofort auf.

Dokumentenverarbeitung

Krankmeldungen, Bescheinigungen, Arbeitsverträge, Kündigungen. Rita scannt eingehende Dokumente per OCR, extrahiert die relevanten Daten und legt sie im digitalen Personalakt ab. Die Erkennungsrate liegt bei gut trainierten Systemen zwischen 85 und 95 Prozent.

Warum die Kontrolle beim Menschen bleibt

Eine Frage taucht in Gesprächen mit Lohnbüros regelmäßig auf: Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?

Die Antwort von project b. ist eindeutig: Rita macht Vorschläge, aber die Entscheidung trifft immer der Mensch. Das ist kein Marketing-Sprech, sondern technische Realität. Jede Änderung muss freigegeben werden, bevor sie ins Lohnsystem fließt.

Dieses Prinzip hat mehrere Gründe:

Rechtliche Verantwortung: Der Arbeitgeber haftet für Fehler in der Lohnabrechnung, nicht die Software.

Berufsrechtliche Anforderungen: Steuerberater unterliegen besonderen Sorgfaltspflichten.

Vertrauen der Mandanten: Mandanten erwarten, dass ein Fachmensch ihre Abrechnung prüft.

Integration in bestehende Systeme

Ein häufiges Hindernis bei neuer Software: Die Angst vor dem großen Umstieg. Neue Schulungen, Datenmigration, wochenlange Einarbeitung. Bei Rita entfällt das.

Unterstützte Lohnsysteme

• DATEV LODAS

• DATEV Lohn und Gehalt

• Agenda Lohn

• SBS Lohn

• Weitere Systeme auf Anfrage

Die Integration funktioniert über standardisierte Schnittstellen. Freigegebene Änderungen werden direkt übertragen. Das bestehende Lohnsystem bleibt, wie es ist. Die Prozesse davor werden effizienter.

Für wen lohnt sich Rita?

Steuerkanzleien mit Lohnmandanten

Kanzleien, die 20 oder mehr Lohnmandanten betreuen, profitieren am stärksten. Der Aufwand für die Vorerfassung skaliert mit der Mandantenzahl. Je heterogener die Mandanten, desto größer der Effekt.

Lohnbüros und Abrechnungsdienstleister

Für spezialisierte Lohnbüros ist Effizienz überlebenswichtig. Die Margen sind eng, die Konkurrenz groß. Wer schneller arbeitet, kann mehr Mandanten betreuen oder höhere Qualität liefern.

Unternehmen mit interner Lohnabteilung

Auch Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung selbst erledigen, können Rita nutzen. Besonders bei dezentralen Strukturen vereinfacht die zentrale Datenerfassung den Prozess erheblich.

Zeitersparnis in Zahlen

Die Zahlen stammen aus Erfahrungswerten von project b. und variieren je nach Ausgangssituation.

FAQ: Häufige Fragen zur Automatisierung der Lohnbuchhaltung

Kann die Lohnabrechnung vollständig automatisiert werden?

Technisch ist eine vollständige Automatisierung noch nicht möglich. Die deutsche Lohnabrechnung ist komplex: Tarifverträge, Zulagen, Sonderfälle, regionale Besonderheiten. Rita automatisiert die Vorerfassung und Datenvalidierung. Die eigentliche Abrechnung und die finale Kontrolle bleiben beim Menschen.

Was macht man in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung?

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung umfasst alle Tätigkeiten vor dem Abrechnungslauf: Erfassung von Arbeitszeiten, Pflege von Stammdaten, Verarbeitung von Krankmeldungen und Urlaubsanträgen, Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität. Genau diese Aufgaben übernimmt Rita.

Wie funktioniert die Auslagerung der Lohnbuchhaltung mit Rita?

Rita ersetzt nicht die Auslagerung, sondern ergänzt sie. Wenn Sie die Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater oder ein Lohnbüro auslagern, können Sie Rita nutzen, um die Datenübermittlung zu vereinfachen. Ihr Dienstleister profitiert von strukturierten, geprüften Daten statt E-Mail-Chaos.

Welches Programm für Lohnbuchhaltung eignet sich am besten?

Das hängt von Ihrer Situation ab. DATEV ist der Standard in Steuerkanzleien. Agenda und Lexware sind Alternativen für kleinere Kanzleien oder Unternehmen. Rita arbeitet als Vorsystem und lässt sich mit allen gängigen Programmen kombinieren.

Wie hoch sind die Kosten für die Automatisierung?

Die Kosten variieren je nach Mandantenzahl und Funktionsumfang. Entscheidend ist die Zeitersparnis: Wenn Rita Ihnen 20 Stunden pro Monat spart und Ihre Sachbearbeiter-Stunde 40 Euro kostet, rechnet sich die Investition ab einer Ersparnis von 800 Euro monatlich.

Fazit: Weniger Datenchaos, mehr Beratungszeit

Die Lohnbuchhaltung wird nicht verschwinden. Aber die Art, wie sie erledigt wird, verändert sich. Rita übernimmt die Fleißarbeit: Dokumente scannen, Daten extrahieren, Fehler finden, Rückfragen bündeln. Was bleibt, ist die fachliche Prüfung und die Beratung.

Für Lohnbüros und Steuerkanzleien bedeutet das: Mehr Mandanten mit dem gleichen Team. Oder mehr Zeit für die Mandanten, die komplexe Fragen haben. Für Sachbearbeiter bedeutet es: Pünktlich Feierabend, auch in der Lohnwoche.

Project b. hat Rita zusammen mit Praktikern entwickelt. Das merkt man. Die Software denkt in Abrechnungszyklen, nicht in Features. Sie kennt die Fallstricke der deutschen Lohnbuchhaltung. Und sie weiß, dass am Ende ein Mensch die Verantwortung trägt.

Quellen und weiterführende Links

• project b.: https://project-b.dev

• DATEV: https://www.datev.de

• Bundessteuerberaterkammer: https://www.bstbk.de