RPA vs. KI in der Lohnbuchhaltung: Der ultimative Technologie-Vergleich 2026

Die Digitalisierung der Lohnbuchhaltung steht an einem Wendepunkt. Während noch vor wenigen Jahren Excel-Tabellen und manuelle Dateneingabe den Alltag bestimmten, versprechen heute RPA-Systeme und KI-Lösungen eine Revolution. Doch zwischen Marketing-Versprechen und technischer Realität klafft oft eine große Lücke. Dieser Vergleich zeigt, wo Robotic Process Automation (RPA) wirklich Sinn macht und wann künstliche Intelligenz die bessere Wahl ist.

1. Die Grundlagen: Was RPA und KI wirklich können

1.1 RPA in der Praxis: Digitale Roboter am Werk

RPA-Systeme funktionieren wie virtuelle Mitarbeiter, die vordefinierte Aufgaben abarbeiten. Ein Bot kann beispielsweise jeden Morgen um 8 Uhr E-Mails mit Krankmeldungen öffnen, die PDF-Anhänge herunterladen und die Fehlzeiten ins Lohnabrechnungssystem übertragen. Die Software ahmt dabei menschliche Klicks und Tastatureingaben nach.

Typische RPA-Aufgaben in der Lohnbuchhaltung:

• Datenübertragung zwischen Zeiterfassungssystem und Lohnsoftware (z.B. DATEV zu SAP)

• Automatisches Auslesen von E-Mail-Anhängen mit Krankschreibungen

• Monatliche Generierung von Standardberichten für die Geschäftsführung

• Übertragung von Stammdaten bei Neueinstellungen aus dem HR-System

• Abgleich von Bankdaten bei SEPA-Lastschriften

Die Stärke von RPA liegt in der fehlerfreien Wiederholung. Während ein Mitarbeiter bei der 50. Dateneingabe des Tages vielleicht unkonzentriert wird, arbeitet der Bot mit gleichbleibender Präzision. Ein mittelständisches Unternehmen mit 200 Mitarbeitern kann so etwa 15-20 Stunden monatlich bei Routineaufgaben einsparen.

1.2 KI-Systeme: Lernen statt stur abarbeiten

Künstliche Intelligenz geht einen Schritt weiter. Statt einem festen Skript zu folgen, erkennen KI-Systeme Muster, treffen Entscheidungen und lernen aus Erfahrungen. Bei der Verarbeitung von Spesenabrechnungen beispielsweise kann eine KI fotografierte Belege auslesen, die Plausibilität prüfen und bei Unstimmigkeiten Rückfragen generieren.

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Ein Außendienstmitarbeiter reicht eine Hotelrechnung über 340 Euro ein. Die KI vergleicht dies automatisch mit historischen Daten ähnlicher Reisen, berücksichtigt die Stadt (München ist teurer als Erfurt), prüft die Reiserichtlinie und markiert die Rechnung bei Abweichungen zur manuellen Prüfung. Bei Standard-Fällen erfolgt die Freigabe automatisch binnen Sekunden.

Typische KI-Anwendungen in der Lohnabrechnung:

• Intelligente OCR-Erkennung bei handschriftlichen Formularen oder schlechten Scans

• Automatische Kategorisierung von Belegen (Fahrtkosten, Bewirtung, Übernachtung)

• Vorhersage von Personalbedarf basierend auf Urlaubsmustern und Krankheitsquoten

• Anomalie-Erkennung bei Überstunden oder Zuschlägen

• Chatbots für Mitarbeiter-Anfragen zu Gehaltsabrechnungen

2. Der direkte Vergleich: Wo liegen die Unterschiede?

2.1 Flexibilität vs. Zuverlässigkeit

DATEV-System eine Schaltfläche verschiebt, kann der Bot versagen. Die IT muss dann das Skript anpassen. Diese Wartungsarbeit wird oft unterschätzt. Bei einem unserer analysierten Unternehmen mit 5 RPA-Bots fielen monatlich durchschnittlich 6 Stunden Wartungsaufwand an.RPA-Systeme sind wie Zugfahrpläne: absolut zuverlässig, solange sich nichts ändert. Sobald ein Entwickler im 

KI-Systeme sind fehlertoleranter. Wenn sich ein Formular leicht ändert, passt sich die KI meist selbst an. Allerdings arbeiten KI-Systeme nicht mit 100-prozentiger Genauigkeit. Während ein RPA-Bot entweder funktioniert oder abstürzt, kann eine KI auch mal einen Betrag falsch auslesen. Bei modernen Systemen liegt die Fehlerquote allerdings unter 2 Prozent, wenn man Menschen-in-the-Loop-Verfahren nutzt.

2.2 Implementierungsaufwand und Kosten

Die Kostenfrage entscheidet oft über Erfolg oder Scheitern eines Projekts. RPA-Lösungen sind schneller implementiert. Ein einfacher Bot für die Datenübertragung zwischen zwei Systemen läuft nach 2-3 Wochen Entwicklungszeit. Die Lizenzkosten bewegen sich zwischen 5.000 und 15.000 Euro jährlich pro Bot, je nach Anbieter.

Kostenvergleich für ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern:

• RPA-Lösung (z.B. UiPath, Automation Anywhere):

• Einmalige Implementierung: 15.000 - 25.000 Euro

• Jährliche Lizenzkosten: 8.000 - 12.000 Euro

• Wartung und Anpassungen: 500 - 1.000 Euro monatlich

• Gesamtkosten Jahr 1: ca. 35.000 - 50.000 Euro

• KI-basierte Lösung (z.B. spezialisierte Payroll-KI):

• Einmalige Implementierung: 30.000 - 60.000 Euro

• Jährliche Lizenzkosten: 15.000 - 25.000 Euro

• Training und Optimierung: 3.000 - 5.000 Euro (einmalig)

• Gesamtkosten Jahr 1: ca. 48.000 - 90.000 Euro

Diese Zahlen zeigen: RPA ist günstiger beim Start, aber der Wartungsaufwand summiert sich. KI-Systeme sind teurer in der Anschaffung, skalieren aber besser und benötigen weniger laufende Betreuung.

3. Anwendungsfälle: Wann passt welche Technologie?

3.1 Perfekt für RPA: Strukturierte Prozesse

RPA glänzt bei gleichförmigen, regelbasierten Aufgaben. Die monatliche Übertragung von Arbeitszeitdaten aus dem Zeiterfassungssystem in die Lohnsoftware ist ein Paradebeispiel. Die Datenstruktur ändert sich nicht, der Ablauf ist immer gleich, und es gibt klare Regeln ohne Interpretationsspielraum.

Ideale RPA-Szenarien:

• Monatlicher Export von Lohndaten für die Finanzbuchhaltung

• Automatische Erfassung von digitalen Krankmeldungen aus einem E-Mail-Postfach

• Generierung von Meldungen an die Sozialversicherungen bei Standardfällen

• Datenmigration bei System-Upgrades oder Wechsel der Lohnsoftware

• Automatischer Versand von Gehaltsabrechnungen per E-Mail zu einem festen Zeitpunkt

Ein Produktionsunternehmen aus Baden-Württemberg setzt RPA für die Verarbeitung von Schichtplänen ein. Die Schichtleiter tragen die Pläne in ein Excel-System ein, der RPA-Bot überträgt diese jeden Abend automatisch in das SAP-System. Vorher kostete dieser Prozess täglich 45 Minuten Arbeitszeit, jetzt läuft er vollautomatisch während der Nacht.

3.2 KI als Problemlöser: Komplexe Entscheidungen

Sobald Interpretation gefragt ist, spielt KI ihre Stärken aus. Bei der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen kommen täglich Belege in unterschiedlichsten Formaten: gescannte Rechnungen, Fotos von Kassenbelegen, PDF-Dateien, manchmal sogar handschriftliche Notizen. Eine KI kann all diese Formate verarbeiten und die relevanten Informationen extrahieren.

KI zeigt ihre Stärken bei:

• Verarbeitung von Spesenabrechnungen mit unterschiedlichen Belegtypen

• Beantwortung von Mitarbeiteranfragen zu Gehaltsabrechnungen (Chatbot)

• Erkennung von Fehlern und Unstimmigkeiten in Abrechnungen

• Vorhersage von Personalbedarf und Budgetplanung

• Automatische Kategorisierung von Sonderzahlungen und Benefits

Ein Dienstleistungsunternehmen mit 80 Außendienstmitarbeitern verarbeitet monatlich etwa 600 Spesenabrechnungen. Früher prüfte ein Mitarbeiter jeden Beleg manuell, Durchlaufzeit: 8-12 Tage. Mit KI-Unterstützung erfolgt die Prüfung bei Standardfällen automatisch, nur 15 Prozent der Belege benötigen noch manuelle Prüfung. Durchlaufzeit jetzt: 2-3 Tage. Das entspricht einer Zeitersparnis von 25 Arbeitsstunden pro Monat.

4. Die Hybrid-Strategie: RPA und KI kombinieren

Die beste Lösung ist oft eine Kombination. RPA übernimmt die strukturierten Prozessschritte, KI die intelligenten Entscheidungen. Bei der Verarbeitung von Bewerbungen beispielsweise kann RPA die Daten aus dem Bewerbermanagementsystem in die Lohnsoftware übertragen, sobald ein Vertrag unterschrieben ist. Eine KI analysiert vorher die Gehaltsvorstellungen und schlägt passende Einstufungen vor.

4.1 Prozessbeispiel: Von der Krankmeldung zur Lohnabrechnung

Schritt-für-Schritt-Ablauf mit Hybrid-Technologie:

1. 1Mitarbeiter sendet Krankmeldung per E-Mail (mit Scan oder Foto)

2. KI liest den Beleg aus, erkennt Zeitraum und Art der Erkrankung

3. System prüft automatisch: Ist eine AU-Bescheinigung erforderlich? (Regelbasiert)

4. RPA-Bot trägt die Fehlzeit im Zeiterfassungssystem ein

5. Bei fehlendem Attest: KI generiert automatische Erinnerung nach 3 Tagen

6. RPA überträgt Fehlzeiten am Monatsende in die Lohnabrechnung

7. 7. KI prüft Plausibilität (ungewöhnlich viele Krankheitstage?) und markiert Auffälligkeiten

Dieser hybride Ansatz vereint das Beste aus beiden Welten. Die KI übernimmt die kniffligen Aufgaben (Texterkennung, Plausibilitätsprüfung), RPA die zuverlässige Datenübertragung. Ein Personalabteilung mit 3 Mitarbeitern kann so etwa 200-300 Mitarbeiter zusätzlich betreuen, ohne das Team aufzustocken.

4.2 Implementierung in der Praxis

Der Einstieg sollte klein beginnen. Wählen Sie einen Prozess, der aktuell viel Zeit kostet und klar definiert ist. Die Übertragung von Arbeitszeitdaten eignet sich gut als Pilotprojekt für RPA. Spesenabrechnungen sind ein guter Startpunkt für KI.

Roadmap für die ersten 6 Monate:

• Monat 1: Prozessanalyse und Auswahl des Pilotprojekts

• Monat 2: Anbietervergleich und Entscheidung (RPA, KI oder Hybrid)

• Monat 3-4: Implementierung und Testing mit kleiner Nutzergruppe

• Monat 5: Rollout auf alle betroffenen Mitarbeiter

• Monat 6: Evaluation und Planung des nächsten Automatisierungsschritts

5. Risiken und Stolpersteine vermeiden

5.1 Datenschutz und Compliance

Lohndaten gehören zu den sensibelsten Informationen in einem Unternehmen. Bei der Automatisierung müssen strenge Datenschutzregeln eingehalten werden. RPA-Bots benötigen oft privilegierte Zugänge zu mehreren Systemen gleichzeitig. Diese Zugangsdaten müssen sicher verwahrt werden, idealerweise in einem Credential-Management-System.

Bei KI-Systemen kommt die Frage der Datenverarbeitung hinzu. Wird die KI in der Cloud trainiert, verlassen Gehaltsdaten möglicherweise das Unternehmen. Viele Anbieter bieten deshalb On-Premise-Lösungen oder garantieren, dass Daten ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet werden. Klären Sie dies vor Vertragsabschluss.

5.2 Die unterschätzte Change-Management-Aufgabe

Technologie ist nur die halbe Miete. Die Mitarbeiter müssen die neuen Systeme akzeptieren und nutzen. Gerade in der Lohnbuchhaltung, wo viele Prozesse seit Jahren gleich ablaufen, gibt es oft Widerstände. Kommunizieren Sie frühzeitig, dass Automatisierung nicht Arbeitsplätze kostet, sondern Zeit für anspruchsvollere Aufgaben schafft.

Ein mittelständisches Unternehmen aus Hessen führte RPA für die Zeiterfassung ein und bot den beiden betroffenen Mitarbeiterinnen gleichzeitig Weiterbildungen in HR-Analytics an. Heute kümmern sie sich um Personalplanung und Talentmanagement statt um Dateneingabe. Die Motivation stieg deutlich.

6. Zukunftsausblick: Was bringt 2026 und danach?

Die Entwicklung geht rasant weiter. Große Lohnsoftware-Anbieter integrieren zunehmend KI-Funktionen direkt in ihre Produkte. DATEV beispielsweise arbeitet an intelligenten Assistenten, die bei der Abrechnung komplexer Sachverhalte unterstützen. SAP investiert massiv in Machine Learning für Personalplanung und Budgetierung.

Parallel werden RPA-Tools immer einfacher bedienbar. Low-Code-Plattformen ermöglichen es auch Nicht-Programmierern, einfache Bots per Drag-and-Drop zu erstellen. Microsoft Power Automate ist hier ein Beispiel. Solche Tools kosten deutlich weniger als klassische RPA-Plattformen und reichen für viele Standard-Anwendungen aus.

6.1 Regulatorische Entwicklungen

Die Einführung der Echtzeit-Meldung ab April 2026 für geldwerte Vorteile und die ELM 5.0 Migration bis Juni 2026 erhöhen den Automatisierungsdruck. Manuelle Prozesse stoßen an ihre Grenzen, wenn Meldungen in Echtzeit erfolgen müssen. Hier sind automatisierte Systeme nicht mehr nur Nice-to-have, sondern werden zur Notwendigkeit.

7. Entscheidungshilfe: Was passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Wahl zwischen RPA und KI hängt von mehreren Faktoren ab. Unternehmensgröße, bestehende IT-Landschaft, verfügbares Budget und die Komplexität der Prozesse spielen eine Rolle.

RPA ist die richtige Wahl, wenn:

• Ihre Prozesse klar definiert und gleichförmig sind

• Sie zwischen verschiedenen Systemen Daten übertragen müssen

• Ihr Budget unter 50.000 Euro liegt

• Sie schnelle Erfolge sehen wollen (3-6 Monate)

• Ihre IT-Abteilung die Wartung übernehmen kann

KI macht Sinn, wenn:

• Sie mit unstrukturierten Daten arbeiten (Belege, E-Mails, Scans)

• Interpretation und Entscheidungsfindung wichtig sind

• Sie mehr als 100 Mitarbeiter haben

• Langfristige Skalierung geplant ist

• Sie bereit sind, 60.000+ Euro zu investieren

Für die meisten mittelständischen Unternehmen mit 50-500 Mitarbeitern bietet sich ein schrittweiser Ansatz an: Starten Sie mit RPA für klar definierte Prozesse. Sammeln Sie Erfahrungen. Ergänzen Sie nach 6-12 Monaten gezielt KI-Komponenten für komplexere Aufgaben.

8. Fazit: Technologie als Enabler, nicht als Selbstzweck

Weder RPA noch KI sind Wundermittel. Beide Technologien können die Lohnbuchhaltung erheblich effizienter machen, aber nur wenn sie richtig eingesetzt werden. Die Grundregel lautet: Automatisieren Sie nur gut funktionierende Prozesse. Ein schlechter Prozess wird durch Automatisierung nicht besser, sondern nur schneller schlecht.

Nehmen Sie sich Zeit für die Analyse. Welche Aufgaben kosten wirklich viel Zeit? Wo passieren die meisten Fehler? Welche Prozesse nerven Ihre Mitarbeiter am meisten? Das sind die Kandidaten für Automatisierung. Nicht jede Excel-Tabelle muss durch einen Bot ersetzt werden.

Die Lohnbuchhaltung 2026 wird hybrid sein: Menschen kümmern sich um komplexe Sonderfälle und strategische Fragen, RPA-Bots übernehmen repetitive Aufgaben, KI unterstützt bei Entscheidungen und Analysen. Unternehmen, die diese Kombination beherrschen, gewinnen nicht nur Effizienz, sondern auch zufriedenere Mitarbeiter und bessere Datenqualität.

Wie project b. Sie unterstützt

project b. bietet moderne Lohnabrechnungssoftware mit integrierten Automatisierungsfunktionen. Unsere Lösung kombiniert bewährte RPA-Technologie für Standardprozesse mit KI-gestützten Features für komplexe Aufgaben wie Spesenabrechnungen und Compliance-Prüfungen. Dabei behalten Sie volle Kontrolle und Transparenz über alle Prozesse.

Interessiert an einer unverbindlichen Prozessanalyse? Unsere Experten zeigen Ihnen, welche Automatisierungspotenziale in Ihrer Lohnbuchhaltung stecken und was sich mit vertretbarem Aufwand umsetzen lässt. Vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin.

Quellen und weiterführende Informationen

• Bitkom Research (2025): Studie zur Automatisierung in der Lohnbuchhaltung, Berlin

• Fraunhofer IAO (2024): RPA und KI im HR-Prozess - Praxisstudie mit 150 Unternehmen, Stuttgart

• Haufe (2025): Digitalisierung der Entgeltabrechnung - Trends und Technologien, Freiburg

• DSAG Arbeitskreis HR (2025): SAP SuccessFactors und Automatisierung, Walldorf

• Institut der deutschen Wirtschaft (2025): Produktivitätsgewinne durch HR-Automatisierung, Köln