Lohnabrechnung Kosten pro Mitarbeiter: Was Sie 2026 zahlen

Was kostet eine Lohnabrechnung? Diese Frage stellen sich Unternehmer, HR-Leiter und Steuerberater gleichermaßen. Die Antwort variiert stark, aber mit den richtigen Informationen können Sie realistisch kalkulieren.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick: Durchschnittskosten in Deutschland, Einflussfaktoren, Branchenunterschiede und Spartipps, die tatsächlich funktionieren.

Durchschnittliche Kosten in Deutschland

Lohnabrechnung wird üblicherweise pro Mitarbeiter und Monat abgerechnet. Die Spanne ist breit, aber es gibt klare Orientierungswerte.

Die Preisspanne 2026

Was der Durchschnitt bedeutet

Der deutsche Durchschnitt liegt bei etwa 18 bis 25 Euro pro Mitarbeiter und Monat für eine externe Lohnabrechnung mit Standardleistungen.

Das umfasst:

• Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Lohnsteueranmeldung

• Beitragsnachweise für Sozialversicherung

• Lohnjournale und Auswertungen

Nicht enthalten sind typischerweise:

• Ein- und Austritte (Sondergebühr)

• Bescheinigungen

• Sonderabrechnungen

• Jahresabschlussarbeiten

Regionale Unterschiede

Die Kosten variieren je nach Region:

In München zahlen Sie für die gleiche Leistung deutlich mehr als in Sachsen. Das liegt an höheren Personalkosten und Mieten der Dienstleister.

Faktoren, die den Preis beeinflussen

Der Preis pro Mitarbeiter ist kein fester Wert. Diese Faktoren bestimmen, wo Sie in der Spanne landen.

1. Komplexität der Abrechnung

Einfach (günstiger):

• Feste Monatsgehälter

• Keine Zuschläge

• Wenig variable Anteile

• Standardarbeitszeit

Komplex (teurer):

• Stundenlohnempfänger

• Schichtzuschläge, Nachtarbeit

• Provisionen, Boni

• Kurzarbeit

• Pfändungen

• Betriebliche Altersvorsorge

Die Komplexität kann den Preis um 30 bis 50 % erhöhen.

2. Anzahl der Mitarbeiter

Staffelpreise sind üblich:

Bei 200 Mitarbeitern zahlen Sie pro Kopf deutlich weniger als bei 10.

3. Fluktuation

Jeder Ein- und Austritt verursacht Zusatzaufwand:

• Stammdaten anlegen oder archivieren

• Anmeldungen bei Sozialversicherungsträgern

• Bescheinigungen erstellen

"Wir führen gerade ein neues Abrechnungssystem ein und schauen uns alles an, was doppelte Kapazität zieht, weils mehrfach angefasst werden muss."

Hohe Fluktuation treibt die effektiven Kosten pro Mitarbeiter nach oben. Rechnen Sie mit 20 bis 50 Euro pro Ein- oder Austritt.

4. Branche

Manche Branchen haben besondere Anforderungen:

5. Servicelevel

Was ist im Preis enthalten?

Basis:

• Nur Abrechnung und Meldungen

• Sie liefern alle Daten strukturiert

• Minimal Kommunikation

Standard:

• Abrechnung, Meldungen, Bescheinigungen

• Rückfragen klären

• Monatliches Reporting

Premium:

• Alles aus Standard

• Persönlicher Ansprechpartner

• Beratung bei Sonderfällen

• Unterstützung bei Prüfungen

Der Unterschied zwischen Basis und Premium kann 50 bis 100 % betragen.

Kostenvergleich nach Unternehmensgröße

Die optimale Lösung hängt von Ihrer Größe ab. Hier ein detaillierter Vergleich.

Kleinstunternehmen (1 bis 9 Mitarbeiter)

Typische Kosten extern: 150 bis 300 Euro monatlich
Pro Mitarbeiter: 20 bis 35 Euro

Empfehlung: Externer Dienstleister oder Steuerberater (falls bereits Mandant).

Bei dieser Größe lohnt sich keine eigene Stelle. Die Fixkosten für Software und Know-how verteilen sich auf zu wenige Abrechnungen.

Rechenbeispiel 5 Mitarbeiter:

• Steuerberater: 5 × 28 € = 140 €/Monat

• Lohnbüro: 5 × 22 € = 110 €/Monat

• Software + Eigenleistung: 5 × 8 € + 4h × 35 € = 180 €/Monat

Die Software ist nur günstiger, wenn Ihre Zeit weniger als 18 Euro pro Stunde wert ist.

Kleine Unternehmen (10 bis 49 Mitarbeiter)

Typische Kosten extern: 200 bis 1.000 Euro monatlich
Pro Mitarbeiter: 18 bis 28 Euro

Empfehlung: Spezialisiertes Lohnbüro oder Tech-enabled Service.

In dieser Größe beginnen Skaleneffekte zu wirken. Ein spezialisierter Anbieter ist oft günstiger als der Steuerberater.

Rechenbeispiel 30 Mitarbeiter:

• Steuerberater: 30 × 25 € = 750 €/Monat

• Lohnbüro: 30 × 18 € = 540 €/Monat

• Ersparnis: 2.520 €/Jahr

Mittlere Unternehmen (50 bis 249 Mitarbeiter)

Typische Kosten extern: 750 bis 4.000 Euro monatlich
Pro Mitarbeiter: 15 bis 22 Euro

Empfehlung: Spezialisierter Anbieter mit Technologie-Unterstützung.

Hier wird die Entscheidung zwischen extern und intern relevant. Die Kostenersparnis durch Outsourcing ist messbar, aber auch interne Lösungen können wirtschaftlich sein.

Rechenbeispiel 100 Mitarbeiter:

• Lohnbüro: 100 × 16 € = 1.600 €/Monat = 19.200 €/Jahr

• Interne Stelle (50 %): ca. 35.000 €/Jahr (inkl. Nebenkosten, Software)

• Outsourcing spart: ca. 15.800 €/Jahr

Mehr zur Entscheidung Inhouse vs. Extern lesen Sie im Artikel Lohnbuchhaltung auslagern: Wann ist der richtige Zeitpunkt?.

Große Unternehmen (250+ Mitarbeiter)

Typische Kosten extern: 3.500 bis 10.000+ Euro monatlich
Pro Mitarbeiter: 12 bis 18 Euro

Empfehlung: Individuelles Angebot einholen, Hybrid-Modelle prüfen.

Bei dieser Größe sind Verhandlungen üblich. Staffelpreise, Service Level Agreements und individuelle Konditionen bestimmen den Preis.

Branchenunterschiede: Bau, Gastro, Pflege

Manche Branchen haben strukturell höhere Lohnabrechnungskosten. Hier die Details.

Bau und Handwerk

Besonderheiten:

• SOKA-Bau (Sozialkassen der Bauwirtschaft)

• Mindestlohn-Dokumentation

• Arbeitszeitkonten

• Auslöse und Verpflegungsmehraufwand

• Wintergeld

Typische Kosten: 25 bis 45 Euro pro Mitarbeiter

Der Baulohn ist einer der komplexesten in Deutschland. Viele Steuerberater lehnen Baumandate ab, weil der Aufwand zu hoch ist.

Gastronomie und Hotellerie

Besonderheiten:

• Hoher Anteil Minijobs und Teilzeit

• Trinkgeldverrechnung

• Saisonkräfte

• Hohe Fluktuation

• Sonn- und Feiertagszuschläge

Typische Kosten: 20 bis 32 Euro pro Mitarbeiter

Die Fluktuation ist der Kostentreiber. Ein Restaurant mit 20 Mitarbeitern kann 30+ Ein-/Austritte pro Jahr haben.

Pflege und Gesundheitswesen

Besonderheiten:

• Schichtdienst mit komplexen Zuschlagsregelungen

• Tarifverträge (TVöD, AVR, etc.)

• Bereitschaftsdienste

• Fortbildungszeiten

Typische Kosten: 22 bis 38 Euro pro Mitarbeiter

Die Tarifverträge machen die Abrechnung komplex. Jeder Tarifvertrag hat eigene Regelungen für Zuschläge und Arbeitszeiten.

Zeitarbeit und Personaldienstleistung

Besonderheiten:

• Branchenzuschläge nach Tarifvertrag

• Equal Pay nach 9/18 Monaten

• Wechselnde Einsatzorte

• Kurzfristige Einsätze

Typische Kosten: 28 bis 50 Euro pro Mitarbeiter

Die höchste Komplexität im Markt. Spezialisierte Anbieter sind hier fast unverzichtbar.

Total Cost of Ownership: Die versteckten Kosten

Der Preis pro Mitarbeiter ist nur ein Teil der Wahrheit. Diese Kosten werden oft vergessen.

Interne Arbeitszeit

Selbst bei externer Abrechnung bleibt Arbeit bei Ihnen:

• Daten zusammenstellen und übermitteln

• Rückfragen beantworten

• Abrechnungen prüfen

• Mitarbeiterfragen beantworten

"Ich hab eine Email Flut, bis zu 70 Mails am Tag. Ich sortiere die dann mit Fähnchen in Outlook... Das kostet alles viel Zeit und Kapazität."

Rechnen Sie mit 1 bis 2 Stunden pro 20 Mitarbeiter und Monat für administrative Tätigkeiten.

Fehlerkosten

Fehler in der Lohnabrechnung verursachen:

• Korrekturaufwand

• Nachzahlungen mit Verzugszinsen

• Bußgelder bei SV-Verstößen

• Reputationsschaden bei Mitarbeitern

Ein einziger schwerwiegender Fehler kann die Jahresersparnis beim günstigsten Anbieter auffressen.

Wechselkosten

Ein Anbieterwechsel kostet:

• Datenmigration: 500 bis 2.000 Euro

• Einarbeitung: 1 bis 3 Monate

• Parallelbetrieb: Doppelte Kosten im Übergangsmonat

Wechseln Sie nicht wegen 2 Euro pro Mitarbeiter, wenn der Wechsel 5.000 Euro kostet.

Opportunitätskosten

Was könnten Sie tun, wenn Sie sich nicht um Lohnadministration kümmern müssten?

Diese Frage ist schwer zu beziffern, aber real. Jede Stunde, die Sie oder Ihr Team mit Lohnthemen verbringen, fehlt für das Kerngeschäft.

Spartipps ohne Qualitätsverlust

Kosten senken ist möglich, ohne die Qualität zu opfern. Diese Tipps funktionieren.

1. Prozesse standardisieren

"Die Mandanten-Daten kommen auf unterschiedlichen Wegen zu uns, in der Summe sehr unstrukturiert."

Unstrukturierte Prozesse kosten Zeit und Geld. Wenn Sie:

• Feste Formate für Datenlieferung nutzen

• Deadlines einhalten

• Rückfragen minimieren

...kann der Dienstleister günstiger arbeiten und gibt das weiter.

2. Fluktuation reduzieren

Jeder Ein-/Austritt kostet 20 bis 50 Euro. Bei hoher Fluktuation summiert sich das.

Investitionen in Mitarbeiterbindung zahlen sich auch bei den Lohnabrechnungskosten aus.

3. Richtigen Anbieter wählen

Nicht der günstigste, sondern der passende Anbieter spart langfristig Geld:

• Zu günstig = versteckte Kosten oder schlechte Qualität

• Zu teuer = unnötige Margen

• Passend = fairer Preis für Ihre Anforderungen

4. Staffelpreise verhandeln

Ab 20 Mitarbeitern sollten Sie nach Staffelpreisen fragen. Die meisten Anbieter haben Spielraum, kommunizieren das aber nicht aktiv.

5. Paketlösungen prüfen

Wenn Sie Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung beim gleichen Dienstleister haben, gibt es oft Paketrabatte von 10 bis 15 %.

6. Technologie nutzen

Moderne Plattformen reduzieren den Aufwand für alle Beteiligten:

• Automatische Datenextraktion spart manuelle Eingabe

• Mandantenportale reduzieren E-Mail-Verkehr

• Digitale Workflows beschleunigen Freigaben

Das senkt die Kosten des Dienstleisters, was sich im Preis niederschlägt.

project b.: Faire Kosten, moderne Technologie

Wenn Sie nach einer kosteneffizienten Lösung suchen, die nicht an Qualität spart: project b. bietet genau das.

Transparente Preisgestaltung

• Klare Preise pro Mitarbeiter

• Keine versteckten Gebühren

• Alle Standardleistungen inklusive

Technologie, die Kosten senkt

Die KI-Assistentin RITA automatisiert repetitive Aufgaben. Das reduziert den Aufwand und damit die Kosten für alle Beteiligten.

Mehr dazu im Artikel 10 Prozesse in der Lohnabrechnung, die KI heute schon übernimmt.

Flexibilität

• Keine Mindestvertragslaufzeit

• Setup in 30 Minuten

• DATEV-Integration

Sicherheit

• ISO 27001:2022 zertifiziert

• DSGVO-konform

• Server in Deutschland

Weitere Informationen auf unserer Seite Payroll Outsourcing.

Preisentwicklung: Was erwartet uns in den nächsten Jahren?

Ein Blick in die Zukunft hilft bei der langfristigen Planung.

Kostentreiber der kommenden Jahre

Personalkosten steigen weiter:
Fachkräftemangel treibt die Gehälter für Lohnbuchhalter nach oben. Das wirkt sich auf alle Anbieter aus, die Personal beschäftigen.

Komplexität nimmt zu:
Neue Gesetze, mehr Meldepflichten, strengere Dokumentationsanforderungen. Der Aufwand pro Abrechnung steigt.

Inflation:
Allgemeine Preissteigerungen werden an Kunden weitergegeben. Rechnen Sie mit 3-5 % Steigerung pro Jahr.

Kostensenkende Faktoren

Automatisierung:
KI und Automatisierung reduzieren den manuellen Aufwand. Anbieter, die Technologie nutzen, können günstiger anbieten.

Wettbewerb:
Der Markt für Lohnabrechnungsdienstleistungen wird kompetitiver. Das hält die Preise in Schach.

Skaleneffekte:
Große Anbieter können effizienter arbeiten und geben das teilweise weiter.

Prognose 2026 bis 2028

Bei der Anbieterwahl sollten Sie nicht nur den heutigen Preis betrachten, sondern auch die Entwicklung der letzten Jahre.

Fazit: Was sollten Sie zahlen?

Die Kosten für Lohnabrechnung sind planbar, wenn Sie die richtigen Fragen stellen:

Orientierungswerte 2026:

• Einfache Abrechnung: 12 bis 18 Euro pro Mitarbeiter

• Standard: 18 bis 25 Euro pro Mitarbeiter

• Komplex (Bau, Pflege): 25 bis 40 Euro pro Mitarbeiter

Die wichtigsten Erkenntnisse:

1. Der günstigste Preis ist selten der beste

2. Versteckte Kosten einrechnen (intern + Fehler + Wechsel)

3. Komplexität bestimmt den Preis

4. Staffelpreise verhandeln

5. Prozessoptimierung spart dauerhaft

Investieren Sie Zeit in die Auswahl des richtigen Anbieters. Die Entscheidung wirkt sich jahrelang auf Ihre Kosten und Arbeitsbelastung aus.

Einen umfassenden Leitfaden zur Auslagerung finden Sie im Artikel Lohnabrechnung auslagern: Der komplette Leitfaden für 2026.