KI in der Lohnabrechnung: Was ist heute möglich und was nicht?

Künstliche Intelligenz revolutioniert die Lohnabrechnung. Zumindest behaupten das die Marketing-Abteilungen der Softwareanbieter. Die Realität sieht differenzierter aus: Während KI bei bestimmten Prozessen echten Mehrwert liefert, bleibt die finale menschliche Prüfung in vielen Bereichen unverzichtbar. Dieser Artikel trennt Marketing-Versprechen von der tatsächlichen Leistungsfähigkeit und zeigt, wo KI in der Payroll heute steht.

Der Status quo: Wie weit ist KI in der Lohnabrechnung?

Die Zahlen sind ernüchternd: Laut einer aktuellen Studie nutzen 67 Prozent der deutschen Unternehmen keine KI für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Acht Prozent sind sogar der Meinung, dass KI in diesem Bereich auch künftig keine Rolle spielen wird.

Gleichzeitig zeigt die Bitkom-Studie 2024, dass 76 Prozent der Unternehmen digitale Lohnabrechnungssysteme einsetzen. Die Lücke zwischen Digitalisierung und KI-Nutzung ist also erheblich.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Der Markt befindet sich in einer Übergangsphase. Frühe Anwender sammeln Erfahrungen, während die Mehrheit noch abwartet. Für Lohnbüros und Steuerberater bietet sich die Chance, durch gezielte KI-Implementierung Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Was KI in der Lohnabrechnung tatsächlich kann

Nicht alle Prozesse in der Lohnbuchhaltung eignen sich gleichermaßen für KI-Unterstützung. Hier eine realistische Einschätzung:

Stammdatenvalidierung: Hoher Reifegrad

KI erkennt Inkonsistenzen in Personalstammdaten zuverlässig:

• Fehlerhafte IBAN-Nummern

• Unplausible Adressdaten

• Widersprüche zwischen Steuerklasse und Familienstand

• Doppelte Datensätze

Automatisierungsgrad: 90-95 %

Menschliche Prüfung: Nur bei erkannten Anomalien

Fehlererkennung in Zeiterfassungsdaten: Hoher Reifegrad

KI analysiert Muster in Arbeitszeiten und erkennt:

• Ungewöhnliche Überstundenhäufungen

• Fehlende Pausenzeiten

• Widersprüche zu Dienstplänen

• Systematische Erfassungsfehler

Automatisierungsgrad: 85-94 %

Menschliche Prüfung: Stichproben und Grenzfälle

Dokumentenverarbeitung: Mittlerer Reifegrad

KI extrahiert Daten aus:

• Krankmeldungen (eAU)

• Reisekostenabrechnungen

• Lohnsteueranmeldungen

• Bescheinigungen

Automatisierungsgrad: 70-80 %

Menschliche Prüfung: Bei unleserlichen oder unvollständigen Dokumenten

Steuerklassenwechsel und Freibeträge: Mittlerer Reifegrad

KI kann Hinweise auf notwendige Änderungen geben, aber:

• Mitarbeiterentscheidungen erfordern menschliche Beratung

• Rechtliche Implikationen müssen geprüft werden

• Kommunikation mit Finanzamt bleibt manuell

Automatisierungsgrad: 50-60 %

Menschliche Prüfung: Immer erforderlich

Sonderzahlungen und Einmalzahlungen: Niedriger Reifegrad

Boni, Abfindungen und Sondervergütungen sind komplex:

• Individuelle Vertragsklauseln

• Steueroptimierungsfragen

• Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten

Automatisierungsgrad: 20-30 %

Menschliche Prüfung: Vollständig erforderlich

Vergleichstabelle: KI-Reifegrad nach Prozess

Marketing-Versprechen vs. Realität

Die Werbebotschaften der Softwareanbieter klingen verlockend. Hier der Faktencheck:

Versprechen: "Vollautomatische Lohnabrechnung"

Realität: Eine zu 100 Prozent automatisierte Lohnabrechnung existiert nicht. Je automatisierter ein System funktioniert, desto weniger Einfluss haben menschliche Fehler. Dafür treten andere Probleme auf: fehlerhafte Schnittstellen, Softwarefehler ("Bugs") und Dateninkonsistenzen. Mitarbeiter haben weiterhin Kontrollaufgaben zu erfüllen, ohne die es nicht geht.

Versprechen: "KI ersetzt den Lohnbuchhalter"

Realität: KI verändert die Rolle des Lohnbuchhalters, ersetzt sie aber nicht. Die Aufgaben verschieben sich von operativer Abwicklung zu Kontrolle, Beratung und Ausnahmebehandlung. Komplexe Fälle wie Betriebsprüfungen, Sondervergütungen oder internationale Entsendungen erfordern weiterhin menschliche Expertise.

Versprechen: "20 % Kosteneinsparung durch Automatisierung"

Realität: Diese Zahl ist realistisch, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen:

• Durchgängig digitalisierte Workflows

• Hoher Anteil standardisierter Abrechnungsfälle

• Saubere Stammdatenqualität

• Ausreichende Implementierungszeit

Bei kleinen Unternehmen mit wenigen, aber komplexen Abrechnungsfällen ist die Ersparnis deutlich geringer.

Wo KI heute echten Mehrwert liefert

Trotz aller Einschränkungen gibt es Bereiche, in denen KI bereits heute erheblichen Nutzen stiftet:

1. Anomalie-Erkennung vor der Abrechnung

KI-Systeme prüfen Eingabedaten auf Plausibilität, bevor die Abrechnung startet. Das verhindert Fehler, die später aufwendig korrigiert werden müssten.

Konkrete Anwendung:

• Prüfung von Zeiterfassungsdaten auf Vollständigkeit

• Abgleich von Krankmeldungen mit Arbeitszeiten

• Erkennung von Doppelbuchungen

2. Automatische Updates bei Gesetzesänderungen

Moderne Payroll-Software aktualisiert Steuertabellen, Sozialversicherungsbeiträge und Freibeträge automatisch. Das reduziert das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich.

3. Self-Service für Mitarbeiter

KI-gestützte Chatbots beantworten häufige Fragen zur Gehaltsabrechnung:

• "Warum wurde diesen Monat weniger ausgezahlt?"

• "Wie hoch ist mein Urlaubsanspruch?"

• "Wann wird das Weihnachtsgeld überwiesen?"

Das entlastet die Personalabteilung von Routineanfragen.

4. Predictive Analytics

KI analysiert historische Daten und prognostiziert:

• Personalkosten für Budgetplanung

• Überstundenentwicklung

• Fluktuationsrisiken

Praxisbeispiele: KI in der Lohnabrechnung

Beispiel 1: Automobilzulieferer mit 200 Mitarbeitern

Ein mittelständischer Automobilzulieferer in Baden-Württemberg implementierte ein KI-gestütztes Prüfsystem für Zeiterfassungsdaten.

Ausgangssituation:

• 200 Mitarbeiter im Schichtbetrieb

• Komplexe Zuschlagsregelungen (Nacht, Wochenende, Feiertag)

• Durchschnittlich 15 Fehler pro Abrechnungslauf

Ergebnis nach 12 Monaten:

• KI erkennt 94 % der Fehler in Zeiterfassungsdaten automatisch

• Fehlerquote in der finalen Abrechnung sank um 78 %

• Zeitaufwand für Datenprüfung reduziert sich um 12 Stunden pro Monat

• ROI nach 18 Monaten erreicht

Einschränkung: Bei Sonderfällen wie Kurzarbeit oder tariflichen Änderungen ist weiterhin manuelle Prüfung erforderlich.

Beispiel 2: Steuerberatungskanzlei mit 45 Mandanten

Eine Steuerberatungskanzlei in München betreut 45 KMU-Mandanten mit der Lohnabrechnung.

Ausgangssituation:

• 45 Mandanten mit insgesamt 800 Abrechnungen/Monat

• Heterogene Datenquellen (Excel, DATEV, Papier)

• 2 Vollzeit-Lohnbuchhalter

KI-Implementierung:

• Automatische Dokumentenerkennung für Krankmeldungen

• Plausibilitätsprüfung der Mandantendaten

• Integration mit [DATEV über Personio-Schnittstelle](https://www.personio.de/funktionen/datev/)

Ergebnis:

• Datenerfassung 60 % schneller

• Fehlerquote bei Dokumentenverarbeitung um 45 % reduziert

• **Aber:** Finale Prüfung erfolgt weiterhin zu 100 % manuell

Begründung für manuelle Prüfung:

• Haftungsrisiko bei Fehlern liegt bei der Kanzlei

• Mandantenspezifische Besonderheiten erfordern Fachwissen

• Betriebsprüfungen erfordern nachvollziehbare Entscheidungen

Die Grenzen: Wo menschliche Prüfung unverzichtbar bleibt

Rechtliche Verantwortung

Die Haftung für fehlerhafte Lohnabrechnungen liegt beim Arbeitgeber oder dem beauftragten Steuerberater. KI kann Empfehlungen geben, aber keine rechtliche Verantwortung übernehmen.

Komplexe Sonderfälle

Situationen, die menschliches Urteilsvermögen erfordern:

• Betriebsprüfungen und Nachforderungen

• Arbeitsgerichtliche Auseinandersetzungen

• Insolvenzfälle

• Grenzüberschreitende Beschäftigung

Beratung und Kommunikation

Mitarbeiter haben Anspruch auf verständliche Erklärungen zu ihrer Gehaltsabrechnung. KI-Chatbots können Standardfragen beantworten, aber keine individuellen Beratungsgespräche ersetzen.

Datenschutz und Compliance

Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an die Verarbeitung von Gehaltsdaten. KI-Systeme müssen diese erfüllen, aber die Verantwortung für die Einhaltung trägt der Mensch.

Welche Software-Lösungen gibt es?

Der deutsche Markt bietet verschiedene KI-gestützte Payroll-Lösungen:

DATEV Lohn und Gehalt

• Traditioneller Marktführer im KMU-Segment mit 14 Millionen Payslips pro Monat

• Starke Integration mit Steuerberater-Workflows

• Die Software wird nur langsam auf KI Funktionen umgestellt

project b. 

• Ausgezeichnete KI Plattform für Lohnbuchhalter und Steuerberater (Testsieger)

• Automatische Datenextraktion aus E-mails und PDFs

• KI gesteuerte Fehlerprüfung vor der Datenverarbeitung

• Integration in Lohnsysteme, wie DATEV oder Agenda

Personio Payroll

• 2024 zertifizierte eigene Payroll-Lösung

• KI erkennt Muster in Zeiterfassungs- und Abwesenheitsdaten

• Nahtlose DATEV-Integration

SAP SuccessFactors

• Enterprise-Lösung für Großunternehmen

• KI entlang des gesamten Employee Lifecycles

• KI-Assistent "SAP Joule" für Routineaufgaben

Deel

• Cloud-native Lösung für internationale Payroll

• KI für Echtzeit-Berechnungen von Gehältern und Steuern

• Fokus auf Compliance in verschiedenen Ländern

Fazit: KI als Werkzeug, nicht als Ersatz

KI in der Lohnabrechnung ist kein Allheilmittel, aber ein wertvolles Werkzeug. Die Technologie hat einen hohen Reifegrad bei:

• Datenvalidierung und Fehlererkennung

• Dokumentenverarbeitung

• Routine-Anfragen via Chatbot

Sie stößt an Grenzen bei:

• Komplexen Sonderfällen

• Rechtlicher Verantwortung

• Individueller Beratung

Für Lohnbüros und Steuerberater bietet KI die Chance, repetitive Aufgaben zu reduzieren und sich auf wertschöpfende Beratung zu konzentrieren. Die Erwartungshaltung sollte jedoch realistisch sein: KI unterstützt den Lohnbuchhalter, ersetzt ihn aber nicht.

Quellen

• [Infoniqa: Die Zukunft der Payroll - Automatisierung und KI in der Lohnbuchhaltung](https://www.infoniqa.com/post/die-zukunft-der-payroll-automatisierung-und-ki-in-der-lohnbuchhaltung)

• [Personalwirtschaft: KI in der Payroll]

• [Personio: DATEV-Integration]

• [SD Worx: Unterschied zwischen KI und Automatisierung in der Payroll]