So nutzen Sie KI in der Gehaltsabrechnung

Wer in der Lohnbuchhaltung arbeitet, kennt das Szenario: Eine E-Mail mit einer Krankmeldung trudelt ein. Der Anhang muss geöffnet, die Daten extrahiert, der richtige Mitarbeiter im System gefunden und die Abwesenheit eingetragen werden. Dann die nächste E-Mail. Und die nächste. Stundenzettel, Adressänderungen, neue Bankverbindungen. Jede Information muss manuell verarbeitet werden.

Diese Routinearbeit frisst Zeit. Zeit, die für die eigentliche Kernkompetenz fehlt: die korrekte Abrechnung und Beratung. Genau hier setzt Künstliche Intelligenz an. Nicht als Ersatz für Fachkräfte, sondern als Werkzeug, das ihnen die repetitive Vorarbeit abnimmt.

Bei project b. übernimmt die KI-Assistentin RITA diese Aufgabe. Sie strukturiert eingehende Daten, ordnet sie den richtigen Datensätzen zu und bereitet sie zur Prüfung vor. Das Ergebnis: 85 Prozent der Daten werden automatisch strukturiert, bevor ein Sachbearbeiter sie überhaupt sieht.

Das Wichtigste in Kürze

KI automatisiert die Datenerfassung: E-Mails, Stundenzettel und Dokumente werden automatisch strukturiert und den richtigen Mitarbeitern zugeordnet.

Der Mensch behält die Kontrolle: RITA macht Vorschläge, Sachbearbeiter prüfen und genehmigen im Cockpit.

Integration statt Insellösung: Fertige Schnittstellen zu DATEV, SBS und Agenda ermöglichen die direkte Übernahme in bestehende Abrechnungssysteme.

Durchgängiger Workflow: Von der Datenerfassung über die Prüfung bis zur DSGVO-konformen Lohnzettelverteilung läuft alles über eine Plattform.

Was KI in der Lohnabrechnung bedeutet

Der Begriff Künstliche Intelligenz weckt oft falsche Erwartungen. Manche stellen sich ein System vor, das komplett autonom Gehälter berechnet und Überweisungen auslöst. Andere befürchten, dass Maschinen bald Lohnbuchhalter ersetzen.

Die Realität liegt dazwischen. KI in der Gehaltsabrechnung bedeutet: intelligente Unterstützung bei strukturierten Aufgaben. Das System erkennt Muster in Dokumenten, extrahiert relevante Informationen und ordnet sie zu. Die Entscheidungshoheit bleibt beim Menschen.

RITA, die KI-Assistentin von project b., verkörpert diesen Ansatz. Sie liest eingehende E-Mails, identifiziert den Inhalt (Krankmeldung, Adressänderung, Stundennachweis) und schlägt vor, welchem Mitarbeiter und welchem Datenfeld die Information zugeordnet werden soll. Der Sachbearbeiter sieht den Vorschlag, prüft ihn und bestätigt mit einem Klick. Oder korrigiert, falls nötig.

Dieses Prinzip unterscheidet moderne KI-Systeme von einfacher Automatisierung. Eine automatisierte Regel kann nur vordefinierte Szenarien abdecken. KI erkennt auch Variationen und lernt aus Korrekturen.

Stammdaten und Bewegungsdaten verarbeiten

Stammdaten bilden das Fundament jeder Gehaltsabrechnung: Name, Adresse, Bankverbindung, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer. Bewegungsdaten erfassen, was sich ändert: Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Zuschläge.

Traditionell landen diese Informationen über verschiedene Kanäle beim Lohnbüro. Der Geschäftsführer schickt eine E-Mail mit einem neuen Mitarbeiter im Anhang. Die Personalabteilung meldet telefonisch eine Kündigung. Ein Vorarbeiter reicht handgeschriebene Stundenzettel ein.

Jede Information muss manuell erfasst werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern birgt auch Fehlerquellen. Eine falsch abgetippte IBAN führt zu einer fehlgeschlagenen Überweisung. Eine vergessene Krankmeldung verfälscht die Abrechnung.

Die Stammdatenverwaltung von project b. digitalisiert diesen Prozess. Alle eingehenden Informationen laufen über eine zentrale Plattform. RITA strukturiert die Daten automatisch.

Beispiel: Krankmeldung

1. E-Mail geht ein mit Betreff "Krankmeldung Müller"
2. RITA identifiziert den Dokumententyp (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)
3. RITA erkennt den Mitarbeiternamen und schlägt den passenden Datensatz vor
4. RITA extrahiert das Datum und die voraussichtliche Dauer
5. Der Sachbearbeiter sieht den Vorschlag im Cockpit und bestätigt

Der gleiche Prozess funktioniert für Adressänderungen, neue Bankverbindungen oder Arbeitszeitnachweise. Die Abwesenheitsverwaltung erfasst Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub. Die Bewegungsdaten-Verarbeitung übernimmt variable Bestandteile wie Überstunden oder Prämien.

Die digitale Personalakte nutzen

Papierakten gehören der Vergangenheit an, zumindest theoretisch. In der Praxis existieren in vielen Unternehmen noch parallele Systeme: einige Dokumente digital, andere im Ordner, manche als E-Mail-Anhang auf dem Server des Sachbearbeiters.

Diese Fragmentierung erschwert die Arbeit. Wer den Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters sucht, muss oft an mehreren Stellen nachsehen. Bei einer Betriebsprüfung wird das zum Problem.

Die digitale Personalakte von project b. schafft einen zentralen Ablageort für alle mitarbeiterbezogenen Dokumente. Die KI-Integration geht einen Schritt weiter: Wenn ein neues Dokument eingeht, erkennt RITA den Dokumententyp und ordnet es automatisch dem richtigen Mitarbeiter zu.

Ein Arbeitsvertrag landet im Ordner "Verträge", eine Gehaltsanpassung bei "Vergütung", eine Abmahnung bei "Personalmaßnahmen". Die Zuordnung erfolgt automatisch, die Ablagestruktur bleibt einheitlich.

Für Unternehmen, die bereits ein Dokumentenmanagementsystem nutzen, bietet project b. eine DMS-Synchronisation. Änderungen werden automatisch übertragen, Doppelablagen vermieden.

Vom Cockpit bis zur Lohnzettelverteilung

Der Workflow bei project b. folgt einem klaren Ablauf:

1. Dateneingang: E-Mails, Dokumente und Formulare werden zentral erfasst.

2. KI-Strukturierung: RITA analysiert die Eingänge und ordnet sie zu.

3. Prüfung im Cockpit: Sachbearbeiter sehen alle Vorschläge auf einen Blick. Jeder Eintrag zeigt, was geändert werden soll und warum. Mit einem Klick wird genehmigt oder abgelehnt.

4. Änderungslisten: Alle genehmigten Änderungen werden dokumentiert. Das schafft Transparenz für Rückfragen und Prüfungen.

5. Übernahme ins Lohnsystem: Genehmigte Daten fließen direkt in das Abrechnungssystem. project b. bietet Schnittstellen zu DATEV, SBS und Agenda. Manuelle Übertragung entfällt.

6. Lohnzettelverteilung: Nach der Abrechnung werden die Lohnzettel automatisch an die Mitarbeiter verteilt. Die Zustellung erfolgt DSGVO-konform über sichere digitale Kanäle.

Dieser durchgängige Prozess eliminiert Medienbrüche. Daten werden einmal erfasst und fließen durch das gesamte System, ohne erneute Eingabe.

Vorteile für Lohnbüros, Steuerberater und Unternehmen

Die Vorteile von KI in der Gehaltsabrechnung unterscheiden sich je nach Anwendergruppe.

Für Lohnbüros steht die Effizienz im Vordergrund. Wer hunderte Mandanten betreut, verbringt einen großen Teil des Tages mit Datenerfassung. Wenn RITA 85 Prozent dieser Arbeit übernimmt, bleibt mehr Zeit für die eigentliche Abrechnung und die Betreuung komplexer Fälle.

Für Steuerberater bedeutet die Automatisierung eine Entlastung der Lohnabteilung. Die gewonnene Kapazität kann für höherwertige Beratungsleistungen genutzt werden. Gleichzeitig sinkt das Fehlerrisiko bei der Datenerfassung, was die Haftungsfrage entschärft.

Für Unternehmen mit eigener Personalabteilung bietet KI eine Möglichkeit, wachsende Mitarbeiterzahlen ohne proportional steigende Personalkosten zu bewältigen. Die Skalierung wird einfacher, weil das System mitwächst.

Ein oft unterschätzter Vorteil ist die Konsistenz. Menschen machen Fehler, besonders bei monotonen Aufgaben. Eine KI arbeitet nach dem gleichen Muster, egal ob morgens um acht oder freitags um vier.

Herausforderungen bei der Einführung

Die Implementierung von KI in der Lohnabrechnung ist kein Selbstläufer. Drei Hürden begegnen Unternehmen regelmäßig:

Datenqualität: KI kann nur mit dem arbeiten, was sie bekommt. Wenn Stammdaten veraltet oder inkonsistent sind, produziert auch die beste KI fehlerhafte Vorschläge. Vor der Einführung steht oft eine Bereinigung der Bestandsdaten.

Mitarbeiterakzeptanz: Neue Systeme erzeugen Skepsis. Sachbearbeiter fragen sich, ob sie überflüssig werden. Hier hilft Transparenz: RITA ersetzt niemanden, sie übernimmt nur den Teil der Arbeit, den niemand gerne macht. Die anspruchsvollen Aufgaben bleiben beim Menschen.

Integration in bestehende Systeme: Viele Lohnbüros und Steuerberater arbeiten seit Jahren mit DATEV, SBS oder Agenda. Ein neues System darf diese Infrastruktur nicht ersetzen, sondern muss sich einfügen. project b. adressiert das durch fertige Schnittstellen, die eine direkte Anbindung ermöglichen.

Wer diese Herausforderungen kennt und adressiert, kann die Einführung deutlich beschleunigen. Pilotprojekte mit ausgewählten Mandanten oder Abteilungen helfen, Erfahrungen zu sammeln, bevor das System in die Breite geht.

Fazit: KI als Partner in der Lohnbuchhaltung

Künstliche Intelligenz wird die Gehaltsabrechnung nicht revolutionieren. Aber sie wird sie verändern. Die repetitiven Aufgaben, die heute Stunden kosten, lassen sich automatisieren. Sachbearbeiter können sich auf das konzentrieren, was Maschinen nicht können: komplexe Fälle beurteilen, Mandanten beraten, Verantwortung übernehmen.

Der Ansatz von project b. zeigt, wie diese Zusammenarbeit funktionieren kann. RITA strukturiert und schlägt vor. Der Mensch prüft und entscheidet. Das Cockpit bietet Überblick und Kontrolle. Die Schnittstellen sorgen für reibungslose Integration.

Für Lohnbüros, Steuerberater und Personalabteilungen stellt sich nicht mehr die Frage, ob sie KI einsetzen werden. Sondern wann und wie. Je früher die Auseinandersetzung mit dem Thema beginnt, desto besser die Ausgangslage im Wettbewerb.