Lohnabrechnung für Steuerberater: Platform vs. Outsourcing

Freitagnachmittag, 14:30 Uhr. Die Krankmeldung eines Mandanten-Mitarbeiters liegt seit drei Stunden im Postfach. Daneben: eine Excel-Tabelle mit Überstunden, ein eingescannter Arbeitsvertrag und eine WhatsApp-Nachricht mit der Frage, ob der neue Minijobber ab sofort oder erst nächsten Monat starten soll. Ihr Lohnteam steckt bis zum Hals in der Monatsabrechnung. Und Sie wissen: Nächste Woche kommen drei Anfragen für neue Lohnmandate rein, die Sie eigentlich nicht annehmen können.

Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt, stehen Sie vor einer Grundsatzentscheidung: Investieren Sie in ein Platform-Tool, das Ihren bestehenden Prozess beschleunigt? Oder lagern Sie die operative Lohnabrechnung für Steuerberater komplett aus, um Mandate anzunehmen, ohne Personal aufzubauen?

Dieser Artikel vergleicht beide Modelle ehrlich. Mit konkreten Zahlen, einem Praxisbeispiel und einer klaren Entscheidungshilfe.

Die Herausforderung: Lohnmandate ohne Kapazität

Die Zahlen sind eindeutig. Laut der STAX-2024-Erhebung der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) konnten Einzelkanzleien im Schnitt nur rund 40 Prozent ihrer offenen Stellen besetzen. Bei größeren Berufsausübungsgesellschaften lag die Quote bei etwa 70 Prozent. Der DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 bestätigt: Über 40 Prozent der mittelständischen Unternehmen berichten von Besetzungsproblemen. Die Steuerbranche trifft es besonders hart.

Was bedeutet das konkret für die Lohnabrechnung beim Steuerberater? Jedes neue Lohnmandat bindet Kapazität. Pro Mandant mit 20 Arbeitnehmern rechnen Kanzleien mit 8 bis 12 Stunden monatlichem Aufwand: Stammdatenpflege, Krankmeldungen, Einmalzahlungen, Bescheinigungswesen, SV-Meldungen und die laufende Kommunikation mit Mandanten und Behörden.

“Wir haben aktuell keine Kapazität für neue Mandanten und müssen sogar ablehnen.”

Das ist kein Einzelfall. Es ist die Realität in Hunderten deutscher Kanzleien. Die Nachfrage nach Lohnmandaten steigt, das verfügbare Personal sinkt, und die regulatorischen Anforderungen werden nicht einfacher. Mindestlohn bei 13,90 Euro seit Januar 2026, neue Beitragsbemessungsgrenzen (Krankenversicherung: 5.812,50 Euro/Monat, Rentenversicherung: 8.450 Euro/Monat), Minijob-Grenze bei 603 Euro. Jede Änderung erzeugt Anpassungsbedarf, der Zeit kostet.

Die zentrale Frage lautet nicht mehr: “Wollen wir Lohnmandate?” Die Frage ist: “Wie schaffen wir es, Lohnmandate profitabel zu bedienen, ohne unser Team zu überlasten?”

Zwei Wege führen zum Ziel.

Option 1: Platform-Lösung (selbst abrechnen mit Tool)

Eine Platform-Lösung bedeutet: Sie behalten die Lohnabrechnung in der Kanzlei. Aber Sie arbeiten mit einem Vorsystem, das den operativen Aufwand drastisch reduziert. Ihr Team bleibt verantwortlich, wird aber von Routinearbeit entlastet.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Der Kern ist ein KI-gestütztes Vorsystem, das zwischen Ihren Mandanten und Ihrem Lohnsystem (z. B. DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt) sitzt. Bei project b. heißt dieses Vorsystem RITA. RITA ist eine KI-Assistentin, die eingehende Mandantendaten automatisch strukturiert, prüft und für die Weiterverarbeitung vorbereitet.

Der typische Ablauf: Ein Mandant schickt eine Krankmeldung per E-Mail. Früher hat Ihre Fachkraft das Dokument geöffnet, die relevanten Daten manuell erfasst, im Lohnsystem den richtigen Mitarbeiter aufgerufen, die Fehlzeit eingetragen und alles dokumentiert. Dauer: rund 30 Minuten.

Mit RITA: Das Dokument wird automatisch erkannt, die Daten extrahiert, dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet und zur Freigabe vorbereitet. Ihre Fachkraft prüft, gibt frei, fertig. Dauer: unter 5 Minuten. Das entspricht einer Zeitersparnis von bis zu 70 Prozent.

“Die Mandanten-Daten kommen auf unterschiedlichen Wegen zu uns, in der Summe sehr unstrukturiert.”

Genau hier liegt der Hebel. Ob E-Mail, PDF, Excel, Scan oder Foto: Das Vorsystem nimmt alles entgegen und liefert einheitlich strukturierte Daten. Kein Medienbruch, kein manuelles Abtippen.

DATEV-Integration

RITA ersetzt DATEV nicht. RITA ist ein Vorsystem, kein Ersatz. Die strukturierten Daten fließen nahtlos in Ihr bestehendes DATEV-System. Ihre Prozesse, Ihre Schnittstellen, Ihre Prüflogik bleiben bestehen. Sie arbeiten einfach schneller.

Für wen passt die Platform?

Die Platform-Lösung eignet sich für Kanzleien, die bereits ein funktionierendes Lohnteam haben, aber an der Kapazitätsgrenze arbeiten. Sie wollen die Kontrolle behalten, Ihre Fachkräfte aber von repetitiven Aufgaben entlasten. Typisch: Eine Kanzlei mit 2 bis 4 Lohn-Fachkräften, die 30 bis 80 Mandate betreut und Anfragen ablehnen muss, weil die Kapazität fehlt.

“Wir sehen die meisten Effizienzgewinne mit euch, wenn der Kunde weiterhin machen kann, was er will, aber wir bekommen die Daten einheitlich.”

Option 2: Outsourcing (Komplettpaket anbieten)

Outsourcing bedeutet: Sie bieten Ihrem Mandanten weiterhin das Lohnmandat an, aber die operative Abrechnung übernimmt ein externer Partner. Sie bleiben der Ansprechpartner, die Abrechnung läuft im Hintergrund.

Wie funktioniert das?

Beim Outsourcing der Lohnabrechnung sieht der Prozess so aus: Ihr Mandant liefert seine Daten wie gewohnt, per E-Mail, Upload oder über das Cockpit von project b. Die KI-Assistentin RITA strukturiert die Daten automatisch. Ein spezialisiertes Lohnteam von project b. erstellt die Abrechnung, prüft sie und stellt sie zur Freigabe bereit. Sie als Steuerberater prüfen und geben frei. Der Mandant erhält seine Abrechnungen.

Der Unterschied zur Platform: Sie brauchen kein eigenes Lohnpersonal für diese Mandate. Die operative Arbeit liegt beim Outsourcing-Partner.

Was bedeutet das wirtschaftlich?

Sie generieren weiterhin Umsatz mit dem Lohnmandat. Die Gebühren nach StBVV §34 liegen seit Juli 2025 bei 6 bis 30 Euro pro Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum. Ihre Kosten für den Outsourcing-Dienstleister liegen darunter. Die Differenz ist Ihre Marge, ohne operativen Aufwand.

Für wen passt Outsourcing?

Outsourcing eignet sich für Kanzleien, die aktuell keine Lohnkapazität haben und auch kurzfristig kein Lohnpersonal finden. Oder für Kanzleien, die strategisch entschieden haben, die operative Lohnabrechnung nicht selbst zu erbringen, das Mandatsverhältnis aber behalten wollen. Typisch: Eine Kanzlei mit Schwerpunkt auf Fibu und Jahresabschluss, die Lohnmandate bisher ablehnt oder an Kollegen weitergibt.

Ein weiterer Vorteil: Outsourcing skaliert ohne Personalaufbau. Ob Sie fünf oder fünfzig Lohnmandate auslagern, Ihre interne Belastung steigt nicht proportional. Sie entscheiden pro Mandant, ob sich Outsourcing lohnt. Der Wechsel zurück zur Platform ist jederzeit möglich, wenn Sie Kapazität aufbauen.

Vergleich: Aufwand, Kontrolle, Marge

Hier der direkte Vergleich beider Modelle:

Was kostet die Lohnabrechnung beim Steuerberater?

Die Kostenstruktur unterscheidet sich grundlegend. Bei der Platform zahlen Sie eine monatliche Gebühr für das Vorsystem. Ihre internen Personalkosten bleiben, werden aber effizienter genutzt. Ihre StBVV-Vergütung behalten Sie vollständig.

Beim Outsourcing zahlen Sie pro Abrechnung an den Dienstleister. Dafür entfallen interne Personalkosten für die operative Abrechnung. Ihre StBVV-Vergütung behalten Sie ebenfalls, die Differenz zum Outsourcing-Preis ist Ihre Marge.

Ein Rechenbeispiel: Bei 50 Arbeitnehmern eines Mandanten und einer durchschnittlichen StBVV-Gebühr von 15 Euro pro Arbeitnehmer und Monat ergibt sich ein monatlicher Umsatz von 750 Euro. Beim Outsourcing bleibt nach Abzug der Dienstleisterkosten ein Ertrag, ohne dass Sie eine einzige Abrechnung selbst erstellt haben.

Welches Modell wirtschaftlich besser ist, hängt von Ihrer Kanzleistruktur ab. Haben Sie Lohnpersonal mit freier Kapazität, ist die Platform margenoptimal. Das Vorsystem beschleunigt die Arbeit, Ihre Mitarbeiter sind produktiver und die gesamte StBVV-Vergütung bleibt bei Ihnen. Haben Sie kein Lohnpersonal, ist Outsourcing der einzige Weg, das Mandat überhaupt zu bedienen. Lieber eine reduzierte Marge als gar kein Mandatsumsatz.

Hybridmodelle: Das Beste aus beiden Welten

Die Realität ist selten schwarz oder weiß. Viele Kanzleien profitieren von einem Hybridmodell: Für bestimmte Mandanten nutzen sie die Platform, für andere das Outsourcing.

Wann Platform, wann Outsourcing?

Die Entscheidung hängt von drei Faktoren ab: Mandantengröße, Komplexität und verfügbare interne Kapazität.

Einfache, standardisierte Lohnmandate mit wenigen Sonderfällen eignen sich gut für die Platform. Hier ist die Zeitersparnis durch RITA am größten, und Ihr Team kann die Mandate effizient abarbeiten. Komplexe Mandate mit vielen Sonderfällen oder Mandate, für die schlicht kein Personal da ist, gehen ins Outsourcing.

project b. bietet beide Modelle aus einer Hand. Sie können pro Mandant entscheiden, ohne den Anbieter zu wechseln.

Praxisbeispiel: Eine Kanzlei mit 40 Lohnmandaten

Stellen Sie sich eine mittelständische Kanzlei vor. Zwei Lohn-Fachkräfte, 40 Lohnmandate, insgesamt rund 600 Arbeitnehmer. Die Kapazitätsgrenze ist erreicht, neue Mandate werden abgelehnt.

Nach der Einführung des Hybridmodells: 20 Mandate (ca. 350 Arbeitnehmer, überwiegend Standardfälle) laufen über die Platform mit RITA. Die Zeitersparnis von bis zu 70 Prozent bei der Datenerfassung verschafft dem Team Luft. Die anderen 20 Mandate (ca. 250 Arbeitnehmer, darunter Baulohn, Schichtmodelle, viele Sonderfälle) laufen über das Outsourcing. Ergebnis: Die Kanzlei bedient alle 40 Mandate, das Team ist entlastet, und es gibt wieder Kapazität für 10 bis 15 neue Lohnmandate, ohne eine einzige Neueinstellung.

“Ich sehe wie immer die gleichen Anfragen reinkommen und wir hier extrem Kapazitäten sparen könnten.”

Genau das passiert in der Praxis. Die Routineanfragen (Krankmeldungen, Adressänderungen, Eintritte, Austritte) machen 60 bis 80 Prozent des Volumens aus. Wenn diese automatisiert verarbeitet werden, verändert sich der Arbeitsalltag spürbar.

Haftung, DSGVO und Qualitätskontrolle

Wer Mandantendaten an einen externen Dienstleister gibt, braucht klare Regeln. Drei Bereiche sind entscheidend.

Auftragsverarbeitung nach DSGVO

Bei der Zusammenarbeit mit project b. wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Dieser regelt, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck und mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Der AV-Vertrag ist Voraussetzung für jede datenschutzkonforme Zusammenarbeit bei der Verarbeitung personenbezogener Lohndaten. Weitere Informationen zur DSGVO-Konformität finden Sie beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

ISO 27001:2022 Zertifizierung

project b. ist nach ISO 27001:2022 zertifiziert. Das bedeutet: Das Informationssicherheits-Managementsystem wird regelmäßig von unabhängigen Auditoren geprüft. Die Zertifizierung umfasst die gesamte Datenverarbeitung, von der Erfassung bis zur Archivierung. Für Steuerberater, die gegenüber ihren Mandanten Rechenschaft ablegen müssen, ist diese Zertifizierung ein belastbarer Nachweis.

Haftung bei Fehlern

Die Haftung richtet sich nach dem gewählten Modell. Bei der Platform-Lösung erstellt Ihr Team die Abrechnung. RITA liefert vorbereitete Daten, die finale Verantwortung liegt bei Ihnen. Das entspricht der bisherigen Haftungssituation. Beim Outsourcing haftet project b. für die korrekte Erstellung der Abrechnung im Rahmen des Dienstleistungsvertrags. Sie als Steuerberater prüfen und geben frei. Die vertragliche Haftungsverteilung wird individuell geregelt. In beiden Fällen gilt: Der Mensch gibt frei, nicht die KI. RITA ist ein Vorsystem, kein autonomes Abrechnungssystem.

Die Qualitätskontrolle erfolgt mehrstufig. Automatische Plausibilitätsprüfungen durch RITA, manuelle Prüfung durch Fachpersonal (bei Outsourcing durch das project b.-Team, bei Platform durch Ihr Team) und finale Freigabe durch den Steuerberater. Drei Augen sehen mehr als zwei. Das reduziert die Fehlerquote und schafft Nachvollziehbarkeit für Betriebsprüfungen.

Mehr zur Rolle von KI in der Lohnbuchhaltung lesen Sie hier: KI in der Lohnbuchhaltung.

Nächster Schritt: Unverbindlich informieren

Sie müssen sich heute nicht entscheiden. Aber Sie können sich heute informieren. project b. bietet drei kostenfreie Einstiegsmöglichkeiten:

Beratungsgespräch: 30 Minuten, unverbindlich, Fragen stellen. Kein Pitch, sondern ein ehrliches Gespräch über Ihre Kanzleisituation. Welches Modell passt, hängt von Ihren Mandaten, Ihrem Team und Ihren Zielen ab.

Demo-Zugang: Testen mit echten Daten. Sie sehen in 30 Minuten, wie RITA eine Krankmeldung verarbeitet, Stammdaten strukturiert und Daten für DATEV vorbereitet. Kein Testaccount mit Fantasiedaten, sondern Ihr realer Workflow.

Webinar: Kostenlose Online-Sessions, in denen Kanzleien live sehen, wie Platform und Outsourcing funktionieren. Fragen stellen, Praxisbeispiele sehen, Kollegen treffen.

Alle drei Optionen sind kostenfrei. Kein Abo, keine versteckten Haken.

Hintergrund zu project b.: ISO 27001:2022 zertifiziert, DATEV-Integration, keine Mindestvertragslaufzeit, Setup in 30 Minuten. Investoren wie Lakestar (bekannt durch Spotify) und QED (bekannt durch Klarna) unterstützen das Unternehmen. Mehr Informationen finden Sie auf der Seite Lohnbüro.