ELStAM-Verfahren 2026: So funktioniert die neue PKV-Meldung für Arbeitgeber

Jedes Jahr im Januar das gleiche Ritual: Mitarbeiter mit privater Krankenversicherung reichen ihre Beitragsbescheinigung ein. Die Lohnbuchhaltung tippt die Daten ab. Fehler passieren. Rückfragen entstehen. Ab dem 1. Januar 2026 ist damit Schluss.

Das Bundesfinanzministerium hat mit dem Jahressteuergesetz 2020 die Grundlage für ein vollständig digitales Meldeverfahren geschaffen. Nach zweimaliger Verschiebung startet es nun verbindlich zum Jahreswechsel 2025/2026. Für Lohnbüros, Steuerberater und HR-Abteilungen bedeutet das: weniger Papier, aber neue Prozesse.

Dieser Artikel erklärt, wie das Verfahren funktioniert, welche Fristen gelten und was Sie als Arbeitgeber konkret vorbereiten müssen.

Das Wichtigste in Kürze

• Ab 01.01.2026 übermitteln PKV-Unternehmen Beitragsdaten elektronisch ans Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)

• Papierbescheinigungen entfallen für den Arbeitgeberzuschuss und die Vorsorgepauschale

• Arbeitgeber rufen die Daten über das bestehende ELStAM-Verfahren ab

• Übergangszeit bis Ende 2027: Bei technischen Problemen sind Ersatzbescheinigungen noch zulässig

• Widerspruchsrecht: Arbeitnehmer können die Datenübermittlung ablehnen, verlieren dann aber steuerliche Vorteile

Was sich ab 2026 ändert

Das bisherige Verfahren

Bisher lief die Berücksichtigung von PKV-Beiträgen in der Lohnabrechnung so:

1. Der Arbeitnehmer erhält jährlich eine Beitragsbescheinigung von seiner PKV

2. Er reicht diese beim Arbeitgeber ein

3. Die Lohnbuchhaltung erfasst die Daten manuell

4. Der Arbeitgeber berechnet den steuerfreien Zuschuss und die Vorsorgepauschale

Das Problem: Bescheinigungen gehen verloren, werden zu spät eingereicht oder enthalten Fehler. Die manuelle Erfassung kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Das neue digitale Verfahren

Ab 2026 funktioniert der Datenaustausch automatisch:

1. PKV meldet ans BZSt: Bis zum 20. November jeden Jahres übermitteln die Versicherer die Beitragsdaten für das Folgejahr elektronisch

2. BZSt bildet ELStAM: Das Bundeszentralamt erstellt aus den Daten elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

3. Arbeitgeber ruft ab: Die Daten erscheinen in der monatlichen ELStAM-Liste, die Ihre Lohnsoftware ohnehin abruft

4. Automatische Berücksichtigung: Die Software übernimmt die Werte für Zuschuss und Vorsorgepauschale

Der Arbeitnehmer muss nichts mehr tun. Keine Bescheinigung einreichen, keine Fristen beachten.

Welche Daten werden übermittelt?

Das BZSt stellt zwei neue Lohnsteuerabzugsmerkmale bereit:

1. Beitrag für den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss

Dieser Wert zeigt an, bis zu welcher Höhe der Arbeitgeber einen Zuschuss zur PKV steuerfrei auszahlen darf. Rechtsgrundlage ist § 3 Nr. 62 EStG.

Wichtig: Der übermittelte Wert begründet keinen Anspruch auf Zahlung. Ob und in welcher Höhe ein Zuschuss zu zahlen ist, richtet sich nach den sozialrechtlichen Vorschriften in § 257 SGB V und § 61 SGB XI. Diese Prüfung bleibt Aufgabe des Arbeitgebers.

2. Beitrag für die Vorsorgepauschale

Dieser Wert fließt in die Berechnung der Vorsorgepauschale ein, die bei der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt wird. Rechtsgrundlage ist § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG.

Übermittelt werden nur Beiträge zur Basisabsicherung. Zusatzversicherungen (Zahnzusatz, Auslandsreise, Chefarztbehandlung) sind nicht enthalten.

Timeline: Wann passiert was?

Bei unterjährigen Änderungen (Beitragserhöhung, Tarifwechsel, Geburt eines Kindes) meldet die PKV die neuen Daten unverzüglich. Sie erscheinen dann in der nächsten monatlichen ELStAM-Liste.

Was Arbeitgeber jetzt vorbereiten müssen

1. Lohnsoftware prüfen

Ihre Lohnsoftware muss die neuen ELStAM-Felder verarbeiten können. Die meisten Anbieter haben entsprechende Updates bereits angekündigt oder ausgerollt. Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter:

• Ist das Update bereits installiert?

• Wie werden die neuen PKV-Felder in der Abrechnung angezeigt?

• Gibt es Handlungsbedarf bei der Konfiguration?

2. Bestehende Daten bereinigen

Im Dezember 2025 sollten Sie prüfen:

• Sind alle Steuer-IDs Ihrer privat versicherten Mitarbeiter korrekt erfasst?

• Stimmen die Geburtsdaten?

• Sind die ELStAM-Abrufe für alle Mitarbeiter aktiv?

Fehlerhafte Stammdaten führen dazu, dass das BZSt die PKV-Daten nicht zuordnen kann.

3. Mitarbeiter informieren

Informieren Sie Ihre privat versicherten Mitarbeiter über das neue Verfahren. Wichtige Punkte:

• Ab 2026 müssen sie keine Bescheinigung mehr einreichen

• Sie haben ein Widerspruchsrecht (mit Konsequenzen, siehe unten)

• Bei Fragen zur Beitragshöhe ist die PKV der richtige Ansprechpartner, nicht der Arbeitgeber

4. Prozesse anpassen

Streichen Sie den Punkt “PKV-Bescheinigung einsammeln” aus Ihrer Jahresanfangs-Checkliste. Stattdessen:

• Prüfen Sie im Januar, ob für alle PKV-Versicherten Daten in der ELStAM-Liste erscheinen

• Dokumentieren Sie Fälle, in denen keine Daten vorliegen (Widerspruch oder technisches Problem)

• Legen Sie fest, wie Sie mit Ersatzbescheinigungen während der Übergangszeit umgehen

Widerspruchsrecht: Was passiert, wenn Mitarbeiter ablehnen?

Arbeitnehmer können der Datenübermittlung durch ihre PKV widersprechen. Das ist ihr gutes Recht. Die Konsequenzen sollten sie allerdings kennen:

Folgen eines Widerspruchs

Was Arbeitgeber bei Widerspruch tun müssen

Wenn ein Mitarbeiter widersprochen hat, erhalten Sie über ELStAM keine PKV-Daten. In diesem Fall:

• Kein steuerfreier Zuschuss: Sie dürfen den Arbeitgeberzuschuss nicht steuerfrei behandeln, auch wenn der Mitarbeiter eine Papierbescheinigung vorlegt

• Keine Vorsorgepauschale: Die PKV-Beiträge fließen nicht in die Lohnsteuerberechnung ein

• Dokumentation: Halten Sie fest, dass keine Daten vorliegen und warum

Der Mitarbeiter kann die Beiträge später über seine Steuererklärung als Sonderausgaben geltend machen. Das führt allerdings zu einem Liquiditätsnachteil während des Jahres.

Steuerfreier Zuschuss und sozialrechtlicher Anspruch: Ein wichtiger Unterschied

Ein häufiges Missverständnis: Der über ELStAM übermittelte Wert für den steuerfreien Zuschuss ist nicht identisch mit dem Zuschuss, den der Arbeitgeber zahlen muss.

Der steuerrechtliche Rahmen (ELStAM)

Das BZSt übermittelt den Betrag, bis zu dem ein Arbeitgeberzuschuss steuerfrei bleibt. Dieser Wert basiert auf den Beiträgen zur Basisabsicherung in der PKV und PPV.

Der sozialrechtliche Anspruch (SGB)

Ob und wie viel Zuschuss ein Arbeitnehmer erhält, regeln § 257 SGB V (Krankenversicherung) und § 61 SGB XI (Pflegeversicherung). Der Anspruch hängt ab von:

• Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit des Arbeitnehmers

• Höhe des tatsächlichen PKV-Beitrags

• Höhe des maximalen Arbeitgeberzuschusses (2026: 421,76 Euro für KV + PV)

Praxisbeispiel

Ein Mitarbeiter zahlt 600 Euro monatlich für seine PKV (Basisabsicherung). Der maximale Arbeitgeberzuschuss 2026 beträgt 421,76 Euro.

• ELStAM meldet: 600 Euro (steuerfreier Rahmen)

• Sozialrechtlicher Anspruch: 421,76 Euro (Maximum)

• Arbeitgeber zahlt: 421,76 Euro steuerfrei

Die Differenz (178,24 Euro) trägt der Arbeitnehmer selbst. Der ELStAM-Wert ist hier höher als der tatsächliche Zuschuss.

Im umgekehrten Fall (PKV-Beitrag niedriger als Maximum) zahlt der Arbeitgeber nur bis zur Höhe des tatsächlichen Beitrags.

Übergangsregelung 2026 und 2027

Das BMF hat eine zweijährige Übergangszeit eingeräumt. Während dieser Zeit gilt:

Wann das Ersatzverfahren greift

Wenn PKV-Beiträge aus technischen Gründen nicht oder fehlerhaft als ELStAM gebildet werden, darf der Arbeitgeber ausnahmsweise eine Papierbescheinigung der PKV zugrunde legen.

Technische Gründe können sein: - Fehler bei der Datenübermittlung durch die PKV - Zuordnungsprobleme beim BZSt - Softwareprobleme beim ELStAM-Abruf

Wann das Ersatzverfahren nicht greift

Das Ersatzverfahren gilt nicht, wenn: - Der Mitarbeiter der Datenübermittlung widersprochen hat - Der Mitarbeiter bei einem ausländischen Versicherer versichert ist - Die PKV keine Basisabsicherung bietet

In diesen Fällen ist auch während der Übergangszeit keine steuerfreie Behandlung über Papierbescheinigungen möglich.

Sonderfälle und Ausnahmen

Ausländische Versicherer

Nur inländische PKV-Unternehmen sind zur elektronischen Meldung verpflichtet. Arbeitnehmer, die bei ausländischen Versicherern versichert sind, fallen nicht unter das neue Verfahren.

Für diese Mitarbeiter gilt: - Keine ELStAM-Daten verfügbar - Kein steuerfreier Arbeitgeberzuschuss möglich - Berücksichtigung nur über die Einkommensteuererklärung

Beihilfeberechtigte

Beamte und andere Beihilfeberechtigte sind oft nur anteilig privat versichert. Die PKV meldet nur den tatsächlich versicherten Anteil. Der Arbeitgeber (Dienstherr) muss die Beihilfeanteile gesondert berücksichtigen.

Familienversicherung in der PKV

Sind Familienmitglieder in der PKV mitversichert, meldet die PKV die Gesamtbeiträge. Die Aufteilung auf die einzelnen Versicherten obliegt dem Versicherungsnehmer. Bei Fragen zur Zuordnung ist die PKV der richtige Ansprechpartner.

Checkliste für Arbeitgeber

Bis November 2025

• Lohnsoftware auf ELStAM-PKV-Fähigkeit prüfen

• Stammdaten aller PKV-Versicherten prüfen (Steuer-ID, Geburtsdatum)

• Mitarbeiter über das neue Verfahren informieren

• Interne Prozesse anpassen (Jahresanfangs-Checkliste)

Im Dezember 2025

• ELStAM-Listen mit PKV-Daten abrufen und prüfen

• Fehlende Daten identifizieren und Ursachen klären

• Vorgehen für Übergangszeit festlegen

Ab Januar 2026

• Monatliche Prüfung der ELStAM-PKV-Daten

• Dokumentation bei fehlenden Daten (Widerspruch vs. technisches Problem)

• Ersatzbescheinigungen nur bei technischen Problemen akzeptieren

Fazit

Das neue PKV-Meldeverfahren über ELStAM bringt eine echte Vereinfachung. Die jährliche Bescheinigungsjagd entfällt, Übertragungsfehler werden seltener, der Prozess wird planbarer.

Für die Umstellung braucht es allerdings Vorbereitung. Prüfen Sie Ihre Software, bereinigen Sie Ihre Stammdaten und informieren Sie Ihre Mitarbeiter. Die Übergangszeit bis Ende 2027 gibt Ihnen Spielraum, aber wer früh startet, profitiert früher.

Bei Fragen zur Umsetzung in Ihrer Lohnsoftware oder zu den neuen Prozessen: project b. unterstützt Lohnbüros und Steuerberater bei der Digitalisierung ihrer Abrechnungsprozesse.

Quellen und weiterführende Informationen

1. Bundeszentralamt für Steuern: KV/PV – Informationen für Arbeitgeber

2. BMF-Schreiben vom 03.06.2025: Datenaustausch zwischen PKV-Unternehmen, Finanzverwaltung und Arbeitgebern im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens

3. PKV-Verband: Digitale Datenübermittlung

4. Haufe Personal: Neuerungen bei privat Krankenversicherten ab 2026

5. Gesetzliche Grundlagen:

   • Jahressteuergesetz 2020 (Einführung des Verfahrens)

   • Kreditzweitmarktförderungsgesetz (Verschiebung auf 2026)

   • § 39 EStG (Lohnsteuerabzugsmerkmale)

   • § 3 Nr. 62 EStG (Steuerfreier Arbeitgeberzuschuss)

   • § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG (Vorsorgepauschale)

   • § 257 SGB V (Zuschuss zur Krankenversicherung)

   • § 61 SGB XI (Zuschuss zur Pflegeversicherung)

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