Lohnabrechnung auslagern: Der komplette Leitfaden für 2026

Sie verbringen jeden Monat Tage mit der Lohnabrechnung. E-Mails sortieren, Daten abtippen, Rückfragen klären, Fehler korrigieren. Und am Ende bleibt kaum Zeit für die Arbeit, die eigentlich Ihr Kerngeschäft ist.

Das muss nicht so sein. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich, ihre Lohnabrechnung auszulagern. Die Gründe sind vielfältig: Fachkräftemangel, steigende Komplexität, der Wunsch nach mehr Effizienz. Doch wie funktioniert die Auslagerung in der Praxis? Worauf müssen Sie achten? Und lohnt es sich für Ihr Unternehmen?

Dieser Leitfaden gibt Ihnen alle Informationen, die Sie für eine fundierte Entscheidung brauchen.

Was bedeutet Lohnabrechnung auslagern?

Lohnabrechnung auslagern bedeutet, dass ein externer Dienstleister die Entgeltabrechnung für Ihr Unternehmen übernimmt. Das kann ein Steuerberater sein, ein spezialisiertes Lohnbüro oder ein Full-Service-Anbieter mit eigener Plattform.

Der externe Partner erhält die relevanten Mitarbeiterdaten, berechnet Löhne und Gehälter, erstellt Abrechnungen und übermittelt die Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden.

Wichtig dabei: Auslagern heißt nicht, die Verantwortung abzugeben. Sie als Arbeitgeber bleiben rechtlich verantwortlich für die korrekte Abrechnung. Der Dienstleister handelt in Ihrem Auftrag und haftet für seine Arbeit im Rahmen des Dienstleistungsvertrags.

Drei Modelle der Auslagerung

1. Klassisches Outsourcing: Der Dienstleister übernimmt die komplette Abrechnung. Sie liefern die Daten, er macht den Rest.

2. Hybridlösung: Sie nutzen eine Software-Plattform für Datenerfassung und Kommunikation, die eigentliche Abrechnung erfolgt durch den Partner.

3. Tech-enabled Service: KI-gestützte Plattformen automatisieren die Vorerfassung, ein Lohnexperte prüft und gibt frei. Das ist der modernste Ansatz und verbindet Effizienz mit Kontrolle.

Welches Modell zu Ihnen passt, hängt von Ihrer Unternehmensgröße, Ihren internen Ressourcen und Ihren Qualitätsansprüchen ab.

Inhouse vs. extern: Die ehrliche Gegenüberstellung

Bevor Sie auslagern, sollten Sie wissen, was die Alternative kostet. Viele Unternehmen unterschätzen die tatsächlichen Kosten einer internen Lohnbuchhaltung.

Was interne Lohnabrechnung wirklich kostet

Die offensichtlichen Kosten sind Personalkosten. Ein erfahrener Lohnbuchhalter kostet je nach Region 45.000 bis 65.000 Euro Jahresgehalt, plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.

Dazu kommen:

• Software-Lizenzen: DATEV, Agenda oder vergleichbare Programme kosten 150 bis 500 Euro monatlich

• Schulungen: Gesetzesänderungen erfordern regelmäßige Fortbildung, rechnen Sie mit 1.000 bis 2.000 Euro pro Jahr

• Vertretungskosten: Wer macht die Abrechnung bei Urlaub oder Krankheit?

• Opportunitätskosten: Was könnte Ihr Team leisten, wenn es nicht mit Lohnadministration beschäftigt wäre?

Bei 50 Mitarbeitern und einem dedizierten Lohnbuchhalter (50 % Arbeitszeit) kommen Sie schnell auf 35.000 bis 45.000 Euro Gesamtkosten pro Jahr.

Was externe Lohnabrechnung kostet

Die meisten Dienstleister rechnen pro Mitarbeiter und Monat ab. Die Spanne liegt bei 10 bis 25 Euro, abhängig von Komplexität und Servicelevel.

Bei 50 Mitarbeitern bedeutet das 500 bis 1.250 Euro monatlich, also 6.000 bis 15.000 Euro im Jahr.

Der Unterschied ist erheblich. Selbst bei einem Premium-Anbieter sparen Sie oft 20.000 Euro oder mehr pro Jahr.

Die weniger offensichtlichen Vorteile

Kosten sind nicht alles. Auslagern bringt weitere Vorteile:

Skalierbarkeit: 40 neue Mitarbeiter eingestellt? Bei interner Abrechnung brauchen Sie mehr Personal. Beim Dienstleister zahlen Sie einfach 40 Abrechnungen mehr.

Expertise: Spezialisierte Lohndienstleister beschäftigen sich den ganzen Tag mit Lohnrecht, Sozialversicherung und Steuerrecht. Sie sind auf dem neuesten Stand bei Gesetzesänderungen.

Fehlerreduktion: Professionelle Dienstleister haben etablierte Prüfprozesse. Die Fehlerquote liegt typischerweise bei unter 1 %, während interne Abrechnungen oft 5 bis 10 % Nachkorrekturen erfordern.

"Wir haben aktuell keine Kapazität für neue Mandanten und müssen sogar ablehnen."

So beschreibt ein Lohnbüro-Inhaber die aktuelle Marktsituation. Der Fachkräftemangel trifft nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch klassische Dienstleister. Tech-enabled Services können hier eine Lösung sein.

Schritt für Schritt: So funktioniert die Umstellung

Die Entscheidung ist gefallen, Sie wollen auslagern. Wie läuft das konkret ab?

Phase 1: Vorbereitung (2 bis 4 Wochen)

Bestandsaufnahme: Sammeln Sie alle relevanten Unterlagen. Arbeitsverträge, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, aktuelle Personalstammdaten, Lohnabrechnungen der letzten Monate.

Anbieterauswahl: Holen Sie Angebote von mindestens drei Anbietern ein. Achten Sie auf:

• Erfahrung mit Ihrer Branche

• Technische Integration mit Ihren Systemen

• Referenzen vergleichbarer Unternehmen

• Reaktionszeiten und Erreichbarkeit

• Zertifizierungen (ISO 27001, DSGVO-Konformität)

Vertrag: Klären Sie Service Level Agreements (SLAs), Kündigungsfristen und Haftungsfragen. Ein guter Dienstleister hat transparente Verträge ohne versteckte Klauseln.

Phase 2: Onboarding (2 bis 6 Wochen)

Datenübergabe: Ihre Mitarbeiterstammdaten werden in das System des Dienstleisters übertragen. Bei modernen Anbietern geschieht das digital, nicht per Excel-Ping-Pong.

Systemeinrichtung: Falls Sie eine gemeinsame Plattform nutzen, erhalten Sie Zugänge. Ihr Team wird eingewiesen.

Testabrechnung: Seriöse Anbieter machen eine Parallelabrechnung im ersten Monat. Sie vergleichen das Ergebnis mit Ihrer bisherigen Abrechnung und klären Differenzen.

Phase 3: Regelbetrieb

Monatlicher Ablauf:

1. Sie liefern variable Daten (Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Änderungen)

2. Der Dienstleister erstellt die Abrechnungen

3. Sie prüfen und geben frei

4. Der Dienstleister übermittelt Meldungen und Zahlungsdaten

Die meisten Unternehmen berichten, dass der Prozess nach zwei bis drei Monaten eingespielt ist.

"Die Mandanten-Daten kommen auf unterschiedlichen Wegen zu uns, in der Summe sehr unstrukturiert."

Das ist ein typisches Problem bei der Datenübergabe. Moderne Plattformen lösen das, indem sie alle Formate akzeptieren: E-Mail, PDF, Excel, sogar Fotos von handgeschriebenen Notizen. Die KI extrahiert die relevanten Informationen und strukturiert sie automatisch.

Zeitplan realistisch einschätzen

Viele Anbieter versprechen "Umstellung in einer Woche". Das ist bei einfachen Fällen möglich, aber nicht die Regel.

Planen Sie realistisch:

• Kleine Unternehmen (bis 20 Mitarbeiter): 4 bis 6 Wochen

• Mittlere Unternehmen (20 bis 100 Mitarbeiter): 6 bis 10 Wochen

• Komplexe Strukturen (Tarifverträge, mehrere Standorte): 10 bis 14 Wochen

Besser etwas mehr Zeit einplanen als unter Druck Fehler machen.

Datenschutz und Compliance: Was Sie wissen müssen

Lohndaten sind besonders sensibel. Gehälter, Krankmeldungen, Bankverbindungen: Das sind personenbezogene Daten, die besonderen Schutz erfordern.

DSGVO-Anforderungen bei Auslagerung

Wenn Sie einen externen Dienstleister beauftragen, verarbeitet dieser personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Artikel 28 DSGVO.

Der AVV muss mindestens regeln:

• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

• Art und Zweck der Verarbeitung

• Kategorien betroffener Personen

• Technische und organisatorische Maßnahmen

• Rechte und Pflichten beider Parteien

Jeder seriöse Lohndienstleister hat einen AVV vorbereitet. Prüfen Sie ihn trotzdem oder lassen Sie ihn prüfen.

Technische Sicherheitsmaßnahmen

Fragen Sie potenzielle Anbieter nach:

Verschlüsselung: Werden Daten bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt?

Zugriffskontrollen: Wer hat Zugang zu Ihren Daten? Gibt es ein Berechtigungskonzept?

Serverstandort: Wo werden die Daten gespeichert? Bei US-Anbietern ohne EU-Server ist Vorsicht geboten.

Zertifizierungen: ISO 27001 ist der Goldstandard für Informationssicherheit. Fragen Sie nach aktuellen Zertifikaten.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bietet umfangreiche Informationen zu IT-Sicherheitsstandards, an denen sich gute Dienstleister orientieren.

Meldepflichten bleiben bei Ihnen

Auch wenn der Dienstleister die Abrechnungen erstellt: Die Verantwortung für korrekte Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteueranmeldungen liegt bei Ihnen als Arbeitgeber.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Dienstleister:

• Meldungen fristgerecht übermittelt

• Ihnen Dokumentation zur Verfügung stellt

• Bei Prüfungen durch Behörden unterstützt

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales informiert über aktuelle Meldepflichten für Arbeitgeber.

Typische Fehler bei der Auslagerung vermeiden

Die Auslagerung kann schiefgehen. Hier sind die häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden.

Fehler 1: Den billigsten Anbieter wählen

Günstig ist gut, zu günstig ist verdächtig. Wenn ein Anbieter deutlich unter Marktpreis anbietet, fehlt entweder Service oder Qualität.

Besser: Preis-Leistung vergleichen. Fragen Sie, was im Preis enthalten ist. Ein teurerer Anbieter mit besserem Service kann günstiger sein als ein billiger mit vielen Zusatzkosten.

Fehler 2: Keine klaren Prozesse definieren

"Schicken Sie uns einfach die Daten" klingt flexibel, führt aber zu Chaos. Ohne klare Prozesse entstehen Rückfragen, Verzögerungen und Fehler.

Besser: Definieren Sie gemeinsam mit dem Dienstleister:

• Welche Daten liefern Sie wann?

• In welchem Format?

• Wer ist Ansprechpartner auf beiden Seiten?

• Was passiert bei Abweichungen?

Fehler 3: Die Umstellung unterschätzen

"Das machen wir nebenbei" ist ein Rezept für Probleme. Eine Lohnumstellung erfordert Aufmerksamkeit.

"Ich habe aber keine Zeit es zu verbessern."

So beschreibt eine Lohnbuchhalterin ihre Situation. Das Tagesgeschäft lässt keine Kapazität für Verbesserungen. Umso wichtiger ist es, für die Umstellungsphase bewusst Zeit freizuschaufeln.

Besser: Benennen Sie einen internen Projektverantwortlichen. Planen Sie Zeit ein. Informieren Sie betroffene Kollegen rechtzeitig.

Fehler 4: Kein Fallback-Plan

Was passiert, wenn der Dienstleister ausfällt? Wenn die Plattform nicht erreichbar ist?

Besser: Klären Sie Notfallszenarien. Haben Sie Zugriff auf Ihre Daten? Gibt es einen Backup-Prozess? Wie schnell können Sie im Notfall wieder intern abrechnen?

Fehler 5: Kommunikation vernachlässigen

Ihre Mitarbeiter merken die Umstellung. Neue Lohnzettel, vielleicht ein neues Portal für Dokumente.

Besser: Kommunizieren Sie proaktiv. Erklären Sie, warum Sie umstellen und was sich ändert. Benennen Sie Ansprechpartner für Fragen.

Praxisbeispiel: Eine Steuerkanzlei stellt um

Ein konkretes Beispiel zeigt, wie die Umstellung ablaufen kann.

Ausgangssituation

Eine mittelgroße Steuerkanzlei in Bayern betreut 60 Lohnmandate mit insgesamt 850 Mitarbeitern. Die Lohnbuchhaltung besteht aus drei Vollzeitkräften.

Die Probleme:

• E-Mail-Flut von bis zu 70 Nachrichten pro Tag und Person

• Mandanten liefern Daten in allen Formaten: E-Mail, Excel, PDF, WhatsApp, handgeschriebene Notizen

• Hoher Zeitaufwand für Sortieren, Abtippen, Rückfragen

• Keine Kapazität für Neukundengewinnung

• Eine Stelle seit Monaten unbesetzt

"Jede eingehende Mail müssen wir dann auch erstmal für uns durchschauen, bearbeiten und in den gesonderten Ordner für diesen Mandanten ablegen, das dauert alles extrem lange."

Die Entscheidung

Die Kanzlei entschied sich für einen Tech-enabled Service mit KI-gestützter Plattform. Ausschlaggebend waren:

• DATEV-Integration: Bestehende Workflows bleiben erhalten

• Mandantenportal: Daten kommen strukturiert an, egal wie der Mandant sie schickt

• KI-Vorerfassung: Automatische Datenextraktion spart Zeit

• Flexibilität: Keine Mindestvertragslaufzeit

Die Umstellung

Monat 1: Zehn Pilotmandate wurden umgestellt. Das Team lernte die Plattform kennen, erste Prozesse wurden definiert.

Monat 2 bis 3: Schrittweise Erweiterung auf alle Mandate. Mandanten erhielten Zugänge zum Portal.

Nach 4 Monaten: Vollständiger Regelbetrieb. Die Lohnwoche, die vorher vier Tage dauerte, wurde auf eineinhalb Tage reduziert.

Das Ergebnis

• Zeitersparnis: 60 % weniger Aufwand in der Vorerfassung

• Fehlerquote: Von geschätzt 8 % auf unter 2 % gesunken

• Neumandate: 15 neue Mandate im ersten Halbjahr angenommen

• Mitarbeiterzufriedenheit: Weniger Überstunden, weniger Stress in der Lohnwoche

"Wir sehen die meisten Effizienzgewinne mit euch, wenn der Kunde weiterhin machen kann, was er will, aber wir bekommen die Daten einheitlich."

Die Kanzlei konnte ihre Kapazitätsengpässe lösen, ohne zusätzliches Personal einzustellen.

Warum project b. für die Auslagerung?

Wenn Sie über Outsourcing nachdenken, sollten Sie project b. kennenlernen. Das Münchner Unternehmen bietet genau die Kombination aus Technologie und Service, die moderne Lohnabrechnung braucht.

RITA: KI, die Ihre Arbeit erleichtert

Die KI-Assistentin RITA liest eingehende Dokumente, extrahiert die relevanten Daten und prüft auf Plausibilität. Eine Krankmeldung, die früher 30 Minuten manueller Arbeit erforderte, ist in unter 5 Minuten erledigt.

Dabei gilt: RITA macht Vorschläge, Sie entscheiden. Die finale Freigabe liegt immer beim Menschen.

DATEV-Integration ohne Medienbrüche

project b. ersetzt DATEV nicht, sondern ergänzt es. Freigegebene Änderungen fließen direkt ins Lohnsystem. Keine doppelte Dateneingabe, keine Export-Import-Spielchen.

Mehr dazu lesen Sie im Artikel 10 Prozesse in der Lohnabrechnung, die KI heute schon übernimmt.

Zwei Optionen für Ihre Situation

Platform: Sie behalten die Kontrolle und nutzen die Software für Ihre eigene Abrechnung. Ideal für Kanzleien und Lohnbüros, die effizienter werden wollen.

Payroll by project b.: Komplett-Outsourcing durch ein Netzwerk erfahrener Lohnprofis. Ideal für Unternehmen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen.

Beide Optionen kombinieren technologische Effizienz mit menschlicher Expertise. Ausführliche Informationen finden Sie auf unserer Seite Payroll Outsourcing.

Sicherheit und Compliance

• ISO 27001:2022 zertifiziert

• DSGVO-konform, Server in Deutschland

• Investoren wie Lakestar (Spotify, Delivery Hero) und QED (Klarna) vertrauen auf project b.

Kein Risiko beim Start

• Setup in 30 Minuten

• Keine Mindestvertragslaufzeit

• Kostenlose Demo mit echten Daten

Sie müssen heute nichts entscheiden. Aber wenn Sie wissen wollen, wie moderne Lohnabrechnung aussieht: Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Fazit: Wann sollten Sie auslagern?

Lohnabrechnung auslagern ist keine Frage des Ob, sondern des Wann und Wie.

Auslagern macht Sinn, wenn:

• Sie mehr als 20 Mitarbeiter haben

• Ihre Lohnbuchhaltung regelmäßig überlastet ist

• Sie Schwierigkeiten haben, qualifiziertes Personal zu finden

• Sie wachsen wollen, ohne proportional mehr Personal einzustellen

• Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten

Der richtige Ansatz:

• Prüfen Sie verschiedene Modelle (klassisch vs. tech-enabled)

• Vergleichen Sie mindestens drei Anbieter

• Planen Sie ausreichend Zeit für die Umstellung

• Definieren Sie klare Prozesse

• Kommunizieren Sie mit Ihrem Team

Die Lohnabrechnung ist zu wichtig, um sie dem Zufall zu überlassen. Aber sie ist auch zu zeitintensiv, um sie ineffizient zu erledigen. Die richtige Balance finden Sie mit dem richtigen Partner.

Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Artikel Lohnabrechnung outsourcen: Kosten, Vorteile und Anbieter.