KI in der Entgeltabrechnung: Hype oder Hilfe?

Sie sitzen vor einem Stapel Krankmeldungen. Der Monatsabschluss ist in drei Tagen. Die neue Kollegin ist nach sechs Wochen schon wieder weg, weil ihr die Arbeit "zu kleinteilig" war. Und dann kommt jemand und erzählt Ihnen, dass KI alle Probleme lösen wird.

Verständlich, wenn Sie da erstmal abwinken.

Dieser Artikel ist für Sie geschrieben, wenn Sie zu den 67 Prozent der Lohnbuchhalter und Steuerberater gehören, die zwar von KI gehört haben, aber nicht genau wissen, was das für ihren Alltag bedeutet. Keine Marketing-Versprechen, keine Buzzwords. Stattdessen: konkrete Antworten auf die Fragen, die Sie wirklich beschäftigen.

Warum dieses Thema gerade jetzt alle beschäftigt

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache. Laut DIHK-Fachkräftereport können 42 Prozent der Unternehmen offene Stellen in der Buchhaltung längerfristig nicht besetzen. Eine Studie von SD Worx aus 2024 ergab: Zwei Drittel der befragten Führungskräfte erwägen bereits den KI-Einsatz in der Entgeltabrechnung.

Der Grund liegt auf der Hand. Die Anforderungen werden komplexer: neue Tarifverträge, geänderte Sozialversicherungsbeiträge, Mindestlohnerhöhungen. Gleichzeitig fehlen die Leute, die das alles abarbeiten könnten.

Was früher drei Mitarbeiter erledigt haben, lastet heute auf anderthalb Schultern. Die Fehlerquote steigt. Die Überstunden auch. Und der Frust sowieso.

In dieser Situation fällt das Wort "KI" immer häufiger. Nicht als Zukunftsmusik, sondern als möglicher Ausweg aus einem sehr realen Problem.

Was KI bei der Lohnabrechnung tatsächlich übernehmen kann

Vergessen Sie für einen Moment die Bilder von Robotern, die Menschen ersetzen. Die Realität sieht anders aus.

KI in der Entgeltabrechnung bedeutet: Software, die Muster erkennt, Daten validiert und Routineaufgaben automatisiert. Ein konkretes Beispiel: Eine Krankmeldung geht ein. Bisher haben Sie das Dokument geöffnet, die Daten manuell ins System eingetragen, die Lohnfortzahlung berechnet und die Meldung an die Krankenkasse vorbereitet. Zeitaufwand: etwa 30 Minuten.

Mit einem KI-gestützten System läuft das anders. Die Software erkennt das Dokument, extrahiert die relevanten Daten, prüft sie auf Plausibilität und erstellt die notwendigen Meldungen. Ihre Aufgabe: kurz drüberschauen und freigeben. Zeitaufwand: unter fünf Minuten.

Ähnlich funktioniert es bei:

• Bescheinigungen (Arbeitsbescheinigungen, Verdienstbescheinigungen)

• Stammdatenänderungen (neue Adresse, Bankverbindung, Steuerklasse)

• Reisekostenabrechnungen

• Vorbereitenden Meldungen an Sozialversicherungsträger

Die Fehlerquote sinkt dabei messbar. Während bei manueller Dateneingabe 3 bis 4 Prozent Fehler auftreten, liegt sie bei KI-gestützten Systemen bei unter 0,1 Prozent.

Was KI nicht kann

Hier wird es ehrlich. KI hat klare Grenzen:

Sonderfälle, die Ermessensspielraum erfordern, kann keine Software allein entscheiden. Ein Mitarbeiter fragt, ob seine Weiterbildung als Arbeitszeit gilt? Dafür braucht es menschliche Beurteilung. Ein komplizierter Scheidungsfall mit Unterhaltsansprüchen? Gleiches gilt.

Auch die Kommunikation mit Mitarbeitern bleibt menschlich. Wenn jemand Fragen zur Abrechnung hat, will er mit einer Person sprechen, nicht mit einem Chatbot.

Und schließlich: Die strategische Beratung der Geschäftsführung zu Vergütungsmodellen, Sozialleistungen oder Personalkosten. Das erfordert Erfahrung, Kontext und Fingerspitzengefühl.

Die Formel ist simpel: KI übernimmt das Repetitive. Sie kümmern sich um das, was Expertise braucht.

"Wird mein Job überflüssig?"

Die kurze Antwort: Nein. Die längere: Das Berufsbild verändert sich.

Die Fakten sprechen für sich. In Unternehmen, die bereits KI einsetzen, wurden bisher keine Stellen in der Lohnbuchhaltung gestrichen. Was passiert ist: Die Arbeit hat sich verschoben. Weniger Dateneingabe, mehr Qualitätssicherung. Weniger Routinearbeit, mehr Beratung.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständisches Unternehmen mit 350 Mitarbeitern hat auf ein KI-gestütztes Vorsystem umgestellt. Die zuständige Lohnbuchhalterin brauchte vorher vier Tage für den Monatsabschluss. Jetzt sind es sechs Stunden. Die restliche Zeit nutzt sie für Aufgaben, die vorher liegen blieben: Optimierung der betrieblichen Altersvorsorge, Beratung der Abteilungsleiter zu Bonusmodellen, Schulungen für neue Führungskräfte.

Ihr Kommentar: "Ich mache endlich das, wofür ich eigentlich ausgebildet wurde."

Die Bundesagentur für Arbeit prognostiziert für 2026 einen Wandel des Berufsbilds. Gesucht werden verstärkt "Digital Payroll Manager", die Fachwissen mit technologischem Verständnis kombinieren. Die Gehälter in diesem Bereich steigen.

DATEV und KI: Kein Entweder-Oder

Eine Frage, die regelmäßig auftaucht: "Was ist besser als DATEV?" 

Die Frage ist falsch gestellt. Moderne KI-Lösungen ersetzen DATEV nicht. Sie arbeiten davor.

Das Konzept nennt sich "Vorsystem". Es funktioniert so: Alle Daten aus dem Unternehmen, aus verschiedenen Quellen und Formaten, fließen zuerst in das KI-System. Dort werden sie geprüft, strukturiert und aufbereitet. Erst dann gehen sie an DATEV weiter, im richtigen Format, vollständig und validiert.

Für Steuerberater bedeutet das: Die Mandantendaten kommen nicht mehr als Excel-Chaos oder per E-Mail-Ping-Pong. Sie kommen sauber aufbereitet, mit dokumentierten Änderungen und klarer Herkunft.

Die DATEV selbst arbeitet an ähnlichen Ansätzen. Die Integration von KI-Vorsystemen in bestehende DATEV-Workflows ist heute technisch gelöst und zertifiziert.

Wer hinter project b. steht

Bevor Sie sich mit einem neuen Anbieter beschäftigen, wollen Sie wissen, wer dahintersteckt. Berechtigte Frage.

project b. wurde 2023 in München gegründet. Die beiden Gründer bringen völlig unterschiedliche, aber sich perfekt ergänzende Erfahrungen mit:

Stephan Weber ist ein echter Experte in der Lohnbuchhaltung. Als Head of Product bei PayFit hat er das deutsche Produkt für Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit aufgebaut. Seine Stationen bei PayFit France und Monite haben ihm gezeigt, wie komplex die deutsche Payroll-Landschaft wirklich ist. Nicht umsonst liegt Deutschland auf Rang zwei der Länder mit der höchsten Komplexität bei der Lohnabrechnung. Weber kennt die Schmerzpunkte aus erster Hand.

Aaron Hayos bringt die Silicon-Valley-Perspektive mit. Als VP Finance bei Homebound, einem schnell wachsenden US-Startup, hat er erlebt, was passiert, wenn Finanzprozesse nicht mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten. Seine Erfahrung aus der amerikanischen Startup- und Scaleup-Welt: Prozesse müssen von Anfang an skalierbar gedacht werden.

Die Kombination funktioniert: Weber versteht die Feinheiten der deutschen Lohnbuchhaltung bis ins Detail. Hayos weiß, wie man Technologie baut, die mit Unternehmen mitwächst. Gemeinsam haben sie zwei Jahre lang Software entwickelt, direkt eingebettet in Lohnbüros und Steuerkanzleien. Nicht im Hinterzimmer, sondern im Arbeitsalltag.

Im Oktober 2023 hat project b. eine Seed-Finanzierung abgeschlossen. Die Investoren:

• Lakestar (bekannt durch Investments in Spotify, Delivery Hero)

• QED Investors (Klarna, Credit Karma)

• Foundamental

• First Momentum Ventures

Diese Investoren prüfen hunderte Startups pro Jahr. Dass sie sich für ein Payroll-Tool entschieden haben, zeigt: Das Problem ist groß genug, die Lösung vielversprechend.

Drei Wege, sich dem Thema zu nähern

Sie müssen heute nichts entscheiden. Aber wenn Sie herausfinden möchten, ob KI in der Entgeltabrechnung für Sie relevant ist, gibt es unkomplizierte Möglichkeiten:

• Webinare: project b. bietet regelmäßig kostenlose Online-Sessions an. Keine Verkaufsveranstaltungen, sondern Einblicke in konkrete Anwendungsfälle. Was funktioniert? Was nicht? Welche Fehler machen andere? Eine Stunde, die Orientierung gibt.

• Persönliches Gespräch: Wenn Sie lieber konkret über Ihre Situation sprechen, können Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch buchen. 30 Minuten, in denen Sie Fragen stellen und einschätzen können, ob das Thema für Sie Priorität hat.

• Demo-Zugang: Für alle, die es praktisch mögen. Testen Sie die Plattform mit echten Daten und sehen Sie selbst, wie die Automatisierung im Alltag aussehen würde.

Alle drei Optionen sind kostenfrei. Kein Abo, keine versteckten Haken.

Fazit: Verstehen kommt vor Entscheiden

KI in der Entgeltabrechnung ist kein Hype, der wieder verschwindet. Die Technologie ist da, sie funktioniert, und sie wird von immer mehr Unternehmen eingesetzt.

Das bedeutet nicht, dass Sie morgen alles umstellen müssen. Aber es bedeutet, dass es sich lohnt, das Thema zu verstehen. Zu wissen, was möglich ist. Und dann zu entscheiden, ob und wann es für Sie relevant wird.

project b. bietet einen Einstieg, der nichts kostet außer etwas Zeit. Der Rest liegt bei Ihnen.

Quellen

• DIHK-Fachkräftereport 2023

• SD Worx Studie zur Entgeltabrechnung 2024

• Bundesagentur für Arbeit: Arbeitsmarktprognose 2026

• deutsche-startups.de: Project B Funding (Oktober 2023)