Lohnabrechnung ohne Fachkräfte? So hilft KI 2026

Laut einer aktuellen Studie des Bundesverbands der Personalmanager erhalten mittelständische Unternehmen durchschnittlich über 300 Bewerbungen pro Jahr für Positionen in der Lohnbuchhaltung, wobei weniger als 10% die erforderlichen Qualifikationen mitbringen. Diese ernüchternde Realität spiegelt sich auch im DIHK-Fachkräftereport 2023 wider: 42% der Unternehmen können offene Stellen in der Buchhaltung längerfristig nicht besetzen.

Die Folgen sind dramatisch: Überlastete Teams, steigende Fehlerquoten und verzögerte Abrechnungen. Besonders kleine und mittlere Unternehmen trifft es hart – sie konkurrieren mit Großkonzernen um die wenigen verfügbaren Fachkräfte. Dabei steigen die Anforderungen an die Lohnabrechnung stetig: Neue Tarifverträge, komplexere Arbeitszeitmodelle und ständig wechselnde gesetzliche Vorgaben erhöhen den Aufwand.

Doch während Personalabteilungen händeringend nach qualifizierten Mitarbeitern suchen, zeichnet sich eine alternative Lösung ab: Künstliche Intelligenz übernimmt bereits heute bis zu 70% der manuellen Routineaufgaben in der Lohnabrechnung. Moderne KI-Systeme validieren Daten, prüfen Plausibilitäten und erstellen standardisierte Auswertungen – und das rund um die Uhr, ohne Ermüdungserscheinungen oder Flüchtigkeitsfehler. Die entscheidende Frage lautet: Wie können Unternehmen diese Technologie nutzen, um den Fachkräftemangel zu kompensieren?

Aktuelle Situation: Fachkräftemangel in der Lohnabrechnung

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Im ersten Quartal 2023 blieben Stellen in der Lohnbuchhaltung durchschnittlich 187 Tage unbesetzt – ein historischer Höchststand. Die Bundesagentur für Arbeit verzeichnet aktuell 4.300 offene Stellen im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung, während nur 2.100 arbeitsuchende Fachkräfte zur Verfügung stehen.

Der finanzielle Schaden für Unternehmen ist erheblich. Eine Analyse der DATEV zeigt: Fehler in der Lohnabrechnung kosten deutsche Unternehmen jährlich durchschnittlich 27.000 Euro – Tendenz steigend. Besonders kritisch: Durch Überlastung der vorhandenen Mitarbeiter steigt die Fehlerquote um bis zu 40%.

Die Auswirkungen reichen weit über die reine Lohnabrechnung hinaus. HR-Abteilungen verschieben strategische Projekte, Digitalisierungsvorhaben stocken, und die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt messbar. Eine Umfrage des Bundesverbands der Personalmanager (BPM) zeigt: 67% der Personalabteilungen fühlen sich durch den Fachkräftemangel in ihrer Handlungsfähigkeit stark eingeschränkt.

Was KI in der Lohnabrechnung heute schon kann

Die Realität in der KI-gestützten Lohnabrechnung übertrifft bereits heute viele Erwartungen. Moderne Systeme wie project b. automatisieren nicht nur einzelne Arbeitsschritte, sondern übernehmen ganze Prozessketten. Ein Beispiel: Die automatische Verarbeitung von Krankmeldungen – von der digitalen Erfassung über die Berechnung der Lohnfortzahlung bis zur Erstellung der Meldung an die Krankenkasse. Was früher 30 Minuten manuelle Arbeit bedeutete, erledigt KI heute in Sekunden.

Eine detaillierte Übersicht der aktuellen KI-Prozesse in der Lohnabrechnung zeigt beeindruckende Effizienzgewinne. Besonders deutlich wird dies bei der Fehlerquote: Während Menschen bei der manuellen Dateneingabe durchschnittlich 3-4% Fehler machen, liegt die KI-Fehlerquote bei unter 0,1%. Gleichzeitig lernt das System kontinuierlich dazu – je länger es im Einsatz ist, desto präziser werden die Ergebnisse.

Besonders bemerkenswert ist die Fähigkeit moderner KI-Systeme, aus Ausnahmefällen zu lernen. Ein Beispiel aus der Praxis: Bei einem mittelständischen Unternehmen mit 500 Mitarbeitern reduzierte sich die Zeit für die monatliche Lohnabrechnung von früher vier Tagen auf heute sechs Stunden. Der zuständige Lohnbuchhalter konzentriert sich jetzt auf die Beratung von Führungskräften und die Optimierung von Vergütungsmodellen – Aufgaben, die echte Expertise erfordern und einen direkten Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

So implementieren Sie KI in Ihre Lohnabrechnung

Der Umstieg auf KI-gestützte Lohnabrechnung beginnt nicht mit Technologie, sondern mit einer sorgfältigen Analyse Ihrer bestehenden Prozesse. Erfassen Sie zunächst zwei Wochen lang den tatsächlichen Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben. Die Erfahrung zeigt: Meist werden 60-70% der Zeit für Routinearbeiten aufgewendet, die sich hervorragend automatisieren lassen. Lernen Sie, wie Sie KI in der Gehaltsabrechnung nutzen können, um genau diese Prozesse zu optimieren.

Die Implementation erfolgt dann in drei klar definierten Phasen:

1. Datenaufbereitung: Standardisierung der Eingabeformate, Bereinigung historischer Daten

2. Parallelbetrieb: KI-System läuft einen Monat parallel zur manuellen Abrechnung

3. Schrittweise Übernahme: Beginnend mit unkritischen Prozessen wie der Bescheinigungserstellung

Entscheidend für den Erfolg ist die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur in der Bedienung der neuen Tools, sondern erklären Sie auch die Vorteile: Mehr Zeit für komplexe Fälle, weniger Routinearbeit, geringere Fehlerquoten. Ein mittelständisches Unternehmen aus Stuttgart berichtet: Nach anfänglicher Skepsis wollte bereits nach zwei Monaten keiner mehr zum alten System zurück. Der Grund: Die Mitarbeiter konnten sich endlich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Planen Sie für die komplette Umstellung realistisch sechs bis acht Monate ein. Wichtig dabei: Behalten Sie die DATEV-Schnittstellen im Blick und klären Sie frühzeitig mit Ihrem Steuerberater, wie die neue Arbeitsweise seine Prozesse beeinflusst. Die Praxis zeigt: Moderne KI-Systeme wie project b. integrieren sich nahtlos in die bestehende Software-Landschaft und erfüllen alle rechtlichen Anforderungen an Datenschutz und Dokumentation.

Die richtige KI-Lösung finden

Die Auswahl der passenden KI-Lösung entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der Digitalisierung. Dabei gilt: Nicht das System mit den meisten Features gewinnt, sondern das, welches optimal zu Ihren spezifischen Anforderungen passt. Eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt: 64% der gescheiterten KI-Projekte in der Lohnbuchhaltung scheitern an mangelnder Kompatibilität mit bestehenden Systemen – nicht an der Technologie selbst.

Zentrale Auswahlkriterien sind:

• DATEV-Schnittstelle mit Zertifizierung

• Deutscher Support mit Expertise im Lohnsteuerrecht

• Nachgewiesene Datenschutz-Compliance (DSGVO)

• Referenzen aus vergleichbaren Unternehmen

• Skalierbare Preismodelle

Wie Sie systematisch die KI-Software für die Lohnbuchhaltung auswählen, hängt auch von Ihrer Unternehmensgröße ab. Während kleine Unternehmen bis 50 Mitarbeiter oft mit standardisierten Cloud-Lösungen gut bedient sind, benötigen mittlere und große Unternehmen meist individuelle Anpassungen. Ein Beispiel: Ein Maschinenbauer mit 250 Mitarbeitern suchte speziell nach einer Lösung, die komplexe Schichtzulagen automatisch berechnen kann. Mit project b. fand das Unternehmen eine Plattform, die genau diese Anforderung erfüllte und zusätzlich die Integration mit dem bestehenden Zeiterfassungssystem ermöglichte.

Achten Sie besonders auf versteckte Kosten: Neben den offensichtlichen Lizenzgebühren fallen oft Aufwände für Schulungen, Datenmigration und Systemanpassungen an. Eine transparente Gesamtkostenrechnung über 24 Monate sollte Teil jeder Auswahlentscheidung sein. Die gute Nachricht: Die Amortisation erfolgt bei den meisten Unternehmen bereits nach 8-12 Monaten durch eingesparte Personalkosten und vermiedene Fehler.

Zukunftsausblick 2026/2027: Payroll Trends und Prognosen für den Arbeitsmarkt

Die Entwicklung der Lohnabrechnung bis 2026 wird von drei wesentlichen Trends geprägt:

1. Vollautomatisierte Standardprozesse

• 90% aller Routineabrechnungen laufen ohne manuelle Eingriffe

• KI-gestützte Vorhersagemodelle erkennen Auffälligkeiten präventiv

• Echtzeit-Abrechnungen werden zum Standard

2. Neue Kompetenzprofile in der Lohnbuchhaltung

• Shift von Dateneingabe zu Prozesssteuerung und Analyse

• Steigende Nachfrage nach "Payroll Technology Consultants"

• Hybride Profile: Fachexpertise + digitale Kompetenzen

3. Technologische Integration

• Nahtlose Verbindung von Zeiterfassung, Personalmanagement und Lohnabrechnung

• Blockchain-basierte Lohnauszahlungen setzen sich durch

• KI-gestützte Compliance-Prüfung in Echtzeit

Die Bundesagentur für Arbeit prognostiziert für 2026 einen Wandel des Berufsbilds: Statt klassischer Lohnbuchhalter werden verstärkt "Digital Payroll Manager" gesucht. Diese kombinieren Fachwissen mit technologischem Verständnis und Projektmanagement-Skills.

Experten erwarten eine beschleunigte Konsolidierung des Marktes: Kleine Lohnbüros ohne digitale Expertise werden von größeren Anbietern übernommen. Gleichzeitig entstehen neue Geschäftsmodelle wie "Payroll-as-a-Service" und KI-gestützte Beratungsangebote.

Für Unternehmen bedeutet dies:

• Investitionen in Mitarbeiterqualifikation werden wichtiger

• Hybride Arbeitsmodelle setzen sich durch

• Stärkerer Fokus auf strategische Personalarbeit

Die DATEV prognostiziert, dass bis 2026 über 75% aller deutschen Unternehmen KI-gestützte Lohnabrechnungssysteme nutzen werden. Der Return on Investment verkürzt sich dabei auf durchschnittlich 6 Monate.

Fazit

Die Automatisierung der Lohnabrechnung ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Der Fachkräftemangel wird sich weiter verschärfen. Unternehmen, die jetzt in digitale Prozesse investieren, verschaffen sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Dabei gilt: Die Technologie ersetzt nicht den Menschen, sondern unterstützt ihn. Payroll-Experten können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, während Software-Roboter die Routinearbeit übernehmen. Der Einstieg muss nicht komplex sein - mit den richtigen Tools und einem schrittweisen Vorgehen lässt sich die Transformation erfolgreich meistern.

Quellen

• https://www.dihk.de/de/themen-und-positionen/fachkraefte/beschaeftigung/fachkraefteengpassanalyse-2023

• https://www.datev.de/web/de/aktuelles/datev-news/digitalisierung-der-lohnabrechnung-2023/

• https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Ki-Einsatz-Unternehmen-2023

• https://statistik.arbeitsagentur.de/DE/Statischer-Content/Statistiken/Fachstatistiken/Arbeitsmarkt-Arbeitgeber/Arbeitsmarkt-Engpassanalyse-2023

• https://www.bpm.de/sites/default/files/hr-trends-2023-studie.pdf

• https://www.arbeitsagentur.de/datei/arbeitsmarktprognose-2026_ba147950.pdf

• https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/das-unternehmen/datev-trends-2026/