Digitale Lohnabrechnung: So funktioniert sie in der Praxis

Jeden Monat das gleiche Bild: Lohnabrechnungen drucken, in Umschläge stecken, an Mitarbeiter verteilen. Bei 50 Mitarbeitern kostet das allein zwei bis drei Stunden. Dazu kommen Papier, Toner, Porto für externe Mitarbeiter und die Ablage in Aktenordnern, die irgendwann ganze Regale füllen.

Die digitale Lohnabrechnung macht diesen Prozess überflüssig. Statt auf Papier erhalten Ihre Mitarbeiter die Abrechnung als PDF in einem geschützten Online-Portal. Das spart Zeit, Kosten und Nerven. Und seit dem BAG-Urteil von 2025 ist auch die Rechtslage eindeutig: Digitale Lohnabrechnungen sind erlaubt, solange bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Dieser Artikel erklärt, was eine digitale Lohnabrechnung genau ist, ob sie Pflicht wird, welche Vorteile sie bringt und wie Sie die Umstellung in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Was ist eine digitale Lohnabrechnung?

Eine digitale Lohnabrechnung (auch elektronische Lohnabrechnung oder digitale Gehaltsabrechnung) ist die Bereitstellung der monatlichen Entgeltabrechnung in elektronischer Form. In der Praxis bedeutet das: Ihre Mitarbeiter erhalten die Abrechnung nicht mehr auf Papier, sondern als PDF-Dokument in einem geschützten Online-Portal oder per verschlüsselter E-Mail.

Abgrenzung: Was zählt als “digital”?

Nicht jede elektronische Übermittlung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Hier die Unterschiede:

Der entscheidende Punkt: Die Textform nach § 126b BGB muss gewahrt sein. Das bedeutet, die Abrechnung muss als dauerhaft abrufbares Dokument verfügbar sein, nicht nur als flüchtige Bildschirmanzeige.

Unterschied zu DATEV Arbeitnehmer Online

Viele Unternehmen nutzen bereits DATEV Arbeitnehmer Online, um Lohnabrechnungen digital bereitzustellen. Das ist eine bewährte Lösung, deckt aber nur einen Teilbereich ab: die Verteilung der fertigen Abrechnung. Die vorbereitenden Prozesse (Datenerfassung, Krankmeldungen, Änderungsmitteilungen) laufen oft weiterhin über E-Mail und Papier.

Ist die digitale Lohnabrechnung Pflicht?

Diese Frage beschäftigt viele Arbeitgeber. Die Antwort: Nein, eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Lohnabrechnung gibt es 2026 nicht. Aber die Rechtslage hat sich deutlich zugunsten der digitalen Variante verschoben.

Die Rechtslage nach § 108 GewO

Nach § 108 Abs. 1 GewO ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Textform (§ 126b BGB) verlangt keine Unterschrift und kein Papier. Ein PDF-Dokument in einem Online-Portal erfüllt diese Anforderung.

Das BAG-Urteil 2025: Klarheit für Arbeitgeber

Das Bundesarbeitsgericht hat 2025 entschieden (Az. 9 AZR 487/24): Die Bereitstellung von Entgeltabrechnungen in einem digitalen Mitarbeiterpostfach wahrt die Textform nach § 108 GewO. Damit ist die digitale Lohnabrechnung offiziell rechtssicher.

Wichtige Details aus dem Urteil:

• Holschuld des Arbeitnehmers: Der Arbeitgeber muss die Abrechnung bereitstellen, nicht sicherstellen, dass der Arbeitnehmer sie herunterlädt.

• Kein Anspruch auf Papier: Arbeitnehmer können grundsätzlich nicht auf einer Papierabrechnung bestehen, wenn ein digitaler Zugang gewährleistet ist.

• Zugänglichkeit: Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass auch Mitarbeiter ohne privaten PC die Abrechnung im Betrieb einsehen und ausdrucken können.

Wann brauchen Sie die Zustimmung der Mitarbeiter?

Die Zustimmung ist ein wichtiger Punkt, den viele Unternehmen übersehen. Das LAG Hamm hat 2021 entschieden: Die bloße Möglichkeit des Abrufs einer digitalen Lohnabrechnung genügt nicht. Der Arbeitnehmer muss ausdrücklich oder konkludent einverstanden sein.

In der Praxis bedeutet das:

• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter schriftlich über die Umstellung

• Lassen Sie sich die Einwilligung zur elektronischen Zustellung bestätigen

• Bieten Sie eine Alternative für Mitarbeiter, die keinen digitalen Zugang haben

• Verankern Sie die Regelung im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung

Vorteile der digitalen Lohnabrechnung

Die Umstellung auf digitale Lohnabrechnungen rechnet sich schnell. Die Vorteile betreffen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen.

Vorteile für Arbeitgeber

Vorteile für Arbeitnehmer

• Zugang von überall: Die Abrechnung ist jederzeit abrufbar, auch im Homeoffice oder unterwegs.

• Sicheres Archiv: Alle Abrechnungen an einem Ort, chronologisch sortiert, durchsuchbar.

• Keine verlorenen Dokumente: Wer seine Papierabrechnung verliert, muss beim Arbeitgeber eine Kopie anfordern. Digital ist das kein Thema.

• Schnelle Weiterleitung: Für Mietanträge, Kreditanfragen oder Behördengänge kann die Abrechnung direkt als PDF weitergeleitet werden.

Konkret: Was spart die Umstellung?

Ein mittelständisches Unternehmen mit 80 Mitarbeitern hat vor der Umstellung jeden Monat rund vier Stunden für Druck, Kuvertierung und Verteilung der Lohnabrechnungen aufgewendet. Dazu kamen monatlich etwa 60 EUR für Papier, Toner und Porto. Nach der Einführung eines digitalen Mitarbeiterportals fielen diese Kosten komplett weg. Hochgerechnet auf ein Jahr: 48 Arbeitsstunden und 720 EUR Materialkosten eingespart.

Noch größer ist der Effekt bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder hohem Homeoffice-Anteil. Hier entfällt nicht nur der Druck, sondern auch der Versand per Post, der bei externen Mitarbeitern schnell 2 bis 3 EUR pro Brief kostet.

Was die digitale Lohnabrechnung nicht löst

Ehrlichkeit ist wichtig: Die digitale Bereitstellung der fertigen Abrechnung ist nur der letzte Schritt in der Kette. Die wirklichen Zeitfresser sitzen vorher: unstrukturierte Daten von Mandanten, E-Mail-Ping-Pong bei Rückfragen, manuelle Dateneingabe in die Abrechnungssoftware.

“Ich hab eine Email Flut, bis zu 70 Mails am Tag. Ich sortiere die dann mit Fähnchen in Outlook. Das kostet alles viel Zeit und Kapazität.” (Lohnbuchhalter, Kundengespräch project b.)

Wenn Sie wirklich Zeit sparen wollen, müssen Sie den gesamten Prozess digitalisieren: von der Datenerfassung über die Vorerfassung bis zur Abrechnung und Verteilung.

Lohnabrechnung digitalisieren: Schritt für Schritt

Die Umstellung muss nicht auf einen Schlag passieren. Die meisten Unternehmen gehen schrittweise vor.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Bevor Sie umstellen, analysieren Sie den Status quo:

• Wie läuft die Lohnabrechnung aktuell? (Inhouse, Steuerberater, Lohnbüro?)

• Wie werden Abrechnungen aktuell zugestellt? (Papier, E-Mail, Portal?)

• Welche Software wird verwendet? (DATEV, Lexware, Sage?)

• Wie viele Mitarbeiter haben keinen regelmäßigen Computerzugang?

Schritt 2: Software auswählen oder vorhandene nutzen

Wenn Sie bereits DATEV nutzen, ist DATEV Arbeitnehmer Online der naheliegendste Weg. Für Unternehmen, die mehr wollen als nur die Verteilung, gibt es Plattformen, die den gesamten Prozess abdecken.

Schritt 3: Mitarbeiter informieren und Einwilligung einholen

Erstellen Sie ein Informationsschreiben, das folgende Punkte abdeckt:

• Was sich ändert (und was nicht)

• Wie der Zugang zum Portal funktioniert

• Dass eine Einwilligung erforderlich ist

• Welche Alternativen es für Mitarbeiter ohne Computerzugang gibt

• Ab welchem Datum die Umstellung gilt

Geben Sie Ihren Mitarbeitern mindestens vier Wochen Vorlaufzeit.

Schritt 4: Testphase mit einer Abteilung

Starten Sie nicht mit dem gesamten Unternehmen. Wählen Sie eine Abteilung mit digital-affinen Mitarbeitern für einen Testlauf über zwei bis drei Monate. Sammeln Sie Feedback und passen Sie den Prozess an.

Schritt 5: Rollout und Parallelbetrieb

Führen Sie die digitale Abrechnung unternehmensweit ein, aber bieten Sie in den ersten drei Monaten parallel noch Papierabrechnungen an. Das gibt Ihren Mitarbeitern Zeit, sich an den neuen Prozess zu gewöhnen.

Erfahrungsgemäß liegt die Akzeptanzrate nach drei Monaten bei über 90 %. Die verbleibenden Mitarbeiter sind meist Personen ohne regelmäßigen Computerzugang. Für diese Gruppe können Sie einen Ausdruck-Service im Betrieb einrichten: Die Abrechnung wird digital erstellt, aber an einem Terminal im Pausenraum oder Büro zum Ausdrucken bereitgestellt.

Schritt 6: Integration mit vorbereitenden Prozessen

Der größte Hebel liegt nicht in der Verteilung der Abrechnung, sondern in der Vorbereitung. Prüfen Sie, ob Sie auch diese Prozesse digitalisieren können:

• Krankmeldungen: Statt per E-Mail oder Scan direkt über ein Self-Service-Portal

• Stammdatenänderungen: Mitarbeiter pflegen Adresse, Bankverbindung und Steuerklasse selbst

• Urlaubsanträge: Digitaler Workflow statt Papierformular

• Onboarding: Neue Mitarbeiter erfassen ihre Daten selbst über ein Portal

Plattformen wie project b. decken genau diese vorbereitenden Prozesse ab. Die KI-Assistentin RITA strukturiert eingehende Daten automatisch, prüft auf Plausibilität und bereitet die Informationen so auf, dass sie direkt in das Abrechnungssystem fließen. Das spart nicht drei Stunden bei der Verteilung, sondern 70 % der gesamten Bearbeitungszeit.

Software und Anbieter im Vergleich

Die richtige Software hängt davon ab, ob Sie nur die Verteilung oder den gesamten Prozess digitalisieren wollen.

Vergleichstabelle: Digitale Lohnabrechnung

Worauf Sie achten sollten

• DATEV-Schnittstelle: Wenn Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet, brauchen Sie eine nahtlose Integration. Medienbrüche zwischen Portal und Abrechnungssystem kosten mehr Zeit als sie sparen.

• Self-Service-Funktionen: Können Ihre Mitarbeiter Stammdaten, Abwesenheiten und Dokumente selbst pflegen?

• Automatische Datenerfassung: Erkennt die Software Dokumente (Krankmeldungen, Bescheinigungen) automatisch, oder muss alles manuell eingegeben werden?

• DSGVO-Konformität: Wo werden die Daten gespeichert? Gibt es ein Rechte- und Rollenkonzept?

• Mobile Nutzung: Haben Ihre Mitarbeiter auch per Smartphone Zugang?

DATEV als Standard in deutschen Kanzleien

Die meisten Steuerberater in Deutschland arbeiten mit DATEV. Wenn Sie die Lohnabrechnung über Ihren Steuerberater abwickeln, ist DATEV Arbeitnehmer Online der einfachste Einstieg in die digitale Verteilung. Für die vorbereitenden Prozesse (Datenerfassung, Kommunikation mit Mandanten) brauchen Sie aber ein ergänzendes System.

“Wir haben unsere eigene Software für die Mandanten, aber sie nutzen sie nicht und schicken die Daten weiterhin per Mail.” (Lohnbuchhalter, Kundengespräch project b.)

Genau hier setzen Vorsysteme an. Sie fungieren als intelligente Schicht zwischen Ihren Mitarbeitern (oder Mandanten) und dem Abrechnungssystem. Die Daten werden strukturiert, geprüft und dann direkt an DATEV, Agenda oder SPS übergeben.

Datenschutz und DSGVO bei digitaler Lohnabrechnung

Lohnabrechnungen enthalten hochsensible personenbezogene Daten: Name, Adresse, Gehalt, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Krankheitszeiten. Der Schutz dieser Daten ist nicht optional, sondern gesetzlich vorgeschrieben.

DSGVO-Anforderungen

Aufbewahrungspflichten

Auch digital gilt: Lohnunterlagen müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Für Unterlagen, die für die Betriebsprüfung der Rentenversicherung relevant sind (Beitragsnachweise, Entgeltunterlagen), beträgt die Frist zehn Jahre. Stellen Sie sicher, dass Ihr System automatische Löschfristen unterstützt.

Zertifizierungen als Qualitätsmerkmal

Achten Sie bei der Anbieterauswahl auf Zertifizierungen:

• ISO 27001:2022: Internationaler Standard für Informationssicherheit

• SOC 2: Standard für Cloud-Dienstleister

• DSGVO-Konformität: Keine Datenverarbeitung außerhalb der EU

project b. ist beispielsweise ISO 27001:2022 zertifiziert und verarbeitet alle Daten DSGVO-konform auf deutschen Servern.

Der nächste Schritt

Die digitale Lohnabrechnung ist kein Projekt, das Sie in einer Woche abschließen. Aber der Einstieg kann klein sein: Starten Sie mit der Verteilung über ein bestehendes Portal, holen Sie Feedback ein, und erweitern Sie dann schrittweise.

Wenn Sie nicht nur die Verteilung, sondern den gesamten Lohnprozess digitalisieren wollen, bietet project b. eine kostenlose Erstberatung an. 30 Minuten, unverbindlich. Sie erfahren, wo Ihre größten Zeitfresser sitzen und welche Prozesse sich am schnellsten automatisieren lassen.

Quellen: BAG-Urteil zu digitalen Entgeltabrechnungen, Az. 9 AZR 487/24, LAG Hamm, Az. 2 Sa 179/21, § 108 GewO, Haufe: Kein Anspruch auf Papier