Aktivrente 2026: Was Lohnbüros und HR-Abteilungen jetzt vorbereiten müssen

Der Fachkräftemangel in Deutschland spitzt sich zu. 400.000 offene Stellen können laut DIHK nicht besetzt werden. Die Bundesregierung hat reagiert: Mit der Aktivrente erhalten erwerbstätige Rentner ab Januar 2026 einen Freibetrag von bis zu 2.000 Euro monatlich auf ihr Arbeitsentgelt.

Für Lohnbüros und HR-Abteilungen bedeutet das: neue Abrechnungslogik, neue Dokumentationspflichten, neue Beratungsgespräche mit Mandanten und Mitarbeitenden. Dieser Artikel erklärt, was sich konkret ändert. Und wie Sie die Umstellung meistern.

Was ist die Aktivrente?

Die Aktivrente ist ein steuerlicher Freibetrag für Rentner, die neben ihrer Rente weiterarbeiten. Sie ersetzt die bisherige Hinzuverdienstgrenze und soll Erwerbstätigkeit im Rentenalter attraktiver machen.

Die wichtigsten Fakten

Wer profitiert?

Der Freibetrag gilt für Bezieher einer Regelaltersrente, die weiterhin erwerbstätig sind. Konkret betrifft das:

• Rentner in Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung

• Rentner mit geringfügiger Beschäftigung (Minijob)

• Selbstständige Rentner mit Einkünften aus Gewerbebetrieb

Nicht betroffen sind Frührentner vor Erreichen der Regelaltersgrenze sowie Erwerbsminderungsrentner.

Warum die Aktivrente jetzt kommt

Die Zahlen sprechen für sich: Laut Statistischem Bundesamt waren 2024 bereits 1,3 Millionen Menschen über 65 Jahren erwerbstätig. Tendenz steigend. Gleichzeitig gehen die geburtenstarken Jahrgänge in Rente. Die Lücke wächst.

Der demografische Druck

Der Arbeitsmarkt steht vor einem strukturellen Problem:

• 2025-2035: Die Babyboomer-Generation (1955-1969) erreicht das Rentenalter

• Bis 2035: Rund 4 Millionen Erwerbstätige weniger als heute

• Jetzt schon: 400.000 unbesetzte Stellen laut DIHK-Fachkräftereport

Die Aktivrente ist ein Baustein, um erfahrene Fachkräfte länger im Arbeitsmarkt zu halten.

Was Unternehmen davon haben

Für Arbeitgeber wird es attraktiver, Rentner zu beschäftigen oder über die Regelaltersgrenze hinaus zu halten:

1. Geringere Lohnnebenkosten: Keine Beiträge zur Arbeitslosenversicherung

2. Steuerliche Entlastung: Der Freibetrag macht Bruttolohn-Erhöhungen günstiger

3. Know-how bleibt: Erfahrene Mitarbeiter gehen nicht von heute auf morgen

Was sich in der Lohnabrechnung ändert

Die technische Umsetzung der Aktivrente erfordert Anpassungen in drei Bereichen: Stammdaten, Berechnung und Dokumentation.

1. Stammdatenpflege

Bevor der Freibetrag angewendet werden kann, müssen Sie wissen, wer anspruchsberechtigt ist:

Zu erfassen: - Geburtsdatum (zur Prüfung der Regelaltersgrenze) - Rentenbezug (ja/nein) - Art der Rente (Regelaltersrente vs. Frührente vs. Erwerbsminderung) - Rentenbescheid oder Nachweis der Rentenversicherung

Herausforderung: Viele Unternehmen wissen gar nicht, welche Mitarbeitenden bereits Rente beziehen. Das Geburtsdatum allein reicht nicht aus. Der Rentenbezug muss aktiv abgefragt und dokumentiert werden.

2. Freibetrag-Berechnung

Der Aktivrenten-Freibetrag wird monatlich auf das steuerpflichtige Arbeitsentgelt angerechnet:

Berechnungslogik:

Bruttolohn:                    3.500 €
- Aktivrenten-Freibetrag:      -2.000 €
= Steuerpflichtiges Entgelt:    1.500 €

Wichtig: Der Freibetrag kann nicht ins Minus führen. Bei einem Bruttolohn von 1.500 Euro wird nur dieser Betrag als Freibetrag angesetzt, nicht 2.000 Euro.

Jahresbetrachtung: Der Freibetrag beträgt maximal 24.000 Euro pro Jahr. Bei unterjährigem Beschäftigungsbeginn oder -ende erfolgt eine anteilige Berechnung.

3. Dokumentation und Nachweispflicht

Für die Lohnsteuer-Außenprüfung müssen Sie nachweisen können:

• Wer den Freibetrag erhalten hat

• Auf welcher Grundlage (Rentenbescheid)

• In welcher Höhe (monatlich und kumuliert)

Empfehlung: Legen Sie eine separate Dokumentation an, die folgende Felder enthält: - Mitarbeiter-ID - Datum Rentenbeginn - Nachweis-Typ und Eingangsdatum - Monatlicher Freibetrag - Kumulierter Jahresfreibetrag

Zeitplan: Wann Sie was tun sollten

Die Aktivrente tritt zum 1. Januar 2026 in Kraft. Der Vorbereitungsaufwand sollte nicht unterschätzt werden.

Sofort (Januar 2026)

• Bestandsaufnahme: Welche Mitarbeitenden sind über 65? Wer bezieht bereits Rente?

• Abfrage starten: Schriftliche Abfrage an potenziell Betroffene

• Software prüfen: Kann Ihr Lohnsystem den Freibetrag abbilden?

Februar-März 2026

• Nachweise sammeln: Rentenbescheide oder Bestätigungen der DRV einfordern

• Stammdaten pflegen: Rentenbezug und -art im System hinterlegen

• Testläufe: Probeabrechnungen mit Freibetrag-Anwendung

Ab April 2026

• Regelbetrieb: Freibetrag wird automatisch berücksichtigt

• Monitoring: Jahresfreibetrag im Blick behalten (24.000 €-Grenze)

• Beratung: Mandanten und Mitarbeitende über Auswirkungen informieren

Typische Fragen aus der Praxis

In Gesprächen mit Lohnbüros und HR-Abteilungen tauchen immer wieder dieselben Fragen auf:

“Wie erkenne ich, wer berechtigt ist?”

Das Alter allein reicht nicht. Ein 67-Jähriger kann Frührentner mit Abzügen sein. Dann wäre er nicht berechtigt. Oder er arbeitet weiter, ohne Rente zu beziehen. Dann gibt es keinen Freibetrag.

Lösung: Aktive Abfrage mit drei Fragen: 1. Beziehen Sie eine Altersrente? 2. Wenn ja: Handelt es sich um eine Regelaltersrente (ohne Abzüge)? 3. Können Sie einen Rentenbescheid oder eine DRV-Bestätigung vorlegen?

“Was passiert bei mehreren Arbeitgebern?”

Der Freibetrag von 2.000 Euro gilt insgesamt, nicht pro Arbeitgeber. Bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen muss der Arbeitnehmer eine Aufteilung vornehmen.

In der Praxis: Der Arbeitnehmer teilt dem Hauptarbeitgeber mit, welchen Anteil des Freibetrags er dort in Anspruch nehmen möchte. Die übrigen Arbeitgeber erhalten den Rest. Oder keinen Freibetrag.

“Muss ich den Freibetrag automatisch anwenden?”

Nein. Der Arbeitnehmer muss den Freibetrag beantragen und einen Nachweis vorlegen. Ohne Nachweis keine Anwendung. So schützen Sie sich vor Fehlern.

So hilft KI bei der Aktivrenten-Umsetzung

Die größte Herausforderung bei der Aktivrente ist nicht die Berechnung. Die ist simpel. Die Herausforderung liegt in der Identifikation der Berechtigten und der lückenlosen Dokumentation.

Automatische Erkennung von Berechtigten

Moderne KI-Systeme wie RITA können Stammdaten systematisch auswerten:

• Altersscreening: Automatische Identifikation aller Mitarbeitenden über 65

• Dokumentenanalyse: Rentenbescheide werden erkannt und ausgewertet

• Plausibilitätsprüfung: System meldet Unstimmigkeiten (z.B. Alter 68, aber kein Rentenbezug hinterlegt)

Beispiel: Ein Lohnbüro mit 500 Mandanten und 3.000 Mitarbeitenden müsste manuell jeden Einzelnen prüfen. Mit KI-Unterstützung wird eine Liste der potenziell Berechtigten in Minuten erstellt. Statt in Tagen.

Dokumentenverarbeitung ohne Abtippen

Rentenbescheide kommen in verschiedenen Formaten: per Post eingescannt, als PDF, manchmal als Foto vom Handy. KI-gestützte Dokumentenverarbeitung extrahiert die relevanten Daten:

• Rentenart (Regelaltersrente ja/nein)

• Rentenbeginn

• Versicherungsnummer

Diese Daten fließen direkt in die Stammdaten. Ohne manuelle Eingabe, ohne Tippfehler.

Freibetrag-Monitoring über das Jahr

Der Jahresfreibetrag von 24.000 Euro muss überwacht werden. Bei Mitarbeitenden mit schwankendem Einkommen (z.B. Provisionen, Überstunden) kann der Freibetrag schneller ausgeschöpft sein als gedacht.

KI-Unterstützung: - Automatische Warnung bei Annäherung an die 24.000 €-Grenze - Prognose basierend auf bisherigem Jahresverlauf - Hinweis an Sachbearbeiter, wenn manueller Eingriff nötig wird

Revisionssichere Dokumentation

Jede Freibetrag-Anwendung wird automatisch protokolliert:

• Wer hat wann welchen Freibetrag erhalten?

• Auf welcher Nachweisgrundlage?

• Wer hat die Freigabe erteilt?

Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung können Sie diese Daten auf Knopfdruck vorlegen. Ohne Aktenordner zu wälzen.

Checkliste: Aktivrente 2026 umsetzen

Nutzen Sie diese Checkliste für Ihre Mandanten oder Ihr Unternehmen:

Stammdaten

• Alle Mitarbeitenden über 65 Jahren identifiziert

• Rentenbezug abgefragt (ja/nein/welche Art)

• Nachweise (Rentenbescheid) eingefordert und abgelegt

• Stammdaten im Lohnsystem ergänzt

Prozesse

• Berechnungslogik im Lohnsystem geprüft/eingerichtet

• Dokumentationsablage definiert (digital empfohlen)

• Zuständigkeit für Freibetrag-Verwaltung geklärt

• Eskalationsprozess bei Unklarheiten festgelegt

Kommunikation

• Mandanten/Führungskräfte über Aktivrente informiert

• Betroffene Mitarbeitende angeschrieben

• FAQ für Rückfragen vorbereitet

Qualitätssicherung

• Testabrechnung mit Freibetrag durchgeführt

• Jahresfreibetrag-Monitoring eingerichtet

• Prüfpunkte für Lohnsteuer-Außenprüfung definiert

Fazit: Vorbereitung zahlt sich aus

Die Aktivrente ist keine Revolution. Aber sie erfordert saubere Prozesse. Wer jetzt die Stammdaten pflegt, Nachweise einsammelt und die Dokumentation vorbereitet, spart sich im laufenden Jahr viel Ärger.

Für Lohnbüros mit vielen Mandanten oder HR-Abteilungen mit vielen Rentnern lohnt sich der Blick auf KI-gestützte Tools. Sie nehmen die Fleißarbeit ab: Berechtigte identifizieren, Dokumente auswerten, Freibeträge überwachen.

Das Ergebnis: Mehr Zeit für Beratung. Weniger Risiko bei der Prüfung. Und zufriedene Mandanten, die pünktlich ihre korrekten Abrechnungen bekommen.

Nächste Schritte

Sie möchten wissen, wie KI-gestützte Lohnabrechnung bei der Aktivrenten-Umsetzung konkret aussieht?

Drei Optionen, alle kostenfrei:

1. Webinar ansehen: In 30 Minuten zeigen wir, wie RITA Stammdaten prüft und Dokumente verarbeitet

2. Beratungsgespräch buchen: 30 Minuten, unverbindlich. Ihre Fragen, unsere Antworten

3. Demo-Zugang testen: project b. mit echten Testdaten ausprobieren

Sie müssen heute nichts entscheiden. Aber wissen, was möglich ist, schadet nie.

Mehr erfahren auf project-b.dev

Dieser Artikel wurde im Januar 2026 veröffentlicht und entspricht dem aktuellen Rechtsstand. Bei konkreten steuerlichen Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.