Wie ein KI-Layer in der Gehaltsabrechnung funktioniert

Die Gehaltsabrechnung in deutschen Unternehmen ist längst digitalisiert. DATEV, Sage und Lexware verarbeiten Millionen von Abrechnungen jeden Monat. Trotzdem verbringen Personalabteilungen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit manueller Dateneingabe. Das Paradox: Die eigentliche Berechnung läuft automatisch, aber der Weg der Daten ins System bleibt Handarbeit.

Ein KI-Layer löst dieses Problem. Er fungiert als intelligente Schicht zwischen Mitarbeitern, HR-Systemen und der Abrechnungssoftware. Statt Daten manuell zu übertragen, interpretiert der KI-Layer eingehende Informationen und leitet sie strukturiert weiter.

Die Realität: Bewährte Systeme mit manuellem Aufwand

DATEV LODAS und Lohn und Gehalt dominieren den deutschen Markt für Gehaltsabrechnungssoftware. Daneben setzen viele Unternehmen auf Sage oder Lexware. Diese Systeme sind ausgereift, rechtssicher und werden kontinuierlich an neue gesetzliche Anforderungen angepasst.

Die Herausforderung liegt nicht in der Software selbst. Sie liegt im Prozess davor. Bevor DATEV eine Abrechnung erstellen kann, müssen sämtliche relevanten Daten im System vorliegen: Arbeitszeiten, Krankmeldungen, Urlaubstage, Änderungen bei Bankverbindungen oder Steuerklassen. Diese Informationen erreichen die Personalabteilung über verschiedene Kanäle: per E-Mail, über HR-Portale, als Scan oder telefonisch.

System of Record: Das Fundament bleibt bestehen

DATEV und vergleichbare Lösungen sind sogenannte Systems of Record. Sie bilden die verbindliche Datenbasis für alle abrechnungsrelevanten Vorgänge. Jede Buchung, jede Berechnung, jeder Nachweis läuft über dieses System. Rechtliche Anforderungen wie die GoBD-konforme Archivierung sind hier implementiert. Eine Ablösung dieser Systeme steht für die meisten Unternehmen nicht zur Debatte. Einen Überblick über die Anbindungsmöglichkeiten an DATEV bietet project b. in ihrer DATEV-Dokumentation.

Das Problem der manuellen Dateneingabe

Der Engpass entsteht bei der Dateneingabe. Ein Mitarbeiter teilt per E-Mail mit, dass sich seine Bankverbindung geändert hat. Die Personalabteilung muss diese Information manuell in DATEV übertragen. Gleiches gilt für Krankmeldungen, Arbeitszeitänderungen oder neue Mitarbeiter.

Bei größeren Unternehmen summiert sich dieser Aufwand erheblich. Jede manuelle Eingabe birgt zudem Fehlerrisiken: Zahlendreher bei der IBAN, falsch übernommene Datumsangaben, vergessene Änderungen. Die Korrektur solcher Fehler kostet zusätzliche Zeit und kann im schlimmsten Fall zu falschen Abrechnungen führen.

System of Engagement: Die neue Interaktionsschicht

Hier setzt das Konzept des System of Engagement an. Während das System of Record die Datenhoheit behält, übernimmt das System of Engagement die Interaktion mit Nutzern. Es nimmt Anfragen entgegen, verarbeitet sie und leitet die strukturierten Daten an das Kernsystem weiter. Gartner beschreibt diese Architektur als Ergänzung bestehender Systeme, nicht als Ersatz.

Ein KI-Layer ist ein solches System of Engagement. Er versteht natürliche Sprache, erkennt Zusammenhänge und kann mit verschiedenen Datenquellen umgehen. Das Fraunhofer IAO beschreibt, wie KI-Systeme bestehende Unternehmenssoftware verstärken, anstatt sie zu ersetzen.

Wie der KI-Layer funktioniert

Der KI-Layer arbeitet als Vermittler. Er empfängt Daten aus unterschiedlichen Quellen und übersetzt sie in das Format, das das Abrechnungssystem benötigt. Der Ablauf folgt einem klaren Muster:

1. Dateneingang: Eine Information erreicht das System, etwa per E-Mail, Formular oder App.

2. Interpretation: Der KI-Layer analysiert den Inhalt und erkennt, um welche Art von Änderung es sich handelt.

3. Validierung: Das System prüft, ob alle notwendigen Informationen vorliegen und plausibel sind.

4. Strukturierung: Die Daten werden in das erforderliche Format gebracht.

5. Übertragung: Der KI-Layer leitet die strukturierten Daten an DATEV, Sage oder das jeweilige Zielsystem weiter.

6. Bestätigung: Mitarbeiter und Personalabteilung erhalten eine Rückmeldung über den Verarbeitungsstatus.

Praktisches Beispiel: Änderung der Bankverbindung

Ein Mitarbeiter wechselt seine Bank. Bisher lief der Prozess so: E-Mail an die Personalabteilung schreiben, auf Bearbeitung warten, hoffen dass keine Fehler passieren. Mit einem KI-Layer ändert sich der Ablauf grundlegend.

Der Mitarbeiter gibt die neue IBAN in einer App ein oder teilt sie per Sprachnachricht mit. Der KI-Layer erkennt automatisch, dass es sich um eine Bankverbindungsänderung handelt. Er validiert die IBAN auf formale Korrektheit, ordnet die Änderung dem richtigen Mitarbeiterdatensatz zu und überträgt sie ins Abrechnungssystem. Die Personalabteilung erhält eine Benachrichtigung zur Freigabe, der Mitarbeiter eine Bestätigung.

Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter

Die Einführung eines KI-Layers reduziert den manuellen Aufwand in der Personalabteilung deutlich. Routineaufgaben wie das Übertragen von Stammdaten entfallen. Die Fehlerquote sinkt, weil weniger manuelle Eingaben erfolgen. Mitarbeiter profitieren von schnelleren Bearbeitungszeiten und direktem Feedback. KPMG zeigt in einer Studie, wie KI-Anwendungen im Personalwesen Effizienzgewinne ermöglichen und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

Gleichzeitig bleibt das bewährte Abrechnungssystem unangetastet. Unternehmen müssen weder DATEV noch Sage ablösen. Der KI-Layer dockt an die bestehende Infrastruktur an und erweitert sie um eine intelligente Eingabeschicht.

project b. als KI-Layer für bestehende Abrechnungssysteme

project b. ist ein Beispiel für einen solchen KI-Layer in der Praxis. Die Plattform verbindet sich mit DATEV, Sage, Lexware und anderen Abrechnungssystemen, ohne deren Funktionsweise zu verändern. Mitarbeiter erfassen Daten über eine zentrale Oberfläche: Stammdatenänderungen, Arbeitszeitnachweise, Krankmeldungen oder Reisekostenabrechnungen. Die integrierte KI-Assistenz RITA unterstützt bei der Eingabe, erkennt Unstimmigkeiten und beantwortet Rückfragen direkt im System.

Der Datenfluss läuft automatisiert. Eingaben werden validiert, in das jeweilige Zielformat übersetzt und an das Abrechnungssystem übergeben. Für DATEV-Anwender bedeutet das: Die gewohnte Software bleibt das führende System, während project b. den gesamten Prozess davor vereinfacht. Digitale Personalakten, Lohnzettelverteilung und Änderungsprotokolle sind zentral verfügbar. Steuerkanzleien, die für mehrere Mandanten abrechnen, reduzieren so den Abstimmungsaufwand erheblich.

Fazit

Ein KI-Layer in der Gehaltsabrechnung ersetzt keine bestehenden Systeme. Er macht sie zugänglicher. Die eigentliche Rechenarbeit bleibt bei DATEV, Sage oder Lexware. Der KI-Layer übernimmt die Aufgabe, Daten aus der realen Welt in diese Systeme zu bringen, ohne dass Menschen als Übersetzer fungieren müssen.

Für Unternehmen bedeutet das: weniger Routinearbeit, weniger Fehler, schnellere Prozesse. Für Mitarbeiter: einfachere Kommunikation mit der Personalabteilung. Für die IT: keine Ablösung bewährter Systeme, sondern eine sinnvolle Ergänzung.

Quellen

1. project b. – DATEV-Anbindung und Schnittstellen

2. Gartner – Definition System of Engagement

3. Fraunhofer IAO – KI verstärkt Unternehmenssoftware

4. KPMG – Künstliche Intelligenz im Personalwesen

5. DATEV – Lohn und Gehalt Produktübersicht