Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater?

Die Frage nach den Kosten ist berechtigt. Bevor Sie Ihren Steuerberater mit der Lohnabrechnung beauftragen, wollen Sie wissen, was auf Sie zukommt. Die Antwort ist weniger kompliziert als oft vermutet, aber sie hängt von mehreren Faktoren ab.

Dieser Artikel erklärt die Gebührenstruktur nach Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), zeigt realistische Preisspannen und hilft Ihnen mit konkreten Rechenbeispielen bei der Kalkulation.

Gebührenstruktur nach StBVV erklärt

Steuerberater rechnen ihre Leistungen nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab. Diese Verordnung gibt einen Rahmen vor, innerhalb dessen der Steuerberater seine Gebühren festlegen kann.

Der Gebührenrahmen

Für Lohnabrechnungen gilt § 34 StBVV. Die Vergütung wird als Bruchteil der vollen Gebühr berechnet, die sich nach der Tabelle A richtet.

Die Formel:
Gegenstandswert (Bruttolohnsumme) → Tabelle A → Gebühr × Faktor

Der Faktor liegt zwischen 1/20 und 12/20 der vollen Gebühr. In der Praxis rechnen die meisten Steuerberater mit einem Faktor zwischen 3/20 und 6/20.

Was das konkret bedeutet

Bei einem durchschnittlichen Bruttogehalt von 3.500 Euro ergibt sich nach Tabelle A eine volle Gebühr von etwa 250 Euro. Mit einem mittleren Faktor von 4/20 ergibt das:

250 Euro × 4/20 = 50 Euro pro Abrechnung

Das ist der obere Bereich. Viele Steuerberater bieten günstigere Pauschalen an, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Zusatzgebühren nach StBVV

Neben der Grundgebühr können weitere Positionen anfallen:

In der Praxis werden diese Leistungen oft in einer Gesamtpauschale zusammengefasst.

Kosten pro Mitarbeiter: Realistische Spannen

Die StBVV gibt einen Rahmen vor, aber der Markt bestimmt den Preis. Hier sind die realistischen Spannen, die Sie erwarten können.

Durchschnittliche Marktpreise 2026

Diese Preise verstehen sich pro Mitarbeiter und Monat, unabhängig von der Gehaltshöhe.

Was beeinflusst den Preis?

Komplexität der Abrechnung:

• Einfache Gehälter ohne Besonderheiten: günstiger

• Stundenlohn, Schichtarbeit, Zuschläge: teurer

• Baulohn mit SOKA-Beiträgen: deutlich teurer

Anzahl der Mitarbeiter:

• Staffelpreise ab 20, 50, 100 Mitarbeitern üblich

• Mengenrabatte von 10 bis 20 % möglich

Region:

• München, Frankfurt, Hamburg: oberes Preisniveau

• Ländliche Regionen: günstigere Preise

Mandatsbeziehung:

• Bestandsmandanten mit Finanzbuchhaltung: oft Paketpreise

• Nur Lohnabrechnung: höherer Einzelpreis

Preisbeispiele aus der Praxis

"Von manchen Mandanten bekomme ich 5-10 Emails am Tag."

Dieser Aufwand muss irgendwo eingepreist werden. Mandanten mit hohem Kommunikationsaufwand zahlen oft mehr als solche mit strukturierten Prozessen.

Beispiel 1: Kleines Unternehmen, 8 Mitarbeiter

• Einfache Gehaltsstrukturen

• Wenig Fluktuation

• Preis: 18 Euro pro Mitarbeiter = 144 Euro monatlich

Beispiel 2: Mittelständler, 45 Mitarbeiter

• Gemischte Struktur (Gehalt + Stundenlohn)

• Regelmäßige Ein- und Austritte

• Preis: 24 Euro pro Mitarbeiter = 1.080 Euro monatlich

Beispiel 3: Handwerksbetrieb, 25 Mitarbeiter

• Baulohn mit SOKA

• Viele Zuschläge

• Preis: 35 Euro pro Mitarbeiter = 875 Euro monatlich

Fixkosten vs. variable Kosten

Bei der Beauftragung eines Steuerberaters gibt es beide Kostenarten. Das Verständnis hilft bei der Budgetplanung.

Typische Fixkosten

Einmalige Einrichtungsgebühr:

• Stammdatenerfassung: 50 bis 150 Euro pro Mitarbeiter

• Systemeinrichtung: 200 bis 500 Euro pauschal

• Datenübernahme vom Vordienstleister: 100 bis 300 Euro

Diese Kosten fallen nur einmal an, werden aber oft auf die ersten Monate umgelegt.

Monatliche Grundgebühr:
Manche Steuerberater erheben eine monatliche Grundgebühr unabhängig von der Mitarbeiteranzahl. Üblich sind 50 bis 150 Euro.

Variable Kosten

Pro Mitarbeiter:
Die Hauptkostenkomponente. Steigt linear mit der Mitarbeiteranzahl, oft mit Staffelrabatten.

Pro Vorgang:

• Ein-/Austritt: 20 bis 50 Euro

• Sonderzahlungen: 10 bis 25 Euro

• Bescheinigungen: 15 bis 30 Euro

Nach Aufwand:

• Rückfragen klären: Zeitgebühr (80 bis 150 Euro/Stunde)

• Sonderauswertungen: Nach Aufwand

• Betriebsprüfungsbegleitung: Nach Aufwand

Beispiel-Kostenstruktur

Versteckte Kosten, die oft übersehen werden

Der Preis pro Mitarbeiter ist nicht alles. Diese Kostenfaktoren werden bei der Kalkulation häufig vergessen.

1. Kommunikationsaufwand

"Jede eingehende Mail müssen wir dann auch erstmal für uns durchschauen, bearbeiten und in den gesonderten Ordner für diesen Mandanten ablegen, das dauert alles extrem lange."

Das beschreibt die Perspektive des Steuerberaters. Aber auch auf Ihrer Seite entsteht Aufwand:

• Daten zusammenstellen und übermitteln

• Rückfragen beantworten

• Abrechnungen prüfen und freigeben

Rechnen Sie mit 2 bis 4 Stunden interner Arbeitszeit pro Monat, je nach Mitarbeiteranzahl.

2. Korrekturkosten

Fehler passieren. Die Frage ist, wer dafür zahlt.

• Fehler des Steuerberaters: Korrektur kostenfrei

• Fehler durch falsche Datenlieferung: Korrektur kostenpflichtig

In der Praxis ist die Schuldfrage nicht immer klar. Manche Steuerberater berechnen jede Korrektur, andere sind kulanter.

3. Jahresabschlussarbeiten

Am Jahresende fallen zusätzliche Arbeiten an:

• Jahresmeldungen zur Sozialversicherung

• Lohnsteuerbescheinigungen

• Lohnkonto-Auswertungen

Diese sind manchmal im Preis enthalten, manchmal nicht. Fragen Sie explizit nach.

4. Softwarekosten

Wenn der Steuerberater ein Mandantenportal nutzt, kann dafür eine zusätzliche Gebühr anfallen. Üblich sind 5 bis 15 Euro pro Monat.

5. Inflationsanpassung

Die meisten Verträge sehen jährliche Preisanpassungen vor. Rechnen Sie mit 3 bis 5 % Steigerung pro Jahr.

Preisvergleich: Steuerberater vs. Lohnbüro vs. Software

Der Steuerberater ist nicht die einzige Option. Hier ein ehrlicher Vergleich.

Steuerberater

Kosten: 15 bis 45 Euro pro Mitarbeiter

Vorteile:

• Integrierte Beratung (Steuern + Lohn)

• Haftung für Fehler

• Persönlicher Ansprechpartner

• Vertretung bei Prüfungen

Nachteile:

• Oft höhere Preise als spezialisierte Anbieter

• Lohn ist Nebengeschäft, nicht Kernkompetenz

• Kapazitätsengpässe in Stoßzeiten

Spezialisiertes Lohnbüro

Kosten: 10 bis 30 Euro pro Mitarbeiter

Vorteile:

• Spezialisierung = Expertise

• Oft günstigere Preise

• Skalierbare Kapazitäten

Nachteile:

• Kein Steuerberater, daher keine Steuerberatung

• Weniger persönliche Bindung

• Qualität schwankt stark

Software + Selbstabrechnung

Kosten: 5 bis 15 Euro pro Mitarbeiter (nur Software)

Vorteile:

• Günstigste Option

• Volle Kontrolle

• Sofortige Verfügbarkeit

Nachteile:

• Eigene Arbeitszeit nicht eingerechnet

• Haftung liegt komplett bei Ihnen

• Expertise muss intern vorhanden sein

• Vertretungsproblem bei Urlaub/Krankheit

Tech-enabled Service (Hybrid)

Kosten: 10 bis 25 Euro pro Mitarbeiter

Vorteile:

• Kombination aus Technologie und Expertise

• Skalierbar ohne Qualitätsverlust

• Moderne Schnittstellen

Nachteile:

• Noch relativ neues Marktsegment

• Nicht überall verfügbar

Mehr zu den verschiedenen Optionen lesen Sie in unserem Artikel Lohnabrechnung outsourcen: Kosten, Vorteile und Anbieter.

Rechenbeispiel: 10, 50, 100 Mitarbeiter

Konkrete Zahlen helfen bei der Entscheidung. Hier drei Szenarien.

Szenario 1: 10 Mitarbeiter

Annahmen:

• Einfache Gehaltsstrukturen

• 1 Ein-/Austritt pro Quartal

• Standard-Servicelevel

Empfehlung: Bei 10 Mitarbeitern ist der Steuerberater oft sinnvoll, wenn Sie bereits Mandant für die Finanzbuchhaltung sind. Die Mehrkosten werden durch die integrierte Betreuung aufgewogen.

Szenario 2: 50 Mitarbeiter

Annahmen:

• Gemischte Strukturen (Gehalt + Stundenlohn)

• 3 Ein-/Austritte pro Monat

• Staffelrabatt 10 %

Empfehlung: Ab 50 Mitarbeitern wird der Preisunterschied relevant. Ein spezialisiertes Lohnbüro bietet oft das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis, wenn reine Lohnabrechnung gefragt ist.

Szenario 3: 100 Mitarbeiter

Annahmen:

• Komplexe Strukturen

• 8 Ein-/Austritte pro Monat

• Staffelrabatt 15 %

Empfehlung: Bei 100 Mitarbeitern lohnt sich eine gründliche Prüfung aller Optionen. Die Ersparnis gegenüber dem Steuerberater kann 7.000 Euro pro Jahr betragen. Aber: Nicht nur auf den Preis schauen, sondern auch auf Qualität und Service.

Die versteckte Variable: Interne Kosten

In allen Szenarien fehlt eine wichtige Komponente: Ihre eigene Arbeitszeit.

"Ich habe aber keine Zeit es zu verbessern."

Wenn Sie intern 10 Stunden pro Monat für Lohnadministration aufwenden und diese Zeit 50 Euro pro Stunde wert ist, sind das 500 Euro monatlich zusätzlich zu den externen Kosten.

Ein guter Dienstleister reduziert diesen internen Aufwand erheblich. Das sollte in die Rechnung einfließen.

project b. als Alternative

Wenn Sie die Kosten beim Steuerberater als zu hoch empfinden, aber nicht auf Qualität verzichten wollen: project b. bietet eine moderne Alternative.

Faire Preisgestaltung

• Transparente Preise pro Mitarbeiter

• Keine versteckten Gebühren

• Keine Mindestvertragslaufzeit

Technologie, die Zeit spart

Die KI-Assistentin RITA automatisiert die Vorerfassung. Das reduziert nicht nur die Kosten des Dienstleisters, sondern auch Ihren internen Aufwand.

Mehr dazu im Artikel Lohnbuchhaltung auslagern: Wann ist der richtige Zeitpunkt?.

DATEV-Integration

project b. arbeitet nahtlos mit DATEV zusammen. Wenn Ihr Steuerberater DATEV nutzt, bleibt die Zusammenarbeit einfach.

Sicherheit

• ISO 27001:2022 zertifiziert

• DSGVO-konform

• Server in Deutschland

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite Payroll Outsourcing.

Wann zum Steuerberater, wann zum Spezialisten?

Die Entscheidung hängt nicht nur vom Preis ab. Hier eine Orientierung.

Steuerberater ist die richtige Wahl, wenn:

Sie bereits Mandant für Finanzbuchhaltung sind:
Die Integration von FiBu und Lohn hat Vorteile. Abstimmungen zwischen beiden Bereichen sind einfacher, und Sie haben einen Ansprechpartner für alles.

Sie steuerliche Beratung brauchen:
Bei Fragen zu Lohnsteuer, geldwerten Vorteilen oder Reisekostenabrechnung ist der Steuerberater die richtige Adresse.

Ihre Abrechnung einfach ist:
Bei unkomplizierten Gehaltsstrukturen ohne Sonderfälle ist der Steuerberater eine gute Wahl.

Ein Spezialist ist besser, wenn:

Ihre Abrechnung komplex ist:
Baulohn, Schichtarbeit, Tarifverträge: Spezialisierte Anbieter haben hier mehr Erfahrung.

Sie schnell wachsen:
Spezialisten skalieren besser. Ihr Steuerberater hat vielleicht keine Kapazität für 50 neue Mitarbeiter.

Der Preis entscheidend ist:
Bei reiner Lohnabrechnung ohne Beratungsbedarf sind Spezialisten oft 20-30 % günstiger.

Fazit: Was ist der richtige Preis?

Die Frage "Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater?" hat keine einfache Antwort. Aber diese Orientierung hilft:

Realistischer Preisrahmen:

• Minimum: 15 Euro pro Mitarbeiter (einfache Abrechnungen, hohe Stückzahlen)

• Durchschnitt: 22 bis 28 Euro pro Mitarbeiter

• Maximum: 45 Euro pro Mitarbeiter (Baulohn, Full-Service)

Entscheidungskriterien:

1. Preis ist wichtig, aber nicht alles

2. Versteckte Kosten einrechnen

3. Internen Aufwand berücksichtigen

4. Qualität und Zuverlässigkeit prüfen

5. Alternativen vergleichen

Der günstigste Anbieter ist selten der beste. Aber der teuerste auch nicht. Finden Sie das richtige Verhältnis aus Preis, Qualität und Service für Ihre Situation.

Holen Sie mehrere Angebote ein, vergleichen Sie nicht nur den Preis, sondern auch den Leistungsumfang. Fragen Sie nach Referenzen und sprechen Sie mit anderen Kunden. Die Entscheidung wirkt sich jahrelang auf Ihr Unternehmen aus.