Von Excel zum Cockpit: Wie Lohnbüros 2026 den Digitalisierungssprung schaffen

Die Tabelle ist aufgebläht auf 47 Spalten. Zeile 312 zeigt einen Formelfehler. Und der neue Mitarbeiter von Mandant Müller wurde dreimal angelegt, weil niemand wusste, ob die letzte Version gespeichert wurde.

So sieht der Alltag in vielen Lohnbüros aus. Excel war die Rettung, als alles noch auf Papier lief. Heute ist es zur Fessel geworden.

Die Lösung liegt nicht im kompletten Systemwechsel. Sie liegt in einem digitalen Vorsystem mit KI-Unterstützung, das bestehende Prozesse ergänzt statt ersetzt. project b. hat genau dafür ein Cockpit entwickelt, das DATEV-Nutzer nicht zwingt, ihre Infrastruktur aufzugeben.

Warum Excel in der Lohnbuchhaltung zum Problem wird

Excel ist nicht schlecht. Es wurde nur nie für die Lohnabrechnung entwickelt.

Das Formelproblem

Eine versehentlich überschriebene Zelle. Ein kopierter Bereich mit falschen Bezügen. Eine gelöschte Zeile, die drei andere Formeln zerstört. Solche Fehler passieren täglich.

Das Problem: Sie fallen oft erst Monate später auf. Bei der Sozialversicherungsprüfung zum Beispiel.

Die Deutsche Rentenversicherung prüft alle vier Jahre. Etwa 25 Prozent dieser Prüfungen führen zu Beanstandungen. DEÜV-Meldungen müssen korrigiert werden. Das kostet nicht nur Zeit. Es beschädigt das Vertrauen der Mandanten.

Keine Schnittstellen, keine Automatisierung

Excel importiert keine Daten aus anderen Systemen. Jede Zahl muss manuell eingegeben werden:

• Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung: abtippen

• Krankmeldungen aus E-Mails: abtippen

• Stammdatenänderungen aus Personalbögen: abtippen

Das ist fehleranfällig. Und es ist unattraktiv für Nachwuchskräfte, die digitale Workflows gewohnt sind.

Der DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 bestätigt: Mehr als 40 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen kämpfen mit Stellenbesetzungsschwierigkeiten. Im Lohnbereich hat das Berufsbild durch veraltete Tools an Attraktivität verloren.

Sicherheitsrisiken

Das BSI warnt: Microsoft-Office-Produkte stehen im Fokus von Cyberkriminellen. Excel-Dateien mit Lohndaten auf lokalen Rechnern oder in E-Mail-Postfächern sind ein Sicherheitsrisiko.

Besonders betroffen sind kleine und mittlere Unternehmen. Die Mittel für IT-Sicherheit sind oft begrenzt.

Was ein Vorsystem wie project b. anders macht

Ein Vorsystem ersetzt DATEV nicht. Es sitzt davor und übernimmt die Vorarbeit: Daten sammeln, strukturieren, validieren, freigeben. Erst dann fließen die geprüften Informationen ins Abrechnungssystem.

RITA: KI-Unterstützung für die Vorerfassung

project b. hat mit RITA einen KI-Assistenten entwickelt, der genau die Arbeit übernimmt, die Excel nicht kann.

Beispiel Krankmeldung:

Ohne RITA: 1. Mandant schickt Foto der AU-Bescheinigung per E-Mail 2. Sie öffnen das Bild, lesen die Daten ab 3. Sie tippen Name, Datum von, Datum bis in Excel 4. Sie prüfen: Ist der Mitarbeiter bekannt? Stimmt das Datum? 5. Bei Unklarheiten: Rückfrage per E-Mail 6. Sie übertragen die Daten manuell in DATEV

Mit RITA: 1. Mandant lädt AU-Bescheinigung im Portal hoch 2. RITA liest das Dokument, extrahiert die Daten 3. RITA ordnet die Krankmeldung dem richtigen Mitarbeiter zu 4. RITA prüft: Überschneidung mit Urlaub? Länger als 6 Wochen? 5. Sie sehen im Cockpit: “Krankmeldung Müller, 5 Tage, zur Freigabe” 6. Sie klicken “Freigeben”. Die Daten fließen in DATEV.

Der Unterschied: Von 30 Minuten auf unter 5 Minuten. Und keine Tippfehler.

Das Cockpit: Überblick statt Chaos

Das project b. Cockpit zeigt auf einen Blick:

• Welche Mandanten haben noch nicht geliefert?

• Welche Daten warten auf Freigabe?

• Wo gibt es Plausibilitätswarnungen?

• Welche Fristen laufen ab?

Keine Excel-Tabelle kann das. Kein E-Mail-Postfach kann das.

DATEV-Integration ohne Medienbruch

project b. arbeitet als Vorsystem, nicht als Ersatz. Die Daten fließen validiert und strukturiert direkt in DATEV, Agenda oder SPS.

Sie behalten Ihre gewohnte Abrechnungssoftware. Aber die Vorarbeit ist erledigt.

Die 5 Schritte zum digitalen Lohnbüro

Schritt 1: Ist-Analyse mit Zahlen

Bevor Sie Software evaluieren, brauchen Sie Fakten. Nicht Gefühle, sondern Zahlen.

Messen Sie eine Woche lang:

• Wie viele E-Mails schreiben Sie für Rückfragen an Mandanten?

• Wie lange dauert die Erfassung eines neuen Mitarbeiters?

• Wie oft korrigieren Sie bereits erfasste Daten?

• Wie viel Zeit verbringen Sie mit Suchen (in Ordnern, E-Mails, Tabellen)?

Diese Zahlen sind Ihre Baseline. Nach der Umstellung auf ein Vorsystem können Sie den Fortschritt messen.

Schritt 2: Den größten Hebel identifizieren

Sie müssen nicht alles gleichzeitig digitalisieren. Beginnen Sie dort, wo der Aufwand am größten ist.

Für die meisten Lohnbüros ist das der Datenaustausch mit Mandanten.

Ein typisches Beispiel: Ein Mandant mit 50 Mitarbeitern generiert monatlich 15-20 E-Mails mit Änderungsmeldungen. Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Stammdatenänderungen, Nachfragen.

Mit dem project b. Mandantenportal reduziert sich das auf 2-3 Freigaben im Cockpit. Der Mandant erfasst, RITA validiert, Sie geben frei.

Schritt 3: Software auswählen (ohne DATEV aufzugeben)

Das wichtigste Kriterium: Das Vorsystem muss zu Ihrer bestehenden Infrastruktur passen.

project b. wurde von Anfang an als DATEV-Ergänzung konzipiert, nicht als Ersatz. Die Gründer haben selbst ein Lohnbüro betrieben und kennen die Realität: Niemand will sein eingespieltes System aufgeben.

Prüfen Sie bei jedem Anbieter:

• Schnittstellen zu DATEV, Agenda, SPS vorhanden?

• DSGVO-Konformität mit Serverstandort Deutschland?

• ISO 27001 zertifiziert?

• Wie intuitiv ist die Oberfläche für Sie und Ihre Mandanten?

Schritt 4: Pilotprojekt mit einem Mandanten

Suchen Sie sich einen IT-affinen Mandanten für einen Testlauf. Drei Monate reichen für die wichtigsten Prozesse:

• Monat 1: Stammdaten migrieren, erste Abrechnung mit RITA durchspielen

• Monat 2: Regelabläufe etablieren (Krankmeldungen, Urlaubsanträge)

• Monat 3: Sonderfälle testen (Einstellung, Kündigung, Jahreswechsel)

project b. bietet für diese Phase einen persönlichen Customer Success Manager, der Sie begleitet.

Schritt 5: Schrittweiser Rollout

Nach dem Pilotprojekt rollen Sie mandantenweise aus. Nicht alle gleichzeitig.

Priorisierung:

1. Digital-affine Mandanten: Schneller Erfolg, positive Erfahrungen

2. Aufwandsintensive Mandanten: Größte Zeitersparnis mit RITA

3. Skeptische Mandanten: Überzeugen durch Erfolgsbeispiele der anderen

Planen Sie 2-3 neue Mandanten pro Monat ein. Das gibt Ihrem Team Zeit, sicher zu werden.

Die Vorteile in Zahlen

Zeitersparnis mit RITA

Die KI-gestützte Vorerfassung spart konkret:

Bei 20 Mandanten mit je 50 Mitarbeitern summiert sich das auf 60+ Stunden pro Monat.

Fehlerreduktion

RITA prüft automatisch:

• Plausibilität: 400 Überstunden im Monat? Warnung.

• Vollständigkeit: Krankmeldung ohne Attest nach 3 Tagen? Erinnerung.

• Konsistenz: Kündigung und Gehaltserhöhung gleichzeitig? Rückfrage.

Die SV-Fehlerquote sinkt messbar. Weniger Korrekturen bei Prüfungen.

Skalierung ohne Mehrpersonal

Das größte Problem von Lohnbüros: Wachstum erfordert proportional mehr Personal.

Mit project b. ändert sich das. Ein Lohnbüro-Inhaber berichtet: “Wir haben 40 neue Mandanten aufgenommen und dafür nur 0,5 FTE zusätzlich eingestellt.”

Die häufigsten Einwände

“Kann ich der KI bei Lohndaten vertrauen?”

RITA macht Vorschläge. Die finale Entscheidung liegt immer beim Menschen.

Jede Änderung ist transparent, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Sie sehen genau, was RITA erkannt hat und können korrigieren, bevor die Daten ins Abrechnungssystem fließen.

Das ist keine Blackbox. Das ist ein Assistent, der Ihnen die Vorarbeit abnimmt.

“Meine Mandanten können das nicht”

Das project b. Portal wurde für Mandanten gebaut, nicht für IT-Experten.

Die Eingabemasken sind selbsterklärend. Wer Online-Banking nutzt, kommt mit dem Portal zurecht. Und wenn nicht: project b. bietet kurze Video-Anleitungen und Support.

“Das ist zu teuer für meine Größe”

Die Frage ist nicht, was die Software kostet. Die Frage ist: Was kostet Sie der aktuelle Zustand?

Rechnen Sie:

• Stunden für manuelle Dateneingabe × Stundensatz

• Stunden für Rückfragen × Stundensatz

• Stunden für Fehlerkorrektur × Stundensatz

• Abgelehnte Aufträge wegen Kapazitätsmangel × entgangener Umsatz

Die meisten Lohnbüros amortisieren project b. innerhalb von 12 Monaten.

Was sich für Ihr Team ändert

Die Digitalisierung verändert das Berufsbild. Weg vom “Datenerfasser”, hin zum “Digital Payroll Manager”.

Weniger repetitive Arbeit

Abtippen, Suchen, Korrigieren. Diese Tätigkeiten übernimmt RITA. Ihr Team arbeitet mit bereits validierten Daten.

Mehr qualifizierte Beratung

Die eingesparte Zeit fließt in Aufgaben, die Fachwissen erfordern: komplexe Sonderfälle, Beratung zu Tarifverträgen, Optimierung von Gehaltsstrukturen.

Attraktiveres Arbeitsumfeld

Nachwuchskräfte erwarten moderne Tools. Ein digitales Cockpit statt Excel-Chaos macht Ihr Lohnbüro als Arbeitgeber attraktiver.

Checkliste: Ist Ihr Lohnbüro bereit?

• Sie kennen Ihren aktuellen Zeitaufwand pro Mandant (in Zahlen)

• Sie haben die häufigsten Fehlerquellen identifiziert

• Mindestens ein Mandant ist bereit für ein Pilotprojekt

• Ihre DATEV-/Agenda-/SPS-Installation ist aktuell

• Budget für Software und Schulung ist vorhanden (oder kalkuliert)

• Ihr Team ist informiert und grundsätzlich offen

Vier von sechs Punkten? Dann sind Sie bereit.

Fazit: Der richtige Zeitpunkt ist jetzt

Ab Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen verpflichtend elektronisch geführt werden. Die gesetzliche Entwicklung ist eindeutig: digital ist Pflicht, nicht Option.

Wer jetzt mit einem Vorsystem wie project b. startet, hat Zeit für einen strukturierten Übergang. RITA übernimmt die Vorarbeit, das Cockpit gibt den Überblick, DATEV bleibt Ihr Abrechnungssystem.

Der erste Schritt ist einfach: Messen Sie eine Woche lang Ihren tatsächlichen Zeitaufwand. Mit diesen Zahlen können Sie fundiert entscheiden.

Sie möchten sehen, wie RITA und das project b. Cockpit in der Praxis funktionieren? In einer 30-minütigen Demo zeigen wir Ihnen echte Abläufe, keine Präsentation. Kostenlos, unverbindlich, ohne Verkaufsdruck.

Weiterführende Links

• DATEV Lohnbüro

• BStBK Digitalisierung

• DATEV Digitalisierung