Die Lohnbuchhaltung steht vor einem Wendepunkt. Während Sie mit der Modernisierung des Arbeitgeberverfahrens bereits erste Schritte in Richtung Digitalisierung gemacht haben, eröffnet künstliche Intelligenz völlig neue Möglichkeiten. Die Frage ist nicht mehr, ob KI kommt, sondern wie Sie sie sinnvoll einsetzen.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen konkret, welche KI-Funktionen heute schon verfügbar sind, was sie tatsächlich leisten und wie Sie Schritt für Schritt vorgehen. Keine Zukunftsvisionen, sondern handfeste Praxis für Ihren Arbeitsalltag.

Was bedeutet KI in der Lohnbuchhaltung konkret?

Künstliche Intelligenz in der Lohnbuchhaltung hat wenig mit Science-Fiction zu tun. Es geht nicht um Roboter, die Ihren Job übernehmen. Stattdessen handelt es sich um Software-Funktionen, die bestimmte Aufgaben selbstständig erledigen, aus Daten lernen und Muster erkennen.

Die drei Ebenen von KI in der Lohnabrechnung

Ebene 1: Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Hier übernimmt die Software Routinearbeiten, die bisher manuell erledigt werden mussten. Ein Beispiel: Die automatische Erkennung von Krankheitstagen aus elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Die Software liest die AU-Daten ein, ordnet sie dem richtigen Mitarbeiter zu und bucht die Fehlzeiten. Sie müssen nicht mehr jeden Zettel einzeln abtippen.

Ebene 2: Intelligente Datenverarbeitung

Die Software erkennt Muster und Zusammenhänge. Wenn ein Mitarbeiter regelmäßig Überstunden macht, die in einem bestimmten Rhythmus anfallen, schlägt das System automatisch vor, diese für die Folgemonat zu berücksichtigen. Bei Abweichungen vom üblichen Muster erhalten Sie eine Warnung.

Ebene 3: Vorausschauende Analyse

Das System lernt aus historischen Daten und kann Prognosen erstellen. Etwa: „Basierend auf den letzten drei Jahren wird im Dezember die Lohnabrechnung für Mitarbeiter mit Weihnachtsgeld durchschnittlich 40 Prozent länger dauern. Planen Sie entsprechend Kapazitäten ein."

Die meisten KI-Funktionen in aktuellen Lohnsystemen bewegen sich zwischen Ebene 1 und 2. Ebene 3 ist noch selten, wird aber zunehmend verfügbar.

Der Unterschied zur bisherigen Automatisierung

Lohnsoftware war schon immer automatisiert. Sie berechnet Steuern, Sozialversicherung und Netto automatisch. Was ist also neu?

Herkömmliche Software folgt starren Regeln: Wenn A, dann B. KI-gestützte Systeme können mit Unschärfen umgehen. Sie erkennen auch dann die richtige Lohnart, wenn die Bezeichnung im Zeiterfassungssystem leicht abweicht. Sie schlagen Lösungen vor, statt bei jeder Ausnahme einen Fehler zu melden.

Ein Praxisbeispiel aus einem Lohnbüro in Hamburg: Früher mussten die Mitarbeiter bei jedem neuen Kunden alle Lohnarten manuell anlegen und mit den Buchungscodes verknüpfen. Das dauerte pro Mandant etwa zwei Stunden. Die neue KI-Funktion in ihrer DATEV-Installation erkennt anhand der Tätigkeitsbeschreibungen automatisch, welche Lohnarten wahrscheinlich gebraucht werden, und schlägt eine Konfiguration vor. Anpassungen sind weiterhin möglich, aber der Grundaufwand sank auf 20 Minuten.

Wie kann KI in der Lohnbuchhaltung eingesetzt werden?

Die Theorie ist das eine. Entscheidend ist, welche konkreten Aufgaben KI Ihnen abnehmen kann. Hier sind sieben Anwendungsfälle, die heute bereits funktionieren.

1. Automatische Dokumentenerkennung und -zuordnung

Jeden Monat landen Dutzende oder Hunderte Dokumente bei Ihnen: Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Änderungsmitteilungen, Bescheinigungen. Die manuelle Zuordnung frisst Zeit.

KI-gestützte Dokumentenerkennung analysiert eingehende PDFs, E-Mails oder Scans. Das System erkennt:

• Um welche Art Dokument es sich handeltUm welche Art Dokument es sich handelt

• Welcher Mitarbeiter betroffen istWelcher Mitarbeiter betroffen ist

• Welche Daten relevant sind (Zeitraum, Beträge, etc.)Welche Daten relevant sind (Zeitraum, Beträge, etc.)

• Wo die Information in der Lohnabrechnung eingetragen werden mussWo die Information in der Lohnabrechnung eingetragen werden muss

Beispiel aus der Praxis: Die Steuerkanzlei Müller in Stuttgart nutzt seit acht Monaten die KI-Erweiterung ihrer Lexware-Installation. Mitarbeiter schicken Belege per E-Mail an eine zentrale Adresse. Die Software erkennt automatisch, ob es sich um eine Reisekostenabrechnung, eine AU-Bescheinigung oder eine Gehaltsänderung handelt. Die Daten werden extrahiert und zur Prüfung vorgelegt. Die Fehlerquote liegt nach Angaben der Kanzlei bei unter 2 Prozent. Die Zeitersparnis: etwa 15 Minuten pro Tag bei 120 abgerechneten Mitarbeitern.

Ein Lohnbüro in Hamburg setzt seit Kurzem project b. mit Rita zusätzlich zu DATEV ein. Rita übernimmt die komplette Verwaltung von Änderungsmitteilungen und synchronisiert sie automatisch mit DATEV. Die Zeitersparnis liegt bei etwa 20 Minuten pro Tag, vor allem weil keine manuelle Dateneingabe mehr nötig ist.

2. Intelligente Fehlererkennung und Plausibilitätsprüfung

Tippfehler, vergessene Einträge oder unlogische Kombinationen - solche Fehler schleichen sich ein. Herkömmliche Software meldet nur technische Fehler (fehlende Pflichtfelder, falsche Formate). KI geht weiter.

Das System lernt aus früheren Abrechnungen und erkennt:

• Ungewöhnliche Gehaltsschwankungen (z.B. plötzlich 50 Prozent mehr ohne erkennbaren Grund)Ungewöhnliche Gehaltsschwankungen (z.B. plötzlich 50 Prozent mehr ohne erkennbaren Grund)

• Fehlende Einträge, die normalerweise vorhanden sind (z.B. monatlicher Firmenwagenzuschlag fehlt plötzlich)Fehlende Einträge, die normalerweise vorhanden sind (z.B. monatlicher Firmenwagenzuschlag fehlt plötzlich)

• Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Datenfeldern (z.B. Vollzeit-Vertrag, aber nur 20 Stunden erfasst)Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Datenfeldern (z.B. Vollzeit-Vertrag, aber nur 20 Stunden erfasst)

Die Software gibt Warnungen aus, keine Blockaden. Sie entscheiden, ob es ein Fehler ist oder eine begründete Ausnahme.

Praxisfall: Ein Lohnbüro in München hat drei Monate lang alle Warnungen der KI-Plausibilitätsprüfung protokolliert. Ergebnis: In 78 Prozent der Fälle war tatsächlich ein Fehler vorhanden, der ohne die Warnung erst bei der Kontrolle oder gar nicht aufgefallen wäre. Die häufigsten Funde: vergessene Einmalzahlungen und falsche Arbeitstage nach Urlaub oder Krankheit.

3. Optimierung der Arbeitszeiterfassung

Seit dem BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten systematisch erfassen. Die Integration zwischen Zeiterfassungssystem und Lohnbuchhaltung ist oft eine Fehlerquelle.

KI hilft auf mehreren Ebenen:

• Automatische Erkennung von Pausenzeiten (wenn Mitarbeiter vergessen haben, sie einzutragen)Automatische Erkennung von Pausenzeiten (wenn Mitarbeiter vergessen haben, sie einzutragen)

• Zuordnung von Projektstunden zu den richtigen KostenstellenZuordnung von Projektstunden zu den richtigen Kostenstellen

• Erkennung von Ausreißern (z.B. 14-Stunden-Tag ohne Pausen eingetragen)Erkennung von Ausreißern (z.B. 14-Stunden-Tag ohne Pausen eingetragen)

• Vorschläge für die Behandlung von Überstunden (auszahlen oder in Zeitkonto buchen?)Vorschläge für die Behandlung von Überstunden (auszahlen oder in Zeitkonto buchen?)

Die KI schlägt vor, Sie entscheiden.

4. Vorausschauende Liquiditätsplanung

Für viele Ihrer Mandanten ist die Lohnabrechnung der größte monatliche Ausgabenblock. KI kann helfen, die Liquidität besser zu planen.

Das System analysiert:

• Historische Gehaltsdaten und deren SchwankungenHistorische Gehaltsdaten und deren Schwankungen

• Saisonale Muster (z.B. Weihnachtsgeld im November, Urlaubsgeld im Juni)Saisonale Muster (z.B. Weihnachtsgeld im November, Urlaubsgeld im Juni)

• Geplante Änderungen (neue Mitarbeiter, Gehaltserhöhungen)Geplante Änderungen (neue Mitarbeiter, Gehaltserhöhungen)

• Sozialversicherungssätze und deren voraussichtliche EntwicklungSozialversicherungssätze und deren voraussichtliche Entwicklung

Daraus erstellt die Software eine Prognose für die kommenden Monate. Ihr Mandant sieht auf einen Blick, wann welche Beträge fällig werden.

Nutzen: Gerade für kleinere Unternehmen mit schwankenden Umsätzen ist das wertvoll. Sie können frühzeitig reagieren, wenn ein Liquiditätsengpass droht.

5. Automatisierte Meldungen und Bescheinigungen

ELStAM-Abruf, SV-Meldungen, Beitragsnachweise - die Liste der Meldepflichten ist lang. KI unterstützt Sie dabei:

• Automatische Überprüfung, ob alle erforderlichen Daten für eine Meldung vorliegenAutomatische Überprüfung, ob alle erforderlichen Daten für eine Meldung vorliegen

• Vorschläge für korrekte Schlüssel und Codes (z.B. Personengruppenschlüssel)Vorschläge für korrekte Schlüssel und Codes (z.B. Personengruppenschlüssel)

• Erinnerungen an Fristen, die auf Ihre konkrete Situation zugeschnitten sindErinnerungen an Fristen, die auf Ihre konkrete Situation zugeschnitten sind

• Automatische Erstellung von Standardbescheinigungen (z.B. Verdienstbescheinigungen für Krankengeld)Automatische Erstellung von Standardbescheinigungen (z.B. Verdienstbescheinigungen für Krankengeld)

Die Software lernt aus Ihren früheren Eingaben. Wenn Sie bei einem bestimmten Mandanten immer eine bestimmte Kombination von Einstellungen wählen, schlägt das System diese beim nächsten Mal automatisch vor.

6. Intelligente Auswertungen und Reports

Ihre Mandanten fragen regelmäßig nach Auswertungen: Lohnkostenentwicklung, Überstundenaufkommen, Krankheitstage nach Abteilung. Bisher haben Sie diese Reports manuell erstellt.

KI-gestützte Reporting-Tools können:

• Aus natürlichsprachlichen Anfragen die richtige Auswertung erstellen („Zeige mir die Lohnkosten nach Kostenstelle für das letzte Quartal")Aus natürlichsprachlichen Anfragen die richtige Auswertung erstellen („Zeige mir die Lohnkosten nach Kostenstelle für das letzte Quartal")

• Automatisch Trends erkennen und darstellen („Die Überstunden in Abteilung X steigen seit drei Monaten kontinuierlich")Automatisch Trends erkennen und darstellen („Die Überstunden in Abteilung X steigen seit drei Monaten kontinuierlich")

• Vergleiche mit Branchendurchschnitten ziehen (sofern anonymisierte Vergleichsdaten vorliegen)Vergleiche mit Branchendurchschnitten ziehen (sofern anonymisierte Vergleichsdaten vorliegen)

• Grafiken und Dashboards erstellen, die auf die Bedürfnisse des Mandanten zugeschnitten sindGrafiken und Dashboards erstellen, die auf die Bedürfnisse des Mandanten zugeschnitten sind

Sie sparen Zeit, Ihre Mandanten bekommen bessere Einblicke.

7. Unterstützung bei rechtlichen Änderungen

2026 tritt die neue Regelung zur Entfernungspauschale in Kraft. Die Mindestvorsorgepauschale entfällt. Solche Änderungen müssen Sie in jeder Abrechnung korrekt umsetzen.

KI-Systeme können:

• Automatisch prüfen, welche Ihrer Mandanten von einer Gesetzesänderung betroffen sindAutomatisch prüfen, welche Ihrer Mandanten von einer Gesetzesänderung betroffen sind

• Die erforderlichen Anpassungen vorschlagenDie erforderlichen Anpassungen vorschlagen

• Mandanten und Mitarbeiter über Änderungen informieren (z.B. automatisch generierte Infobriefe)Mandanten und Mitarbeiter über Änderungen informieren (z.B. automatisch generierte Infobriefe)

• Die Auswirkungen simulieren (z.B. „Durch die neue Entfernungspauschale erhöht sich das Netto bei 15 Ihrer Mitarbeiter um durchschnittlich 12 Euro")Die Auswirkungen simulieren (z.B. „Durch die neue Entfernungspauschale erhöht sich das Netto bei 15 Ihrer Mitarbeiter um durchschnittlich 12 Euro")

Das entlastet Sie bei der Umsetzung gesetzlicher Neuerungen erheblich.

Welche KI-Funktionen bieten aktuelle Lohnsysteme?

Die Theorie ist schön. Doch was können die Systeme, die Sie tatsächlich nutzen oder nutzen könnten? Hier ein Überblick über die KI-Funktionen der marktführenden Lösungen (Stand Dezember 2025).

project b. mit Rita - Die KI-Kollegin für Lohnbüros

project b. ist eine moderne Payroll-Plattform, die sich durch einen umfassenden KI-gestützten Ansatz von traditionellen Lohnsystemen unterscheidet. Im Zentrum steht Rita, eine KI-Assistentin, die als „digitale Kollegin" konzipiert ist.

Das Besondere am Ansatz: project b. ist keine klassische Lohnsoftware, sondern eine Workflow-Plattform, die sich nahtlos in bestehende Systeme wie DATEV, Agenda oder Addison integriert. Sie ergänzt diese etablierten Abrechnungssysteme um intelligente Automatisierung und KI-Unterstützung.

Rita - Ihre KI-Kollegin:

Rita übernimmt genau die Aufgaben, die bei herkömmlichen Tools am meisten Zeit fressen: mühsame Dateneingabe, wiederholende Prüfungen und die Verwaltung von Änderungen. Der Slogan fasst es zusammen: „Supports you with the most tedious tasks and data entry - where traditional tools fall short."

Konkrete Funktionen:

„Intelligente Workflows":

• Automatische Generierung von ÄnderungslistenAutomatische Generierung von Änderungslisten

• Validierung von Mitarbeiterdaten im HintergrundValidierung von Mitarbeiterdaten im Hintergrund

• Wiederkehrende Aufgaben laufen ohne manuelles ZutunWiederkehrende Aufgaben laufen ohne manuelles Zutun

• Sie erhalten nur Benachrichtigungen bei Ausnahmen oder erforderlichen EntscheidungenSie erhalten nur Benachrichtigungen bei Ausnahmen oder erforderlichen Entscheidungen

„All payroll data in one place":

• Zentrale Datenverwaltung für alle MandateZentrale Datenverwaltung für alle Mandate

• Strukturierte und validierte DatenStrukturierte und validierte Daten

• Keine Datenjagd mehr zwischen verschiedenen SystemenKeine Datenjagd mehr zwischen verschiedenen Systemen

• Automatische Synchronisation mit DATEV, Agenda und anderen SystemenAutomatische Synchronisation mit DATEV, Agenda und anderen Systemen

„Smart processes & insights":

• Automatische Erinnerungen an Fristen und To-DosAutomatische Erinnerungen an Fristen und To-Dos

• Intelligente PlausibilitätsprüfungenIntelligente Plausibilitätsprüfungen

• Umsetzbare Empfehlungen (z.B. „Gehalt von David Garcia hat sich auf €3.299 geändert")Umsetzbare Empfehlungen (z.B. „Gehalt von David Garcia hat sich auf €3.299 geändert")

• Sie verlassen das Büro pünktlich, weil nichts vergessen wirdSie verlassen das Büro pünktlich, weil nichts vergessen wird

„Mitarbeiterdaten-Management":

• Automatische Erkennung und Extraktion von Tax IDs, SozialversicherungsnummernAutomatische Erkennung und Extraktion von Tax IDs, Sozialversicherungsnummern

• Digitale Personalakten mit strukturierter AblageDigitale Personalakten mit strukturierter Ablage

• Änderungsverfolgung mit vollständiger HistorieÄnderungsverfolgung mit vollständiger Historie

„Abwesenheitsmanagement":

• Klare Übersicht über Urlaube und KrankheitstageKlare Übersicht über Urlaube und Krankheitstage

• Export-Funktion direkt in die LohnabrechnungExport-Funktion direkt in die Lohnabrechnung

• Automatische Berechnung von ResturlaubAutomatische Berechnung von Resturlaub

„Payroll Changes":

• Verwaltung von Gehaltsänderungen mit GenehmigungsworkflowVerwaltung von Gehaltsänderungen mit Genehmigungsworkflow

• Automatische Übertragung in DATEV, Agenda oder andere SystemeAutomatische Übertragung in DATEV, Agenda oder andere Systeme

• Change Logs für vollständige NachvollziehbarkeitChange Logs für vollständige Nachvollziehbarkeit

„Digitale Lohnzettelverteilung":

• Sichere digitale Zustellung an MitarbeiterSichere digitale Zustellung an Mitarbeiter

• Verschlüsselte ÜbertragungVerschlüsselte Übertragung

• Automatische ArchivierungAutomatische Archivierung

Systemintegrationen: project b. arbeitet nicht gegen bestehende Systeme, sondern mit ihnen:

• DATEV (bidirektionale Synchronisation)DATEV (bidirektionale Synchronisation)

• Agenda (vollständige Integration)Agenda (vollständige Integration)

• Wolters Kluwer ADDISONWolters Kluwer ADDISON

• Weitere ERP- und ZeiterfassungssystemeWeitere ERP- und Zeiterfassungssysteme

Preismodell: project b. verfolgt ein flexibles Preismodell. Genaue Preise auf Anfrage, typischerweise als SaaS-Lösung mit monatlicher Abrechnung pro Mitarbeiter. Besonderheit: Die Plattform rechnet sich bereits für kleinere Lohnbüros ab etwa 30-50 abgerechneten Mitarbeitern, da sie Effizienzgewinne auch ohne große Volumina liefert.

Für wen ist project b. mit Rita geeignet?

• Lohnbüros, die mit DATEV, Agenda oder Addison arbeiten und diese Systeme um Automatisierung ergänzen wollenLohnbüros, die mit DATEV, Agenda oder Addison arbeiten und diese Systeme um Automatisierung ergänzen wollen

• Steuerberater, die den administrativen Aufwand in der Lohnabrechnung reduzieren möchtenSteuerberater, die den administrativen Aufwand in der Lohnabrechnung reduzieren möchten

• Teams, die „weniger manuelle Arbeit, mehr Kontrolle" suchen Teams, die „weniger manuelle Arbeit, mehr Kontrolle" suchen

• Kanzleien, die den Schritt zur vollständigen Digitalisierung gehen wollen, ohne ihr bewährtes Abrechnungssystem zu wechselnKanzleien, die den Schritt zur vollständigen Digitalisierung gehen wollen, ohne ihr bewährtes Abrechnungssystem zu wechseln

Einschätzung: project b. mit Rita verfolgt einen anderen Ansatz als DATEV, Lexware oder Sage. Während diese Anbieter KI-Funktionen in ihre bestehenden Abrechnungskerne integrieren, konzentriert sich project b. auf die Orchestrierung und Automatisierung der Prozesse drumherum. Rita ist keine Software-Erweiterung, sondern eine echte Assistentin, die mitdenkt. Das macht die Lösung besonders interessant für Lohnbüros, die ihre etablierten Systeme behalten, aber moderne KI-Unterstützung nutzen wollen.

Der größte Vorteil: Sie müssen Ihre Mandanten nicht auf ein neues Abrechnungssystem umstellen. project b. dockt an Ihre bestehende Infrastruktur an und macht sie intelligenter.

DATEV Lohn und Gehalt

DATEV hat seit Version 16.0 (erschienen im November 2025) KI-Funktionen integriert. Der Schwerpunkt liegt auf:

„DATEV-Assistent" (dokumentenbasiert):

• Erkennt hochgeladene Dokumente (AU-Bescheinigungen, Änderungsmitteilungen, etc.)Erkennt hochgeladene Dokumente (AU-Bescheinigungen, Änderungsmitteilungen, etc.)

• Extrahiert relevante DatenExtrahiert relevante Daten

• Ordnet sie automatisch dem richtigen Mitarbeiter zuOrdnet sie automatisch dem richtigen Mitarbeiter zu

• Schlägt Buchungen vorSchlägt Buchungen vor

„Plausibilitätsprüfung Plus":

• Vergleicht aktuelle Abrechnung mit historischen DatenVergleicht aktuelle Abrechnung mit historischen Daten

• Warnt bei AbweichungenWarnt bei Abweichungen

• Lernt aus Ihren Korrekturen (wenn Sie eine Warnung als „in Ordnung" markieren, wird sie künftig nicht mehr angezeigt)Lernt aus Ihren Korrekturen (wenn Sie eine Warnung als „in Ordnung" markieren, wird sie künftig nicht mehr angezeigt)

„ELStAM-Optimierung":

• Prüft automatisch, ob für alle Mitarbeiter aktuelle ELStAM vorliegenPrüft automatisch, ob für alle Mitarbeiter aktuelle ELStAM vorliegen

• Schlägt vor, welche Freibeträge aufgrund der Gehaltshöhe beantragt werden solltenSchlägt vor, welche Freibeträge aufgrund der Gehaltshöhe beantragt werden sollten

• Berechnet die Steuerersparnis für den MitarbeiterBerechnet die Steuerersparnis für den Mitarbeiter

Kosten: Die KI-Funktionen sind in der Standard-Lizenz enthalten, benötigen aber DATEV Unternehmen online (Aufpreis: 9,90 Euro pro Monat pro Arbeitsplatz).

Einschätzung: Für DATEV-Nutzer ein solider Einstieg. Die Funktionen sind konservativ, aber zuverlässig. Keine Experimente, sondern Arbeitserleichterung im Tagesgeschäft.

Lexware Lohn + Gehalt Pro

Lexware setzt seit Version 2026 (verfügbar seit Oktober 2025) auf KI-Unterstützung. Die Schwerpunkte:

„SmartScan":

• Dokumentenerkennung per E-Mail oder UploadDokumentenerkennung per E-Mail oder Upload

• Unterstützt AU-Bescheinigungen, Reisekosten, VerträgeUnterstützt AU-Bescheinigungen, Reisekosten, Verträge

• Integration mit Lexware Office (automatische Übernahme aus dem E-Mail-Postfach)Integration mit Lexware Office (automatische Übernahme aus dem E-Mail-Postfach)

„Fehlervorhersage":

• Analysiert frühere AbrechnungenAnalysiert frühere Abrechnungen

• Zeigt an, bei welchen Mitarbeitern oder Lohnarten in der Vergangenheit häufig Korrekturen nötig warenZeigt an, bei welchen Mitarbeitern oder Lohnarten in der Vergangenheit häufig Korrekturen nötig waren

• Empfiehlt zusätzliche PrüfschritteEmpfiehlt zusätzliche Prüfschritte

„Liquiditätsassistent":

• Prognostiziert Lohnkosten für die kommenden MonatePrognostiziert Lohnkosten für die kommenden Monate

• Berücksichtigt Sonderzahlungen, Urlaubsgeld, etc.Berücksichtigt Sonderzahlungen, Urlaubsgeld, etc.

• Exportiert Daten für LiquiditätsplanungExportiert Daten für Liquiditätsplanung

Kosten: Die KI-Funktionen sind in der „Pro"-Variante ab 49 Euro pro Monat enthalten (bis 50 Mitarbeiter). Für größere Mandate gibt es gestaffelte Preise.

Einschätzung: Gut für kleinere Lohnbüros mit Fokus auf KMU-Mandanten. Die Liquiditätsplanung ist ein Alleinstellungsmerkmal, das viele Mandanten schätzen.

Sage HR Suite

Sage hat im September 2025 die „AI-powered Payroll" als Modul veröffentlicht. Der Ansatz ist umfassender:

„Intelligent Data Sync":

• Synchronisiert Daten zwischen Zeiterfassung, Personalverwaltung und LohnabrechnungSynchronisiert Daten zwischen Zeiterfassung, Personalverwaltung und Lohnabrechnung

• Erkennt Widersprüche automatischErkennt Widersprüche automatisch

• Schlägt Korrekturen vor oder nimmt sie vor (je nach Einstellung)Schlägt Korrekturen vor oder nimmt sie vor (je nach Einstellung)

„Predictive Compliance":

• Warnt vor potentiellen Compliance-Risiken (z.B. Mindestlohn-Unterschreitung bei Teilzeit)Warnt vor potentiellen Compliance-Risiken (z.B. Mindestlohn-Unterschreitung bei Teilzeit)

• Prüft automatisch, ob alle gesetzlichen Meldungen termingerecht erfolgt sindPrüft automatisch, ob alle gesetzlichen Meldungen termingerecht erfolgt sind

• Simuliert Auswirkungen von GesetzesänderungenSimuliert Auswirkungen von Gesetzesänderungen

„AI Reports":

• Natürlichsprachliche Abfragen („Zeige Krankenstand nach Abteilung Q4 2025")Natürlichsprachliche Abfragen („Zeige Krankenstand nach Abteilung Q4 2025")

• Automatische VisualisierungenAutomatische Visualisierungen

• Export in gängige FormateExport in gängige Formate

Kosten: Das AI-Modul kostet zusätzlich zur Basis-Lizenz 89 Euro pro Monat (bis 100 Mitarbeiter). Für größere Installationen Staffelpreise.

Einschätzung: Sage bietet den umfassendsten KI-Ansatz, ist aber auch teurer. Lohnt sich vor allem für größere Lohnbüros mit vielen Mandanten und komplexen Anforderungen.

Paychex (für internationale Mandate)

Wer Mandate mit Mitarbeitern im Ausland betreut, kennt vielleicht Paychex. Die US-Software hat seit langem KI-Funktionen, die seit 2025 auch in der deutschen Version verfügbar sind:

„Global Compliance Tracker":

• Überwacht Gesetzesänderungen in allen Ländern, in denen Mitarbeiter beschäftigt sindÜberwacht Gesetzesänderungen in allen Ländern, in denen Mitarbeiter beschäftigt sind

• Schlägt erforderliche Anpassungen vorSchlägt erforderliche Anpassungen vor

• Berücksichtigt DoppelbesteuerungsabkommenBerücksichtigt Doppelbesteuerungsabkommen

„Currency Optimizer":

• Berechnet optimale Zeitpunkte für Währungsumrechnungen bei AuslandszahlungenBerechnet optimale Zeitpunkte für Währungsumrechnungen bei Auslandszahlungen

• Berücksichtigt WechselkursschwankungenBerücksichtigt Wechselkursschwankungen

Kosten: Nur als Gesamtpaket verfügbar, ab 199 Euro pro Monat für bis zu 50 Mitarbeiter über alle Länder.

Einschätzung: Spezialfall für internationale Mandate. Für rein deutsche Abrechnungen überdimensioniert.

Personio (HR-Software mit Lohnmodul)

Personio ist eigentlich eine HR-Software, bietet aber ein integriertes Lohnmodul. Die KI-Funktionen fokussieren auf die Schnittstelle zwischen HR und Payroll:

„Onboarding-Autopilot":

• Erstellt automatisch alle erforderlichen Lohndaten für neue MitarbeiterErstellt automatisch alle erforderlichen Lohndaten für neue Mitarbeiter

• Prüft Vollständigkeit der StammdatenPrüft Vollständigkeit der Stammdaten

• Schlägt Lohnarten basierend auf Position und Vertrag vorSchlägt Lohnarten basierend auf Position und Vertrag vor

„Change Tracker":

• Erkennt Änderungen in den Stammdaten (Adresse, Bankverbindung, etc.)Erkennt Änderungen in den Stammdaten (Adresse, Bankverbindung, etc.)

• Prüft, ob diese lohnrelevant sindPrüft, ob diese lohnrelevant sind

• Übernimmt sie automatisch in die nächste AbrechnungÜbernimmt sie automatisch in die nächste Abrechnung

Kosten: Personio ist ein Gesamtpaket (HR + Lohn). Preise auf Anfrage, typischerweise ab 8 Euro pro Mitarbeiter und Monat.

Einschätzung: Interessant für Mandate, die eine integrierte HR- und Lohnlösung suchen. Für reine Lohnbuchhaltung oft zu komplex.

Schritt für Schritt: KI in Ihrem Lohnbüro einführen

Die Systeme klingen vielversprechend. Doch wie gehen Sie konkret vor? Hier eine bewährte Vorgehensweise in sechs Phasen.

Phase 1: Analyse des Status Quo (2-4 Wochen)

Bevor Sie KI einführen, müssen Sie wissen, wo Sie stehen und wo die größten Schmerzpunkte liegen.

Aufgaben:

• Protokollieren Sie zwei Wochen lang: Welche Tätigkeiten nehmen wie viel Zeit in Anspruch?Protokollieren Sie zwei Wochen lang: Welche Tätigkeiten nehmen wie viel Zeit in Anspruch?

• Notieren Sie alle Fehlerquellen und ReibungspunkteNotieren Sie alle Fehlerquellen und Reibungspunkte

• Fragen Sie Ihr Team: Wo würden Automatisierung am meisten helfen?Fragen Sie Ihr Team: Wo würden Automatisierung am meisten helfen?

• Prüfen Sie Ihre aktuelle Software: Welche KI-Funktionen sind schon vorhanden, werden aber nicht genutzt?Prüfen Sie Ihre aktuelle Software: Welche KI-Funktionen sind schon vorhanden, werden aber nicht genutzt?

Werkzeug: Erstellen Sie eine einfache Tabelle mit drei Spalten: 1. Tätigkeit 2. Zeit pro Woche 3. Automationspotenzial (hoch / mittel / niedrig)

Beispiel aus einem Lohnbüro in Köln: Die Analyse ergab: 12 Stunden pro Woche gingen für manuelle Dokumentenerfassung drauf. 8 Stunden für Rückfragen an Mandanten wegen unvollständiger Daten. 5 Stunden für Korrekturen nach Fehlermeldungen. Insgesamt 25 Stunden von 160 Stunden Gesamtarbeitszeit - ein Sechstel.

Phase 2: Prioritäten setzen (1 Woche)

Nicht alles auf einmal. Konzentrieren Sie sich auf die größten Hebel.

Kriterien für Priorisierung:

• Zeitersparnis (wie viele Stunden pro Woche?)Zeitersparnis (wie viele Stunden pro Woche?)

• Fehlerreduktion (wie häufig passieren hier Fehler?)Fehlerreduktion (wie häufig passieren hier Fehler?)

• Mandantenzufriedenheit (welche Verbesserung würden Mandanten am meisten schätzen?)Mandantenzufriedenheit (welche Verbesserung würden Mandanten am meisten schätzen?)

• Umsetzbarkeit (wie komplex ist die Einführung?)Umsetzbarkeit (wie komplex ist die Einführung?)

Bewerten Sie jeden potenziellen Einsatzbereich mit Punkten von 1 bis 5. Addieren Sie die Punkte. Die Top 3 sind Ihre Prioritäten.

Beispiel Köln (Fortsetzung): Top-Priorität war die Dokumentenerkennung (hohe Zeitersparnis, mittlere Komplexität). Platz 2: Plausibilitätsprüfung (hohe Fehlerreduktion, niedrige Komplexität). Platz 3: Liquiditätsplanung für Mandanten (hohe Mandantenzufriedenheit, mittlere Komplexität).

Phase 3: Pilotprojekt starten (4-8 Wochen)

Testen Sie die ausgewählten KI-Funktionen zunächst in einem begrenzten Rahmen.

Vorgehen:

• Wählen Sie 3-5 Mandanten aus, die repräsentativ sind (verschiedene Größen, Branchen)Wählen Sie 3-5 Mandanten aus, die repräsentativ sind (verschiedene Größen, Branchen)

• Informieren Sie diese Mandanten über das PilotprojektInformieren Sie diese Mandanten über das Pilotprojekt

• Aktivieren Sie die KI-Funktionen nur für diese TestgruppeAktivieren Sie die KI-Funktionen nur für diese Testgruppe

• Führen Sie ein wöchentliches kurzes Review durch: Was funktioniert? Was nicht?Führen Sie ein wöchentliches kurzes Review durch: Was funktioniert? Was nicht?

• Dokumentieren Sie alle Probleme und LösungenDokumentieren Sie alle Probleme und Lösungen

Wichtig: Laufen Sie parallel weiter. Das heißt: Die KI schlägt vor, Sie prüfen und korrigieren wie gewohnt. So bauen Sie Vertrauen auf, ohne Risiken einzugehen.

Beispiel aus Nürnberg: Ein Lohnbüro testete die Dokumentenerkennung von Lexware drei Monate lang. Anfangs lag die Erkennungsrate bei 65 Prozent. Durch Training (das System lernt aus Korrekturen) stieg sie auf 92 Prozent. Besonders gut funktionierte die Erkennung von standardisierten AU-Bescheinigungen. Probleme gab es bei handschriftlichen Urlaubsanträgen - diese wurden weiterhin manuell erfasst.

Phase 4: Team schulen (laufend)

KI ist nur so gut wie die Menschen, die damit arbeiten. Ihr Team muss verstehen, wie die Systeme funktionieren.

Schulungsthemen:

• Wie funktioniert die KI grundsätzlich? (kein Hexenwerk erklären)Wie funktioniert die KI grundsätzlich? (kein Hexenwerk erklären)

• Welche Funktionen gibt es und wie werden sie bedient?Welche Funktionen gibt es und wie werden sie bedient?

• Wann sollten Sie den Vorschlägen vertrauen, wann nachprüfen?Wann sollten Sie den Vorschlägen vertrauen, wann nachprüfen?

• Wie „trainieren" Sie die KI durch Ihre Eingaben?Wie „trainieren" Sie die KI durch Ihre Eingaben?

• Welche Grenzen hat die Technologie?Welche Grenzen hat die Technologie?

Format: Keine mehrtägigen Schulungen nötig. Besser: Wöchentliche 30-Minuten-Sessions, in denen konkrete Fälle besprochen werden.

Praxistipp: Benennen Sie einen „KI-Champion" in Ihrem Team. Diese Person wird zum Experten, sammelt Erfahrungen und hilft den anderen.

Phase 5: Schritt für Schritt ausrollen (3-6 Monate)

Nach erfolgreichem Pilotprojekt weiten Sie die Nutzung aus.

Strategie:

• Aktivieren Sie die KI-Funktionen zunächst für alle Mandanten derselben Kategorie (z.B. alle mit unter 10 Mitarbeitern)Aktivieren Sie die KI-Funktionen zunächst für alle Mandanten derselben Kategorie (z.B. alle mit unter 10 Mitarbeitern)

• Nach einem Monat: Nächste Kategorie (z.B. 10-50 Mitarbeiter)Nach einem Monat: Nächste Kategorie (z.B. 10-50 Mitarbeiter)

• Weiter so, bis alle Mandanten integriert sindWeiter so, bis alle Mandanten integriert sind

Warum schrittweise? Falls Probleme auftreten, können Sie sie in einer kleineren Gruppe schneller lösen.

Kommunikation mit Mandanten: Informieren Sie Ihre Mandanten vorab. Erklären Sie:

• Was sich ändertWas sich ändert

• Welche Vorteile sie haben (schnellere Abrechnung, weniger Rückfragen, etc.)Welche Vorteile sie haben (schnellere Abrechnung, weniger Rückfragen, etc.)

• Dass die Qualität weiterhin gewährleistet istDass die Qualität weiterhin gewährleistet ist

Muster-E-Mail:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

zum 1. März führen wir in unserem Lohnbüro neue KI-gestützte Funktionen ein. Das bedeutet für Sie:

Schnellere Verarbeitung: Ihre Dokumente werden automatisch erkannt und zugeordnet. Sie können Krankmeldungen und andere Unterlagen einfach per E-Mail schicken, statt sie separat zu übermitteln.

Weniger Rückfragen: Das System prüft automatisch auf Vollständigkeit. Sie erhalten direkt eine Meldung, wenn noch Angaben fehlen.

Zusätzlicher Service: Sie bekommen künftig eine Liquiditätsvorschau für Ihre Lohnkosten der kommenden drei Monate.

An Ihrer Abrechnung selbst ändert sich nichts. Alle Daten werden weiterhin von uns geprüft, bevor die Zahlung erfolgt.

Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung."

Phase 6: Optimieren und erweitern (kontinuierlich)

KI-Systeme werden mit der Zeit besser. Ihr Einsatz sollte sich kontinuierlich weiterentwickeln.

Monatliche Review-Fragen:

• Welche Zeitersparnis haben wir tatsächlich erreicht?Welche Zeitersparnis haben wir tatsächlich erreicht?

• Wie viele Fehler wurden durch die KI verhindert?Wie viele Fehler wurden durch die KI verhindert?

• Welche neuen Funktionen sind verfügbar?Welche neuen Funktionen sind verfügbar?

• Gibt es Beschwerden oder Probleme von Mandanten?Gibt es Beschwerden oder Probleme von Mandanten?

• Wo gibt es noch manuelle Prozesse, die automatisiert werden könnten?Wo gibt es noch manuelle Prozesse, die automatisiert werden könnten?

Kennzahlen tracken: Führen Sie ein einfaches Dashboard:

• Durchschnittliche Zeit pro Abrechnung (vorher / nachher)Durchschnittliche Zeit pro Abrechnung (vorher / nachher)

• Anzahl Korrekturen nach erster Übermittlung (vorher / nachher)Anzahl Korrekturen nach erster Übermittlung (vorher / nachher)

• Mandantenzufriedenheit (jährliche kurze Umfrage)Mandantenzufriedenheit (jährliche kurze Umfrage)

• ROI: Zeitersparnis x Stundensatz vs. Kosten der KI-FunktionenROI: Zeitersparnis x Stundensatz vs. Kosten der KI-Funktionen

Was kostet KI in der Lohnbuchhaltung wirklich?

Die Anschaffung ist das eine. Die Gesamtkosten sind oft höher als erwartet. Hier eine realistische Kalkulation.

Direkte Kosten

Software-Lizenzen:

• project b. mit Rita: Preise auf Anfrage, typisch 5-10 Euro pro Mitarbeiter/Monat (SaaS)project b. mit Rita: Preise auf Anfrage, typisch 5-10 Euro pro Mitarbeiter/Monat (SaaS)

• DATEV Unternehmen online: ca. 120 Euro pro Jahr zusätzlich pro ArbeitsplatzDATEV Unternehmen online: ca. 120 Euro pro Jahr zusätzlich pro Arbeitsplatz

• Lexware Pro (inkl. KI): ca. 600 Euro pro JahrLexware Pro (inkl. KI): ca. 600 Euro pro Jahr

• Sage AI-Modul: ca. 1.070 Euro pro JahrSage AI-Modul: ca. 1.070 Euro pro Jahr

Bei drei Arbeitsplätzen und DATEV: 360 Euro zusätzlich pro Jahr. Bei 100 abgerechneten Mitarbeitern und project b.: ca. 600-1.200 Euro pro Jahr (abhängig vom Funktionsumfang).

Schulungen:

• Externe Schulung: 500-800 Euro pro Tag (für bis zu 5 Personen)Externe Schulung: 500-800 Euro pro Tag (für bis zu 5 Personen)

• Interne Schulung durch Software-Anbieter: oft kostenlos im ersten JahrInterne Schulung durch Software-Anbieter: oft kostenlos im ersten Jahr

• Zeitaufwand Team: ca. 2 Stunden pro Person pro Monat im ersten JahrZeitaufwand Team: ca. 2 Stunden pro Person pro Monat im ersten Jahr

Anpassungen und Setup:

• Ersteinrichtung: 8-16 Stunden (je nach Komplexität)Ersteinrichtung: 8-16 Stunden (je nach Komplexität)

• Laufende Optimierung: ca. 2 Stunden pro MonatLaufende Optimierung: ca. 2 Stunden pro Monat

Indirekte Kosten

Produktivitätsverlust in der Anfangsphase: In den ersten 2-3 Monaten arbeiten Sie langsamer, weil Sie sich eingewöhnen und Prozesse anpassen. Rechnen Sie mit 10-15 Prozent Produktivitätsverlust in dieser Zeit.

Bei einem Lohnbüro mit drei Mitarbeitern und 200 abgerechneten Mitarbeitern entspricht das etwa 60-90 Stunden Mehraufwand.

Fehlerkosten während der Lernphase: Die KI macht anfangs Fehler. Sie müssen mehr kontrollieren. Kalkulieren Sie dafür zusätzlich 5 Prozent Ihrer Zeit in den ersten sechs Monaten ein.

Nutzen und ROI

Dem gegenüber steht die Zeitersparnis. Erfahrungswerte aus verschiedenen Lohnbüros:

Kleine Lohnbüros (1-3 Mitarbeiter, 50-200 Mitarbeiter abgerechnet):

• Zeitersparnis nach einem Jahr: 10-15 ProzentZeitersparnis nach einem Jahr: 10-15 Prozent

• Entspricht bei 160 Stunden pro Monat und drei Mitarbeitern: 48-72 Stunden pro MonatEntspricht bei 160 Stunden pro Monat und drei Mitarbeitern: 48-72 Stunden pro Monat

• Bei einem Stundensatz von 60 Euro (intern): 2.880-4.320 Euro pro MonatBei einem Stundensatz von 60 Euro (intern): 2.880-4.320 Euro pro Monat

• Pro Jahr: 34.560-51.840 Euro WertschöpfungPro Jahr: 34.560-51.840 Euro Wertschöpfung

Mittlere Lohnbüros (4-10 Mitarbeiter, 200-1.000 Mitarbeiter):

• Zeitersparnis: 12-18 ProzentZeitersparnis: 12-18 Prozent

• Bei 1.280 Stunden pro Monat (8 Mitarbeiter): 154-230 Stunden gespartBei 1.280 Stunden pro Monat (8 Mitarbeiter): 154-230 Stunden gespart

• Wertschöpfung: 9.240-13.800 Euro pro MonatWertschöpfung: 9.240-13.800 Euro pro Monat

• Pro Jahr: 110.880-165.600 EuroPro Jahr: 110.880-165.600 Euro

Große Lohnbüros (10+ Mitarbeiter, 1.000+ Mitarbeiter):

• Zeitersparnis: 15-20 Prozent (durch Skaleneffekte)Zeitersparnis: 15-20 Prozent (durch Skaleneffekte)

• Entsprechend höhere absolute WerteEntsprechend höhere absolute Werte

ROI-Rechnung Beispiel (kleines Lohnbüro):

• Investition Jahr 1: Software 600 Euro + Schulung 800 Euro + Einrichtung (16h x 60 Euro) 960 Euro = 2.360 EuroInvestition Jahr 1: Software 600 Euro + Schulung 800 Euro + Einrichtung (16h x 60 Euro) 960 Euro = 2.360 Euro

• Produktivitätsverlust Jahr 1: 90h x 60 Euro = 5.400 EuroProduktivitätsverlust Jahr 1: 90h x 60 Euro = 5.400 Euro

• Gesamtkosten Jahr 1: 7.760 EuroGesamtkosten Jahr 1: 7.760 Euro

• Zeitersparnis ab Monat 4-12 (9 Monate): 12 Prozent von 3 x 160h x 9 = 518 StundenZeitersparnis ab Monat 4-12 (9 Monate): 12 Prozent von 3 x 160h x 9 = 518 Stunden

• Wertschöpfung: 518h x 60 Euro = 31.080 EuroWertschöpfung: 518h x 60 Euro = 31.080 Euro

• Nettonutzen Jahr 1: 23.320 EuroNettonutzen Jahr 1: 23.320 Euro

• ROI: 300 ProzentROI: 300 Prozent

Ab Jahr 2 fallen nur noch die Lizenzkosten an. Die Zeitersparnis bleibt oder steigt sogar.

Weitere positive Effekte (schwer quantifizierbar)

• Weniger Fehler = weniger Korrekturen = zufriedenere MandantenWeniger Fehler = weniger Korrekturen = zufriedenere Mandanten

• Schnellere Bearbeitung = mehr Kapazität für neue MandateSchnellere Bearbeitung = mehr Kapazität für neue Mandate

• Moderneres Image = attraktiver für Bewerber und neue MandantenModerneres Image = attraktiver für Bewerber und neue Mandanten

• Weniger Stress für Ihr Team = geringere FluktuationWeniger Stress für Ihr Team = geringere Fluktuation

Wann lohnt sich die Investition nicht?

Es gibt Fälle, in denen KI (noch) keinen Sinn macht:

• Sehr kleine Lohnbüros mit unter 30 abgerechneten Mitarbeitern (Fixkosten zu hoch)Sehr kleine Lohnbüros mit unter 30 abgerechneten Mitarbeitern (Fixkosten zu hoch)

• Hochspezialisierte Nischenbereiche, für die es keine KI-Lösungen gibtHochspezialisierte Nischenbereiche, für die es keine KI-Lösungen gibt

• Wenn Ihre Software ohnehin in den nächsten 12 Monaten gewechselt werden soll (lieber warten)Wenn Ihre Software ohnehin in den nächsten 12 Monaten gewechselt werden soll (lieber warten)

• Bei extrem heterogenem Mandantenstamm ohne Standardisierung (KI braucht Muster)Bei extrem heterogenem Mandantenstamm ohne Standardisierung (KI braucht Muster)

Rechtliche und datenschutzrechtliche Aspekte

KI und personenbezogene Daten - das ist ein sensibles Thema. Was müssen Sie beachten?

DSGVO-Anforderungen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Die Verarbeitung von Gehaltsdaten ist notwendig zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Das gilt auch, wenn KI zum Einsatz kommt.

Informationspflicht: Sie müssen Ihre Mandanten (als Auftraggeber) und deren Mitarbeiter (als Betroffene) informieren, dass Sie KI einsetzen. Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung um einen Passus wie:

„Zur effizienten Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung setzen wir KI-gestützte Softwarefunktionen ein. Diese dienen der automatischen Erkennung von Dokumenten, der Plausibilitätsprüfung und der Fehlervermeidung. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt - alle Abrechnungen werden von geschultem Personal geprüft."

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Wenn Ihr Software-Anbieter KI-Funktionen in der Cloud bereitstellt, benötigen Sie einen AVV. DATEV, Lexware und Sage bieten standardmäßig DSGVO-konforme AVV an. Prüfen Sie, ob der AVV auch die KI-Module abdeckt.

Keine automatisierten Einzelentscheidungen: Nach Art. 22 DSGVO haben Betroffene das Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden.

Wichtig: Lassen Sie die KI nur vorschlagen. Die finale Entscheidung (Freigabe der Abrechnung) trifft immer ein Mensch. Das erfüllt die DSGVO-Anforderungen.

Mitarbeiterdatenschutz

Die Mitarbeiter Ihrer Mandanten müssen über den KI-Einsatz informiert werden. Ihr Mandant ist dafür verantwortlich, kann aber auf Sie verweisen.

Musterfomulierung für Mandanten:

„Ihre Gehaltsabrechnung erfolgt durch [Name Lohnbüro]. Zur Qualitätssicherung und Effizienzsteigerung setzt das Lohnbüro KI-gestützte Softwarefunktionen ein. Diese dienen der Dokumentenerkennung und Plausibilitätsprüfung. Alle Abrechnungen werden weiterhin von qualifiziertem Personal kontrolliert. Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet und unterliegen dem Datenschutz nach DSGVO."

Haftungsfragen

Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht und dieser nicht bemerkt wird?

Rechtslage: Sie haften für Fehler in der Lohnabrechnung, unabhängig davon, ob ein Mensch oder eine KI den Fehler verursacht hat. Der Einsatz von KI ändert nichts an Ihrer Sorgfaltspflicht.

Praxis:

• Dokumentieren Sie, dass alle KI-Vorschläge von Menschen geprüft werdenDokumentieren Sie, dass alle KI-Vorschläge von Menschen geprüft werden

• Führen Sie Stichprobenkontrollen durch (z.B. 10 Prozent aller Abrechnungen zusätzlich manuell prüfen)Führen Sie Stichprobenkontrollen durch (z.B. 10 Prozent aller Abrechnungen zusätzlich manuell prüfen)

• Nutzen Sie die Plausibilitätsprüfungen der SoftwareNutzen Sie die Plausibilitätsprüfungen der Software

• Schulen Sie Ihr Team regelmäßigSchulen Sie Ihr Team regelmäßig

Versicherung: Prüfen Sie, ob Ihre Berufshaftpflichtversicherung auch KI-bedingte Fehler abdeckt. Die meisten Versicherungen haben ihre Bedingungen inzwischen angepasst, aber fragen Sie nach.

Digitale Lohnabrechnung und Arbeitnehmerrechte

Die Einführung der digitalen Lohnabrechnung 2026 (siehe unser Artikel zur Modernisierung des Arbeitgeberverfahrens) wirft zusätzliche Fragen auf:

Muss der Arbeitnehmer zustimmen? Ja, grundsätzlich. Arbeitgeber können die Zustimmung zur digitalen Übermittlung der Lohnabrechnung verlangen, müssen aber auf Wunsch des Arbeitnehmers weiterhin eine Papierform bereitstellen.

Wie erfolgt die digitale Bereitstellung? Gängige Wege:

• E-Mail (PDF)E-Mail (PDF)

• Mitarbeiterportal des Lohnbüros oder der SoftwareMitarbeiterportal des Lohnbüros oder der Software

• AppApp

Wichtig: Die Bereitstellung muss sicher erfolgen (verschlüsselt oder passwortgeschützt). Ein einfaches unverschlüsseltes PDF per E-Mail ist datenschutzrechtlich problematisch.

KI-Unterstützung: Einige Systeme erkennen automatisch, welche Mitarbeiter der digitalen Übermittlung zugestimmt haben und welche die Papierform wünschen. Das spart Ihnen manuelle Sortierarbeit.

Betriebsrat und Mitbestimmung

Wenn Ihr Mandant einen Betriebsrat hat, muss dieser bei Einführung von KI-Systemen beteiligt werden (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG - Überwachungseinrichtungen).

Praxistipp für Ihre Mandanten: Empfehlen Sie eine frühzeitige Information des Betriebsrats. Betonen Sie die Vorteile (weniger Fehler, schnellere Abrechnung) und die Tatsache, dass keine Leistungsüberwachung stattfindet.

Zukunft: Welche Entwicklungen stehen bevor?

KI in der Lohnbuchhaltung steht noch am Anfang. Was kommt in den nächsten Jahren?

Trend 1: Vollautomatische Abrechnungen für Standardfälle

In 2-3 Jahren werden einfache Lohnabrechnungen (Festgehalt, keine Sonderzahlungen, keine Änderungen) komplett automatisiert ablaufen. Das System erkennt, dass keine Besonderheiten vorliegen, führt die Abrechnung durch und versendet sie - ohne menschliches Eingreifen.

Sie greifen nur noch ein, wenn die KI Unregelmäßigkeiten meldet oder komplexe Fälle vorliegen.

Auswirkung: Mehr Zeit für Beratung und komplexe Mandate.

Trend 2: Natürlichsprachliche Interaktion

Statt Masken auszufüllen, werden Sie mit der Software sprechen können:

„Erstelle für Mandant Müller GmbH die Dezemberabrechnung. Berücksichtige das Weihnachtsgeld laut Tarifvertrag Metall NRW."

Die Software versteht, führt aus und fragt bei Unklarheiten nach.

Verfügbarkeit: Erste Ansätze gibt es bereits (z.B. in Sage AI Reports). Umfassende Umsetzung in 3-5 Jahren.

Trend 3: Predictive Analytics für Personalkosten

Die Software wird nicht nur abrechnen, sondern auch vorhersagen:

• Wann sind Gehaltserhöhungen fällig (basierend auf Tarifverträgen und historischen Daten)?Wann sind Gehaltserhöhungen fällig (basierend auf Tarifverträgen und historischen Daten)?

• Wie entwickeln sich die Lohnnebenkosten (unter Berücksichtigung politischer Entwicklungen)?Wie entwickeln sich die Lohnnebenkosten (unter Berücksichtigung politischer Entwicklungen)?

• Welche Mitarbeiter könnten bald kündigen (Musteranalyse)?Welche Mitarbeiter könnten bald kündigen (Musteranalyse)?

Ihr Mandant erhält frühzeitig Planungshinweise.

Einschätzung: Technisch bereits heute möglich, aber datenschutzrechtlich heikel. Breite Verfügbarkeit in 5-7 Jahren.

Trend 4: Integration mit anderen Systemen

KI wird die Brücke schlagen zwischen verschiedenen Systemen:

• ZeiterfassungZeiterfassung

• PersonalverwaltungPersonalverwaltung

• BuchhaltungBuchhaltung

• ControllingControlling

• ProjektmanagementProjektmanagement

Daten fließen automatisch hin und her. Inkonsistenzen werden erkannt und bereinigt.

Beispiel: Ein Mitarbeiter bucht im Projektmanagement-Tool 8 Stunden auf Projekt X. Die Zeiterfassung wird automatisch aktualisiert. Die Lohnabrechnung übernimmt die Stunden. Die Buchhaltung bucht die Kosten auf die richtige Kostenstelle. Alles ohne manuelles Eingreifen.

Verfügbarkeit: Grundlagen existieren bereits. Flächendeckende Integration in 2-4 Jahren.

Trend 5: KI-gestützte Steueroptimierung

Die Software schlägt automatisch vor, wie Gehaltsbestandteile steuerlich optimiert werden können:

• Wann lohnt sich ein Firmenwagen?Wann lohnt sich ein Firmenwagen?

• Welche Sozialleistungen sind für den Mitarbeiter günstiger?Welche Sozialleistungen sind für den Mitarbeiter günstiger?

• Wie sollte eine Gehaltserhöhung strukturiert sein, um netto am meisten rauszuholen?Wie sollte eine Gehaltserhöhung strukturiert sein, um netto am meisten rauszuholen?

Wichtig: Ersetzt keine individuelle Steuerberatung, aber gibt erste Hinweise.

Verfügbarkeit: In 3-5 Jahren, sobald die Systeme ausreichend Daten haben.

Was bedeutet das für Sie?

Die Rolle des Lohnbuchhalters wird sich verändern. Weniger Dateneingabe, mehr Beratung. Weniger Routine, mehr Expertise.

Skills, die wichtiger werden:

• Interpretation von KI-ErgebnissenInterpretation von KI-Ergebnissen

• Beratung zu komplexen LohnfragenBeratung zu komplexen Lohnfragen

• Projektmanagement (Einführung neuer Systeme)Projektmanagement (Einführung neuer Systeme)

• MandantenkommunikationMandantenkommunikation

• Datenschutz und ComplianceDatenschutz und Compliance

Skills, die unwichtiger werden:

• Manuelle DateneingabeManuelle Dateneingabe

• Repetitive PrüfungenRepetitive Prüfungen

• Standardabrechnungen ohne BesonderheitenStandardabrechnungen ohne Besonderheiten

Das ist eine Chance. Ihr Job wird anspruchsvoller und wertvoller.

Häufig gestellte Fragen

Kann KI meine Arbeit komplett ersetzen?

Nein. KI kann Routineaufgaben übernehmen, aber die fachliche Expertise, das Urteilsvermögen bei Sonderfällen und die Beratung bleiben menschliche Aufgaben. Lohnbuchhaltung ist zu komplex und zu stark von Einzelfallbeurteilungen geprägt, um vollständig automatisiert zu werden.

Was passiert, wenn die KI falsche Vorschläge macht?

Sie prüfen und korrigieren. Die KI ist ein Werkzeug, kein Ersatz für Ihre Expertise. Wichtig ist, dass Sie die Vorschläge kritisch hinterfragen und bei Zweifeln manuell eingreifen.

Wie lange dauert es, bis die KI richtig funktioniert?

Die meisten Systeme brauchen 2-3 Monate, um sich auf Ihre spezifischen Abläufe einzustellen. In dieser Zeit trainieren Sie die KI durch Ihre Korrekturen. Nach etwa sechs Monaten erreichen Sie die maximale Effizienz.

Sind meine Daten sicher?

Wenn Sie Anbieter mit Serverstandort Deutschland und DSGVO-konformen Verträgen nutzen (DATEV, Lexware, Sage), ja. Achten Sie auf entsprechende Zertifizierungen und prüfen Sie die Datenschutzerklärung.

Brauche ich eine Genehmigung meiner Mandanten?

Eine explizite Genehmigung ist nicht nötig, solange Sie weiterhin als Auftragsverarbeiter agieren und die DSGVO einhalten. Informieren Sie Ihre Mandanten aber transparent über den KI-Einsatz. Das schafft Vertrauen.

Kann ich KI auch für nur einige Mandanten nutzen?

Ja, die meisten Systeme erlauben eine mandantenweise Aktivierung. Das ist sinnvoll für ein Pilotprojekt oder wenn einige Mandanten grundsätzlich gegen KI sind.

Was kostet die Einführung wirklich?

Rechnen Sie mit 2.000-10.000 Euro im ersten Jahr (je nach Größe Ihres Büros), aber auch mit Zeitersparnissen, die das mehrfach ausgleichen. Siehe Abschnitt zu Kosten und ROI für Details.

Wie erkenne ich, ob meine Software überhaupt KI-fähig ist?

Schauen Sie in den Einstellungen oder Release Notes Ihrer Software nach Begriffen wie „KI", „AI", „intelligente Funktionen", „Assistenten", „automatische Erkennung". Oder fragen Sie direkt beim Support nach.

Falls Sie eine Ergänzung zu Ihrem bestehenden System suchen: project b. mit Rita arbeitet mit den meisten gängigen Lohnsystemen zusammen und bringt KI-Funktionen mit, ohne dass Sie Ihre Grundsoftware wechseln müssen.

Checkliste: Sind Sie bereit für KI?

Nutzen Sie diese Checkliste, um zu prüfen, ob Ihr Lohnbüro für den KI-Einsatz bereit ist:

Technische Voraussetzungen:

[ ] Ihre Lohnsoftware ist auf dem neuesten Stand (max. 1 Version alt)[ ] Ihre Lohnsoftware ist auf dem neuesten Stand (max. 1 Version alt)

[ ] Sie nutzen Cloud-Funktionen oder können diese aktivieren[ ] Sie nutzen Cloud-Funktionen oder können diese aktivieren

[ ] Ihre IT-Infrastruktur ist stabil (kein veraltetes System)[ ] Ihre IT-Infrastruktur ist stabil (kein veraltetes System)

[ ] Sie haben ausreichend Speicherplatz und Bandbreite[ ] Sie haben ausreichend Speicherplatz und Bandbreite

Organisatorische Voraussetzungen:

[ ] Ihre Prozesse sind weitgehend standardisiert[ ] Ihre Prozesse sind weitgehend standardisiert

[ ] Dokumenteneingang erfolgt überwiegend digital (E-Mail, Upload)[ ] Dokumenteneingang erfolgt überwiegend digital (E-Mail, Upload)

[ ] Sie haben mindestens 50 Mitarbeiter in Abrechnung (Grenze für sinnvollen Einsatz)[ ] Sie haben mindestens 50 Mitarbeiter in Abrechnung (Grenze für sinnvollen Einsatz)

[ ] Ihr Team ist offen für neue Technologien[ ] Ihr Team ist offen für neue Technologien

Fachliche Voraussetzungen:

[ ] Sie haben mindestens eine Person mit IT-Affinität im Team[ ] Sie haben mindestens eine Person mit IT-Affinität im Team

[ ] Ihr Team hat Zeit für Schulungen (ca. 2-4 Stunden pro Monat im ersten Jahr)[ ] Ihr Team hat Zeit für Schulungen (ca. 2-4 Stunden pro Monat im ersten Jahr)

[ ] Sie führen regelmäßig Qualitätskontrollen durch[ ] Sie führen regelmäßig Qualitätskontrollen durch

[ ] Sie dokumentieren Ihre Prozesse[ ] Sie dokumentieren Ihre Prozesse

Finanzielle Voraussetzungen:

[ ] Sie können 2.000-10.000 Euro im ersten Jahr investieren[ ] Sie können 2.000-10.000 Euro im ersten Jahr investieren

[ ] Sie haben ein Budget für laufende Lizenzkosten (500-2.000 Euro pro Jahr)[ ] Sie haben ein Budget für laufende Lizenzkosten (500-2.000 Euro pro Jahr)

[ ] Sie können einen kurzfristigen Produktivitätsverlust verkraften[ ] Sie können einen kurzfristigen Produktivitätsverlust verkraften

Mandantenbezogen:

[ ] Ihre Mandanten akzeptieren digitale Prozesse[ ] Ihre Mandanten akzeptieren digitale Prozesse

[ ] Sie haben AVV mit allen Mandanten[ ] Sie haben AVV mit allen Mandanten

[ ] Ihre Mandanten sind bereit, Dokumente digital zu übermitteln[ ] Ihre Mandanten sind bereit, Dokumente digital zu übermitteln

Wenn Sie 80 Prozent oder mehr abhaken können, sind Sie bereit für den Start.

Fazit: Jetzt handeln oder abwarten?

KI in der Lohnbuchhaltung ist keine ferne Zukunft mehr. Die Technologie ist verfügbar, ausgereift genug für den Praxiseinsatz und wird von den großen Anbietern unterstützt.

Die Frage ist nicht, ob KI kommt, sondern wann Sie einsteigen. Drei Szenarien:

Early Adopter (jetzt starten): Sie gehören zu den ersten in Ihrer Region, die KI umfassend einsetzen. Das bringt Wettbewerbsvorteile: Sie sind effizienter, können mehr Mandate betreuen oder haben mehr Zeit für Beratung. Sie nutzen den Marketingeffekt („modernes, digitales Lohnbüro"). Risiko: Sie investieren Zeit in Kinderkrankheiten der Systeme.

Strategischer Folger (in 6-12 Monaten): Sie warten ab, bis die ersten Erfahrungen vorliegen, die Software noch besser wird und Ihr Team bereit ist. Sie vermeiden Anfangsprobleme. Risiko: Konkurrenten ziehen an Ihnen vorbei, Bewerber bevorzugen modernere Arbeitgeber.

Later Majority (in 2-3 Jahren): Sie warten, bis KI zum Standard wird. Sie sparen sich Pionierarbeit. Risiko: Sie verlieren Mandanten an effizientere Wettbewerber, haben Schwierigkeiten bei Mitarbeitergewinnung, müssen unter Zeitdruck umstellen.

Unsere Empfehlung: Starten Sie mit einem Pilotprojekt. Testen Sie die KI-Funktionen Ihrer aktuellen Software für 3-5 ausgewählte Mandanten. Das kostet wenig, bringt Erfahrung und Sie können dann fundiert entscheiden.

Die größte Gefahr ist nicht, dass die KI nicht funktioniert. Die größte Gefahr ist, den Anschluss zu verpassen, während andere effizienter werden.

Quellen und weiterführende Informationen

KI-gestützte Lohnsysteme:

• [project b. - Payroll Platform mit Rita (KI-Assistentin)] - project b. - Payroll Platform mit Rita (KI-Assistentin)

• [DATEV Produktinformationen „KI-Funktionen Lohn und Gehalt"] - DATEV Produktinformationen „KI-Funktionen Lohn und Gehalt"

• [Lexware Handbuch „SmartScan und KI-Assistenten"] - Lexware Handbuch „SmartScan und KI-Assistenten"

• [Sage Whitepaper „AI in Payroll: Best Practices"] - Sage Whitepaper „AI in Payroll: Best Practices"

Rechtliche Grundlagen:

• [DSGVO-Leitlinien zur automatisierten Entscheidungsfindung (Art. 22)] - DSGVO-Leitlinien zur automatisierten Entscheidungsfindung (Art. 22)

• [Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): ELStAM-Verfahren] - Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): ELStAM-Verfahren

• [Bundesarbeitsgericht: Arbeitszeiterfassung] - Bundesarbeitsgericht: Arbeitszeiterfassung

• [Gesetze im Internet: EStG, BetrVG] - Gesetze im Internet: EStG, BetrVG

• [Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Digitalisierung der Arbeitswelt] - Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Digitalisierung der Arbeitswelt

Verwandte Artikel:

• Modernisierung des Arbeitgeberverfahrens ab 2026

• Entfernungspauschale 2026