Personio vs. project b.: Welches Tool passt wirklich zu Ihrer Lohnabrechnung?

Sie wachsen schnell. Neue Mitarbeiter kommen monatlich dazu. Die Lohnabrechnung, die anfangs der Steuerberater “nebenbei” erledigt hat, wird zum Engpass.

Jetzt stehen Sie vor der Entscheidung: Eine All-in-One HR-Plattform wie Personio? Oder ein spezialisiertes Payroll-Tool wie project b.?

Dieser Vergleich zeigt Ihnen, welche Lösung für wachsende Unternehmen tatsächlich funktioniert – ohne Marketing-Versprechen, mit konkreten Fakten.

Personio: Die All-in-One HR-Plattform

Personio ist im deutschsprachigen Raum die bekannteste HR-Software für KMU. Das Münchner Unternehmen bietet eine breite Palette: Recruiting, Onboarding, Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung – und seit 2023 auch eine eigene Lohnabrechnung namens “Personio Payroll”.

Was Personio gut macht

• Alles unter einem Dach: HR-Daten, Recruiting und Payroll in einer Oberfläche

• Bekannte Marke: Über 14.000 Kunden, etablierte Prozesse

• Echtzeit-Synchronisation: Stammdaten fließen automatisch in die Lohnabrechnung

• ITSG-zertifiziert: Direkte Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern

Wo Personio an Grenzen stößt

Hier wird es interessant. Denn bei der Lohnabrechnung zeigen sich Schwächen, die gerade für schnell wachsende Unternehmen relevant sind:

1. Begrenzte Payroll-Funktionalität

Personio Payroll kann viele komplexe Abrechnungsregeln nicht abbilden. Nutzer berichten von fehlender Unterstützung für:

• Pauschalversteuerung

• Fahrradleasing

• Variable Zahlungen und Zuschläge

• Komplexe Stundensätze und Überstundenberechnung

• Langzeitkrankheiten und Beschäftigungsverbote

Ein Mandant, der von DATEV auf Personio Payroll umgestellt hat, fasst es so zusammen: “So einfach, wie es verkauft wird, ist es dann leider nicht.”

2. Die DATEV-Situation

Das ist der Elefant im Raum: DATEV hat 2024 die Partnerschaft mit Personio beendet. Der Grund? Mit “Personio Payroll Expert Plan” bietet Personio jetzt selbst Lohn-Dienstleistungen an – in direktem Wettbewerb zum Steuerberater-Modell.

Die bestehenden Schnittstellen funktionieren zwar noch. Aber Nutzer berichten von Problemen:

• Lohnarten werden nicht korrekt übertragen (alles landet als Lohnart 200 in DATEV)

• Manuelle Nacharbeit durch den Steuerberater ist oft nötig

• Bei Mandantenübernahmen entstehen Personalnummer-Konflikte

Für StartUps und Scaleups, die mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten, ist das ein echtes Problem.

3. Preis-Leistung unter Druck

Personio Core startet bei 7,60 € pro Mitarbeiter und Monat. Das klingt fair. Aber:

• Payroll ist ein separates Modul mit Zusatzkosten

• Unternehmen berichten von häufigen Preiserhöhungen

• Auf LinkedIn häufen sich Beschwerden über unausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis bei Bestandskunden

Ein Unternehmen berichtet: “Wir zahlen aktuell ca. 7.000 EUR/Jahr für ein kleines Team.”

project b.: Spezialisiert auf das, was zählt

project b. geht einen anderen Weg. Statt alles anzubieten, konzentriert sich das Münchner Unternehmen auf einen Bereich: die vorbereitende Lohnabrechnung.

Das Konzept: Vorsystem statt Ersatz

project b. ersetzt weder DATEV noch Ihren Steuerberater. Es sitzt davor. Als intelligente Schicht, die Daten sammelt, prüft und aufbereitet, bevor sie ins Lohnsystem fließen.

Das klingt nach einem kleinen Unterschied. In der Praxis ist es ein großer.

Was project b. konkret leistet

1. Rita liest, was Menschen schicken

Mitarbeiter schicken Krankmeldungen per WhatsApp. Der neue Praktikant mailt seine Steuer-ID als Foto. Ein Abteilungsleiter gibt Überstunden per Excel-Liste durch.

Rita, die KI-Assistentin von project b., erkennt und extrahiert die lohnrelevanten Informationen. Automatisch. Egal welches Format.

Der Unterschied im Alltag: Statt 30 Minuten für eine Krankmeldung brauchen Sie unter 5 Minuten. Sie prüfen und geben frei. Den Rest erledigt das System.

2. DATEV-Integration, die funktioniert

project b. ist offizieller DATEV-Schnittstellenpartner. Die freigegebenen Änderungen fließen direkt ins Lohnsystem – ohne Medienbrüche, ohne die Lohnarten-Probleme, die bei Personio auftreten.

Ihr Steuerberater arbeitet weiter mit seinem gewohnten System. Sie liefern ihm saubere, geprüfte Daten statt E-Mail-Chaos.

3. Kontrolle bleibt beim Menschen

Das ist wichtig: Rita macht Vorschläge. Aber die finale Entscheidung liegt immer bei Ihnen oder Ihrem Lohnbuchhalter. Jede Änderung ist transparent, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.

Keine Blackbox. Keine automatischen Buchungen, die Sie erst nach der Abrechnung bemerken.

4. Sicherheit auf Enterprise-Niveau

project b. ist ISO 27001:2022 zertifiziert und DSGVO-konform. Für StartUps, die auf Investoren-Due-Diligence vorbereitet sein müssen, ist das kein Nice-to-have. 

Der direkte Vergleich

Für wen ist welches Tool?

Personio passt zu Ihnen, wenn:

• Sie eine All-in-One HR-Lösung suchen und Payroll nur ein kleiner Teil ist

• Ihre Lohnabrechnungen standardisiert und unkompliziert sind

• Sie keinen externen Steuerberater einbinden möchten

• DATEV-Integration keine Priorität hat

project b. passt zu Ihnen, wenn:

• Lohnabrechnung Ihr Hauptproblem ist (Zeitdruck, Fehler, E-Mail-Chaos)

• Sie mit einem Steuerberater oder Lohnbüro zusammenarbeiten

• DATEV, Agenda oder SPS Ihre Abrechnungssysteme sind

• Sie schnell wachsen und die Prozesse skalieren müssen

• Ihre Mitarbeiter Daten in verschiedenen Formaten liefern

Die StartUp-Perspektive

Als wachsendes Unternehmen haben Sie ein spezifisches Problem: Was bei 20 Mitarbeitern funktioniert, bricht bei 80 zusammen.

Die Excel-Liste, die der Gründer anfangs selbst gepflegt hat? Wird zum Flaschenhals. Die E-Mails an den Steuerberater? Werden unübersichtlich. Die Fehlerquote? Steigt mit jeder Neueinstellung.

Personio löst das HR-Problem breit. project b. löst das Payroll-Problem tief.

Wenn Ihre größte Herausforderung die Lohnabrechnung ist – die Datensammlung, die Abstimmung mit dem Steuerberater, die wiederkehrenden Rückfragen – dann ist das spezialisierte Tool die bessere Wahl.

Konkret bedeutet das:

• Weniger manuelle Dateneingabe (Rita übernimmt)

• Weniger Rückfragen vom Steuerberater (Daten sind geprüft)

• Weniger Stress in der Lohnwoche (Cockpit statt E-Mail-Suche)

• Mehr Zeit für das, was Ihr Unternehmen voranbringt

Was die Investoren sehen

project b. wird unterstützt von Lakestar (bekannt durch Spotify, Delivery Hero), QED Investors (Klarna, Credit Karma) und weiteren namhaften VCs.

Das ist kein Qualitätsmerkmal an sich. Aber es zeigt: Erfahrene Investoren sehen in der Lohnabrechnung ein Problem, das groß genug ist – und in project b. eine Lösung, die vielversprechend genug ist.

Für Ihre eigene Investoren-Kommunikation kann das relevant sein. ISO-Zertifizierung, DSGVO-Konformität und eine skalierbare Payroll-Lösung sind Punkte, die in jeder Due Diligence auftauchen.

Der Wechsel: Einfacher als gedacht

Viele StartUps zögern beim Tool-Wechsel. “Wir haben gerade andere Prioritäten.” Das ist verständlich.

Aber project b. erfordert keinen Big-Bang-Wechsel. Als Vorsystem ergänzt es Ihre bestehende Infrastruktur. Sie behalten DATEV, Sie behalten Ihren Steuerberater. Sie fügen eine intelligente Schicht hinzu.

Das Setup dauert keine Monate. Und der ROI zeigt sich in der ersten Lohnabrechnung, wenn die Krankmeldung in 5 statt 30 Minuten verarbeitet ist.

Fazit: Tiefe schlägt Breite

Personio ist eine solide HR-Plattform. Für Unternehmen, die eine breite Lösung suchen und deren Lohnabrechnung unkompliziert ist, kann es funktionieren.

Aber wenn die Lohnabrechnung Ihr Schmerzpunkt ist – der Zeitdruck, die Datenqualität, die Abstimmung mit dem Steuerberater – dann brauchen Sie ein Tool, das genau dieses Problem löst.

project b. ist tiefer auf Payroll spezialisiert als Personio. Die DATEV-Integration funktioniert. Die KI-Assistentin Rita nimmt Ihnen die Routinearbeit ab. Und Ihr Steuerberater bekommt saubere Daten statt E-Mail-Chaos.

Für StartUps und Scaleups, die schnell wachsen und ihre Prozesse skalieren müssen, ist das der entscheidende Unterschied.

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Quellen

• DATEV beendet Partnerschaft mit Personio – DATEV magazin

• Personio Erfahrungen – Capterra Deutschland

• Personio Community – Erfahrungen mit Payroll

• Personio Alternativen – Ordio Vergleich