Lohnabrechnung outsourcen: Kosten, Vorteile und Anbieter im Überblick

70 E-Mails am Tag. Daten in Excel, per WhatsApp, als Scan. Mandanten, die ihre eigene Software ignorieren und trotzdem pünktlich abgerechnet werden wollen. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein.

Laut einer DIHK-Umfrage fehlen in Deutschland aktuell über 50.000 Fachkräfte in der Lohnbuchhaltung. Gleichzeitig steigt die Komplexität: neue Meldepflichten, Tarifverträge, Mindestlohnerhöhungen. Die Folge: Viele Lohnbüros und Steuerberater müssen Mandanten ablehnen, weil die Kapazitäten fehlen.

Eine Lösung, die immer mehr Unternehmen nutzen: die Lohnabrechnung outsourcen. In diesem Artikel erfahren Sie, was Outsourcing konkret bedeutet, welche Kosten auf Sie zukommen, für wen es sich lohnt und worauf Sie bei der Anbieterauswahl achten sollten.

Was bedeutet Lohnabrechnung outsourcen?

Lohnabrechnung outsourcen bedeutet, die gesamte oder teilweise Entgeltabrechnung an einen externen Dienstleister zu übergeben. Dieser übernimmt die Berechnung der Gehälter, die Erstellung der Lohnabrechnungen, die Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzämter sowie die Verwaltung der Personalstammdaten.

Drei Modelle im Vergleich

Full-Service-OutsourcingDer Dienstleister übernimmt den kompletten Prozess von der Datenerfassung bis zur Lohnzettelverteilung. Sie liefern nur noch die Rohdaten.

HybridmodellSie nutzen eine digitale Plattform für die Datenerfassung und Kommunikation mit Mitarbeitern. Die eigentliche Abrechnung erfolgt beim Dienstleister.

Software mit ServiceSie rechnen selbst ab, haben aber einen Partner für komplexe Fälle und Support.

Der Unterschied zur reinen Software-Lösung: Beim Outsourcing übernimmt ein Mensch die Verantwortung für die korrekte Abrechnung. Bei Software-Lösungen bleibt diese Verantwortung bei Ihnen.

Was ein Outsourcing-Partner typischerweise leistet

• Erfassung und Prüfung aller lohnrelevanten Daten

• Berechnung von Brutto- und Nettolöhnen

• Erstellung der monatlichen Lohnabrechnungen

• Meldungen an Krankenkassen, Finanzamt, Berufsgenossenschaften

• Beitragsnachweise und Lohnsteueranmeldungen

• Bescheinigungen (Arbeitsbescheinigung, Verdienstbescheinigung)

• Jahresabschlussarbeiten (Lohnsteuerbescheinigung, SV-Jahresmeldung)

Die 5 wichtigsten Vorteile beim Lohnabrechnung auslagern

1. Zeitersparnis bei Routineaufgaben

Der größte Vorteil zeigt sich im Alltag. Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Eine Krankmeldung.

Bei manueller Bearbeitung dauert der Prozess typischerweise 30 Minuten: E-Mail öffnen, Anhang speichern, Daten in die Personalakte übertragen, Fehlzeiten erfassen, gegebenenfalls Rückfragen stellen, dokumentieren.

Mit einem modernen Outsourcing-Partner wie project b. reduziert sich dieser Aufwand auf unter 5 Minuten. Die KI-Assistentin RITA erkennt die Krankmeldung automatisch, extrahiert die relevanten Daten und bereitet alles für die Freigabe vor. Sie prüfen und bestätigen nur noch.

"Ich hab eine E-Mail-Flut, bis zu 70 Mails am Tag. Ich sortiere die dann mit Fähnchen in Outlook, muss sie auch noch in der Dokumentenverwaltung ablegen. Das kostet alles viel Zeit. Ich habe aber keine Zeit, es zu verbessern."

Genau hier setzt Outsourcing an: Statt Daten zu sortieren, können Sie sich auf Beratung und Mandantenbetreuung konzentrieren.

2. Kosteneffizienz durch Skaleneffekte

Die Rechnung ist einfach: Ein interner Lohnbuchhalter kostet Sie mindestens 45.000 € pro Jahr (Gehalt plus Nebenkosten). Dazu kommen Software-Lizenzen, Schulungen, Vertretungsregelungen und Büroausstattung.

Outsourcing kostet je nach Anbieter zwischen 10 und 40 € pro Mitarbeiter und Monat. Bei 50 Mitarbeitern sind das 500 bis 2.000 € monatlich, also 6.000 bis 24.000 € jährlich.

Die Break-Even-Rechnung

Ab etwa 150 bis 200 Mitarbeitern kann sich eine eigene Lohnbuchhaltung rechnen. Darunter ist Outsourcing fast immer günstiger, wenn man alle Kosten einrechnet.

Dazu kommt: Ein externer Dienstleister verteilt seine Fixkosten auf viele Mandanten. Diese Skaleneffekte geben gute Anbieter als niedrigere Preise weiter.

3. Fachkräftemangel umgehen

"Wir haben aktuell keine Kapazität für neue Mandanten und müssen sogar ablehnen."

So beschreibt ein größeres Lohnbüro seine Situation. Das ist kein Einzelfall.

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung auslagern, umgehen Sie dieses Problem. Der Outsourcing-Partner hat das Personal und die Expertise. Sie können wachsen, ohne proportional mehr Mitarbeiter einstellen zu müssen.

Konkret bedeutet das: 40 neue Mandate betreuen mit nur 0,5 FTE mehr. Statt einer kompletten Stelle brauchen Sie nur jemanden für die Schnittstelle zum Dienstleister.

4. Compliance und Fehlerreduzierung

Aktuelle Branchenstudien zeigen: Bei manueller Lohnabrechnung treten in bis zu 8 % der Abrechnungen Fehler auf. Das sind bei 100 Mitarbeitern 8 fehlerhafte Abrechnungen pro Monat, die korrigiert werden müssen.

Professionelle Outsourcing-Partner erreichen Fehlerquoten unter 1 %. Der Grund: standardisierte Prozesse, automatische Plausibilitätsprüfungen und spezialisiertes Personal, das nichts anderes macht als Lohnabrechnung.

Dazu kommt die Komplexität des deutschen Lohnsystems: Tarifverträge, Sozialversicherung, Mindestlohn, ELStAM-Meldungen, PKV-Arbeitgebermeldung. Wer sich täglich damit beschäftigt, macht weniger Fehler als jemand, der Lohn "nebenbei" macht.

5. Skalierbarkeit ohne Personalaufbau

Ihr Unternehmen wächst? Klassisch müssten Sie jetzt eine weitere Stelle in der Lohnbuchhaltung schaffen. Mit Outsourcing skaliert der Dienstleister einfach mit.

Ob Sie 50 oder 500 Mitarbeiter haben: Die Prozesse bleiben gleich. Der Preis pro Mitarbeiter sinkt sogar oft bei größeren Volumina.

Für Steuerberater bedeutet das: Sie können Ihren Mandanten ein Komplettpaket anbieten, ohne selbst die Kapazitäten aufbauen zu müssen. Das Stichwort heißt "Payroll by project b." Ihre Mandanten bekommen professionelle Lohnabrechnung, Sie behalten die Kundenbeziehung.

Kostenstruktur: Was Sie erwarten können

Preismodelle im Überblick

Pro Mitarbeiter und MonatDas gängigste Modell. Sie zahlen einen festen Betrag für jeden abgerechneten Mitarbeiter. Typische Spanne: 10 bis 40 €.

PauschalmodelleFester Monatspreis unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Sinnvoll bei stabiler Belegschaft und planbaren Kosten.

Grundgebühr plus variable KostenEine monatliche Grundgebühr (z. B. 100 €) plus einen reduzierten Preis pro Mitarbeiter. Oft bei kleineren Unternehmen.

Realistische Kostenspannen

Die Preise variieren je nach Komplexität: Baulohn, Kurzarbeit oder Schichtmodelle kosten mehr als einfache Gehaltsabrechnungen.

Versteckte Kosten beachten

Bei der Kalkulation sollten Sie diese Posten nicht vergessen:

EinrichtungsgebührenViele Anbieter berechnen eine einmalige Setup-Gebühr für die Ersteinrichtung. Üblich sind 200 bis 1.000 €.

SonderfälleBetriebsprüfungen, Kurzarbeitergeld oder Baulohn werden oft separat berechnet.

SchnittstellenDie Anbindung an Ihr HR-System oder Ihre Finanzbuchhaltung kann zusätzliche Kosten verursachen.

KündigungAchten Sie auf Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen. Bei project b. gibt es keine Mindestvertragslaufzeit.

Für wen lohnt sich Outsourcing? Entscheidungsmatrix

Für Steuerberater und Kanzleien

Situation: Sie haben Mandanten, die Lohnabrechnung nachfragen, aber keine Kapazität oder Lust, selbst abzurechnen.

Lösung: Mit einem Outsourcing-Partner wie project b. können Sie Ihren Mandanten ein Komplettpaket anbieten. Die Abrechnung übernimmt project b., Sie behalten die Kundenbeziehung und verdienen mit.

Vorteil: Mehr Mandate betreuen, ohne eigenes Lohn-Team aufzubauen. Mandanten bekommen alles aus einer Hand.

Für Lohnbüros mit Wachstumsambitionen

Situation: Sie wollen wachsen, finden aber keine Fachkräfte. Jeder neue Mandant braucht proportional mehr Personal.

Lösung: Die Plattform von project b. digitalisiert Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung. RITA übernimmt die Datenerfassung, Sie konzentrieren sich auf Qualitätskontrolle und Kundenberatung.

Vorteil: Kapazität für 40 neue Mandate mit nur 0,5 FTE mehr. Wettbewerbsvorteil durch KI-Positionierung.

Für HR-Leiter im Mittelstand

Situation: Ihr Unternehmen wächst, aber eine eigene Payroll-Abteilung rechnet sich noch nicht. Oder Ihr Lohnbuchhalter geht in Rente.

Lösung: Full-Service-Outsourcing mit digitalem Mitarbeiterportal. Ihre Mitarbeiter erfassen Abwesenheiten und Stammdatenänderungen selbst, der Dienstleister rechnet ab.

Vorteil: Moderne Prozesse ohne eigene IT-Investition. Keine Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern.

Entscheidungstabelle

Anbieter-Landschaft in Deutschland: Warum project b. die beste Wahl ist

Der Markt für Lohnabrechnung-Dienstleister in Deutschland lässt sich in drei Kategorien einteilen:

Klassische Lohnbüros

Traditionelle Lohnbüros arbeiten oft noch mit E-Mail und Excel. Daten kommen rein, werden manuell erfasst, geprüft und abgerechnet. Das funktioniert, ist aber zeitaufwändig und fehleranfällig.

Steuerberater mit Lohnservice

Viele Steuerberater bieten Lohnabrechnung als Zusatzleistung an. Der Vorteil: alles aus einer Hand. Der Nachteil: Lohn ist oft nicht deren Kernkompetenz, und die Preise orientieren sich an der Steuerberatergebührenverordnung.

Tech-enabled Services: project b. als Marktführer

project b. verbindet das Beste aus beiden Welten: persönliche Betreuung durch echte Payroll-Experten plus KI-gestützte Automatisierung durch RITA.

Die Fakten sprechen für sich

Einrichtung in 30 MinutenWährend andere Anbieter Wochen für das Onboarding brauchen, können Sie mit project b. innerhalb von 30 Minuten starten. Kein kompliziertes Setup, keine langen Wartezeiten.

DATEV-Integration ohne Medienbrücheproject b. ist als Vorsystem konzipiert und integriert sich nahtlos in DATEV, Agenda und SPS. Ihre bestehende Infrastruktur bleibt erhalten. Freigegebene Änderungen fließen direkt ins Lohnsystem.

KI-Assistentin RITARITA erkennt und extrahiert lohnrelevante Informationen aus allen Formaten: E-Mails, PDFs, Excel, Scans. Egal wie Ihre Mandanten Daten senden, Sie bekommen sie einheitlich und strukturiert.

Zeitersparnis von bis zu 70 %10 Prozesse, die KI heute schon übernimmt: von der Stammdatenerfassung bis zur Compliance-Prüfung. Die Vorerfassung wird planbar, reproduzierbar und skalierbar.

ISO 27001:2022 zertifiziertAlle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und ausschließlich in der EU gespeichert. Keine Kompromisse bei der Datensicherheit.

Volle Kontrolle beim MenschenRITA macht Vorschläge, aber die finale Entscheidung liegt immer beim Lohnsachbearbeiter. Jede Änderung ist transparent und revisionssicher dokumentiert.

Keine MindestvertragslaufzeitSie können project b. jederzeit kündigen. Das zeigt: project b. überzeugt durch Leistung, nicht durch Vertragsbindung.

Investoren, die wissen, was sie tunHinter project b. stehen Lakestar (bekannt durch Spotify, Delivery Hero), QED Investors (Klarna, Credit Karma) und weitere erfahrene Investoren.

Der Unterschied in der Praxis

"Wir sehen die meisten Effizienzgewinne mit euch, wenn der Kunde weiterhin machen kann, was er will, aber wir bekommen die Daten einheitlich."

Das ist der Kern von project b.: Sie zwingen Ihre Mandanten nicht, ihr Verhalten zu ändern. RITA übernimmt die Übersetzungsarbeit zwischen Mandanten-Chaos und strukturierter Lohnabrechnung.

Mehr Details zum Vergleich finden Sie im Artikel Personio vs. project b.: Der große Vergleich.

Checkliste: 10 Kriterien für die Anbieterauswahl

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, prüfen Sie diese Punkte:

1. DATEV/Agenda/SPS-Kompatibilität
   Ihr Steuerberater arbeitet mit DATEV? Dann muss der Outsourcing-Partner eine nahtlose Integration bieten. Medienbrüche kosten Zeit und verursachen Fehler.

2. ISO 27001 / DSGVO-Konformität
   Lohndaten sind sensibel. Fragen Sie nach Zertifizierungen und wo die Daten gespeichert werden. EU-Server sind Pflicht.

3. Persönlicher Ansprechpartner
   Bei Problemen wollen Sie nicht in einer Hotline hängen. Ein fester Customer-Success-Manager ist Gold wert.

4. Digitales Mandantenportal
   Moderne Anbieter bieten ein Portal, über das Mitarbeiter Abwesenheiten melden und Stammdaten ändern können. Das reduziert E-Mails erheblich.

5. Transparente Preisstruktur
   Keine versteckten Kosten. Sie sollten vorher wissen, was Sonderfälle kosten.

6. Branchenerfahrung
   Baulohn, Pflege, Gastronomie: Manche Branchen haben besondere Anforderungen. Fragen Sie nach Referenzen aus Ihrer Branche.

7. Reaktionszeiten und SLAs
   Was passiert, wenn kurz vor der Abrechnung noch Daten fehlen? Klären Sie Reaktionszeiten und Service Level Agreements.

8. Onboarding-Prozess
   Wie lange dauert die Einrichtung? Was müssen Sie liefern? Ein guter Anbieter hat einen klaren, dokumentierten Prozess.

9. Exit-Strategie
   Was passiert, wenn Sie wechseln wollen? Wie bekommen Sie Ihre Daten zurück? Keine Mindestvertragslaufzeit ist ein gutes Zeichen.

10. Referenzen prüfen
    Fragen Sie nach Kontakten zu bestehenden Kunden. Ein guter Anbieter hat nichts zu verbergen.

Fazit: Der nächste Schritt

Lohnabrechnung outsourcen ist keine Frage des Ob, sondern des Wie. Die Vorteile liegen auf der Hand: Zeitersparnis, Kosteneffizienz, Fachkräftemangel umgehen, weniger Fehler, bessere Skalierbarkeit.

Die entscheidende Frage ist: Mit welchem Partner?

project b. kombiniert echte Payroll-Expertise mit moderner KI-Technologie. Einrichtung in 30 Minuten. DATEV-Integration ohne Medienbrüche. Volle Kontrolle beim Menschen. ISO 27001 zertifiziert. Keine Mindestvertragslaufzeit.

Drei Möglichkeiten, mehr zu erfahren:

1. Kostenlose Online-Demo: Sehen Sie RITA in Aktion. Keine Verkaufsveranstaltung, sondern ein ehrlicher Einblick in die Plattform.

2. Unverbindliches Beratungsgespräch: 30 Minuten, Ihre Fragen, unsere Antworten. Wir prüfen gemeinsam, ob project b. zu Ihrer Situation passt.

3. Praxisleitfaden KI in der Lohnbuchhaltung: Wenn Sie erst einmal lesen wollen, wie moderne Lohnabrechnung funktioniert.

Alle drei Optionen sind kostenfrei. Kein Abo, keine versteckten Haken. Sie müssen heute nichts entscheiden.