Vorsorgepauschale-Reform 2026: Was Arbeitgeber jetzt in ihrer Payroll-Software anpassen müssen

Ab dem 1. Januar 2026 steht eine stillschweigende, aber weitreichende Reform im Lohnsteuerabzugsverfahren bevor und kaum jemand ist darauf vorbereitet. Die Neuberechnung der Vorsorgepauschale betrifft jeden Arbeitnehmer und jedes Unternehmen in Deutschland. Während die öffentliche Aufmerksamkeit auf KI und Digitalisierung liegt, müssen Lohnbuchhaltungen nun ihre Systeme anpassen, Prozesse prüfen und Mitarbeiter informieren. Wer nicht rechtzeitig reagiert, riskiert fehlerhafte Abrechnungen und Konflikte mit dem Finanzamt.

Die Reform, die fast niemand auf dem Schirm hat

Der 1. Januar 2026 bringt eine der größten Änderungen im Lohnsteuerabzugsverfahren seit Jahren – und kaum jemand redet darüber. Während alle über KI, Digitalisierung und New Work diskutieren, läuft im Hintergrund eine Reform an, die jede einzelne Lohnabrechnung in Deutschland betrifft.

Die Vorsorgepauschale wird grundlegend neu berechnet. Für Millionen Arbeitnehmer ändert sich der Nettolohn, für Unternehmen die technische Abwicklung. Wer seine Payroll-Software nicht rechtzeitig anpasst, riskiert fehlerhafte Abrechnungen und Ärger mit dem Finanzamt.

Das Problem: Die Reform wurde ursprünglich für 2024 angekündigt, dann auf 2026 verschoben. Viele haben sie aus den Augen verloren. Dabei bleibt wenig Zeit. Das Bundesfinanzministerium hat am 14. August 2025 die finalen Richtlinien veröffentlicht. Softwareanbieter müssen Updates liefern, Steuerberater ihre Mandanten informieren, Unternehmen ihre Prozesse anpassen.

Was ist die Vorsorgepauschale überhaupt?

Die Vorsorgepauschale ist ein Freibetrag bei der Lohnsteuerberechnung. Sie berücksichtigt, dass Arbeitnehmer Beiträge zur gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung zahlen, die steuerlich absetzbar sind.

Bisher galt: Das Finanzamt nahm pauschal an, dass jeder Arbeitnehmer mindestens 12 Prozent seines Bruttogehalts für diese Versicherungen ausgibt (maximal 1.900 Euro bei Steuerklasse I-IV, 3.000 Euro bei Steuerklasse III). Selbst wenn die tatsächlichen Beiträge niedriger waren, wurde dieser Mindestbetrag steuermindernd berücksichtigt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Anna verdient 3.000 Euro brutto, Steuerklasse I. Ihre tatsächlichen Versicherungsbeiträge:

• Krankenversicherung: 120 Euro

• Pflegeversicherung: 60 Euro

• Rentenversicherung: 280 Euro

• Summe: 460 Euro

Bis 2025 wurde trotzdem die Mindestvorsorgepauschale von 360 Euro (12% von 3.000 Euro) angesetzt. Anna profitierte nicht von ihren höheren realen Beiträgen.

Ab 2026 ändert sich das: Die tatsächlichen 460 Euro fließen in die Berechnung ein. Annas Nettolohn steigt leicht, weil mehr steuerlich absetzbar ist.

Die 3 großen Änderungen im Detail

Änderung 1: Wegfall der Mindestvorsorgepauschale

Ab dem 1. Januar 2026 wird nicht mehr mit pauschalen 12 Prozent gerechnet, sondern mit den exakten Beträgen, die der Arbeitgeber an die Versicherungen abführt.

Das bedeutet:

• Gewinner: Arbeitnehmer mit hohen tatsächlichen Beiträgen (z.B. privat Krankenversicherte, gut verdienende Angestellte).

• Verlierer: Arbeitnehmer mit niedrigen Beiträgen (Minijobber, Teilzeitkräfte), die bisher von der Pauschale profitierten.

Änderung 2: Einbeziehung der Arbeitslosenversicherung

Erstmals wird auch die Arbeitslosenversicherung in die Vorsorgepauschale einbezogen. Bisher wurden nur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung berücksichtigt.

Die Arbeitslosenversicherung beträgt aktuell 2,6 Prozent des Bruttogehalts (je 1,3 Prozent Arbeitgeber und Arbeitnehmer). Bei einem Bruttogehalt von 4.000 Euro sind das 52 Euro monatlich, die nun steuerlich absetzbar werden.

Wichtig: Der Gesamtbetrag aus Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung ist auf 1.900 Euro (Steuerklasse I-IV) bzw. 3.000 Euro (Steuerklasse III) gedeckelt. Wer diese Grenze bereits ausschöpft, profitiert nicht.

Änderung 3: Elektronischer Datenaustausch

Die Versicherungsbeiträge werden künftig automatisch zwischen Krankenversicherungen, Finanzämtern und Arbeitgebern ausgetauscht. Keine manuelle Erfassung mehr.

Der Prozess:

1. 1. Krankenversicherung meldet Beitragshöhe an Finanzverwaltung

2. 2. Finanzverwaltung stellt Daten per ELStAM bereit (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)

3. 3. Payroll-Software des Arbeitgebers ruft Daten ab

4. 4. Automatische Berechnung der Lohnsteuer mit exakten Beiträgen

Dieser Austausch startet parallel ab 2026. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Software ELStAM-fähig ist.

Was bedeutet das konkret fürs Netto-Gehalt?

Die Auswirkungen sind individuell, aber berechenbar. Hier drei Szenarien:

Szenario A: Gut verdienende Angestellte (gesetzlich versichert)

Markus, 45, Projektleiter, 6.000 Euro brutto, Steuerklasse III/0

• Tatsächliche Beiträge: 1.850 Euro (KV+PV+RV+ALV)

• Bisherige Mindestvorsorgepauschale: 720 Euro (12% von 6.000 Euro)

• Differenz: +1.130 Euro absetzbar

• Steuerersparnis (Grenzsteuersatz 42%): ca. 475 Euro/Jahr = 40 Euro/Monat mehr netto

Szenario B: Privat Krankenversicherte

Julia, 38, Unternehmensberaterin, 5.500 Euro brutto, Steuerklasse I, privat versichert

• Tatsächliche Beiträge: 2.100 Euro (PKV+PV+RV+ALV)

• Gedeckelt auf: 1.900 Euro (Maximum für Steuerklasse I)

• Bisherige Mindestvorsorgepauschale: 660 Euro

• Differenz: +1.240 Euro absetzbar

• Steuerersparnis (Grenzsteuersatz 35%): ca. 434 Euro/Jahr = 36 Euro/Monat mehr netto

Szenario C: Teilzeitkraft (20 Std./Woche)

Tim, 24, Werkstudent, 1.200 Euro brutto, Steuerklasse I

• Tatsächliche Beiträge: 240 Euro

• Bisherige Mindestvorsorgepauschale: 144 Euro

• Differenz: +96 Euro absetzbar

• Steuerersparnis (Grenzsteuersatz 20%): ca. 19 Euro/Jahr = 1,60 Euro/Monat mehr netto

Fazit: Die Reform begünstigt vor allem gut verdienende Vollzeitbeschäftigte. Geringverdiener profitieren kaum.

Technische Umsetzung: Checkliste für Arbeitgeber

Die Reform erfordert Anpassungen in der Payroll-Software. Folgende Schritte sind notwendig:

Schritt 1: Software-Update prüfen

Kontaktieren Sie Ihren Payroll-Anbieter (Personio etc.) und klären Sie:DATEV, Lexware, SAP, 

• Ist ein Update für die Vorsorgepauschale 2026 geplant?

• Wann wird es ausgeliefert? (spätestens Dezember 2025!)

• Ist der elektronische Datenaustausch per ELStAM bereits implementiert?

• Gibt es Schulungen für Ihre Payroll-Mitarbeiter?

Schritt 2: ELStAM-Abruf testen

Ab 2026 müssen Arbeitgeber die Versicherungsbeiträge nicht mehr manuell erfassen, sondern per ELStAM abrufen. Das spart Zeit, funktioniert aber nur, wenn die technische Anbindung steht.

Testen Sie im Dezember 2025:

• Ruft die Software für alle Mitarbeiter die aktuellen Beitragsdaten ab?

• Werden privat Versicherte korrekt erfasst? (Separate Meldung notwendig)

• Gibt es Mitarbeiter, für die keine Daten vorliegen? (z.B. freiwillig Versicherte)

Schritt 3: Mitarbeiter informieren

Manche Mitarbeiter werden mehr Netto haben, andere weniger. Bereiten Sie eine Kommunikation vor:

• "Ab Januar 2026 ändern sich die Lohnsteuerberechnungen aufgrund einer Gesetzesreform. Ihre tatsächlichen Versicherungsbeiträge werden künftig exakt berücksichtigt. Das kann zu geringfügigen Änderungen im Nettolohn führen."

Bereiten Sie sich auf Nachfragen vor. Erstellen Sie ein FAQ:

• Warum ändert sich mein Netto?

• Kann ich das beeinflussen?

• Ändert sich mein Brutto? (Nein, nur die Steuerberechnung)

Schritt 4: Pilotabrechnung durchführen

Lassen Sie im November/Dezember 2025 eine Test-Abrechnung laufen:

• Vergleichen Sie Dezember 2025 (alte Berechnung) mit Januar 2026 (neue Berechnung)

• Identifizieren Sie Ausreißer: Wer verliert/gewinnt mehr als 50 Euro netto?

• Prüfen Sie, ob die Werte plausibel sind

Schritt 5: Steuerberater einbinden

Falls Sie mit einer Steuerkanzlei zusammenarbeiten: Klären Sie die Aufgabenteilung. Wer ist verantwortlich für den DATEV wird für Steuerberater Ende 2025 Updates bereitstellen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Berater diese eingespielt hat.ELStAM-Abruf? Wer prüft die Berechnungen?

Sonderfälle und Fallstricke

Privat Krankenversicherte

Bei privat Versicherten gibt es keinen automatischen Datenaustausch mit der PKV. Hier müssen Arbeitnehmer eine Bescheinigung ihrer Versicherung vorlegen, die den monatlichen Beitrag ausweist.

Problem: Viele PKV-Tarife haben schwankende Beiträge. Wie geht die Software damit um? Lösung: Monatliche Aktualisierung statt Jahresdurchschnitt.

Geringfügig Beschäftigte (Minijobs)

Minijobber zahlen keine Sozialversicherungsbeiträge (außer Rentenversicherung, von der sie sich befreien lassen können). Für sie entfällt die Vorsorgepauschale praktisch.

Bis 2025 profitierten sie von der Mindestpauschale, ab 2026 nicht mehr. Das kann bei Minijobbern, die zusätzlich in einer Hauptbeschäftigung versichert sind, zu Verschiebungen führen.

Grenzgänger und internationale Mitarbeiter

Arbeitnehmer, die in anderen EU-Ländern sozialversichert sind, müssen eine A1-Bescheinigung vorlegen. Diese Fälle erfordern manuelle Prüfung, weil der elektronische Datenaustausch nur innerhalb Deutschlands funktioniert.

Mehrfachbeschäftigung

Wer zwei Jobs hat, zahlt in beiden Sozialversicherungsbeiträge. Die Vorsorgepauschale wird aber nur beim ersten Arbeitgeber (Steuerklasse I-VI) berücksichtigt, nicht beim zweiten (Steuerklasse VI).

Die Reform ändert daran nichts, macht die Berechnung aber transparenter.

Rechtliche Grundlagen und BMF-Schreiben

Die Reform basiert auf dem Kreditzweitmarktförderungsgesetz vom 22. Dezember 2023. Ursprünglich sollte die Änderung bereits 2024 in Kraft treten, wurde aber um zwei Jahre verschoben, um Softwareanbietern und Verwaltung mehr Vorlaufzeit zu geben.

Das entscheidende Dokument ist das BMF-Schreiben vom 14. August 2025 (Aktenzeichen IV C 5 - S 2367/24/10002). Es regelt:

• Die Berechnung der Vorsorgepauschale nach § 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 EStG

• Den elektronischen Datenaustausch zwischen Versicherungen und Finanzämtern

• Übergangsregelungen für 2026 (Härtefallklauseln)

Steuerberater und Payroll-Verantwortliche sollten das Schreiben vollständig lesen. Es ist auf der Website des Bundesfinanzministeriums frei verfügbar.

Ausblick: Was kommt nach 2026?

Die Vorsorgepauschale-Reform ist ein Schritt hin zu einem vollautomatisierten Lohnsteuerabzugsverfahren. Mittelfristig plant die Finanzverwaltung:

• Echtzeit-Lohnsteuerabzug: Statt monatlicher Voranmeldungen könnten Unternehmen künftig nach jeder Auszahlung sofort Lohnsteuer abführen.

• Vollständiger Datenabgleich: Nicht nur Versicherungsbeiträge, auch Werbungskosten, Sonderausgaben und Freibeträge könnten automatisch einfließen.

• Wegfall der Steuererklärung: Wenn das Finanzamt alle Daten hat, braucht es irgendwann keine Jahreserklärung mehr. Estland macht es vor.

Bis dahin ist es ein langer Weg. Die Vorsorgepauschale 2026 ist der erste große Test, ob der digitale Datenaustausch funktioniert.

Fazit: Jetzt handeln, nicht im Januar überrascht werden

Die DATEV, Lexware, SAP) sind vorbereitet. Kritisch wird es bei kleineren, selbstgestrickten Lösungen oder veralteten On-Premise-Systemen.

Nutzen Sie die verbleibenden Monate:Vorsorgepauschale-Reform wirkt auf den ersten Blick wie ein technisches Detail. Tatsächlich betrifft sie jeden Arbeitgeber in Deutschland. Wer seine Software nicht rechtzeitig anpasst, produziert im Januar 2026 fehlerhafte Abrechnungen.

Die gute Nachricht: Die meisten großen Payroll-Anbieter (

• Software-Update beauftragen (bis Dezember 2025)

• ELStAM-Abruf testen

• Mitarbeiter informieren

• Pilot-Abrechnung durchführen

Wer vorbereitet ist, wird die Umstellung kaum merken. Wer es verschläft, hat im Januar 2026 ein Problem.

Quellen

• BMF-Schreiben zur Vorsorgepauschale ab 2026', Aktenzeichen IV C 5 - S 2367/24/10002Bundesfinanzministerium (14.08.2025): '

• Haufe (2025): 'Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren ab 2026'. haufe.de/steuern

• Smartsteuer Blog (2025): 'Lohnabrechnung: Das ändert sich 2026'. smartsteuer.de/blog

• Deloitte Tax News (2025): 'BMF: Änderungen bei der Vorsorgepauschale ab 01.01.2026'. deloitte-tax-news.de

• Lohn-Info.de (2025): 'Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren'. lohn-info.de

Über project b.: project b. ist bereits für die ELStAM-Abruf. Kontaktieren Sie uns für eine Demo.Vorsorgepauschale-Reform 2026 vorbereitet. Unsere Software aktualisiert sich automatisch und unterstützt den vollständigen