Kosten der Lohnbuchhaltung: Inhouse vs. Outsourcing im Vergleich

Inhouse oder auslagern? Diese Frage stellt sich jedes wachsende Unternehmen irgendwann. Die Antwort ist weniger emotional als oft diskutiert. Es geht um Zahlen, Prozesse und strategische Prioritäten.

Dieser Artikel liefert eine ehrliche Vollkostenrechnung für beide Optionen, zeigt den Break-Even-Punkt und hilft Ihnen mit einer klaren Entscheidungshilfe.

Vollkostenrechnung Inhouse

Die meisten Unternehmen unterschätzen die tatsächlichen Kosten einer internen Lohnbuchhaltung. Hier eine vollständige Aufstellung.

Personalkosten

Der größte Kostenblock. Ein Lohnbuchhalter kostet mehr als das Bruttogehalt.

Gehaltsstruktur 2026:

Arbeitgebernebenkosten (ca. 21 %):

• Sozialversicherung Arbeitgeberanteil: ~19,5 %

• Umlagen (U1, U2, Insolvenzgeld): ~1,5 %

Beispielrechnung erfahrener Lohnbuchhalter:

• Bruttogehalt: 48.000 €

• Arbeitgebernebenkosten: 10.080 €

• Personalkosten gesamt: 58.080 €/Jahr

Arbeitsplatzkosten

Ein Mitarbeiter braucht mehr als einen Schreibtisch.

Softwarekosten

Lohnabrechnung erfordert spezialisierte Software.

Schulungs- und Fortbildungskosten

Das Lohnrecht ändert sich ständig. Ohne Fortbildung veraltet das Wissen.

Vertretungskosten

Was passiert bei Urlaub, Krankheit oder Kündigung?

"Ich habe aber keine Zeit es zu verbessern."

Dieses Problem kennt jeder, der allein für die Lohnabrechnung verantwortlich ist. Vertretung muss organisiert werden.

Optionen und Kosten:

Konservativ gerechnet: 5 % Aufschlag auf Personalkosten für Vertretungsregelung.

Fehlerkosten

Fehler passieren. Die Frage ist, was sie kosten.

Bei einer internen Fehlerquote von 3-5 % summiert sich das.

Gesamtkosten Inhouse (Beispiel 50 Mitarbeiter)

Diese Zahl überrascht viele. Interne Lohnabrechnung ist teurer als gedacht.

Outsourcing-Kosten transparent aufgeschlüsselt

Die externe Alternative ist oft günstiger. Hier die vollständige Kostenstruktur.

Basiskosten pro Mitarbeiter

Einmalige Einrichtungskosten

Diese Kosten fallen nur einmal an und werden oft auf 12 Monate verteilt.

Laufende Zusatzkosten

Optionale Kosten

Gesamtkosten Outsourcing (Beispiel 50 Mitarbeiter)

Annahmen:

• Standard-Servicelevel (20 €/MA)

• 4 Ein-/Austritte pro Monat (à 35 €)

• Einrichtungskosten auf 12 Monate verteilt

Die Differenz zu Inhouse: 23.780 Euro pro Jahr.

Break-Even-Analyse mit Beispielrechnung

Ab welcher Größe lohnt sich welche Variante? Die Mathematik gibt eine klare Antwort.

Die Grundformel

Inhouse-Kosten = Fixkosten + (Variable Kosten × Mitarbeiteranzahl)
Outsourcing-Kosten = (Preis pro MA × Mitarbeiteranzahl) + Nebenkosten

Break-Even: Punkt, an dem beide Varianten gleich viel kosten.

Rechenbeispiel

Inhouse-Annahmen:

• Fixkosten (Stelle, Software, Infrastruktur): 35.000 €/Jahr

• Variable Kosten pro MA: 100 €/Jahr

Outsourcing-Annahmen:

• Preis pro MA: 22 €/Monat = 264 €/Jahr

• Nebenkosten pauschal: 2.000 €/Jahr

Break-Even-Berechnung:
35.000 + (100 × n) = (264 × n) + 2.000
35.000 - 2.000 = 264n - 100n
33.000 = 164n
n = 201 Mitarbeiter

Bei weniger als 201 Mitarbeitern ist Outsourcing günstiger. Darüber kann sich Inhouse lohnen, wenn die Qualität stimmt.

Break-Even nach Szenarien

Fazit: Für die große Mehrheit der Unternehmen (unter 200 Mitarbeiter) ist Outsourcing wirtschaftlicher.

Opportunitätskosten: Was kostet Ihre Zeit?

Die reine Kostenrechnung ignoriert einen wichtigen Faktor: Was könnten Sie mit der Zeit anfangen, die Sie sparen?

Zeit, die Lohnabrechnung kostet

Selbst bei externer Abrechnung bleibt Aufwand:

Zeitersparnis durch Outsourcing: 12,5 Stunden pro Monat

Was ist diese Zeit wert?

"Ich bin der Geschäftsführer (von dem Lohnbüro, 45k Abrechnungen). Ich sehe wie immer die gleichen Anfragen reinkommen und wir hier extrem Kapazitäten sparen könnten."

Wenn ein Geschäftsführer oder HR-Leiter diese Zeit für strategische Aufgaben nutzen kann, ist der Wert erheblich.

Rechenbeispiel:

• Zeitersparnis: 12,5 Stunden/Monat = 150 Stunden/Jahr

• Interner Stundensatz (Vollkosten): 60 €

• Wert der Zeitersparnis: 9.000 €/Jahr

Das ist zusätzlich zur direkten Kostenersparnis.

Fokus aufs Kerngeschäft

Jede Stunde, die nicht für Administration draufgeht, kann für Wertschöpfung genutzt werden:

• Kundenakquise

• Produktentwicklung

• Mitarbeiterführung

• Strategische Planung

Diese Opportunitätskosten sind schwer zu beziffern, aber real.

ROI-Betrachtung über 3 Jahre

Eine langfristige Perspektive zeigt den wahren Wert der Entscheidung.

Szenario: 50 Mitarbeiter, Wechsel zu Outsourcing

Jahr 1:

Jahr 2:

Jahr 3:

3-Jahres-Bilanz:

• Gesamtersparnis: 70.501 €

• Abzüglich Wechselkosten: 67.501 €

• Durchschnittliche Jahresersparnis: 22.500 €

ROI-Formel

ROI = (Ersparnis - Investition) / Investition × 100

Für Jahr 1:
ROI = (20.780 - 3.000) / 3.000 × 100 = 593 %

Die Investition in den Wechsel amortisiert sich bereits im ersten Jahr mehrfach.

Risikofaktoren

Die Rechnung hat Unsicherheiten:

Upside-Risiken (Ersparnis könnte höher sein):

• Geringere Fehlerkosten

• Mehr Zeitersparnis als angenommen

• Bessere Skalierbarkeit bei Wachstum

Downside-Risiken (Ersparnis könnte geringer sein):

• Qualitätsprobleme beim Dienstleister

• Höhere Kommunikationskosten als erwartet

• Versteckte Zusatzkosten

Eine konservative Schätzung sollte 20 % Puffer einplanen.

Entscheidungshilfe: Wann was sinnvoll ist

Die Zahlen sind klar. Aber die Entscheidung hat auch qualitative Aspekte.

Outsourcing ist die bessere Wahl, wenn:

1. Sie unter 200 Mitarbeitern haben
Die Kostenrechnung spricht eindeutig für Outsourcing. Nur bei besonderen Umständen (extremer Datenschutz, sehr spezifische Anforderungen) ist Inhouse sinnvoll.

2. Ihr Kerngeschäft nicht Lohnabrechnung ist
Warum Ressourcen in eine Tätigkeit stecken, die andere besser können?

"Wir haben aktuell keine Kapazität für neue Mandanten und müssen sogar ablehnen."

Selbst spezialisierte Lohnbüros kämpfen mit Kapazitäten. Für Sie als Nicht-Spezialist gilt das erst recht.

3. Sie wachsen wollen
Outsourcing skaliert ohne proportional mehr Aufwand. 50 oder 100 Mitarbeiter, der Unterschied ist nur der Preis pro Kopf.

4. Sie Fachkräftemangel spüren
Gute Lohnbuchhalter sind schwer zu finden. Ein Dienstleister hat das Problem gelöst.

5. Sie Vertretungsprobleme haben
Was passiert, wenn Ihr Lohnbuchhalter krank wird oder kündigt? Beim Dienstleister: nichts. Alles läuft weiter.

Inhouse kann sinnvoll sein, wenn:

1. Sie über 200 bis 250 Mitarbeitern haben
Ab dieser Größe kann sich eine interne Abteilung rechnen, wenn sie effizient arbeitet.

2. Sie sehr spezifische Anforderungen haben
Manche Branchen oder Tarifverträge sind so speziell, dass internes Know-how unverzichtbar ist.

3. Datenschutz oberste Priorität hat
In manchen Branchen (Rüstung, kritische Infrastruktur) kann externe Datenverarbeitung problematisch sein.

4. Sie bereits ein funktionierendes Team haben
Wenn Ihre Lohnbuchhaltung gut läuft und die Mitarbeiter zufrieden sind, ist ein Wechsel riskant.

5. Integration mit anderen Prozessen wichtig ist
Wenn Lohnabrechnung eng mit HR-Prozessen verzahnt ist, kann interne Kontrolle Vorteile haben.

Die Hybrid-Option

Viele Unternehmen wählen einen Mittelweg:

• Software + Service: Sie nutzen eine Plattform, aber ein Dienstleister übernimmt die eigentliche Arbeit

• Teilauslagerung: Routine extern, Sonderfälle intern

• Co-Sourcing: Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Partner

Diese Modelle kombinieren Vorteile beider Welten.

project b.: Die moderne Alternative

Wenn Sie sich für Outsourcing entscheiden, sollten Sie project b. kennenlernen.

Kosteneffizienz durch Technologie

Die KI-Assistentin RITA automatisiert repetitive Aufgaben. Das senkt die Kosten für alle Beteiligten.

"Wir sehen die meisten Effizienzgewinne mit euch, wenn der Kunde weiterhin machen kann, was er will, aber wir bekommen die Daten einheitlich."

Mehr dazu im Artikel Lohnabrechnung Kosten pro Mitarbeiter: Was Sie 2026 zahlen.

Nahtlose Integration

project b. arbeitet als Vorsystem für DATEV. Keine Systemwechsel, keine Medienbrüche.

Erfahren Sie mehr im Artikel Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater?.

Flexibilität

• Keine Mindestvertragslaufzeit

• Transparente Preise

• Setup in 30 Minuten

Sicherheit

• ISO 27001:2022 zertifiziert

• DSGVO-konform

• Server in Deutschland

Weitere Informationen auf unserer Seite Payroll Outsourcing.

Fazit: Die Zahlen sprechen für sich

Die Entscheidung zwischen Inhouse und Outsourcing ist keine Glaubensfrage. Es ist eine Rechenaufgabe.

Die Kernerkenntnisse:

1. Inhouse-Kosten werden unterschätzt
   Vollkosten liegen bei 50 bis 80 Euro pro Mitarbeiter, nicht bei den oft angenommenen 20 bis 30 Euro.

2. Break-Even liegt bei 200+ Mitarbeitern
   Für die große Mehrheit der Unternehmen ist Outsourcing wirtschaftlicher.

3. Opportunitätskosten einrechnen
   Zeit, die nicht für Administration draufgeht, kann für Wertschöpfung genutzt werden.

4. ROI ist schnell positiv
   Die Wechselkosten amortisieren sich typischerweise im ersten Jahr.

5. Qualitative Faktoren zählen auch
   Skalierbarkeit, Expertise und Vertretungssicherheit haben einen Wert.

Treffen Sie die Entscheidung auf Basis von Zahlen, nicht von Gewohnheit. Ihr Unternehmen wird davon profitieren.

Einen umfassenden Leitfaden zum Outsourcing finden Sie im Artikel Lohnabrechnung auslagern: Der komplette Leitfaden für 2026.