5 Gründe für die Lohnabrechnung mit project b.

Die vorbereitende Lohnabrechnung in Steuerkanzleien und Lohnbüros ist geprägt von Medienbrüchen, manueller Datenerfassung und zeitraubenden Rückfragen. Mandanten liefern Informationen in unterschiedlichsten Formaten: E-Mails mit Anhängen, eingescannte Stundenzettel, Excel-Tabellen oder handschriftliche Notizen. Das Ergebnis? Sachbearbeiter verbringen mehr Zeit mit Datenaufbereitung als mit der eigentlichen Abrechnung.

project b. löst genau dieses Problem. Die KI-gestützte Plattform aus München wurde speziell für Lohnbüros und Steuerkanzleien entwickelt, die ihre Prozesse digitalisieren und skalieren wollen. Rita, die integrierte KI, übernimmt die Vorerfassung und Datenvalidierung, während die finale Kontrolle beim Menschen bleibt.

Auf einen Blick: project b. vs. traditionelle Vorerfassung

1. Beendet das Datenchaos: Alle Formate werden automatisch strukturiert

Das Kernproblem in der vorbereitenden Lohnabrechnung ist nicht die Abrechnung selbst. Es sind die Daten, die vorher erfasst werden müssen.

Die Realität in vielen Kanzleien:

Mandanten schicken lohnrelevante Informationen in allen erdenklichen Varianten:

• E-Mails mit Freitext ("Frau Müller war letzte Woche krank")

• PDF-Scans von Krankmeldungen

• Excel-Listen mit Überstunden

• Fotos von handgeschriebenen Stundenzetteln

Sachbearbeiter müssen diese Informationen manuell sichten, interpretieren und in das Lohnsystem übertragen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist fehleranfällig.

Was project b. anders macht:

Rita, die KI von project b., erkennt und extrahiert lohnrelevante Informationen aus allen gängigen Formaten. Die Technologie basiert auf OCR (Optical Character Recognition) und Natural Language Processing.

• Krankmeldungen werden automatisch mit Zeitraum und Mitarbeiter verknüpft

• Stundenzettel werden digitalisiert und auf Plausibilität geprüft

• E-Mail-Inhalte werden strukturiert und den richtigen Datensätzen zugeordnet

Das Ergebnis: Saubere, geprüfte, einheitliche Datensätze. Kein Abtippen, kein Suchen in E-Mail-Postfächern, keine fehleranfällige manuelle Datenerfassung.

Praxisbeispiel:

Eine Steuerkanzlei mit 180 Lohnmandanten erhielt monatlich über 400 E-Mails mit Lohndaten. Die manuelle Erfassung dauerte durchschnittlich 2,5 Arbeitstage. Mit project b. reduzierte sich dieser Aufwand auf 4 Stunden, da Rita 85% der Daten automatisch strukturiert.

2. Reduziert E-Mail-Ping-Pong und Rückfragen

Fragen Sie Lohnsachbearbeiter nach ihrem größten Zeitfresser. Die Antwort ist selten "die Abrechnung". Es sind die Rückfragen.

Das Problem:

• "Welcher Müller ist gemeint? Sie haben drei."

• "Die Stunden vom 15. fehlen noch."

• "Ist das Krankheit oder unbezahlter Urlaub?"

• "Die Bankverbindung stimmt nicht mit unseren Daten überein."

Jede offene Frage bedeutet eine E-Mail an den Mandanten. Oft folgen Nachfragen, Missverständnisse, Verzögerungen. In der Lohnwoche stapeln sich die offenen Punkte.

Wie project b. das löst:

project b. strukturiert eingehende Informationen automatisch und ordnet sie den entsprechenden Mitarbeitenden zu. Dabei erkennt Rita:

• Fehlende Pflichtangaben (z.B. Eintrittsdatum bei Neueinstellungen)

• Unplausible Daten (z.B. 60 Überstunden bei Teilzeitkraft)

• Widersprüche zu bestehenden Stammdaten

• Unvollständige Krankmeldungen oder Urlaubsanträge

Statt dutzende E-Mails zu schreiben, sehen Sachbearbeiter alle offenen Punkte übersichtlich in einem Cockpit. Mandanten können fehlende Informationen direkt im Portal ergänzen.

Praxisbeispiel:

Ein Lohnbüro mit 12 Mitarbeitern bearbeitete vor project b. durchschnittlich 120 Rückfrage-E-Mails pro Woche. Nach der Einführung sank diese Zahl auf 25, da Mandanten offene Punkte selbstständig im Portal klären.

3. Arbeitet als intelligente Schicht über bestehenden Lohnsystemen

Viele Kanzleien scheuen Softwarewechsel. Die Einarbeitung in ein neues Lohnsystem kostet Monate, Mandantendaten müssen migriert werden, Schnittstellen neu eingerichtet. project b. versteht das.

Der Ansatz:

project b. ersetzt weder DATEV, noch Agenda, SPS oder andere etablierte Lohnsysteme. Stattdessen fungiert die Plattform als intelligente Vorverarbeitungsschicht, die sich nahtlos in bestehende Abläufe integriert.

So funktioniert die Integration:

1. Dateneingang: Mandanten senden Informationen an project b. (Portal, E-Mail, Upload)

2. Verarbeitung: Rita strukturiert, validiert und ordnet die Daten zu

3. Freigabe: Sachbearbeiter prüfen und geben im Cockpit frei

4. Export: Freigegebene Änderungen fließen direkt ins Lohnsystem

Auch nachgelagerte Prozesse wie die Lohnzettelverteilung oder die DMS-Synchronisation laufen über project b. Die gesamte Prozesskette wird digitalisiert.

Unterstützte Integrationen:

• DATEV LODAS und Lohn und Gehalt

• Agenda Lohn

• SPS Lohn

• Weitere Systeme auf Anfrage

Praxisbeispiel:

Eine Kanzlei mit 15-jähriger DATEV-Historie implementierte project b. als Vorverarbeitungsschicht. Die bestehenden DATEV-Prozesse blieben unverändert. Nach drei Wochen Einarbeitung war das Team produktiv. Der Cutover-Aufwand? Minimal.

4. KI als Co-Pilot: Volle Kontrolle bleibt beim Lohnsachbearbeiter

Die Skepsis gegenüber KI in der Lohnabrechnung ist verständlich. Fehler haben direkte Konsequenzen: falsche Gehälter, Ärger mit Mandanten, im schlimmsten Fall rechtliche Probleme. Vollautomatische Blackbox-Systeme sind daher keine Option.

Der project b. Ansatz:

Rita macht Vorschläge. Die finale Entscheidung liegt immer beim Menschen.

Das bedeutet konkret:

• Transparenz: Jede KI-Aktion ist nachvollziehbar dokumentiert

• Kontrolle: Sachbearbeiter prüfen und bestätigen Änderungen vor der Übernahme

• Revisionssicherheit: Alle Schritte werden protokolliert und sind auditfähig

• Korrekturmöglichkeit: Fehlinterpretationen können jederzeit überschrieben werden

Dieses "Human-in-the-Loop"-Prinzip erfüllt sowohl fachliche als auch berufsrechtliche Anforderungen.

Was Rita übernimmt:

Praxisbeispiel:

Rita erkannte in einer eingescannten Krankmeldung ein Datum falsch (15.03. statt 13.03.). Die Sachbearbeiterin sah den Vorschlag im Cockpit, korrigierte das Datum mit zwei Klicks und gab die Änderung frei. Ohne die KI-Vorarbeit hätte sie das Dokument manuell abtippen müssen.

5. Eine Plattform für alle Schritte der vorbereitenden Lohnabrechnung

Die Fragmentierung von Tools ist ein unterschätztes Problem. Mandantenportal hier, E-Mail-Postfach da, DMS dort, Lohnsystem woanders. Jeder Systemwechsel kostet Zeit und birgt Fehlerquellen.

Was project b. vereint:

project b. bietet ein einziges Cockpit für die gesamte vorbereitende Lohnabrechnung:

• Mandanten- und Mitarbeiterportale: Self-Service für Stammdatenänderungen, Upload von Dokumenten, Transparenz über den Bearbeitungsstatus

• CRM und Mandantenverwaltung: Übersicht aller Mandanten, Fristen und Deadlines, Kommunikationshistorie

• Datenvalidierung: Automatische Plausibilitätsprüfungen, Abgleich mit Stammdaten, Markierung von Auffälligkeiten

• On- und Offboarding: Strukturierte Erfassung neuer Mitarbeiter, Checklisten, automatisierte Meldungen

• Abwesenheitsverwaltung: Zentrale Erfassung von Urlaub, Krankheit, Elternzeit

• Lohnzettelverteilung: Digitale Bereitstellung, DSGVO-konforme Zustellung

Der Effekt: Standardisierung als Grundlage für Skalierung

Wenn alle Prozesse in einer Plattform laufen, entsteht Standardisierung. Und nur standardisierte Prozesse lassen sich automatisieren und skalieren. Kanzleien, die mit project b. arbeiten, können ihren Mandantenstamm vergrößern, ohne proportional mehr Personal einzustellen.

Praxisbeispiel:

Ein wachsendes Lohnbüro übernahm innerhalb von 18 Monaten 40 neue Mandanten mit insgesamt 600 Mitarbeitern. Ohne project b. wären zwei zusätzliche Vollzeitkräfte nötig gewesen. Mit der Plattform reichte eine halbe Stelle für die zusätzliche Last.

Für wen eignet sich project b.?

project b. richtet sich an:

• Steuerkanzleien mit Lohnmandanten, die ihre Vorerfassung digitalisieren wollen

• Lohnbüros, die skalieren möchten, ohne linear Personal aufzubauen

• Buchhalter und Lohnsachbearbeiter, die weniger Zeit mit Admin verbringen wollen

Fazit: Mehr Zeit für Beratung, weniger für Admin

Die vorbereitende Lohnabrechnung ist in vielen Kanzleien ein Engpass. Nicht wegen fehlender Kompetenz, sondern wegen ineffizienter Prozesse. E-Mails durchsuchen, Daten abtippen, Rückfragen stellen: Das sind keine wertschöpfenden Tätigkeiten.

project b. automatisiert genau diese Schritte. Die KI Rita strukturiert das Datenchaos, das Cockpit bündelt alle Aufgaben, die Anbindung an DATEV und Co. schließt den Kreis. Die Kontrolle bleibt beim Menschen, die Arbeit erledigt die Maschine.

Für Kanzleien, die wachsen wollen, ohne proportional mehr Personal einzustellen, ist das der entscheidende Hebel. Für Sachbearbeiter, die pünktlich Feierabend machen wollen, auch.

Quellen und weiterführende Links

• project b.: https://project-b.dev

• DATEV: https://www.datev.de

• Bundessteuerberaterkammer: https://www.bstbk.de