DATEV Lohnabrechnung Kosten: Was Sie wirklich zahlen

Sie öffnen die monatliche DATEV-Rechnung und fragen sich: Stimmt das noch? Die Grundgebühr kennen Sie. Den Posten pro Arbeitnehmer auch. Aber dann kommen Positionen für Cloud-Nutzung, Arbeitnehmer Online, Versand und SmartCard-Verlängerung. Und plötzlich liegt die Summe deutlich über dem, was Sie ursprünglich kalkuliert hatten.

So geht es vielen Steuerberatern, Lohnbüros und Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung mit DATEV erledigen. Die DATEV Lohnabrechnung Kosten sind auf den ersten Blick überschaubar, im Detail aber komplex. Dieser Artikel zeigt Ihnen, was DATEV tatsächlich kostet, wo versteckte Zusatzkosten lauern und wie Sie die Gesamtkosten senken können.

Was kostet eine Lohnabrechnung bei DATEV?

DATEV ist als Genossenschaft organisiert. Das bedeutet: Die Software richtet sich primär an Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, die als Genossenschaftsmitglieder Zugang zu den Produkten erhalten. Unternehmen nutzen DATEV in der Regel über ihre Kanzlei. Diese Struktur beeinflusst auch das Preismodell.

Die DATEV Kosten Lohnabrechnung setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen:

• Monatliche Grundgebühr für die Lohnsoftware (Lohn und Gehalt oder LODAS)

• Kosten pro abgerechnetem Arbeitnehmer (Cloud-Pauschale seit Januar 2025: 0,40 EUR/Monat)

• Zusatzmodule wie Arbeitnehmer Online, DATEV Personal oder Reisekosten

• Einmalige Kosten für SmartCard, Einrichtung und Schulung

• Optionale Kosten für Postversand der Lohnabrechnungen

DATEV veröffentlicht keine einfache Preisliste mit einem Pauschalpreis. Stattdessen gibt es umfangreiche Preislisten (jeweils für Kanzleien und Unternehmen), die regelmässig aktualisiert werden. Die letzte Preisanpassung trat zum 01.01.2025 in Kraft, weitere Erhöhungen sind für 2026 angekündigt.

Grundsätzlich unterscheidet DATEV zwei Lohnprogramme:

Beide Programme bieten im Kern dieselben Funktionen für die Lohnabrechnung. Der Hauptunterschied liegt in der Datenverarbeitung. Bei LODAS laufen alle Berechnungen im DATEV-Rechenzentrum, bei Lohn und Gehalt auf dem lokalen Rechner. Für die Kostenbetrachtung ist dieser Unterschied relevant, weil LODAS durch die zentrale Verarbeitung tendenziell höhere laufende Gebühren verursacht.

DATEV Lohn und Gehalt: Preise pro Mitarbeiter

Die genauen Preise für DATEV Lohn und Gehalt hängen von der gewählten Variante und der Lizenzform ab. DATEV veröffentlicht die exakten Preise nicht frei zugänglich auf der Website. Die vollständigen Preislisten erhalten Sie als DATEV-Mitglied oder über Ihren Steuerberater. Dennoch lassen sich aus öffentlich verfügbaren Quellen und Erfahrungswerten folgende Richtwerte ableiten:

DATEV Lohn und Gehalt:

DATEV LODAS:

Diese Grundgebühren sind nur der Anfang. Hinzu kommt seit dem 01.01.2025 eine Cloud-Pauschale von 0,40 EUR pro Monat und abgerechnetem Arbeitnehmer. Bei 50 Mitarbeitern bedeutet das allein 20 EUR zusätzlich pro Monat.

Für Kanzleien, die viele Mandanten betreuen, multipliziert sich dieser Betrag schnell. Wer 200 Mandanten mit durchschnittlich 10 Mitarbeitern abrechnet, zahlt allein für die Cloud-Pauschale 800 EUR monatlich.

Mengenrabatte bietet DATEV in der klassischen Form nicht an. Es gibt jedoch das DATEV Basis-Angebot, ein Paketpreis, der mehrere Module bündelt und gegenüber Einzelbuchungen Einsparungen ermöglicht. Für Kanzleien, die ohnehin DATEV-Buchhaltung und Lohn gemeinsam nutzen, kann dieses Paket wirtschaftlicher sein.

Ein weiterer Kostenfaktor: Wenn ein Steuerberater die Lohnabrechnung für einen Mandanten durchführt, berechnet er dem Mandanten in der Regel zwischen 15 und 30 EUR netto pro Mitarbeiter und Monat. Davon entfallen geschätzt 1,50 bis 3,00 EUR auf die reinen DATEV-Softwarekosten pro Abrechnung. Der Rest deckt Arbeitszeit, Beratung und Haftung ab.

DATEV Arbeitnehmer Online: Kosten und Funktionen

DATEV Arbeitnehmer Online ist das Self-Service-Portal, über das Mitarbeiter ihre Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und weitere Dokumente digital abrufen können. Für Kanzleien und Unternehmen, die papierlose Prozesse anstreben, ist dieses Modul ein zentraler Baustein.

Die Kosten für Arbeitnehmer Online betragen 0,15 EUR pro Monat und freigeschaltetem Arbeitnehmer. Das klingt zunächst gering. Bei 200 Arbeitnehmern summiert sich der Betrag jedoch auf 30 EUR pro Monat oder 360 EUR im Jahr.

Zusätzlich gibt es das Modul “Meine Reisen” innerhalb von Arbeitnehmer Online, das Reisekostenabrechnungen durch den Arbeitnehmer ermöglicht. Dieses Modul kostet 0,90 EUR pro Monat und Arbeitnehmer und ist damit deutlich teurer als die Basisfunktion.

Was Sie über Arbeitnehmer Online wissen sollten:

• Die Freischaltung erfolgt pro Arbeitnehmer. Solange ein Mitarbeiter freigeschaltet ist, fallen Kosten an.

• Bei Austritt eines Mitarbeiters endet die Freischaltung nicht automatisch. Sie müssen aktiv ein Freischaltende erfassen. Vergessen Sie das, zahlen Sie weiter.

• Die digitale Bereitstellung der Lohnabrechnung über Arbeitnehmer Online ersetzt den Postversand und spart damit Druck- und Portokosten.

• Arbeitnehmer Online ist zunehmend Standard. Viele Kanzleien aktivieren es standardmässig für alle Mandanten.

Ob sich Arbeitnehmer Online lohnt, hängt von der Alternative ab. Wenn Sie bisher Lohnabrechnungen per Post versenden, sparen Sie mit dem digitalen Portal deutlich mehr, als es kostet. Allein das Porto für einen Brief liegt bei über 0,85 EUR, dazu kommen Druck und Kuvertierung. Bei monatlich 0,15 EUR pro Arbeitnehmer amortisiert sich Arbeitnehmer Online sofort.

Versteckte Zusatzkosten bei der DATEV Lohnabrechnung

Die Grundgebühren und Pro-Mitarbeiter-Kosten sind das eine. In der Praxis kommen jedoch weitere Positionen hinzu, die auf der DATEV-Rechnung auftauchen und die Gesamtkosten deutlich erhöhen können.

Postversand der Lohnabrechnungen

Wenn Arbeitnehmer ihre Lohnabrechnung nicht digital über Arbeitnehmer Online abrufen, bietet DATEV den Versand der Lohnabrechnung per Post an. Die Kosten dafür richten sich nach der aktuellen DATEV-Preisliste für Druck und Versand. Erfahrungswerte liegen bei 1,00 bis 2,50 EUR pro Sendung, abhängig von Umfang und Versandart. Bei 50 Mitarbeitern und monatlichem Versand summiert sich das auf 600 bis 1.500 EUR im Jahr.

DATEV SmartCard und mIDentity

Für den Zugang zu DATEV-Anwendungen benötigen Sie eine SmartCard oder einen mIDentity-Stick. Die Erstausstattung ist bei Bestellung von DATEV Unternehmen online oft enthalten. Zusätzliche Karten oder Ersatz kosten jedoch:

• DATEV mIDentity-Stick mit SmartCard: ca. 50,00 EUR (einmalig)

• SmartCard-Verlängerung: fällig alle drei bis fünf Jahre, Kosten je nach Kartentyp

• Ersatz bei Verlust: erneute Einmalkosten plus Bearbeitungsgebühr

Für Kanzleien mit mehreren Arbeitsplätzen und Mitarbeitern können die SmartCard-Kosten spürbar werden, insbesondere bei Personalwechsel.

Zusätzliche Softwaremodule

DATEV bietet zahlreiche Zusatzmodule, die separat bepreist werden:

Schulung und Einarbeitung

DATEV-Software ist funktional umfangreich, aber nicht selbsterklärend. Neue Mitarbeiter in der Kanzlei benötigen Schulungen. DATEV bietet Seminare, E-Learnings und Webinare an. Die Kosten variieren:

• Tages-Seminar: 250 bis 500 EUR pro Teilnehmer

• E-Learning-Pakete: ab 50 EUR

• Individuelle Schulung vor Ort: nach Aufwand

Datenübernahme und Einrichtung

Bei der Ersteinrichtung oder beim Wechsel von einem anderen System fallen Einrichtungsgebühren an:

• Eintritt mit digitalem Personalfragebogen: ca. 18,00 EUR pro Arbeitnehmer

• Eintritt ohne digitalen Personalfragebogen: ca. 28,00 EUR pro Arbeitnehmer

Bei 50 Mitarbeitern bedeutet das 900 bis 1.400 EUR einmalige Einrichtungskosten, die gerne übersehen werden.

Jährliche Preisanpassungen

DATEV passt die Preise regelmässig an. Die Preisanpassung zum 01.01.2025 betraf zahlreiche Positionen. Weitere Erhöhungen für 2026 sind bereits angekündigt. Planen Sie in Ihrer Kalkulation also eine jährliche Preissteigerung von zwei bis fünf Prozent ein.

Rechenbeispiel: DATEV-Kosten für 50 Mitarbeiter

Wie viel kostet DATEV konkret? Das folgende Rechenbeispiel zeigt die monatlichen und jährlichen Kosten für ein mittelständisches Unternehmen mit 50 Mitarbeitern, das die Lohnabrechnung über einen Steuerberater mit DATEV Lohn und Gehalt comfort abwickelt.

Annahmen:

• 50 Arbeitnehmer, monatliche Abrechnung

• DATEV Lohn und Gehalt comfort (Netzwerk-Einzelplatz)

• Arbeitnehmer Online für alle Mitarbeiter aktiviert

• Kein Postversand (digital über Arbeitnehmer Online)

• Eine SmartCard bereits vorhanden

Einmalige Kosten im ersten Jahr:

Gesamtkosten im ersten Jahr: ca. 2.158 EUR (858 EUR laufend + 1.300 EUR einmalig) Gesamtkosten ab dem zweiten Jahr: ca. 858 EUR (nur laufende Kosten)

Diese Kalkulation umfasst ausschliesslich die DATEV-Softwarekosten. Die Kosten für den Steuerberater, der die Abrechnung tatsächlich erstellt, kommen hinzu. Bei einem typischen Honorar von 20 bis 25 EUR pro Mitarbeiter und Monat bedeutet das weitere 12.000 bis 15.000 EUR jährlich.

Die reinen DATEV-Softwarekosten machen also nur einen Bruchteil der Gesamtkosten für die Lohnabrechnung aus. Der grösste Kostenblock ist die Arbeitszeit, die für Datenerfassung, Prüfung und Korrektur anfällt. Genau hier setzen Vorsysteme an, die den manuellen Aufwand vor der eigentlichen DATEV-Abrechnung reduzieren.

DATEV Lohnabrechnung vs. Alternativen im Kostenvergleich

DATEV ist der Marktführer in der deutschen Lohnabrechnung, besonders im Kanzleiumfeld. Aber es gibt Alternativen. Die folgende Tabelle vergleicht die wichtigsten Optionen:

Wo project b. als Vorsystem ansetzt

Ein direkter Preisvergleich zwischen DATEV und project b. greift zu kurz, denn project b. ist kein Ersatz für DATEV. Es ist ein Vorsystem, das den Prozess vor der eigentlichen DATEV-Abrechnung optimiert.

So funktioniert es: Mandanten liefern ihre Lohndaten in beliebiger Form, per E-Mail, Excel, Foto oder Nachricht. RITA, die KI-Assistentin von project b., extrahiert die relevanten Daten automatisch und bereitet sie strukturiert auf. Die Kanzlei prüft und gibt frei, anschliessend fliessen die Daten direkt in DATEV.

Das Ergebnis: Bis zu 70 % weniger manueller Aufwand bei der Vorarbeit. Kein Abtippen, kein Nachfragen, keine unvollständigen Unterlagen.

“Wir sehen die meisten Effizienzgewinne mit euch, wenn der Kunde weiterhin machen kann, was er will – aber wir bekommen die Daten einheitlich.”

Für Kanzleien, die bereits mit DATEV arbeiten, bedeutet project b. keine Umstellung der eigentlichen Abrechnungssoftware. DATEV bleibt das führende System. project b. sorgt dafür, dass die Daten sauber und vollständig ankommen, bevor sie in DATEV verarbeitet werden.

Die Positionierung ist klar: DATEV-Ergänzung, nicht Ersatz.

project b. bietet zwei Modelle an:

• Platform: Sie nutzen das Cockpit als eigenes Werkzeug. Ihre Mandanten erfassen Daten, RITA verarbeitet sie, Sie geben frei.

• Outsourcing: project b. übernimmt die gesamte vorbereitende Lohnbuchhaltung für Ihre Mandanten.

Beide Modelle sind ISO 27001:2022 zertifiziert und DSGVO-konform. Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit, und die Einrichtung dauert rund 30 Minuten.

Hinter project b. stehen die Gründer Stephan Weber (ehemals PayFit, Experte für deutsche Lohnabrechnung) und Aaron Hayos (ehemals Homebound, Silicon-Valley-Erfahrung in der Skalierung). Zu den Investoren gehören Lakestar (bekannt durch Spotify) und QED (bekannt durch Klarna).

Kosten senken: Tipps für Kanzleien und Unternehmen

Die DATEV-Softwarekosten selbst sind, wie das Rechenbeispiel zeigt, überschaubar. Der grösste Hebel liegt nicht bei der Software, sondern bei der Arbeitszeit. Hier sind konkrete Ansätze, um die Gesamtkosten Ihrer Lohnabrechnung als Steuerberater zu senken:

1. Digitale Belegerfassung konsequent nutzen

Jede Minute, die Sie mit dem Abtippen von Stundenzetteln, Krankmeldungen oder Reisekostenabrechnungen verbringen, kostet mehr als jedes DATEV-Modul. Stellen Sie Ihre Mandanten auf digitale Erfassung um. DATEV Arbeitnehmer Online ist ein erster Schritt. Ein Vorsystem wie project b. geht weiter: Mandanten liefern Daten in beliebiger Form, die KI übernimmt die Strukturierung.

2. Arbeitnehmer Online für alle Mandanten aktivieren

Der Postversand von Lohnabrechnungen ist teuer und zeitaufwendig. Die DATEV Versand Lohnabrechnung Kosten liegen bei 1,00 bis 2,50 EUR pro Sendung. Bei 200 Mitarbeitern sparen Sie mit Arbeitnehmer Online 2.400 bis 6.000 EUR pro Jahr. Der Preis von 0,15 EUR pro Arbeitnehmer und Monat ist dagegen vernachlässigbar.

3. DATEV Basis-Angebot prüfen

Wenn Sie mehrere DATEV-Module nutzen (Buchhaltung, Lohn, Steuern), kann das Basis-Angebot günstiger sein als Einzellizenzen. Vergleichen Sie Ihre aktuelle Konfiguration mit den Paketpreisen.

4. Ungenutzte Module und Freischaltungen bereinigen

Prüfen Sie regelmässig, ob noch alle freigeschalteten Module und Arbeitnehmer-Zugänge benötigt werden. Ausgetretene Mitarbeiter in Arbeitnehmer Online, die nicht deaktiviert wurden, verursachen unnötige Kosten.

5. Vorsystem für die Datenerfassung einsetzen

Der grösste Zeitfresser in der Lohnbuchhaltung für Steuerberater ist die Vorarbeit: Daten sammeln, prüfen, nachfragen, korrigieren. Ein Vorsystem wie project b. reduziert diesen Aufwand um bis zu 70 %. Bei einer Kanzlei mit 20 oder mehr Mandanten zahlt sich das schnell aus, weil die eingesparte Arbeitszeit die Kosten für das Vorsystem deutlich übersteigt.

6. Prozesse standardisieren

Definieren Sie klare Abgabefristen und Formate für Ihre Mandanten. Je einheitlicher die Daten bei Ihnen ankommen, desto geringer der Korrekturaufwand. Tools wie project b. unterstützen genau diesen Prozess: Mandanten liefern Daten in ihrem gewohnten Format, RITA bringt alles in eine einheitliche Struktur.

7. Outsourcing-Modelle evaluieren

Nicht jede Kanzlei muss die Lohnabrechnung komplett selbst erstellen. Gerade bei wachsendem Mandantenstamm kann ein Outsourcing-Modell wirtschaftlicher sein. Prüfen Sie, ob die vorbereitende Lohnbuchhaltung an einen spezialisierten Dienstleister ausgelagert werden kann, während Sie sich auf Beratung und Freigabe konzentrieren.

8. KI-gestützte Automatisierung nutzen

Die KI in der Lohnbuchhaltung entwickelt sich rasant. Bereits heute können zahlreiche Prozesse in der Lohnabrechnung von KI übernommen werden. Von der automatischen Datenextraktion über die Plausibilitätsprüfung bis zur Erkennung von Abrechnungsfehlern. Kanzleien, die diese Technologien frühzeitig einsetzen, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil und entlasten ihre Mitarbeiter bei repetitiven Aufgaben.

Sie möchten wissen, wie project b. Ihre DATEV-Lohnabrechnung entlastet?

Drei Optionen stehen Ihnen offen:

1. Kostenlose Online-Session buchen. 30 Minuten, unverbindlich, Fragen stellen. Keine Verkaufsveranstaltung.

2. Testen mit echten Daten. Laden Sie Ihre Lohndaten hoch und sehen Sie, wie RITA sie verarbeitet.

3. Cockpit-Demo ansehen. Erleben Sie, wie die Freigabe im Cockpit funktioniert und wie die Daten in DATEV ankommen.

Alle drei Optionen sind kostenfrei. Kein Abo, keine versteckten Haken.