Lohnabrechnung Kosten pro Mitarbeiter: Was Sie 2026 zahlen
Feb 4, 2026
Lohnabrechnung Kosten 2026: 10-35 Euro pro Mitarbeiter je nach Anbieter. Vergleich nach Unternehmensgroesse, Branche und versteckte Kosten aufgedeckt.
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Was kostet eine Lohnabrechnung? Diese Frage stellen sich Unternehmer, HR-Leiter und Steuerberater gleichermaßen. Die Antwort variiert stark, aber mit den richtigen Informationen können Sie realistisch kalkulieren.
Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick: Durchschnittskosten in Deutschland, Einflussfaktoren, Branchenunterschiede und Spartipps, die tatsächlich funktionieren.
Durchschnittliche Kosten in Deutschland
Lohnabrechnung wird üblicherweise pro Mitarbeiter und Monat abgerechnet. Die Spanne ist breit, aber es gibt klare Orientierungswerte.
Die Preisspanne 2026
Anbietertyp | Kosten pro MA/Monat | Kosten pro MA/Jahr |
|---|---|---|
Software (Self-Service) | 5 bis 12 € | 60 bis 144 € |
Lohnbüro (Standard) | 12 bis 22 € | 144 bis 264 € |
Steuerberater | 18 bis 35 € | 216 bis 420 € |
Full-Service-Anbieter | 20 bis 40 € | 240 bis 480 € |
Was der Durchschnitt bedeutet
Der deutsche Durchschnitt liegt bei etwa 18 bis 25 Euro pro Mitarbeiter und Monat für eine externe Lohnabrechnung mit Standardleistungen.
Das umfasst:
Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung
Lohnsteueranmeldung
Beitragsnachweise für Sozialversicherung
Lohnjournale und Auswertungen
Nicht enthalten sind typischerweise:
Ein- und Austritte (Sondergebühr)
Bescheinigungen
Sonderabrechnungen
Jahresabschlussarbeiten
Regionale Unterschiede
Die Kosten variieren je nach Region:
Region | Preisniveau |
|---|---|
München, Frankfurt, Hamburg | +15 bis 25 % |
Düsseldorf, Köln, Stuttgart | +10 bis 15 % |
Berlin | Durchschnitt |
Ostdeutschland | -10 bis 15 % |
Ländliche Gebiete | -15 bis 25 % |
In München zahlen Sie für die gleiche Leistung deutlich mehr als in Sachsen. Das liegt an höheren Personalkosten und Mieten der Dienstleister.
Faktoren, die den Preis beeinflussen
Der Preis pro Mitarbeiter ist kein fester Wert. Diese Faktoren bestimmen, wo Sie in der Spanne landen.
1. Komplexität der Abrechnung
Einfach (günstiger):
Feste Monatsgehälter
Keine Zuschläge
Wenig variable Anteile
Standardarbeitszeit
Komplex (teurer):
Stundenlohnempfänger
Schichtzuschläge, Nachtarbeit
Provisionen, Boni
Kurzarbeit
Pfändungen
Betriebliche Altersvorsorge
Die Komplexität kann den Preis um 30 bis 50 % erhöhen.
2. Anzahl der Mitarbeiter
Staffelpreise sind üblich:
Mitarbeiteranzahl | Typischer Rabatt |
|---|---|
1 bis 19 | Kein Rabatt (Basispreis) |
20 bis 49 | 5 bis 10 % |
50 bis 99 | 10 bis 15 % |
100 bis 199 | 15 bis 20 % |
200+ | 20 bis 30 % |
Bei 200 Mitarbeitern zahlen Sie pro Kopf deutlich weniger als bei 10.
3. Fluktuation
Jeder Ein- und Austritt verursacht Zusatzaufwand:
Stammdaten anlegen oder archivieren
Anmeldungen bei Sozialversicherungsträgern
Bescheinigungen erstellen
"Wir führen gerade ein neues Abrechnungssystem ein und schauen uns alles an, was doppelte Kapazität zieht, weils mehrfach angefasst werden muss."
Hohe Fluktuation treibt die effektiven Kosten pro Mitarbeiter nach oben. Rechnen Sie mit 20 bis 50 Euro pro Ein- oder Austritt.
4. Branche
Manche Branchen haben besondere Anforderungen:
Branche | Besonderheit | Preisaufschlag |
|---|---|---|
Bau | SOKA-Bau, Mindestlohn-Dokumentation | +30 bis 50 % |
Gastronomie | Trinkgeld, Minijobs, hohe Fluktuation | +20 bis 30 % |
Pflege | Schichtdienst, Zuschläge, Tarifverträge | +20 bis 40 % |
Zeitarbeit | Branchenzuschläge, Equal Pay | +30 bis 50 % |
Einzelhandel | Teilzeit, Minijobs, Saisonkräfte | +10 bis 20 % |
5. Servicelevel
Was ist im Preis enthalten?
Basis:
Nur Abrechnung und Meldungen
Sie liefern alle Daten strukturiert
Minimal Kommunikation
Standard:
Abrechnung, Meldungen, Bescheinigungen
Rückfragen klären
Monatliches Reporting
Premium:
Alles aus Standard
Persönlicher Ansprechpartner
Beratung bei Sonderfällen
Unterstützung bei Prüfungen
Der Unterschied zwischen Basis und Premium kann 50 bis 100 % betragen.
Kostenvergleich nach Unternehmensgröße
Die optimale Lösung hängt von Ihrer Größe ab. Hier ein detaillierter Vergleich.
Kleinstunternehmen (1 bis 9 Mitarbeiter)
Typische Kosten extern: 150 bis 300 Euro monatlich
Pro Mitarbeiter: 20 bis 35 Euro
Empfehlung: Externer Dienstleister oder Steuerberater (falls bereits Mandant).
Bei dieser Größe lohnt sich keine eigene Stelle. Die Fixkosten für Software und Know-how verteilen sich auf zu wenige Abrechnungen.
Rechenbeispiel 5 Mitarbeiter:
Steuerberater: 5 × 28 € = 140 €/Monat
Lohnbüro: 5 × 22 € = 110 €/Monat
Software + Eigenleistung: 5 × 8 € + 4h × 35 € = 180 €/Monat
Die Software ist nur günstiger, wenn Ihre Zeit weniger als 18 Euro pro Stunde wert ist.
Kleine Unternehmen (10 bis 49 Mitarbeiter)
Typische Kosten extern: 200 bis 1.000 Euro monatlich
Pro Mitarbeiter: 18 bis 28 Euro
Empfehlung: Spezialisiertes Lohnbüro oder Tech-enabled Service.
In dieser Größe beginnen Skaleneffekte zu wirken. Ein spezialisierter Anbieter ist oft günstiger als der Steuerberater.
Rechenbeispiel 30 Mitarbeiter:
Steuerberater: 30 × 25 € = 750 €/Monat
Lohnbüro: 30 × 18 € = 540 €/Monat
Ersparnis: 2.520 €/Jahr
Mittlere Unternehmen (50 bis 249 Mitarbeiter)
Typische Kosten extern: 750 bis 4.000 Euro monatlich
Pro Mitarbeiter: 15 bis 22 Euro
Empfehlung: Spezialisierter Anbieter mit Technologie-Unterstützung.
Hier wird die Entscheidung zwischen extern und intern relevant. Die Kostenersparnis durch Outsourcing ist messbar, aber auch interne Lösungen können wirtschaftlich sein.
Rechenbeispiel 100 Mitarbeiter:
Lohnbüro: 100 × 16 € = 1.600 €/Monat = 19.200 €/Jahr
Interne Stelle (50 %): ca. 35.000 €/Jahr (inkl. Nebenkosten, Software)
Outsourcing spart: ca. 15.800 €/Jahr
Mehr zur Entscheidung Inhouse vs. Extern lesen Sie im Artikel Lohnbuchhaltung auslagern: Wann ist der richtige Zeitpunkt?.
Große Unternehmen (250+ Mitarbeiter)
Typische Kosten extern: 3.500 bis 10.000+ Euro monatlich
Pro Mitarbeiter: 12 bis 18 Euro
Empfehlung: Individuelles Angebot einholen, Hybrid-Modelle prüfen.
Bei dieser Größe sind Verhandlungen üblich. Staffelpreise, Service Level Agreements und individuelle Konditionen bestimmen den Preis.
Branchenunterschiede: Bau, Gastro, Pflege
Manche Branchen haben strukturell höhere Lohnabrechnungskosten. Hier die Details.
Bau und Handwerk
Besonderheiten:
SOKA-Bau (Sozialkassen der Bauwirtschaft)
Mindestlohn-Dokumentation
Arbeitszeitkonten
Auslöse und Verpflegungsmehraufwand
Wintergeld
Typische Kosten: 25 bis 45 Euro pro Mitarbeiter
Der Baulohn ist einer der komplexesten in Deutschland. Viele Steuerberater lehnen Baumandate ab, weil der Aufwand zu hoch ist.
Gastronomie und Hotellerie
Besonderheiten:
Hoher Anteil Minijobs und Teilzeit
Trinkgeldverrechnung
Saisonkräfte
Hohe Fluktuation
Sonn- und Feiertagszuschläge
Typische Kosten: 20 bis 32 Euro pro Mitarbeiter
Die Fluktuation ist der Kostentreiber. Ein Restaurant mit 20 Mitarbeitern kann 30+ Ein-/Austritte pro Jahr haben.
Pflege und Gesundheitswesen
Besonderheiten:
Schichtdienst mit komplexen Zuschlagsregelungen
Tarifverträge (TVöD, AVR, etc.)
Bereitschaftsdienste
Fortbildungszeiten
Typische Kosten: 22 bis 38 Euro pro Mitarbeiter
Die Tarifverträge machen die Abrechnung komplex. Jeder Tarifvertrag hat eigene Regelungen für Zuschläge und Arbeitszeiten.
Zeitarbeit und Personaldienstleistung
Besonderheiten:
Branchenzuschläge nach Tarifvertrag
Equal Pay nach 9/18 Monaten
Wechselnde Einsatzorte
Kurzfristige Einsätze
Typische Kosten: 28 bis 50 Euro pro Mitarbeiter
Die höchste Komplexität im Markt. Spezialisierte Anbieter sind hier fast unverzichtbar.
Total Cost of Ownership: Die versteckten Kosten
Der Preis pro Mitarbeiter ist nur ein Teil der Wahrheit. Diese Kosten werden oft vergessen.
Interne Arbeitszeit
Selbst bei externer Abrechnung bleibt Arbeit bei Ihnen:
Daten zusammenstellen und übermitteln
Rückfragen beantworten
Abrechnungen prüfen
Mitarbeiterfragen beantworten
"Ich hab eine Email Flut, bis zu 70 Mails am Tag. Ich sortiere die dann mit Fähnchen in Outlook... Das kostet alles viel Zeit und Kapazität."
Rechnen Sie mit 1 bis 2 Stunden pro 20 Mitarbeiter und Monat für administrative Tätigkeiten.
Fehlerkosten
Fehler in der Lohnabrechnung verursachen:
Korrekturaufwand
Nachzahlungen mit Verzugszinsen
Bußgelder bei SV-Verstößen
Reputationsschaden bei Mitarbeitern
Ein einziger schwerwiegender Fehler kann die Jahresersparnis beim günstigsten Anbieter auffressen.
Wechselkosten
Ein Anbieterwechsel kostet:
Datenmigration: 500 bis 2.000 Euro
Einarbeitung: 1 bis 3 Monate
Parallelbetrieb: Doppelte Kosten im Übergangsmonat
Wechseln Sie nicht wegen 2 Euro pro Mitarbeiter, wenn der Wechsel 5.000 Euro kostet.
Opportunitätskosten
Was könnten Sie tun, wenn Sie sich nicht um Lohnadministration kümmern müssten?
Diese Frage ist schwer zu beziffern, aber real. Jede Stunde, die Sie oder Ihr Team mit Lohnthemen verbringen, fehlt für das Kerngeschäft.
Spartipps ohne Qualitätsverlust
Kosten senken ist möglich, ohne die Qualität zu opfern. Diese Tipps funktionieren.
1. Prozesse standardisieren
"Die Mandanten-Daten kommen auf unterschiedlichen Wegen zu uns, in der Summe sehr unstrukturiert."
Unstrukturierte Prozesse kosten Zeit und Geld. Wenn Sie:
Feste Formate für Datenlieferung nutzen
Deadlines einhalten
Rückfragen minimieren
...kann der Dienstleister günstiger arbeiten und gibt das weiter.
2. Fluktuation reduzieren
Jeder Ein-/Austritt kostet 20 bis 50 Euro. Bei hoher Fluktuation summiert sich das.
Investitionen in Mitarbeiterbindung zahlen sich auch bei den Lohnabrechnungskosten aus.
3. Richtigen Anbieter wählen
Nicht der günstigste, sondern der passende Anbieter spart langfristig Geld:
Zu günstig = versteckte Kosten oder schlechte Qualität
Zu teuer = unnötige Margen
Passend = fairer Preis für Ihre Anforderungen
4. Staffelpreise verhandeln
Ab 20 Mitarbeitern sollten Sie nach Staffelpreisen fragen. Die meisten Anbieter haben Spielraum, kommunizieren das aber nicht aktiv.
5. Paketlösungen prüfen
Wenn Sie Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung beim gleichen Dienstleister haben, gibt es oft Paketrabatte von 10 bis 15 %.
6. Technologie nutzen
Moderne Plattformen reduzieren den Aufwand für alle Beteiligten:
Automatische Datenextraktion spart manuelle Eingabe
Mandantenportale reduzieren E-Mail-Verkehr
Digitale Workflows beschleunigen Freigaben
Das senkt die Kosten des Dienstleisters, was sich im Preis niederschlägt.
project b.: Faire Kosten, moderne Technologie
Wenn Sie nach einer kosteneffizienten Lösung suchen, die nicht an Qualität spart: project b. bietet genau das.
Transparente Preisgestaltung
Klare Preise pro Mitarbeiter
Keine versteckten Gebühren
Alle Standardleistungen inklusive
Technologie, die Kosten senkt
Die KI-Assistentin RITA automatisiert repetitive Aufgaben. Das reduziert den Aufwand und damit die Kosten für alle Beteiligten.
Mehr dazu im Artikel 10 Prozesse in der Lohnabrechnung, die KI heute schon übernimmt.
Flexibilität
Keine Mindestvertragslaufzeit
Setup in 30 Minuten
DATEV-Integration
Sicherheit
ISO 27001:2022 zertifiziert
DSGVO-konform
Server in Deutschland
Weitere Informationen auf unserer Seite Payroll Outsourcing.
Preisentwicklung: Was erwartet uns in den nächsten Jahren?
Ein Blick in die Zukunft hilft bei der langfristigen Planung.
Kostentreiber der kommenden Jahre
Personalkosten steigen weiter:
Fachkräftemangel treibt die Gehälter für Lohnbuchhalter nach oben. Das wirkt sich auf alle Anbieter aus, die Personal beschäftigen.
Komplexität nimmt zu:
Neue Gesetze, mehr Meldepflichten, strengere Dokumentationsanforderungen. Der Aufwand pro Abrechnung steigt.
Inflation:
Allgemeine Preissteigerungen werden an Kunden weitergegeben. Rechnen Sie mit 3-5 % Steigerung pro Jahr.
Kostensenkende Faktoren
Automatisierung:
KI und Automatisierung reduzieren den manuellen Aufwand. Anbieter, die Technologie nutzen, können günstiger anbieten.
Wettbewerb:
Der Markt für Lohnabrechnungsdienstleistungen wird kompetitiver. Das hält die Preise in Schach.
Skaleneffekte:
Große Anbieter können effizienter arbeiten und geben das teilweise weiter.
Prognose 2026 bis 2028
Jahr | Erwartete Preisentwicklung |
|---|---|
2026 | Basis (aktueller Artikel) |
2027 | +3 bis 5 % |
2028 | +3 bis 5 % (kumuliert +6 bis 10 %) |
Bei der Anbieterwahl sollten Sie nicht nur den heutigen Preis betrachten, sondern auch die Entwicklung der letzten Jahre.
Fazit: Was sollten Sie zahlen?
Die Kosten für Lohnabrechnung sind planbar, wenn Sie die richtigen Fragen stellen:
Orientierungswerte 2026:
Einfache Abrechnung: 12 bis 18 Euro pro Mitarbeiter
Standard: 18 bis 25 Euro pro Mitarbeiter
Komplex (Bau, Pflege): 25 bis 40 Euro pro Mitarbeiter
Die wichtigsten Erkenntnisse:
Der günstigste Preis ist selten der beste
Versteckte Kosten einrechnen (intern + Fehler + Wechsel)
Komplexität bestimmt den Preis
Staffelpreise verhandeln
Prozessoptimierung spart dauerhaft
Investieren Sie Zeit in die Auswahl des richtigen Anbieters. Die Entscheidung wirkt sich jahrelang auf Ihre Kosten und Arbeitsbelastung aus.
Einen umfassenden Leitfaden zur Auslagerung finden Sie im Artikel Lohnabrechnung auslagern: Der komplette Leitfaden für 2026.
Was kostet eine einzelne Lohnabrechnung?
Eine einzelne Lohnabrechnung kostet zwischen 10 und 35 Euro, je nach Anbieter und Komplexität. Der Durchschnitt liegt bei 18 bis 25 Euro pro Mitarbeiter und Monat.
Sind Lohnkosten steuerlich absetzbar?
Ja. Die Kosten für externe Lohnabrechnung sind als Betriebsausgaben voll absetzbar. Das reduziert die effektive Belastung um Ihren Steuersatz.
Ab wann lohnt sich ein eigener Lohnbuchhalter?
Ab etwa 150 bis 200 Mitarbeitern kann eine interne Stelle wirtschaftlich sinnvoll sein. Darunter ist Outsourcing in der Regel günstiger.
Finn R.
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