Continuous Payroll 2026: So funktioniert kontinuierliche Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung steht vor einem Paradigmenwechsel. Aus den USA schwappt ein Trend nach Deutschland über, der die Art und Weise revolutioniert, wie wir Gehaltsabrechnungen durchführen: "Continuous Payroll", oder auf Deutsch: kontinuierliche Lohnabrechnung. Während traditionelle Payroll-Prozesse monatlich in komprimierten Zeitfenstern stattfinden, ermöglicht Continuous Payroll die fortlaufende Verarbeitung von Lohndaten – in Echtzeit, automatisiert und fehlerresistent.

Praxisbeispiel: Ein Dienstag im März 2026

Lisa arbeitet seit drei Jahren als Marketing-Managerin. Ihr Auto gibt unerwartet den Geist auf, die Reparatur kostet 800 Euro. Kein Drama mehr: Sie öffnet die App ihres Arbeitgebers, sieht ihr bereits erarbeitetes Gehalt (1.840 Euro von 3.200 Euro brutto) und lässt sich 500 Euro auszahlen. Zwei Stunden später ist das Geld auf ihrem Konto. Kein Dispokredit, keine peinliche Frage beim Chef nach einem Vorschuss.

Was wie Science-Fiction klingt, ist in den USA bereits Realität. Dienste wie DailyPay oder Earnin ermöglichen Millionen Arbeitnehmern den Zugriff auf bereits verdientes Gehalt. In Deutschland steht diese Entwicklung noch am Anfang, doch 2026 könnte das Jahr werden, in dem sich das ändert.

Die monatliche Lohnabrechnung, seit Jahrzehnten Standard in deutschen Unternehmen, zeigt erste Risse. Laut einer Umfrage von Personio verbringen 45 Prozent der Abrechnungsverantwortlichen mindestens drei volle Arbeitstage pro Monat mit der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung. Fast zwei Drittel kämpfen regelmäßig mit Fehlern oder versäumten Fristen. Gleichzeitig erwarten jüngere Arbeitnehmer flexible, digitale Lösungen, die zu ihrer Lebenswelt passen.

Was ist Continuous Payroll?

Der Begriff Continuous Payroll beschreibt eine Lohnabrechnung, die nicht mehr an feste monatliche Zyklen gebunden ist. Stattdessen werden Gehaltsdaten kontinuierlich aktualisiert und validiert, während Arbeitnehmer bei Bedarf auf bereits erarbeitete Lohnanteile zugreifen können.

Drei Konzepte werden dabei oft verwechselt:

• Die technische Infrastruktur, die Lohnabrechnung in Echtzeit ermöglicht. HR-System und Payroll-Software sind eng verzahnt, Änderungen (neue Mitarbeiter, Gehaltsanpassungen, Überstunden) werden sofort verarbeitet.Continuous Payroll: 

• On-Demand Pay / Earned Wage Access: Der Arbeitnehmer-Service, der auf Continuous Payroll aufbaut. Mitarbeiter können bereits erarbeitetes Gehalt jederzeit abrufen.

• Real-Time Payroll Preview: Die Möglichkeit für Payroll-Verantwortliche, Änderungen vorzunehmen und deren Auswirkung auf Lohnscheine sofort zu sehen, bevor die Abrechnung finalisiert wird.

Die technologische Basis bildet die Integration zwischen Zeiterfassungs-, HR- und Payroll-Systemen. Während traditionelle Lohnabrechnung mit monatlichen Daten-Uploads arbeitet (CSV-Dateien an DATEV schicken, auf Verarbeitung warten), synchronisieren moderne Systeme per API in Echtzeit.

Deutschland im Rückstand: Wo steht der Markt 2026?

Im April 2023 brachte Personio als erster deutscher Anbieter eine integrierte Echtzeit-Lösung auf den Markt. Das Münchner HR-Softwareunternehmen verspricht Kunden mit 10 bis 5.000 Mitarbeitenden eine Zeitersparnis von bis zu 85 Prozent durch automatisierten Datenabgleich zwischen Personal- und Lohndaten.

Der deutsche Markt wird dominiert von DATEV, das monatlich 14 Millionen Lohnabrechnungen für KMU erstellt. Die genossenschaftlich organisierte Software-Plattform ist tief in die Strukturen deutscher Steuerberater-Kanzleien eingebunden, was Innovation gleichzeitig fördert und bremst. Zwar arbeitet DATEV an moderneren Schnittstellen (DATEV LODAS, DATEV Lohn & Gehalt), doch die ITSG-Zertifizierung schreibt strenge Compliance-Anforderungen vor.

Warum hinkt Deutschland hinterher? Drei Faktoren spielen eine Rolle:

1. 1. Rechtliche Komplexität: Das deutsche Steuer- und Sozialversicherungsrecht gehört zu den kompliziertesten weltweit. Jede Auszahlung löst Meldepflichten aus, die bei wöchentlicher oder gar täglicher Abrechnung kaum zu stemmen sind.

2. 2. Steuerberater-Abhängigkeit: Viele KMU lagern die Lohnabrechnung komplett an Steuerberater aus. Diese arbeiten meist mit DATEV und haben wenig Anreiz, Prozesse zu ändern, die funktionieren.

3. 3. Konservative Unternehmenskultur: Gehalt kommt am 1. des Monats, das war schon immer so. Viele Personaler sehen keinen Handlungsdruck.

Doch der Wind dreht sich. Workday, SAP SuccessFactors und andere internationale Player drängen mit Cloud-Lösungen auf den Markt. Startups wie Moss, Candis oder Zeitgold zeigen, dass Finanz-Workflows radikal vereinfacht werden können. 2026 wird zum Wendepunkt, weil drei Entwicklungen zusammenkommen: bessere API-Standards, Cloud-Migration vieler Unternehmen und eine neue Generation von Arbeitnehmern, die digitale Self-Service-Lösungen erwartet.

Technische Umsetzung: So funktioniert Continuous Payroll

Die Implementierung von Continuous Payroll erfordert eine enge Verzahnung mehrerer Systeme. Der typische Tech-Stack sieht so aus:

• HRIS (Human Resources Information System): Stammdatenverwaltung (Mitarbeiterdaten, Verträge, Bankverbindungen). Beispiele: Personio, Factorial, HRworks.

• Zeiterfassung: Tracking von Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaub, Krankheit. Idealerweise per App mit GPS-Stempel für Außendienst.

• Payroll-Engine: Kernstück der Berechnung. Muss Steuerklassen, Freibeträge, Sozialversicherungsbeiträge, vermögenswirksame Leistungen etc. verarbeiten.

• Schnittstelle zu Die meisten Steuerberater erwarten Daten in DATEV-kompatiblen Formaten. Moderne Lösungen bieten bidirektionale Sync.DATEV: 

• Banking-API: Für On-Demand-Auszahlungen muss das System Überweisungen auslösen können (SEPA-Lastschriften, Echtzeitüberweisungen).

Der typische Workflow

Nehmen wir ein Beispiel: Malermeister Schmidt beschäftigt 15 Gesellen. Bisher musste seine Buchhalterin jeden Monat Excel-Listen aus der Stundenzettel-App exportieren, in DATEV importieren, Fehler manuell korrigieren und die fertige Abrechnung zurück ins HR-System spielen. Mit Continuous Payroll läuft es so:

1. 1. Geselle Müller stempelt morgens per App ein: Die Arbeitszeit fließt in Echtzeit ins HR-System.

2. 2. Die Payroll-Engine berechnet kontinuierlich: Schon nach zwei Wochen sieht Müller in der App: "Bisher verdient: 1.650 € brutto, verfügbar: 1.180 € netto."

3. 3. Fehler werden sofort sichtbar: Vergisst die Buchhalterin, Müllers Steuerfreibetrag einzutragen, zeigt das System eine Warnung.

4. 4. Am Monatsende: Ein Klick finalisiert die Abrechnung. Die Daten gehen automatisch an den Steuerberater, die Lohnscheine werden per E-Mail verschickt.

5. 5. Optional: On-Demand-Zugriff: Müller kann sich jederzeit einen Teil seines bereits verdienten Gehalts auszahlen lassen.

Die ITSG-Zertifizierung, die Payroll-Software in Deutschland nachweisen muss, stellt sicher, dass alle Berechnungen revisionssicher und manipulationssicher sind. Jede Änderung wird protokolliert, Audit-Logs lückenlos geführt.

Rechtliche und steuerliche Hürden in Deutschland

Continuous Payroll klingt technisch einfach, scheitert in der Praxis aber oft am deutschen Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Die Herausforderungen im Detail:

§ 108 GewO: Die Abrechnungspflicht

Paragraph 108 der Gewerbeordnung verpflichtet Arbeitgeber, bei jeder Gehaltszahlung eine Abrechnung in Textform auszustellen. Das bedeutet: Wird das Gehalt häufiger ausgezahlt, müssen entsprechend mehr Abrechnungen erstellt werden. Rein digital ist das kein Problem, schreckt aber konservative Arbeitgeber ab.

Lohnsteuer-Voranmeldung

Unternehmen müssen die einbehaltene Lohnsteuer monatlich (bei kleineren Betrieben quartalsweise) ans Finanzamt melden. Bei wöchentlichen Auszahlungen entstünde ein administrativer Mehraufwand. Moderne Payroll-Systeme lösen das durch automatisierte Vorabanmeldungen, doch nicht alle Finanzämter sind darauf vorbereitet.

Eine Lösung könnte sein, dass weiterhin nur monatlich abgerechnet wird, Arbeitnehmer aber Teilauszahlungen als Vorschuss erhalten, die am Monatsende verrechnet werden. Rechtlich ist das unproblematisch, erfordert aber saubere Buchhaltung.

Sozialversicherung und Meldepflichten

Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden monatlich fällig. Auch hier gilt: Häufigere Auszahlungen ändern nichts an der Berechnungsgrundlage, erhöhen aber den Dokumentationsaufwand. Die Datenschnittstelle zur Deutschen Rentenversicherung (DEÜV-Meldungen) ist nicht auf Echtzeit ausgelegt.

EU-Regulierung für Earned Wage Access

In den USA wird Earned Wage Access aktuell scharf reguliert. Die CFPB (Consumer Financial Protection Bureau) prüft, ob diese Dienste als Kreditprodukte einzustufen sind, was Lizenzpflichten nach sich zöge. In Europa gibt es 2026 noch keine einheitliche Regulierung. Anbieter bewegen sich in einer Grauzone zwischen Gehaltsvorauszahlung und Finanzdienstleistung.

Deutschland könnte hier Vorreiter werden: Ein klarer rechtlicher Rahmen, der Arbeitnehmer schützt (keine versteckten Gebühren, keine Verschuldung) und gleichzeitig Innovation ermöglicht, würde den Markt beflügeln.

Vorteile für Arbeitnehmer: Mehr als nur finanzielle Flexibilität

Der offensichtlichste Vorteil liegt auf der Hand: Wer am 15. des Monats dringend Geld braucht, muss nicht mehr zum Dispokredit greifen (durchschnittlich 10 Prozent Zinsen) oder sich an Freunde wenden.

Doch die Auswirkungen gehen tiefer:

• Reduktion von Alltagsstress: Studien aus den USA zeigen, dass Arbeitnehmer mit Zugang zu Earned Wage Access seltener unter finanziellem Stress leiden. Das wirkt sich positiv auf Produktivität und Gesundheit aus.

• Vermeidung von Verschuldung: Wer Zugriff auf sein eigenes Geld hat, nimmt seltener teure Kurzkredite auf. In den USA ist Payday Lending (Kredite mit 400+ Prozent Jahreszins) ein Milliardenmarkt, in Deutschland sind Dispokredite das Problem.

• Transparenz: Continuous Payroll bedeutet, dass Arbeitnehmer jederzeit sehen können, wie viel sie verdient haben. Das fördert das Verständnis für Abzüge und Steuern.

• Generationenwechsel: Gen Z und jüngere Millennials erwarten von ihrem Arbeitgeber die gleiche digitale Experience wie von Netflix oder Spotify. Eine App, in der sie Urlaub beantragen, Überstunden einsehen und ihr Gehalt managen können, ist kein Nice-to-Have mehr.

Kritiker warnen: Wer ständig Zugriff auf sein Gehalt hat, verliert das Gefühl für Budgetierung. Tatsächlich zeigen Daten von DailyPay, dass nur 15-20 Prozent der Nutzer regelmäßig Teilauszahlungen in Anspruch nehmen. Die meisten nutzen die Funktion als Sicherheitsnetz, nicht als Standard.

Vorteile für Arbeitgeber: Effizienz und Employer Branding

Die Personio-Studie kommt zu einem eindeutigen Ergebnis: Unternehmen, die auf integrierte Payroll-Systeme setzen, sparen bis zu 85 Prozent der Zeit. Konkret bedeutet das:

• Weniger manuelle Arbeit: Keine doppelte Datenpflege in Excel und DATEV. Keine Copy-Paste-Fehler.

• Automatische Validierung: Fehlende Steuer-IDs, abgelaufene Verträge, ungeklärte Überstunden werden sofort angezeigt.

• Schnellere Abschlüsse: Statt drei Tage für die monatliche Abrechnung reichen wenige Stunden.

Aber auch weiche Faktoren spielen eine Rolle. In einem Arbeitsmarkt, in dem Fachkräftemangel herrscht, wird Employer Branding zur Überlebensfrage. Wer potenziellen Bewerbern sagen kann: "Bei uns kannst du dein Gehalt jederzeit einsehen und flexibel abrufen", hebt sich ab.

Besonders in Branchen mit hoher Fluktuation (Gastronomie, Einzelhandel, Pflege) kann On-Demand Pay ein Gamechanger sein. Eine Studie von Kronos zeigt, dass 78 Prozent der Arbeitnehmer in diesen Sektoren finanzielle Flexibilität als wichtiges Benefit sehen.

Herausforderungen und Risiken: Was kann schiefgehen?

Continuous Payroll ist kein Allheilmittel. Unternehmen sollten sich der Risiken bewusst sein:

Cash-Flow-Management

Wenn Mitarbeiter jederzeit Teilauszahlungen anfordern können, wird der Cash-Flow weniger vorhersehbar. Für Großunternehmen mit stabilen Liquiditätsreserven kein Problem, für KMU mit knappen Margen potenziell kritisch. Lösungen wie "Pooling" (Drittanbieter finanzieren die Auszahlungen vor und rechnen am Monatsende ab) helfen, sind aber mit Gebühren verbunden.

Steuerliche Komplexität

Je häufiger ausgezahlt wird, desto komplexer wird die Buchhaltung. Zwar automatisieren moderne Systeme viel, doch bei Sonderfällen (Firmenwagen, vermögenswirksame Leistungen, Boni) kann es haken. Unternehmen brauchen entweder inhouse Expertise oder einen Steuerberater, der moderne Software beherrscht.

Datenschutz und DSGVO

Payroll-Daten gehören zu den sensibelsten Informationen überhaupt. Cloud-Lösungen müssen DSGVO-konform sein (Server in der EU, Verschlüsselung, klare Datenlösch-Richtlinien). Die Integration vieler Systeme (HR, Zeiterfassung, Banking) erhöht die Angriffsfläche für Datenlecks.

Vendor Lock-in

Wer auf einen All-in-One-Anbieter setzt, macht sich abhängig. Was passiert, wenn Personio die Preise verdoppelt? Oder der Anbieter insolvent geht? Eine Exit-Strategie (Export aller Daten in standardisierten Formaten) sollte von Anfang an mitgedacht werden.

Ausblick 2026: Wie entwickelt sich der Markt?

Drei Szenarien sind denkbar:

1. Vorsichtige Adoption (wahrscheinlich): Bis Ende 2026 nutzen 10-15 Prozent der deutschen KMU mit mehr als 50 Mitarbeitern integrierte Payroll-Systeme. On-Demand Pay bleibt ein Nischenprodukt für progressive Arbeitgeber.

2. Schneller Durchbruch (optimistisch): Ein großer Player (SAP, Workday) oder eine regulatorische Änderung (z.B. gesetzliche Förderung digitaler Lohnabrechnung) beschleunigt die Adoption. 30+ Prozent der Unternehmen steigen um.

3. Stagnation (pessimistisch): Die rechtlichen Hürden bleiben zu hoch, DATEV verteidigt seine Marktposition erfolgreich. Continuous Payroll bleibt ein Buzzword ohne echte Verbreitung.

Realistisch ist Szenario 1. Der deutsche Markt braucht Zeit für Veränderung, aber die Richtung stimmt. Spannend wird die Integration mit anderen Finanzdienstleistungen: Neobanken wie N26 oder Trade Republic könnten Payroll-Features in ihre Apps integrieren. Stellen Sie sich vor: Ihr Gehalt fließt direkt in einen ETF-Sparplan, Überstunden landen automatisch auf einem Tagesgeldkonto.

KI-gestützte Predictive Payroll

Der nächste Schritt nach Continuous Payroll ist Predictive Payroll: Machine-Learning-Algorithmen erkennen Muster (Müller macht im Durchschnitt 12 Überstunden pro Monat) und warnen, wenn Anomalien auftreten (plötzlich 40 Überstunden - Fehler in der Zeiterfassung?). Systeme könnten auch prognostizieren, wie viel Budget ein Unternehmen für Lohnkosten im nächsten Quartal braucht, inklusive Urlaubsrückstellungen und Bonuszahlungen.

Fazit: Wann macht Continuous Payroll Sinn?

Continuous Payroll ist kein Selbstzweck. Die Frage ist nicht "Wann steigen wir um?", sondern "Löst das unsere Probleme?".

Continuous Payroll macht Sinn, wenn:

• Ihre Payroll-Prozesse fehleranfällig sind: Manuelle Excel-Arbeit dominiert, Korrekturen sind Standard.

• Sie viele Teilzeitkräfte oder flexible Arbeitszeiten haben: Gastronomie, Einzelhandel, Pflege profitieren besonders.

• Mitarbeiterbindung ein Thema ist: In umkämpften Arbeitsmärkten kann finanzielle Flexibilität den Unterschied machen.

• Sie ohnehin digitalisieren wollen: Wer HR-Software einführt, kann Payroll gleich mitdenken.

Continuous Payroll macht KEINEN Sinn, wenn:

• Ihre Payroll bereits reibungslos läuft: Wenn es nicht kaputt ist, nicht reparieren.

• Ihr Steuerberater nicht mitmacht: Ohne API-Integration zur Kanzlei entsteht nur neuer Aufwand.

• Sie unter 10 Mitarbeiter haben: Der ROI ist fraglich, klassische Lösungen funktionieren gut genug.

Der pragmatische Ansatz für 2026: Testen Sie Hybrid-Modelle. Behalten Sie die monatliche Abrechnung bei, bieten Sie aber ausgewählten Mitarbeitern (z.B. im Außendienst) On-Demand-Zugriff an. Evaluieren Sie nach sechs Monaten: Wird es genutzt? Entsteht Mehrwert?

Continuous Payroll wird kommen, aber nicht über Nacht. Unternehmen, die jetzt die Weichen stellen, ihre Systeme modular aufbauen und in API-Schnittstellen investieren, sind vorbereitet, wenn der Markt kippt.

Quellen

• Personio (2023): Pressemitteilung 'Personio Payroll - erste Echtzeit-Lösung für Lohnabrechnung'. personio.de

• HR Performance Online (2025): 'Echtzeit-Lösung für die Lohnabrechnung'. hrperformance-online.de

• Paymira (2025): 'Payroll Trends 2025: On-Demand Payroll'. paymira.com/blog

• Remote.com (2025): 'On-demand pay: What is it, how does it work, and pros and cons'. remote.com/blog

• Workday (2026): 'Payroll Software: Die intelligente Lohnabrechnung'. workday.com/de-de