Lohnabrechnung erstellen lassen: 4 Wege im ehrlichen Vergleich

Es ist der 3. des Monats. Auf dem Schreibtisch liegen drei Stundenzettel per WhatsApp-Foto, eine Krankmeldung als PDF und eine E-Mail mit der Bemerkung "neue Bankverbindung von Frau Albrecht". Die Löhne müssen bis Freitag durch sein, sonst stimmt die Überweisung nicht. Wer Mitarbeitende beschäftigt, kennt diesen Druck. Und irgendwann stellt sich die Frage: Soll ich die Lohnabrechnung weiter selbst stemmen oder besser erstellen lassen?

Die Antwort ist nicht eindeutig, weil es nicht den einen richtigen Weg gibt. Es gibt vier. Jeder hat eine eigene Logik, eigene Kosten und eigene Schwachstellen. Dieser Vergleich nimmt alle vier ehrlich auseinander, mit konkreten Preisen, mit den Punkten, die niemand gern laut sagt, und mit einer klaren Einordnung, wann sich welcher Weg lohnt. Wenn Sie eher wissen wollen, was die einzelnen Modelle im Detail kosten und wie der Ablauf aussieht, lohnt sich vorab ein Blick auf unseren Beitrag zu Kosten, Vorteilen und Anbietern der externen Lohnabrechnung.

Die vier Wege im Überblick

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung erstellen lassen, stehen vier Modelle zur Auswahl. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Arbeit bei Ihnen bleibt und wie viel fachliche Verantwortung jemand anderes übernimmt.

Die Preisspannen stammen aus aktuellen Marktbeobachtungen und der gesetzlichen Vergütungsordnung für Steuerberater. Wichtig vorweg: Egal welchen Weg Sie wählen, die rechtliche Verantwortung für eine korrekte Abrechnung bleibt bei Ihnen als Arbeitgeber. Dazu später mehr. Schauen wir uns erst die vier Wege einzeln an.

Weg 1: Lohnabrechnung beim Steuerberater erstellen lassen

Der klassische Weg. Wer ohnehin einen Steuerberater für die Finanzbuchhaltung hat, gibt die Lohnabrechnung oft gleich mit ab. Das hat einen guten Grund: Lohn und Steuer hängen eng zusammen, und die Kanzlei kennt Ihr Unternehmen bereits.

Die Vergütung ist nicht frei verhandelbar, sondern folgt dem Gebührenrahmen nach § 34 StBVV (Steuerberatervergütungsverordnung). Dieser sieht für die Führung von Lohnkonten und die Erstellung der Lohnabrechnung 6 bis 30 € pro Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum vor. In der Praxis liegen die meisten Kanzleien bei 15 bis 30 € pro Mitarbeiter und Monat, je nach Komplexität. Wie sich diese Spanne im Detail zusammensetzt, lesen Sie in unserem Beitrag dazu, was eine Lohnabrechnung beim Steuerberater kostet.

Stärken: Hohe fachliche Sicherheit bei Sonderfällen. Dienstwagen, Einmalzahlungen, Elternzeit, Pfändungen oder Mitarbeitende im Ausland sind für eine gute Lohnkanzlei Routine. Wenn ohnehin Jahresabschluss und Steuererklärung dort liegen, ist die Verzahnung sauber.

Schwächen: Es ist meist der teuerste Weg. Korrekturen, nachträgliche Änderungen und Sonderfälle kosten oft extra. Und der Engpass ist häufig die Kommunikation: Die Kanzlei wartet auf Ihre Daten, Sie warten auf die fertige Abrechnung, dazwischen entsteht das vertraute E-Mail-Ping-Pong. Viele Lohnbuchhalter beschreiben genau dieses Bild. "Ich hab eine E-Mail-Flut, bis zu 70 Mails am Tag", berichtet eine Sachbearbeiterin aus einer Kanzlei. Das Problem liegt selten an der Rechenarbeit, sondern am Hin und Her davor.

Lohnt sich, wenn: Sie wenige bis mittlere Mitarbeiterzahlen haben, viele Sonderfälle vorkommen und Sie intern kein Lohn-Know-how aufbauen wollen.

Weg 2: Lohnabrechnung vom Lohnbüro oder Dienstleister erstellen lassen

Ein Lohnbüro ist auf Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisiert und macht nichts anderes. Genau das ist der Vorteil. Die Prozesse sind eingespielt, die Standardabrechnung läuft schnell, und preislich liegt das Lohnbüro meist unter dem Steuerberater. Marktüblich sind 10 bis 25 € pro Mitarbeiter und Monat, bei Komplettpaketen mit Meldungen und Bescheinigungswesen auch bis 35 €.

Externe Lohnabrechnung über einen Dienstleister ist heute oft online möglich. Sie liefern Ihre Daten über ein Portal oder per Upload, der Dienstleister rechnet ab und stellt die Ergebnisse digital bereit. Welche Anbietertypen es gibt und worin sie sich unterscheiden, haben wir im Beitrag Optionen im Vergleich gegenübergestellt.

Stärken: Günstiger als der Steuerberater bei standardisierten Lohnläufen. Spezialisierung auf Routineprozesse. Für viele kleine und mittlere Betriebe ein pragmatischer Weg, die Abrechnung loszuwerden.

Schwächen: Qualität und Leistungsumfang schwanken stark zwischen Anbietern. Beratung zu Sonderfällen ist nicht immer enthalten. Und auch hier bleibt die Datenübergabe der wunde Punkt: Wenn Sie Stammdaten unstrukturiert liefern, muss jemand sie abtippen, und Fehler entstehen genau an dieser Stelle.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Bei der Wahl eines Dienstleisters helfen ein paar nüchterne Kriterien: Branchenerfahrung, ein fester Ansprechpartner statt anonymer Hotline, klare Reaktionszeiten, transparente Preise ohne versteckte Zuschläge und digitale Datenübergabe statt E-Mail-Anhang. Holen Sie drei bis fünf Angebote ein. Weniger gibt zu wenig Vergleich, mehr wird unübersichtlich.

Lohnt sich, wenn: Sie die Abrechnung abgeben wollen, Ihre Lohnläufe weitgehend standardisiert sind und Sie auf den Preis achten.

Weg 3: Lohnabrechnung mit Software selbst erstellen

Statt erstellen zu lassen, können Sie auch selbst abrechnen. Lohnsoftware gibt es ab etwa 3 € pro Mitarbeiter und Monat, gängig sind 5 bis 15 €. Die reine Lizenz ist also günstig. Der Haken steckt woanders.

Bei diesem Weg bleibt alles bei Ihnen: Datenerfassung, Plausibilitätsprüfung, die korrekte Bedienung der Software, die fristgerechten Sozialversicherungsmeldungen und die Lohnsteueranmeldung. Die Software rechnet, aber sie denkt nicht für Sie. Sie müssen wissen, wie ein Pfändungsfreibetrag berechnet wird, wann ein Übergangsbereich greift und welche Meldung bei einer Krankmeldung fällig wird. Eine ehrliche Lohnabrechnung mit Software setzt also internes Lohn-Know-how voraus, und genau das ist im Fachkräftemangel knapp.

Stärken: Niedrigste laufende Kosten. Volle Kontrolle über alle Daten im Haus. Unabhängigkeit von Dritten.

Schwächen: Hoher Zeitaufwand und volles Haftungsrisiko bei Ihnen. Fällt der eine Mensch aus, der die Lohnabrechnung beherrscht, steht der Prozess. Updates zu Beitragssätzen, Mindestlohn und Meldeverfahren müssen Sie selbst nachhalten. Wenn Sie über eine moderne Alternative zur klassischen Lohnsoftware nachdenken, hilft der Beitrag zur DATEV-Alternative für die Lohnabrechnung weiter.

Lohnt sich, wenn: Sie internes Lohn-Know-how haben, die Kosten minimieren wollen und bewusst alles im Haus halten möchten.

Weg 4: Done-for-you mit KI-Vorsystem statt reinem Abgeben

Der vierte Weg ist neuer und am häufigsten missverstanden. Viele setzen Outsourcing mit "wir geben alles ab und schauen weg" gleich. Das greift zu kurz. Moderne Outsourcing-Modelle kombinieren einen menschlichen Abrechner mit einer digitalen Schicht davor, einem sogenannten Vorsystem.

Ein Vorsystem ersetzt DATEV, Agenda oder SPS nicht. Es setzt sich davor. Die Idee: Bevor überhaupt abgerechnet wird, müssen Daten gesammelt, geprüft und sortiert werden. Genau dieser Teil frisst in der Praxis die meiste Zeit, nicht die eigentliche Rechenarbeit. Wie diese Schicht technisch funktioniert, erklären wir im Beitrag dazu, wie ein KI-Layer in der Gehaltsabrechnung funktioniert.

Bei project b. übernimmt diese Vorarbeit die KI-Assistentin RITA. Mandanten und Mitarbeitende liefern Daten in jedem Format: E-Mail, PDF, Excel, Foto vom Stundenzettel. RITA erkennt die lohnrelevanten Informationen, extrahiert sie und macht daraus saubere, geprüfte Datensätze. Wichtig dabei: RITA ist ein Co-Pilot, kein Autopilot. Sie macht Vorschläge, die finale Freigabe liegt immer beim Menschen. Jede Änderung ist nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Das unterscheidet diesen Ansatz von vollautomatischen Blackbox-Tools, denen man bei Lohndaten nicht blind vertrauen sollte.

Der Effekt ist messbar. Ein Personalfragebogen, der manuell abgetippt 10 bis 15 Minuten dauert, ist mit RITA in 1 bis 2 Minuten erledigt: Link kopieren, der Mandant verifiziert die Daten selbst. Bestehende Kunden berichten von 30 bis 50 % weniger Aufwand im Gesamtprozess. Ein Mandant mit 150 Mitarbeitenden brauchte für die Januarabrechnung vorher 40 bis 50 Stunden, mit project b. waren es 3 bis 4 Stunden.

Preislich ist dieser Weg modular. Die digitale Lohnzettelverteilung startet bei 0,70 bis 1,00 € pro Mitarbeiter und Monat. Die volle Plattform mit Self-Service, digitaler Personalakte und Abwesenheiten liegt bei rund 4 € pro Mitarbeiter. Die komplette Abgabe über das Abrechner-Netzwerk beginnt bei etwa 20 € pro Mitarbeiter und Monat. Ein Punkt, der vielen wichtig ist: Ihre DATEV-Anbindung bleibt erhalten. Daten fließen durch das Vorsystem und dann sauber ins bestehende Lohnsystem, ohne Medienbruch.

Stärken: Wenig interner Aufwand bei voller Transparenz. Kontrolle bleibt beim Menschen. Skaliert mit, ohne dass Sie proportional Personal aufbauen müssen.

Schwächen: Es ist kein Selbstläufer ohne jede Mitwirkung. Sie geben weiterhin frei und prüfen. Für Betriebe, die wirklich gar nichts mehr anfassen wollen, ist das reine Komplett-Lohnbüro näher dran, dafür ohne die digitale Effizienzschicht.

Lohnt sich, wenn: Sie wachsen oder Prozesse verschlanken wollen, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben, und Ihre bestehende Systemlandschaft behalten möchten.

Kostenvergleich auf einen Blick

Die Preise wirken auf den ersten Blick vergleichbar, sind es aber nicht, weil unterschiedlich viel enthalten ist. Eine Faustregel: Je weniger Arbeit bei Ihnen bleibt, desto höher der Preis pro Abrechnung, aber desto niedriger Ihr eigener Zeitaufwand.

Beachten Sie zwei Dinge: Bei externen Anbietern kommt oft eine monatliche Grundgebühr hinzu, die sich bei Kleinstbetrieben mit ein oder zwei Mitarbeitenden stark auf den Pro-Kopf-Preis auswirkt. Und Sonderfälle wie Korrekturen oder Einmalzahlungen werden bei Steuerberater und Lohnbüro häufig separat berechnet. Den reinen Preis pro Mitarbeiter sollten Sie also nie isoliert betrachten, sondern immer mit Blick darauf, wie viel Zeit Sie selbst noch investieren.

Was rechtlich beim Arbeitgeber bleibt

Hier liegt das größte Missverständnis. Sie können die Durchführung der Lohnabrechnung abgeben, die Verantwortung dafür nicht. Auch wer alles erstellen lässt, bleibt rechtlich in der Pflicht.

Konkret heißt das: § 108 der Gewerbeordnung verpflichtet jeden Arbeitgeber zur Entgeltabrechnung in Textform bei jeder Zahlung. Die Meldepflichten nach § 28a SGB IV zur Sozialversicherung treffen Sie als Arbeitgeber, nicht den Dienstleister. Das Lohnkonto nach § 41 EStG müssen Sie führen lassen und vorhalten. Und die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV unterliegen einer Aufbewahrungspflicht, die ab 2027 in elektronischer Form zu erfüllen ist.

Spätestens bei der turnusmäßigen Betriebsprüfung wird das relevant. Die Deutsche Rentenversicherung prüft im Rahmen der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV regelmäßig, ob Beiträge korrekt abgeführt wurden. Geprüft wird bei Ihnen, nicht beim Dienstleister. Deshalb ist eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation kein Luxus, sondern Pflicht, und sie muss den GoBD-Grundsätzen entsprechen.

Was bedeutet das für die Wahl des Weges? Ein Modell, das jede Änderung transparent und revisionssicher festhält, nimmt Ihnen im Prüfungsfall Arbeit und Risiko ab. Ein loser Stapel E-Mails tut das nicht. Wer erstellen lässt, sollte deshalb genau prüfen, wie die Dokumentation organisiert ist, nicht nur, was die Abrechnung kostet.

Wann sich welcher Weg lohnt

Eine pauschale Empfehlung wäre unehrlich, weil zu viel von Ihrer Situation abhängt. Diese Orientierung hilft trotzdem:

• Bis etwa 5 Mitarbeitende, viele Sonderfälle, kein eigenes Know-how: Steuerberater. Die fachliche Sicherheit wiegt den höheren Preis auf.
• 5 bis 30 Mitarbeitende, standardisierte Lohnläufe, Preisfokus: Lohnbüro oder externer Dienstleister. Solide und bezahlbar.
• Internes Lohn-Know-how vorhanden, Kostenminimierung im Vordergrund: Lohnsoftware. Setzt eine erfahrene Person voraus, die nicht ausfällt.
• Wachstum geplant oder Prozesse verschlanken, ohne Kontrolle abzugeben: Done-for-you mit Vorsystem. Besonders sinnvoll, wenn Datenchaos und Rückfragen Ihr Hauptproblem sind und die bestehende DATEV-Umgebung bleiben soll.

Der ehrlichste Hinweis zum Schluss: Die meisten Betriebe scheitern nicht an der Rechenarbeit, sondern an allem davor. Unstrukturierte Daten, Nachfragen, Korrekturen. Wer das löst, hat den größten Hebel, unabhängig davon, welchen der vier Wege er wählt.

Lohnabrechnung erstellen lassen, ohne die Kontrolle zu verlieren

Sie müssen sich heute nicht festlegen. Wenn Sie wissen wollen, wie ein Vorsystem mit RITA in Ihrem konkreten Fall aussehen würde, schauen Sie es sich in Ruhe an. In einem unverbindlichen 30-minütigen Gespräch zeigen wir Ihnen anhand Ihrer Prozesse, wo Zeit verloren geht und wie sich das ändern lässt. Kein Abo, keine versteckten Haken, keine Verkaufsveranstaltung. Sie stellen Fragen, wir antworten ehrlich, auch dort, wo project b. nicht der richtige Weg für Sie ist.

Häufige Fragen (FAQ)

Was kostet es, eine Lohnabrechnung erstellen zu lassen?

Das kommt darauf an. Beim Steuerberater liegen die Kosten meist bei 15 bis 30 € pro Mitarbeiter und Monat, beim Lohnbüro bei 10 bis 25 €. Reine Lohnsoftware startet ab etwa 3 €, dafür bleibt die Arbeit bei Ihnen. Done-for-you mit Vorsystem beginnt modular ab 0,70 € je nach Leistungsumfang.

Wer darf eine Lohnabrechnung erstellen?

Das kommt darauf an. Sie selbst dürfen das immer für Ihren eigenen Betrieb. Gegen Bezahlung für Dritte abrechnen dürfen Steuerberater, Rechtsanwälte und Lohnsteuerhilfevereine im Rahmen ihrer Befugnis sowie Lohnbüros für die rein rechnerische Abrechnung. Die rechtliche Verantwortung bleibt aber immer beim Arbeitgeber.

Kann ich meine DATEV-Anbindung behalten, wenn ich abgebe?

Ja. Ein gutes Vorsystem ersetzt DATEV nicht, sondern setzt sich davor. Die Daten werden in der Schicht davor gesammelt und geprüft und fließen dann ohne Medienbruch in Ihr bestehendes Lohnsystem. So behalten Sie Ihre gewohnte Umgebung und gewinnen trotzdem Zeit bei der Vorerfassung.