Digitale Personalakte. Geordnet, konform, zugänglich.
Dokumenten-Management, DSGVO-konforme Speicherung und Mitarbeiter-Self-Service – alles in einer Plattform.
Kein Papier. Keine manuelle Aufbewahrung. Keine Überraschungen bei Prüfungen.
Konform per Default
Aufbewahrung & Löschung
Mitarbeiter-Self-Service
Papier nötig
Der Lebenszyklus einer digitalen Personalakte
Von der Anlage über die Aufbewahrung bis zur Löschung – jedes Dokument nachvollziehbar, jeder Schritt protokolliert.
Dokumente werden automatisch strukturiert
Verträge, Ausweise, Bescheinigungen, AUs – jedes Dokument wird automatisch kategorisiert und verschlagwortet, sobald es in die Plattform kommt. Keine Ablageordner, kein Scan-Stapel.
Aufbewahrungsfristen werden automatisch eingehalten
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden je Dokumenttyp konfiguriert. project b. begleitet jede Datei von der Erstellung bis zur Löschung – und protokolliert jeden Schritt revisionssicher.
Mitarbeitende rufen ihre Akte selbst ab
Lohnzettel, Bescheinigungen, Arbeitsbestätigungen – alles für die berechtigten Mitarbeitenden im Self-Service-Portal verfügbar, auf jedem Gerät, jederzeit.
Alles an einem Ort – sicher und strukturiert
Von Verträgen über Lohnzettel bis zu Bescheinigungen: alle Dokumente zentral verwaltet.
Dokumenten-Management
Verträge, Bescheinigungen, Lohnzettel und mehr – alles digital und strukturiert abgelegt. Schnell finden statt lange suchen.
DSGVO-konform
Alle Daten verschlüsselt in EU-Rechenzentren. Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte inklusive.
Vollständiger Audit-Trail
Jede Änderung und jeder Dokumentenzugriff wird lückenlos protokolliert. Transparent für HR, revisionssicher für Prüfungen.
Automatische Aufbewahrungsfristen
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden automatisch überwacht. Kein manuelles Nachhalten, kein Compliance-Risiko.
Integrierter Dokumenteneingang
Bescheinigungen, eAUs und externe Dokumente landen direkt in der digitalen Akte – kein Scannen, kein Ablegen per Hand.
Stammdatenpflege
Adressänderungen, Bankverbindungen, Steuerklassen – Mitarbeitende reichen Änderungen selbst ein. Du gibst frei.
Vorteile je nach Perspektive
Für Mitarbeitende
- Eigene Dokumente jederzeit einsehen
- Stammdaten selbst aktualisieren
- Lohnzettel digital abrufen
Für HR-Teams
- Alle Personalakten zentral und digital
- DSGVO-konforme Aufbewahrung ohne Papierchaos
- Weniger Administrationsaufwand durch Self-Service
Für Lohnabrechner
- Zugriff auf abrechnungsrelevante Datenänderungen in Echtzeit
- Änderungshistorie jederzeit nachvollziehbar
- Kein Nachfragen nach fehlenden Dokumenten
Häufig gestellte Fragen
Welche Dokumenttypen kann ich in einer digitalen Personalakte ablegen?
Alles, was in eine Personalakte gehört – Arbeitsverträge, Zusätze, Lohnzettel, Steuerbescheinigungen, AUs (inklusive eAU), Arbeitsbestätigungen, Beurteilungen, Weiterbildungsnachweise, Ausweisdokumente. project b. kategorisiert jeden Typ automatisch und wendet die korrekte Aufbewahrungsfrist an.
Wie lange werden Dokumente aufbewahrt?
Gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Deutschland. project b. überwacht den Beginn und das Ende jeder Aufbewahrungsfrist automatisch – typische Zeiträume sind 6 Jahre (Geschäftskorrespondenz) oder 10 Jahre (steuerrelevante Unterlagen), konfigurierbar je Dokumenttyp. Nach Ablauf wird die Löschung im Audit-Trail protokolliert.
Was passiert, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt?
Die Akte wird nicht gelöscht – sie wird für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist erhalten (typischerweise 10 Jahre für steuerrelevante Dokumente). Aktive Mitarbeiter-Berechtigungen werden entzogen; HR behält Leserechte für die Aufbewahrungsdauer; danach erfolgt die automatische Löschung.
Wer kann auf die Akte eines Mitarbeitenden zugreifen?
Rollenbasiert. Mitarbeitende sehen nur ihre eigene Akte. HR-Teams sehen Mitarbeitende in ihrem Unternehmensbereich. Lohnabrechner sehen, was sie für die Verarbeitung benötigen. Jeder Zugriff wird im Audit-Trail protokolliert.
Wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) unterstützt?
Ja. eAUs kommen direkt von den Krankenkassen, werden automatisch im Abwesenheitsdatensatz des richtigen Mitarbeitenden abgelegt und fließen sauber in die Lohnabrechnung ein. Kein manueller Download, keine E-Mail-Weiterleitung.
Wie sind die Personalakten gesichert?
ISO 27001:2022 zertifiziert. Alle Dokumente verschlüsselt im Ruhezustand und bei der Übertragung. Ausschließliche Speicherung in EU-Rechenzentren. Vollständiger Audit-Trail für jeden Zugriff, jede Änderung und jede Löschung. Vollständig DSGVO-konform.
Papierlos werden. Rechtssicher bleiben.
Schau dir an, wie project b. Dokumente, Stammdaten und Self-Service in einer Plattform vereint.