Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber jetzt tun müssen

Ein Prüfer der Deutschen Rentenversicherung kündigt sich für März 2027 an. Die Lohnbuchhalterin einer Steuerkanzlei zieht die Personalakten der letzten vier Jahre aus dem Aktenschrank: Stundenzettel als Papierkopie, Krankmeldungen als eingescanntes PDF im Mailpostfach, Bescheinigungen in einem Ordner auf dem Netzlaufwerk. Der Prüfer fragt nach einem maschinenlesbaren Datensatz für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung. Den gibt es nicht. Genau dieses Szenario will der Gesetzgeber ab dem 1. Januar 2027 verhindern.

Mit dem Jahreswechsel 2026/2027 endet eine Übergangsregelung, die viele Arbeitgeber jahrelang nutzen konnten: die Befreiung von der Pflicht, Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Wer dann noch mit Papier und unstrukturierten Scans arbeitet, gilt im Zweifel als nicht prüfbereit. Dieser Leitfaden erklärt, was elektronische Entgeltunterlagen genau sind, was sich konkret ändert, wen die Pflicht betrifft und wie Sie sich Schritt für Schritt vorbereiten.

Was sind elektronische Entgeltunterlagen?

Entgeltunterlagen sind alle Dokumente und Daten, die ein Arbeitgeber zu jedem sozialversicherungspflichtig Beschäftigten führen muss. Welche Angaben dazugehören, regelt § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Dazu zählen unter anderem Name und Anschrift, Versicherungsnummer, Beginn und Ende der Beschäftigung, die beitragspflichtigen Einnahmen, der Beitragsgruppenschlüssel sowie zahlreiche Bescheinigungen und Nachweise.

In der Praxis umfasst das Lohnkonto deutlich mehr als die monatliche Gehaltsabrechnung. Dazu kommen Arbeitsverträge, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse, Nachweise über Sozialversicherungsfreiheit, Erklärungen zum Verzicht auf Versicherungsfreiheit, Bescheinigungen zur Elternzeit oder Aufzeichnungen zur Arbeitszeit. Den Anspruch auf eine Entgeltabrechnung in Textform regelt zusätzlich § 108 der Gewerbeordnung (GewO).

Elektronische Entgeltunterlagen bedeutet: Diese Daten werden nicht mehr auf Papier oder als loses PDF-Sammelsurium geführt, sondern in einem System, das sie strukturiert, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar vorhält. Genau das ist der Punkt, der ab 2027 zur Pflicht wird.

Was sich ab dem 1. Januar 2027 ändert

Bisher durften Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen weiter in Papierform führen. Diese Ausnahme war zeitlich befristet. Sie läuft zum 31. Dezember 2026 ohne Ersatz aus. Ab dem 1. Januar 2027 gilt: Die in § 9 BVV zur elektronischen Aufbewahrung genannten Daten der Entgeltunterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist elektronisch, jederzeit verfügbar und unmittelbar lesbar gehalten werden.

Wichtig ist die Konsequenz für eingehende Papierdokumente: Erhält ein Arbeitgeber eine Unterlage nach § 8 Absatz 2 BVV weiterhin in Papierform, muss er sie in ein elektronisches Format überführen. Ein Stundenzettel, der per Hand ausgefüllt im Briefkasten landet, darf also nicht einfach im Ordner abgeheftet werden. Er muss digitalisiert und in die elektronische Entgeltakte aufgenommen werden.

Damit verschiebt sich die Erwartung an Arbeitgeber grundlegend. Es reicht nicht mehr, Dokumente irgendwie elektronisch zu speichern. Sie müssen so vorgehalten werden, dass ein Prüfer sie ohne manuelle Aufbereitung verarbeiten kann. Diese Anforderung ist eng mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung verknüpft, der euBP.

Wen die Pflicht betrifft

Die Pflicht zu elektronischen Entgeltunterlagen gilt für jeden Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Sobald ein Betrieb sozialversicherungspflichtig Beschäftigte hat und damit der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung nach § 28p SGB IV unterliegt, ist er betroffen. Es gibt keine generelle Ausnahme für kleine Betriebe.

Steuerberater und Lohnbüros in der Pflicht

Besonders im Fokus stehen Steuerberater und Lohnbüros, die die Lohnabrechnung für viele Mandanten übernehmen. Sie führen die Entgeltunterlagen oft stellvertretend und tragen damit die operative Verantwortung dafür, dass diese ab 2027 elektronisch und prüfbereit vorliegen. Wer hier noch Mandant für Mandant mit E-Mail-Anhängen, Excel-Listen und eingescannten Zetteln arbeitet, steht vor einem spürbaren Umstellungsaufwand.

Genau an dieser Stelle wird die Pflicht zum praktischen Problem. Mandanten liefern Daten in allen denkbaren Formaten. Ein Geschäftsführer eines Lohnbüros bringt es im Demo-Gespräch auf den Punkt: "Die Änderungen, die da reinkommen, sind ja wirklich teilweise fuchsteufelswild." Diese unstrukturierte Realität in eine maschinenlesbare, revisionssichere Form zu bringen, ist die eigentliche Aufgabe hinter der 2027er Pflicht.

euBP: die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung

Die euBP ist das Verfahren, mit dem die Deutsche Rentenversicherung Betriebsprüfungen abwickelt. Statt Aktenordner vor Ort durchzusehen, fordert der Prüfer einen standardisierten Datensatz an, den das Abrechnungssystem erzeugt und elektronisch übermittelt. Die maßgeblichen Informationen liefert die Deutsche Rentenversicherung zur euBP direkt. Eine ausführliche Aufschlüsselung des Verfahrens, der Fristen und der technischen Anforderungen finden Sie in unseren Details zur euBP ab 2027.

Welche Daten an die Prüfung gehen

Übermittelt werden im Kern zwei Datenbestände: die Daten aus der Entgeltabrechnung (Lohnbuchhaltung) und ergänzend Daten aus der Finanzbuchhaltung. Der Datensatz enthält die beitragsrelevanten Angaben zu jedem Beschäftigten, anhand derer der Prüfer die korrekte Beitragsberechnung nachvollzieht. Die technischen Vorgaben dafür, insbesondere die maschinelle Auswertbarkeit, regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV.

euBP, DATEV und das Vorsystem

Viele Kanzleien rechnen mit DATEV, Lexware oder Agenda ab. Diese Systeme erzeugen den euBP-Datensatz grundsätzlich. Das Problem entsteht davor: Wenn die Daten unstrukturiert ins Abrechnungssystem gelangen, sind Lücken und Fehler vorprogrammiert. Ein Vorsystem setzt genau hier an. Es strukturiert die eingehenden Mandantendaten, bevor sie ins Abrechnungssystem fließen, und sorgt dafür, dass die elektronische Entgeltakte vollständig und konsistent ist. project b. ersetzt DATEV nicht, sondern arbeitet als intelligente Schicht davor. Wie sich eine solche Datenstruktur in der Praxis aufbauen lässt, zeigt unser Beitrag zur Digitalisierung der Lohnbuchhaltung.

Befreiung von der euBP beantragen

Es gibt eine Befreiungsmöglichkeit, allerdings befristet und an Bedingungen geknüpft. Für Abrechnungszeiträume bis zum 31. Dezember 2026 kann der zuständige Rentenversicherungsträger einen Arbeitgeber auf Antrag von der Pflicht zur euBP befreien. Der Antrag ist formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den für die Betriebsprüfung zuständigen Träger zu richten. Anerkannte Gründe sind etwa fehlende euBP-fähige Software oder unzureichende finanzielle Mittel für ein notwendiges Update.

Steuerberater können die Befreiung für mehrere Mandanten gemeinsam beantragen. Ein Schreiben mit einer Liste der betreffenden Betriebsnummern genügt. Wichtig ist eine oft übersehene Einschränkung: Auch mit erteilter Befreiung bleibt die Pflicht bestehen, bestimmte Unterlagen digital bereitzustellen und über etablierte Kanäle zu übermitteln. Die Befreiung ist also keine Rückkehr zum Papierarchiv. Einen kompakten Überblick über Voraussetzungen und Praxis bietet der Fachbeitrag von Haufe zur euBP-Pflicht. Da die Befreiung ohnehin nur noch für Zeiträume bis Ende 2026 greift, ist sie für die meisten Betriebe eher eine Atempause als eine Lösung.

Aufbewahrungsfristen für Lohn- und Entgeltunterlagen

Die Pflicht zur elektronischen Form gilt nicht nur für das laufende Jahr, sondern für die gesamte Aufbewahrungsfrist. Die zentrale sozialversicherungsrechtliche Grundlage ist die Aufzeichnungspflicht nach § 28f SGB IV. Steuerlich gelten zusätzlich die Fristen aus § 147 Abgabenordnung (AO). Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Fristen im Überblick.

Welche Unterlagen länger bleiben müssen

In der Praxis orientieren sich viele Betriebe an der längsten relevanten Frist und führen Lohnkonten und beitragsrelevante Belege zehn Jahre. Einzelne Nachweise, etwa zu betrieblicher Altersversorgung oder Sozialversicherungsverläufen, können deutlich länger relevant sein. Im Zweifel gilt die längere Frist, weil eine zu frühe Vernichtung im Prüfungsfall teuer wird.

Originale und Papier

Trotz elektronischer Pflicht gibt es Dokumente, deren Original aus anderen Gründen aufbewahrt wird, etwa weil eine Behörde ein Papieroriginal verlangt. Solche Sonderfälle bleiben bestehen. Die elektronische Entgeltakte ersetzt sie nicht vollständig, sondern bildet sie zusätzlich digital ab, damit sie im Prüfungsdatensatz auftauchen.

GoBD und revisionssichere Archivierung

Elektronisch geführt heißt nicht beliebig gespeichert. Die Daten müssen so abgelegt sein, dass sie unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar bleiben. Diese Anforderung an die maschinelle Auswertbarkeit ergibt sich aus den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV und deckt sich steuerlich mit den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form.

Revisionssicher bedeutet konkret: Jede Änderung an einem Datensatz ist nachvollziehbar protokolliert, nichts kann unbemerkt überschrieben werden, und der Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt ist rekonstruierbar. Ein einfaches Netzlaufwerk mit PDF-Dateien erfüllt das nicht, weil sich Dateien dort jederzeit unbemerkt ändern oder löschen lassen.

Abgrenzung zur digitalen Personalakte

Häufig wird die elektronische Entgeltakte mit der digitalen Personalakte verwechselt. Beide sind nicht dasselbe. Die elektronische Entgeltakte umfasst die beitrags- und prüfungsrelevanten Daten nach § 8 BVV, deren elektronische Form ab 2027 verpflichtend wird. Eine digitale Personalakte ist weiter gefasst und bündelt darüber hinaus allgemeine Personaldokumente wie Verträge, Zeugnisse oder Schriftverkehr. Eine eigene gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es ab 2027 nicht, in der Praxis überschneiden sich beide aber stark. Wie eine datenschutzkonforme und nachvollziehbare Ablage konkret aussieht, beschreiben wir im Beitrag dazu, wie Sie eine digitale Personalakte DSGVO-konform führen.

Was passiert bei Nichtkonformität

Wer ab 2027 die Entgeltunterlagen nicht elektronisch, maschinenlesbar und prüfbereit führt, gilt im Rahmen einer Betriebsprüfung im Zweifel als nicht prüfbereit. Das hat Folgen. Der Prüfer kann Sachverhalte schätzen, fehlende Nachweise zulasten des Arbeitgebers auslegen und Beiträge nachfordern. Im ungünstigen Fall entstehen Nachzahlungen, Säumniszuschläge und ein erheblicher Mehraufwand, um Sachverhalte nachträglich zu belegen.

Hinzu kommt ein praktisches Risiko. Eine Prüfung, die sich über Wochen zieht, weil Unterlagen mühsam zusammengesucht werden, bindet die ohnehin knappe Kapazität der Lohnabteilung. Genau diese Kapazität fehlt dann im Tagesgeschäft. Die elektronische Pflicht ist deshalb nicht nur eine rechtliche, sondern auch eine betriebswirtschaftliche Frage.

Für Kanzleien kommt eine Reputationsfrage dazu. Mandanten erwarten, dass ihre Lohnabrechnung sauber und prüfungsfest läuft. Wer in einer Prüfung mit lückenhaften elektronischen Unterlagen auffällt, riskiert nicht nur Nachforderungen, sondern auch das Vertrauen der Mandanten. Die Umstellung rechtzeitig anzugehen ist deshalb günstiger und entspannter, als unter dem Druck einer angekündigten Prüfung nachzurüsten.

In 6 Schritten zur Pflicht-Konformität bis 2027

Die Umstellung gelingt am besten als geordneter Prozess. Diese sechs Schritte haben sich in der Praxis bewährt.

Schritt 1: Bestandsaufnahme. Erfassen Sie, welche Entgeltunterlagen aktuell wo liegen. Welche Dokumente kommen auf Papier, welche als PDF, welche bereits strukturiert aus einem System? Diese Übersicht zeigt die größten Lücken.

Schritt 2: Datenquellen prüfen. Klären Sie, in welchen Formaten Mandanten oder Fachabteilungen Daten liefern. Hier entscheidet sich, wie viel manuelle Nacharbeit künftig nötig ist. Ziel ist, möglichst viele Eingänge schon an der Quelle zu strukturieren.

Schritt 3: System wählen. Prüfen Sie, ob Ihr Abrechnungssystem den euBP-Datensatz vollständig erzeugt und ob ein Vorsystem die unstrukturierten Eingänge davor ordnet. Achten Sie auf revisionssichere Ablage und maschinelle Auswertbarkeit.

Schritt 4: Befreiung prüfen. Falls Software oder Budget für 2026 noch nicht reichen, prüfen Sie die befristete Befreiung von der euBP. Beachten Sie, dass sie nur für Zeiträume bis Ende 2026 gilt und die digitale Bereitstellung nicht ersetzt.

Schritt 5: Prozesse umstellen. Definieren Sie einen festen Ablauf, wie eingehende Daten erfasst, geprüft, freigegeben und in die elektronische Entgeltakte überführt werden. Ein wiederholbarer Monatsablauf reduziert Fehler deutlich stärker als Einzelfalllösungen.

Schritt 6: Testlauf vor der Prüfung. Erzeugen Sie einmal probeweise einen euBP-Datensatz und prüfen Sie ihn auf Vollständigkeit. So fallen Lücken auf, bevor ein echter Prüfer sie findet.

Wie ein Vorsystem die Umstellung erleichtert

Der aufwendigste Teil der Umstellung ist selten die Software, mit der abgerechnet wird. Es ist der Weg der Daten dorthin. Solange Krankmeldungen, Stammdatenänderungen und Stundenzettel als E-Mail, Scan oder Zuruf ankommen, bleibt die elektronische Entgeltakte lückenhaft.

Ein Vorsystem wie project b. löst genau dieses Problem. Die KI-Assistentin Rita liest eingehende Dokumente, extrahiert die lohnrelevanten Informationen und wandelt sie in saubere, geprüfte Datensätze um. Rita macht dabei Vorschläge, aber die finale Freigabe bleibt immer beim Lohnsachbearbeiter. Jede Änderung ist transparent und revisionssicher dokumentiert, was direkt auf die GoBD- und § 9a-Anforderungen einzahlt. Freigegebene Daten fließen ohne Medienbruch ins bestehende Lohnsystem, sei es DATEV, Agenda oder ein anderes. Wie sich dieser Ablauf konkret automatisieren lässt, zeigt unser Beitrag dazu, wie Unternehmen die Lohnbuchhaltung mit Rita automatisieren.

Der Effekt ist doppelt. Erstens wird die elektronische Entgeltakte vollständig und prüfbereit, weil die Daten bereits strukturiert ankommen. Zweitens sinkt der manuelle Aufwand spürbar, weil das Abtippen und Suchen entfällt. Bei bestehenden Kunden reduziert sich der Gesamtaufwand der vorbereitenden Lohnabrechnung um 30 bis 50 Prozent. Genau die Kapazität, die sonst eine langwierige Betriebsprüfung verschlingt, steht damit dem Tagesgeschäft zur Verfügung.

Wenn Sie unsicher sind, wie Sie Ihre Mandantenprozesse bis 2027 prüfbereit aufstellen, schauen Sie sich das in einer kurzen Demo mit echten Daten an. In einem unverbindlichen Beratungsgespräch von 30 Minuten klären wir Ihre Fragen zur Umstellung. Alle Optionen sind kostenfrei, kein Abo, keine versteckten Haken. Sie müssen heute nichts entscheiden.

Häufige Fragen (FAQ)

Sind elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 Pflicht?

Ja. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen nach § 8 BVV elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Die bisherige Befreiung von der elektronischen Form läuft zum 31. Dezember 2026 ohne Ersatz aus. Die Pflicht gilt für jeden Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtig Beschäftigten.

Wie lange müssen Entgeltunterlagen aufbewahrt werden?

Das kommt darauf an. Sozialversicherungsrechtlich gilt die Frist nach § 28f SGB IV bis zum Abschluss der nächsten Prüfung. Steuerlich müssen Lohnkonten und Belege bis zu zehn Jahre nach § 147 AO aufbewahrt werden. In der Praxis orientieren sich viele Betriebe an der längsten relevanten Frist.

Kann ich mich von der euBP befreien lassen?

Ja, aber nur befristet. Für Zeiträume bis Ende 2026 kann der Rentenversicherungsträger auf formlosen Antrag mit Betriebsnummer eine Befreiung erteilen, etwa bei fehlender Software. Die Pflicht, bestimmte Unterlagen digital bereitzustellen, bleibt trotzdem bestehen. Eine Rückkehr zum Papierarchiv ist sie nicht.