Digitale Personalakte: ab wann Pflicht und was hineingehört

Auf dem Tisch in Ihrem Personalbüro stapeln sich vier Aktenordner pro Mitarbeiter, und der Schrank ist seit dem letzten Quartal voll. Dann liest die HR-Leiterin im Newsletter eines Software-Anbieters den Satz: "Ab 2027 ist die digitale Personalakte Pflicht." Sofort kommt die Frage auf, ob jetzt alle Ordner gescannt werden müssen, bis wann das zu passieren hat und welches Bußgeld droht, wenn man die Frist verpasst. Genau hier beginnt das Problem, denn diese Schlagzeile stimmt so nicht.

Dieser Artikel ordnet die Rechtslage. Sie erfahren, ob und ab wann es eine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt, welche Unterlagen tatsächlich hineingehören und welche nicht, was Mitarbeitende einsehen dürfen und wie Sie eine bestehende Papierakte sauber digitalisieren. Statt Marketing-Halbwahrheiten finden Sie hier die konkreten Paragraphen und eine ehrliche Einordnung, was bis 2027 wirklich zu tun ist.

Was ist die digitale Personalakte?

Die Personalakte ist die strukturierte Sammlung aller Dokumente, die das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters betreffen. Die digitale Personalakte, auch elektronische Personalakte oder kurz E-Personalakte genannt, führt genau diese Sammlung nicht mehr im Papierordner, sondern in einem Softwaresystem. Inhaltlich ändert sich nichts, die Form wechselt vom Aktenschrank in eine digitale Ablage mit Suchfunktion, Zugriffsrechten und Versionsverlauf.

Eine gesetzliche Definition des Begriffs "Personalakte" gibt es im deutschen Arbeitsrecht nicht. Im öffentlichen Dienst regeln Beamtengesetze die Aktenführung detailliert, in der Privatwirtschaft hat sich die Akte schlicht als Praxis etabliert. Maßgeblich ist daher nicht ein einzelnes Personalaktengesetz, sondern ein Bündel aus Datenschutzrecht, Aufbewahrungspflichten und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben, die zusammen den Rahmen für Inhalt, Zugriff und Aufbewahrung setzen.

Der praktische Unterschied zur Papierakte liegt in der Kontrolle. Eine digitale Akte protokolliert, wer wann was eingesehen oder geändert hat. Sie lässt sich nach Stichworten durchsuchen, parallel von mehreren Berechtigten nutzen und revisionssicher archivieren. Das ist kein Selbstzweck, sondern wird umso wichtiger, je mehr Nachweispflichten an die Unterlagen geknüpft sind.

Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht?

Die wichtigste Klarstellung zuerst: Eine generelle Pflicht, eine Personalakte überhaupt zu führen, gibt es in der Privatwirtschaft nicht. Und es gibt auch keine pauschale Pflicht, die gesamte Personalakte ab einem Stichtag digital zu führen. Sie dürfen Personalakten grundsätzlich weiter in Papierform halten. Wer Ihnen etwas anderes verkauft, verkürzt die Rechtslage.

Was es tatsächlich gibt, ist eine eng umrissene Pflicht für einen bestimmten Teil der Unterlagen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen die in der Beitragsverfahrensverordnung genannten Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Grundlage ist die Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen nach § 8 BVV. Absatz 2 dieser Vorschrift listet rund 20 Kategorien von Dokumenten auf, die elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind, darunter Meldungsdaten, Beitragsnachweise und bestimmte Bescheinigungen.

Bis Ende 2026 gibt es noch eine Hintertür. Nach § 8 Absatz 3 BVV konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der elektronischen Führung befreien lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit endet am 31. Dezember 2026 ersatzlos. Danach reicht Papier für neu entstehende Entgeltunterlagen nicht mehr aus.

Die Verwechslung in vielen Schlagzeilen entsteht genau hier. Aus der speziellen Pflicht für Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen wird in der Vermarktung die "digitale Personalakte ab 2027". Das ist ungenau. Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen oder Zeugnisse fallen nicht unter § 8 BVV und dürfen weiter im Ordner liegen. Die tiefen Mechaniken dieser Regelung, inklusive der vollständigen Dokumentenliste und der Folgen bei der nächsten Prüfung, haben wir in unserem Beitrag zu den elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027 im Detail aufbereitet.

Praktisch bedeutet das: Sie müssen nicht Ihren gesamten Aktenbestand bis 2027 scannen. Sie müssen sicherstellen, dass die lohn- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen ab 2027 digital entstehen und vorgehalten werden. Wer ohnehin eine digitale Akte plant, löst beide Themen in einem Aufwasch. Wer nur das gesetzliche Minimum erfüllen will, kann den Rest der Akte zunächst auf Papier belassen.

Welche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten wirklich gelten

Auch wenn die Aktenführung als Ganzes freiwillig ist, sind die einzelnen Unterlagen alles andere als frei von Pflichten. Wer Mitarbeitende beschäftigt, muss eine Reihe von Dokumenten erstellen, aufbewahren und im Prüfungsfall vorlegen. Diese Pflichten gelten unabhängig davon, ob Sie Papier oder ein digitales System nutzen.

Zentral ist die Aufzeichnungspflicht nach § 28f SGB IV. Danach muss der Arbeitgeber für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen führen und geordnet bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren. Fehlen Aufzeichnungen oder sind sie unzureichend, darf die Rentenversicherung die Beiträge schätzen, was für den Betrieb teuer wird.

Hinzu kommen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO. Lohnkonten und die dazugehörigen Belege unterliegen festen Fristen, die je nach Dokumentart sechs oder zehn Jahre betragen. Wer die Akte digitalisiert, muss diese Fristen über den Systemwechsel hinweg sicherstellen, was die revisionssichere Ablage erfordert. Welche Frist für welche Unterlage gilt und wie Sie die Ablage prüfungsfest gestalten, lesen Sie in unserem Beitrag zur revisionssicheren Archivierung der Lohnunterlagen.

Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Pflichtdokumente und ihren rechtlichen Anker.

Diese Pflichten sind der eigentliche Grund, warum die digitale Akte für lohnführende Betriebe attraktiv wird. Sie machen aus der freiwilligen Akte ein System, in dem Nachweisbarkeit und Fristtreue mitlaufen, statt von Hand überwacht zu werden.

Was gehört in die Personalakte und was nicht

Die häufigste Frage in der Praxis lautet: Was gehört in die Personalakte? Die kurze Antwort lautet, dass alles hineingehört, was einen sachlichen Bezug zum Arbeitsverhältnis hat und für dessen Durchführung erforderlich ist. Der Maßstab ergibt sich aus dem Beschäftigtendatenschutz nach § 26 BDSG, wonach personenbezogene Daten von Beschäftigten nur verarbeitet werden dürfen, soweit das für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses nötig ist.

Typische Inhalte einer vollständigen Personalakte sind:

• Der Arbeitsvertrag nach § 611a BGB samt Nachträgen und Zusatzvereinbarungen
• Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf und Zeugnisse, soweit für die Einstellung relevant
• Der Personalstammbogen mit Stammdaten für die Lohnabrechnung
• Sozialversicherungsausweis, Daten zur Steuer-Identifikationsnummer und Bankverbindung
• Die Entgeltabrechnung nach § 108 GewO und Bescheinigungen
• Urlaubsanträge, Arbeitszeitnachweise und Abwesenheiten
• Abmahnungen, Beurteilungen und Schriftverkehr zum Arbeitsverhältnis
• Fortbildungsnachweise und Qualifikationen

Was nicht hineingehört

Genauso wichtig ist, was draußen bleibt. In die Personalakte gehören keine Unterlagen, die das Persönlichkeitsrecht verletzen oder für das Arbeitsverhältnis nicht erforderlich sind. Dazu zählen Notizen über das Privatleben, politische oder religiöse Überzeugungen, Angaben zu einer Schwangerschaft ohne arbeitsrechtlichen Anlass und heimlich angefertigte Vermerke. Auch ärztliche Diagnosen haben in der allgemeinen Akte nichts zu suchen.

Ein besonders sensibler Bereich sind Gesundheitsdaten. Die Information, dass jemand erkrankt war, also Fehlzeiten und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ohne Diagnose, darf erfasst werden, weil sie für die Entgeltfortzahlung gebraucht wird. Die konkrete Diagnose dagegen ist eine besondere Kategorie personenbezogener Daten und unterliegt einem strengeren Schutz. Sie gehört getrennt verwahrt und nicht in die offene Personalakte.

Krankheitsdaten, Abmahnungen und Sonderfälle

Bei einzelnen Dokumentarten gibt es Feinheiten, die in der Praxis immer wieder zu Streit führen. Drei Fälle lohnen einen genaueren Blick.

Krankheitstage und Arbeitsunfähigkeit. Fehlzeiten dürfen dokumentiert werden, denn ohne sie ließe sich die Lohnfortzahlung nicht abrechnen. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird heute überwiegend elektronisch abgerufen. Die Diagnose selbst bleibt der Krankenkasse und dem Arzt vorbehalten und darf nicht in der Personalakte landen. Erfasst wird nur die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und ihr Zeitraum.

Abmahnungen. Eine Abmahnung darf zur Akte genommen werden, da sie ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers dokumentiert. Mitarbeitende haben aber das Recht, eine Gegendarstellung zu verlangen, die ebenfalls in die Akte aufzunehmen ist. Unberechtigte Abmahnungen können Beschäftigte zudem entfernen lassen. Eine digitale Akte erleichtert die saubere Verknüpfung von Abmahnung und Gegendarstellung erheblich.

Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten. Diese gehören streng genommen nicht in eine laufende Personalakte und unterliegen kurzen Löschfristen, üblicherweise einige Monate nach Abschluss des Verfahrens. Wer sie zu lange speichert, riskiert einen Datenschutzverstoß. Die Trennung zwischen aktivem Personalbestand und Bewerberdaten ist in einem digitalen System einfacher abzubilden als im Papierordner.

Einsichtsrecht der Mitarbeitenden

Ein Recht, das viele Arbeitgeber unterschätzen, ist das Einsichtsrecht. Beschäftigte dürfen ihre Personalakte einsehen, und zwar vollständig. Dieses Recht ergibt sich für die Privatwirtschaft aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht und wird durch das Auskunftsrecht aus Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung flankiert. Die Rechtsprechung hat das Einsichtsrecht über Jahre konkretisiert, eine gute Übersicht über die Praxis bietet der Fachbeitrag von Haufe zur digitalen Personalakte.

Konkret heißt das, ein Mitarbeiter kann verlangen, seine vollständige Akte einzusehen, Kopien anzufordern und unrichtige Angaben berichtigen zu lassen. Bei einer Papierakte ist das ein organisatorischer Aufwand, weil ein Termin gefunden, der Ordner herausgesucht und die Einsicht beaufsichtigt werden muss. Eine digitale Akte kann diesen Vorgang erheblich vereinfachen, etwa indem berechtigte Mitarbeitende über ein gesichertes Self-Service-Portal ihre eigenen Dokumente einsehen.

Wichtig ist die Vollständigkeit. Wer Vermerke in einer Nebenakte führt, die dem Mitarbeiter nicht offengelegt werden, bewegt sich auf dünnem Eis. Das Einsichtsrecht erstreckt sich auf alle Unterlagen, die der Arbeitgeber über die Person führt, nicht nur auf den offiziellen Hauptordner.

DSGVO und Zugriffsrechte bei der digitalen Personalakte

Sobald die Akte digital wird, rückt der Datenschutz in den Vordergrund. Eine Personalakte enthält geballt sensible Daten, vom Gehalt über die Bankverbindung bis zu Fehlzeiten. Der Zugriff darauf muss nach dem Prinzip der Erforderlichkeit beschränkt sein. Nicht jeder im Unternehmen darf jede Akte sehen.

Die rechtliche Leitplanke ist erneut der Beschäftigtendatenschutz aus § 26 BDSG in Verbindung mit der DSGVO. Daraus folgen mehrere praktische Anforderungen an ein digitales System: ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept, eine Protokollierung der Zugriffe, eine Verschlüsselung der Daten und ein Löschkonzept, das die Aufbewahrungsfristen mit den datenschutzrechtlichen Löschpflichten in Einklang bringt. Ein gutes System löscht nicht nur fristgerecht, sondern dokumentiert auch, dass und wann gelöscht wurde.

Genau bei der Verbindung von Personalakte, Mandantenportal und Datenschutz liegen viele Stolperfallen für Kanzleien und ihre Mandanten. Wie sich Zugriffsrechte, DSGVO-Konformität und ein praktikables Portal zusammenbringen lassen, beleuchtet unser Beitrag zur digitalen Personalakte und DSGVO im Mandantenportal. Der rote Faden bleibt: Datenschutz ist kein Hindernis für die Digitalisierung, sondern eine Anforderung an ihre Umsetzung.

Papierakte digitalisieren: So gehen Sie vor

Wenn Sie eine bestehende Papierakte digitalisieren wollen, ist ein strukturiertes Vorgehen entscheidend. Ein wahlloses Einscannen führt zu einem unübersichtlichen Datenhaufen, der die alten Probleme nur in eine neue Form überträgt. Die folgenden Schritte haben sich bewährt.

1. Bestand sichten und ausmisten. Bevor Sie scannen, prüfen Sie, welche Dokumente noch aufbewahrungspflichtig sind und welche Löschfristen bereits abgelaufen sind. Was weg darf, wird nicht digitalisiert. Das reduziert den Aufwand und schafft saubere Akten.
2. Eine einheitliche Aktenstruktur festlegen. Definieren Sie Kategorien, etwa Stammdaten, Vertrag, Abrechnung, Abwesenheiten, Schriftverkehr. Eine klare Struktur entscheidet später über die Wiederauffindbarkeit. Hier zahlt sich aus, vorab ein Muster für den Aufbau der Akte zu erstellen.
3. Scannen und verschlagworten. Dokumente werden gescannt und mit Metadaten versehen, also Mitarbeiter, Dokumenttyp, Datum. Erst die Verschlagwortung macht die digitale Akte durchsuchbar. Reines Ablegen als PDF ohne Stichworte bringt wenig.
4. Berechtigungen und Löschregeln einrichten. Legen Sie fest, wer welche Akten sehen darf, und hinterlegen Sie die Aufbewahrungsfristen so, dass das System zur Löschung erinnert oder automatisch löscht.
5. Papieroriginale geordnet vernichten. Sind die Scans revisionssicher abgelegt, können Originale nach den geltenden Regeln vernichtet werden. Bei manchen Dokumenten mit Unterschriftserfordernis ist Vorsicht geboten, hier lohnt eine fachliche Prüfung.

Bei der Auswahl einer Software stehen Anbieter wie DATEV, Sage, Personio oder spezialisierte Dokumentenmanagement-Systeme zur Wahl. Welches Tool passt, hängt von Größe, bestehender IT und Budget ab. Wer den größeren Rahmen der Digitalisierung in der Lohnbuchhaltung sucht, findet Orientierung in unserem Überblick zur Digitalisierung der Lohnbuchhaltung 2026.

Vorteile der digitalen Personalakte

Jenseits der Pflichtdiskussion bringt die digitale Akte handfeste Vorteile, die den Aufwand der Umstellung rechtfertigen. Sie sind der eigentliche Grund, warum viele Betriebe den Schritt unabhängig von 2027 gehen.

Schneller Zugriff. Statt im Schrank zu suchen, finden Berechtigte ein Dokument in Sekunden über die Suchfunktion. Das spart in jedem Vorgang Zeit, der auf Unterlagen zugreift, von der Gehaltsanpassung bis zur Auskunft an den Mitarbeiter.

Weniger Medienbrüche. Wenn Stammdaten, Verträge und Abrechnungen in einem System liegen, entfällt das doppelte Abtippen zwischen Akte und Lohnprogramm. Genau diese Doppelarbeit ist in vielen Lohnbüros ein stiller Zeitfresser.

Nachweisbarkeit. Eine digitale Akte protokolliert Änderungen und Zugriffe. Im Prüfungsfall ist die Vollständigkeit per Knopfdruck belegbar, statt mühsam aus Ordnern rekonstruiert zu werden.

Ortsunabhängigkeit und Ausfallsicherheit. Mehrere Berechtigte können parallel arbeiten, und ein durchdachtes Backup schützt vor dem Totalverlust, den ein Wasserschaden im Aktenschrank bedeuten würde.

Die Kehrseite ist ein einmaliger Umstellungsaufwand und die Notwendigkeit, Datenschutz und Berechtigungen von Anfang an richtig aufzusetzen. Wer diese Hausaufgaben macht, gewinnt ein System, das mit dem Unternehmen mitwächst.

Wo die Personalakte in den Lohnprozess greift

Für lohnführende Betriebe und Kanzleien hängt die Personalakte eng mit der monatlichen Abrechnung zusammen. Die Stammdaten aus der Akte sind die Grundlage jeder Lohnabrechnung, und jede Änderung, ob neue Bankverbindung, Adresswechsel oder Gehaltsanpassung, muss in beiden Welten ankommen. Genau an dieser Schnittstelle entstehen die typischen Reibungsverluste: Daten liegen in der Akte, müssen aber von Hand ins Lohnsystem übertragen werden.

Hier setzt der Gedanke eines Vorsystems an. project b. ersetzt DATEV, Agenda oder SPS nicht, sondern arbeitet als intelligente Schicht davor. Die KI-Assistentin RITA liest eingehende Daten, ob als E-Mail, PDF oder Stundenzettel, extrahiert die lohnrelevanten Informationen und wandelt sie in saubere, einheitliche Datensätze um. Als Co-Pilot macht RITA Vorschläge, die finale Freigabe trifft immer der Mensch. So wandern Stammdaten und Änderungen strukturiert in den Abrechnungslauf, ohne dass jemand sie abtippt.

Eine eigene voll ausgerollte digitale Personalakte ist bei project b. nicht der Kern des Produkts und befindet sich in Entwicklung. Die Plattform geht aber in diese Richtung, indem sie Stammdaten, Dokumente und Abwesenheiten an einem Ort bündelt und so die Brücke zwischen Aktenpflege und Lohnlauf schlägt. Wer den Gesamtprozess der Lohnabrechnung neu ordnen will, findet einen Einstieg in unserem Überblick dazu, wie Sie die Lohnabrechnung machen lassen und welche Wege es gibt. Der Punkt ist nicht, die Akte zu ersetzen, sondern die Daten aus ihr ohne Medienbruch nutzbar zu machen.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?

Nein. Eine pauschale Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es nicht. Pflicht wird ab dem 1. Januar 2027 nur die elektronische Führung der in § 8 BVV genannten Entgeltunterlagen. Arbeitsverträge, Zeugnisse und der Rest der Akte dürfen weiter auf Papier geführt werden.

Was gehört in die digitale Personalakte hinein?

Das kommt darauf an, was Bezug zum Arbeitsverhältnis hat. Hinein gehören Arbeitsvertrag, Stammdaten, Entgeltabrechnungen, Abwesenheiten, Abmahnungen und Qualifikationsnachweise. Nicht hinein gehören Privatnotizen, politische oder religiöse Angaben und ärztliche Diagnosen, die als besondere Datenkategorie getrennt zu verwahren sind und einem strengeren Schutz unterliegen.

Darf der Arbeitnehmer seine Personalakte einsehen?

Ja. Beschäftigte haben ein umfassendes Recht, ihre vollständige Personalakte einzusehen, Kopien zu verlangen und falsche Angaben berichtigen zu lassen. Das gilt auch für Nebenakten und Vermerke. Eine digitale Akte mit Self-Service vereinfacht diese Einsicht für beide Seiten erheblich.

Ihre nächsten Schritte

Sie wissen jetzt, dass 2027 keine flächendeckende Scan-Pflicht bringt, sondern eine gezielte Vorgabe für die elektronischen Entgeltunterlagen. Der sinnvolle erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Welche Pflichtunterlagen entstehen bei Ihnen, wo liegen sie, und wie fließen die Daten heute in den Lohnlauf?

Wenn Sie sehen möchten, wie sich Stammdaten und Dokumente ohne Abtippen in Ihre bestehende Lohnabrechnung überführen lassen, testen Sie project b. mit echten Daten oder buchen Sie ein 30-minütiges, unverbindliches Gespräch, in dem Sie Ihre Fragen stellen. Beide Optionen sind kostenfrei, ohne Abo und ohne versteckte Haken. Sie müssen heute nichts entscheiden.