Der große KI-Tool Lohnbuchhaltungs-Software Vergleich 2026

Die Lohnbuchhaltung in Deutschland zählt zu den komplexesten weltweit. Im Global Payroll Complexity Index landet Deutschland regelmäßig auf dem zweiten Platz, direkt hinter Frankreich. Tarifverträge, Sozialversicherungsbeiträge, Steuerklassen, Zulagen: Die Fehlerquellen sind zahlreich.

Kein Wunder, dass immer mehr Softwareanbieter auf Künstliche Intelligenz setzen. Die Versprechen klingen ähnlich: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, mehr Zeit für strategische Aufgaben. Doch was können die Tools wirklich? Und für wen eignet sich welche Lösung?

Wir haben fünf KI-gestützte Lohnbuchhaltung Software-Lösungen unter die Lupe genommen: Personio, Taxmaro, Deel, Payroll Robot AI und project b. Der Fokus liegt auf den tatsächlichen KI-Funktionen, nicht auf dem Marketing.

Schnellübersicht: Die fünf Anbieter im Vergleich

Personio: Die HR-Suite für Teams ohne dedizierte Lohnbuchhaltung

Was Personio bietet

Personio ist vielen als HR-Software bekannt. Seit dem Launch von Personio Payroll positioniert sich das Münchner Unternehmen auch als Anbieter für die Lohnabrechnung. Der Ansatz: Alles aus einer Hand, von der Bewerberverwaltung bis zur Gehaltsabzahlung.

KI-Funktionen im Detail

Personio Assistant: Ein KI-gestützter Chatbot beantwortet Mitarbeiterfragen zu Abwesenheiten, Gehalt und HR-Themen. Das entlastet die Personalabteilung bei Standardanfragen.

AI-Summaries für Performance Reviews: Die KI analysiert Feedback aus verschiedenen Quellen und fasst Mitarbeiterstärken zusammen. Manager sparen Zeit beim Schreiben von Beurteilungen.

Smarte Eingabevalidierung: Laut Personio reduziert die automatische Prüfung von Lohndaten Fehler um bis zu 90 Prozent. Das System erkennt Unstimmigkeiten, bevor sie in der Abrechnung landen.

AI-gestützter Datenimport: Beim Onboarding neuer Unternehmen ordnet die KI Mitarbeiterattribute automatisch den Personio-Feldern zu. Die Einrichtung dauert Minuten statt Tage.

Preismodell

Personio kommuniziert keine festen Preise. Nach Branchenquellen beginnt der Core-Plan bei etwa 2,88 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Personio Payroll ist ein Zusatzmodul, dessen Kosten individuell verhandelt werden. Die Einrichtung kostet eine einmalige Gebühr abhängig von der Unternehmensgröße.

Für wen geeignet?

Personio eignet sich für Unternehmen, die keine dedizierte Lohnbuchhaltungssoftware benötigen, sondern einige Teile der Lohnbuchhaltung zusammen mit anderen HR-Aufgaben in einem Tool erledigen wollen. Die Stärke liegt in der Verknüpfung aller Personalprozesse: Recruiting, Personalverwaltung, Performance Management und eben auch Payroll.

Ideal für: HR-Teams, die eine All-in-One-Lösung suchen und keine spezialisierten Lohnbuchhaltungsprozesse benötigen. Unternehmen mit 10 bis 5.000 Mitarbeitern, die Wert auf eine einheitliche HR-Plattform legen.

Taxmaro: Der Einstieg für kleine Unternehmen

Was Taxmaro bietet

Taxmaro richtet sich an kleine Unternehmen und Steuerkanzleien, die ihre Lohnbuchhaltung digital betreuen wollen. Über 300 Kanzleien und 4.000 Unternehmen nutzen die Plattform. Das Besondere: Taxmaro lässt sich als White-Label-Lösung mit eigenem Kanzlei-Branding einsetzen.

KI-Funktionen im Detail

Anomalie-Checks: Die KI prüft Payroll-Daten auf Unstimmigkeiten und fehlerhafte Buchungen, bevor sie teuer werden. Abweichungen vom Normalfall werden markiert.

Automatische Reports: HR-Leads können einfache Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten sofort Auswertungen. Keine Excel-Pivot-Tabellen mehr nötig.

Plausibilitätsprüfung: Dateneingaben von Mandanten werden automatisch validiert. Fehlerhafte Eingaben fallen auf, bevor sie ins Lohnsystem fließen.

Buchhalterportal: Als einzige HR-Lösung bietet Taxmaro ein separates Portal für Lohnbuchhalter. Dort können alle Abrechnungsdaten geprüft werden, bevor sie an DATEV oder Agenda übergeben werden.

Preismodell

Taxmaro ist transparent bei den Preisen:

Bei der Lohnbuchhaltung sind alle Leistungen inklusive: An- und Abmeldungen, Melde- und Berichtswesen, persönlicher Ansprechpartner.

Für wen geeignet?

Taxmaro eignet sich besonders für kleine Unternehmen, die einen unkomplizierten Einstieg in die digitale Lohnbuchhaltung suchen. Die übersichtliche Preisstruktur und die einfache Bedienung machen es zur guten Wahl für Teams ohne tiefe Payroll-Expertise.

Ideal für: Kleine Unternehmen und Startups, die eine kostengünstige, übersichtliche Lösung für die Lohnbuchhaltung suchen. Auch für Steuerkanzleien geeignet, die ein White-Label-Portal für ihre Mandanten anbieten wollen.

Deel: Der Spezialist für internationale Lohnbuchhaltung

Was Deel bietet

Deel ist ein anderes Kaliber. Das Unternehmen ermöglicht die Lohnabrechnung in über 150 Ländern und betreibt eigene Payroll-Systeme in mehr als 50 Ländern. Der Fokus liegt auf internationalen Teams und Remote-Arbeit. Deutschland ist erst seit kurzem ein Schwerpunktmarkt.

KI-Funktionen im Detail

Deel AI: Der KI-Assistent basiert auf OpenAI's ChatGPT und beantwortet Fragen zur globalen Beschäftigung. Er ist trainiert auf Arbeitsrecht, Steuervorschriften und Compliance-Anforderungen in 150+ Ländern.

Compliance Hub: Das KI-gestützte System überwacht Gesetzesänderungen in Echtzeit. Bei relevanten Änderungen im Arbeits- oder Steuerrecht erhalten Unternehmen automatische Benachrichtigungen.

Worker Classifier: Die KI hilft bei der Einstufung von Beschäftigten als Angestellte oder Freelancer. In Deutschland ein heikles Thema, da Scheinselbstständigkeit teuer werden kann.

Workforce Insight Reports: Monatliche Berichte warnen vor Compliance-Risiken: ablaufende Visa, potenzielle Falschklassifizierungen, Mindestlohnprobleme.

Anomalie-Erkennung: Das System markiert ungewöhnliche Payroll-Daten und schlägt Korrekturen vor, bevor die Abrechnung läuft.

Preismodell

Deel ist deutlich teurer als lokale Anbieter:

Bei Jahresverträgen gibt es bis zu 20 Prozent Rabatt. Die EOR-Kosten variieren je nach Land; Deutschland ist teurer als viele andere Märkte.

Für wen geeignet?

Deel ist die klare Empfehlung für Unternehmen mit Lohnbuchhaltung außerhalb Deutschlands. Wer Mitarbeiter in mehreren Ländern beschäftigt oder plant, international zu expandieren, findet bei Deel die nötige Infrastruktur. Für rein deutsche Payroll gibt es günstigere und spezialisiertere Alternativen.

Ideal für: Startups und Scale-ups mit Remote-Teams in mehreren Ländern. Unternehmen, die ohne eigene Auslandsgesellschaften international einstellen wollen (EOR-Modell). Nicht optimal für Unternehmen, die nur in Deutschland abrechnen.

Payroll Robot AI: Individuelle Lösungen für komplexe Prozesse

Was Payroll Robot AI bietet

Payroll Robot AI ist ein spezialisierter Anbieter für KI-gestützte Payroll-Automatisierung. Das Unternehmen verbindet nach eigenen Angaben 25 Jahre Erfahrung in der Lohn- und HR-Administration mit moderner KI-Technologie. Der Fokus liegt auf maßgeschneiderten Lösungen.

KI-Funktionen im Detail

Payroll Orchestration: Die KI führt Daten aus verschiedenen HR-Systemen zusammen, validiert sie automatisch und erkennt Fehlerquellen frühzeitig. Der gesamte Prozess von der Datenaufnahme bis zur Zahlung wird orchestriert.

Payroll Chatbots: Mitarbeiter können Fragen zu Lohnabrechnung, Urlaubstagen, Steuerklassen oder Sozialabgaben in Echtzeit stellen. Der Bot fragt alle notwendigen Informationen ab und prüft Ansprüche anhand gesetzlicher Regelungen.

Payroll Call Agents: Für komplexere Anfragen stehen KI-gestützte Sprachassistenten zur Verfügung. Sie bearbeiten Fragen zu Compliance oder internationalen Gehaltsanforderungen rund um die Uhr.

Echtzeit-Simulation: Gehaltsänderungen können simuliert werden, bevor sie umgesetzt werden. Sonderzahlungen wie Boni werden automatisch auf Basis aktueller Vertragsdaten berechnet.

Compliance-Monitoring: Das System überwacht kontinuierlich Steuergesetze, Sozialversicherungsvorschriften und Arbeitsrichtlinien. Anomalien werden erkannt, um Payroll-Betrug und Compliance-Risiken zu verhindern.

Preismodell

Payroll Robot AI kommuniziert keine öffentlichen Preise. Interessenten müssen eine individuelle Beratung buchen. Das deutet auf ein Enterprise-fokussiertes Geschäftsmodell hin, bei dem Lösungen auf die spezifischen Anforderungen des Kunden zugeschnitten werden.

Für wen geeignet?

Payroll Robot AI eignet sich für Unternehmen, die einen individuellen Service bevorzugen, weil sie intern sehr komplexe Prozesse haben. Wer Standardlösungen braucht, ist hier falsch. Wer hingegen spezielle Anforderungen hat, die von der Stange nicht abgedeckt werden, findet bei Payroll Robot AI die Flexibilität.

Ideal für: Unternehmen mit komplexen internen Prozessen, die eine maßgeschneiderte Lösung benötigen. Besonders interessant für Organisationen mit SAP oder Workday, die eine tiefe Integration und individuelle Anpassungen brauchen.

project b.: Die umfassendste Lösung für die vorbereitende Lohnbuchhaltung

Was project b. bietet

project b. ist ein Münchner Startup, das 2023 von erfahrenen Lohnprofis gegründet wurde. Das Unternehmen hat eine Seed-Finanzierung von namhaften Investoren wie Lakestar, QED Investors und Foundamental erhalten. Der Ansatz unterscheidet sich grundlegend von den anderen Anbietern: project b. ersetzt nicht das Lohnsystem, sondern optimiert alles, was davor passiert.

Rita, die KI-Assistentin von project b., übernimmt die vorbereitende Lohnbuchhaltung: Datenerfassung aus beliebigen Quellen, Strukturierung, Validierung und Übergabe an das bestehende Lohnsystem. Die finale Kontrolle bleibt beim Menschen.

KI-Funktionen im Detail

Dokumentenerkennung (OCR): Rita erkennt und extrahiert lohnrelevante Informationen aus E-Mails, PDFs, Excel-Listen, Fotos von Stundenzetteln und sogar handschriftlichen Scans. Egal, wie der Mandant die Daten liefert, Rita strukturiert sie.

Automatische Datenextraktion: Krankmeldungen werden mit Zeitraum und Mitarbeiter verknüpft, Überstunden erfasst, Stammdatenänderungen erkannt. Die Erkennungsrate liegt laut project b. zwischen 85 und 95 Prozent.

Plausibilitätsprüfung: Rita prüft automatisch auf Unstimmigkeiten: ungültige IBAN-Formate, nicht plausible Steuerklassen-Kombinationen, fehlende Dokumente, unrealistische Überstunden. Fehler fallen auf, bevor sie in der Abrechnung landen.

Rückfragen-Management: Statt dutzende E-Mails an Mandanten zu schicken, bündelt project b. alle offenen Punkte in einem Cockpit. Mandanten können fehlende Informationen direkt im Portal ergänzen.

Systemintegration: Freigegebene Daten fließen direkt in DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, Agenda oder SBS. Kein Export, kein Import, kein Medienbruch.

Lohnzettelverteilung: Die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen im Mitarbeiterportal ist integriert, DSGVO-konform und mit nachweisbarer Zustellung.

Preismodell

project b. kommuniziert keine Standardpreise auf der Website. Die Kosten hängen von der Anzahl der Mandanten, der Mitarbeiter und dem gewünschten Funktionsumfang ab. Das Unternehmen bietet Onboarding-Unterstützung und Schulungen. Die Plattform ist nach ISO 27001:2022 zertifiziert und hostet alle Daten in deutschen Rechenzentren.

Für wen geeignet?

project b. deckt die meisten Anwendungsfälle für die vorbereitende Lohnbuchhaltung ab und eignet sich daher für eine breite Zielgruppe: KMU, die ihre Lohndaten selbst erfassen und an den Steuerberater übergeben. Enterprises mit internen Lohnabteilungen, die den Vorerfassungsaufwand reduzieren wollen. Lohnbüros und Steuerkanzleien, die ihre Mandantenprozesse standardisieren und automatisieren wollen.

Die Stärke von project b. liegt in der Flexibilität: Das Tool arbeitet als intelligente Schicht über dem bestehenden Lohnsystem. Es spielt keine Rolle, ob der Mandant digitalisiert ist oder Papierkram schickt. Rita strukturiert alles.

Ideal für: KMU und Enterprises, die eine umfassende Lösung für die vorbereitende Lohnbuchhaltung suchen. Lohnbüros und Steuerkanzleien, die ihre Prozesse skalieren wollen, ohne proportional mehr Personal einzustellen. Unternehmen, die mit heterogenen Datenquellen (E-Mail, PDF, Excel, Scans) arbeiten müssen.

Vergleich der KI-Funktionen

Welche Lösung passt zu wem?

Sie brauchen keine dedizierte Lohnbuchhaltung, sondern eine HR-Suite mit Payroll-Funktion

Empfehlung: Personio

Personio eignet sich, wenn Lohnabrechnung nur ein Teil Ihrer HR-Arbeit ist und Sie alles in einem Tool erledigen wollen. Recruiting, Personalverwaltung, Performance Management und Payroll laufen in einer Plattform zusammen. Für Unternehmen ohne spezialisierte Lohnbuchhaltungsanforderungen eine gute Wahl.

Sie sind ein kleines Unternehmen und suchen einen einfachen Einstieg

Empfehlung: Taxmaro

Die transparente Preisstruktur (ab 12€/MA/Monat) und die einfache Bedienung machen Taxmaro zur guten Wahl für kleine Unternehmen. Die White-Label-Funktion ist interessant, wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, der Taxmaro bereits nutzt.

Sie haben Mitarbeiter außerhalb Deutschlands oder planen internationale Expansion

Empfehlung: Deel

Für Lohnbuchhaltung außerhalb Deutschlands führt kaum ein Weg an Deel vorbei. Die KI-gestützte Compliance-Überwachung für 150+ Länder ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal. Für rein deutsche Payroll ist Deel überdimensioniert und zu teuer.

Sie haben komplexe interne Prozesse und brauchen eine maßgeschneiderte Lösung

Empfehlung: Payroll Robot AI

Wenn Standardlösungen Ihre Anforderungen nicht abdecken, bietet Payroll Robot AI die Flexibilität für individuelle Anpassungen. Die Kombination aus 25 Jahren Erfahrung und moderner KI ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen. Der individuelle Beratungsansatz spricht für Unternehmen mit speziellen Anforderungen.

Sie suchen die umfassendste Lösung für die vorbereitende Lohnbuchhaltung

Empfehlung: project b.

project b. deckt die meisten Anwendungsfälle ab und eignet sich daher für KMU, Enterprises und Lohnbüros gleichermaßen. Die Stärken: OCR-basierte Dokumentenerkennung (als einziger Anbieter im Vergleich), strukturiertes Rückfragen-Management, tiefe DATEV-Integration und ein Mandantenportal. Wer heterogene Datenquellen hat (manche Mandanten digital, andere analog), profitiert besonders.

Zusammenfassung: Die richtige Wahl für Ihre Situation

Fazit: Die richtige KI für Ihre Lohnbuchhaltung

Die fünf Anbieter zeigen, dass "KI in der Lohnabrechnung" sehr unterschiedliche Dinge bedeuten kann:

• Personio setzt auf smarte Validierung und einen HR-Chatbot, eingebettet in eine umfassende HR-Suite

• Taxmaro bietet einen einfachen Einstieg für kleine Unternehmen mit Anomalie-Erkennung und automatischen Reports

• Deel überwacht globale Compliance in Echtzeit für internationale Teams

• Payroll Robot AI orchestriert komplexe Prozesse mit Chatbots und Sprachassistenten für individuelle Anforderungen

• project b. automatisiert die vorbereitende Lohnbuchhaltung mit OCR, Datenextraktion und strukturiertem Rückfragen-Management

Keines der Tools ersetzt Lohnbuchhalter oder Steuerberater. Die KI übernimmt Fleißarbeit: Daten prüfen, Fehler finden, Dokumente erkennen, Standardfragen beantworten. Die Verantwortung für korrekte Abrechnungen bleibt beim Menschen.

Für die Auswahl entscheidend ist die Frage: Was brauchen Sie wirklich? Wer eine HR-Suite mit Payroll-Funktion will, greift zu Personio. Kleine Unternehmen starten mit Taxmaro. Internationale Teams brauchen Deel. Komplexe Sonderfälle löst Payroll Robot AI. Und wer die umfassendste Lösung für die vorbereitende Lohnbuchhaltung sucht, findet sie bei project b.

Die Komplexität der deutschen Lohnabrechnung wird bleiben. Aber die richtigen Tools machen sie beherrschbar.

Quellen

• Personio Payroll: www.personio.de/funktionen/personio-payroll/

• Personio Q4 2025 Updates: www.personio.com/whats-new-q4-25/

• Taxmaro: www.taxmaro.com

• Taxmaro KI-Tools Übersicht: www.taxmaro.com/post/ki-tools-in-hr-und-payroll-2025-diese-losungen-gibt-es-schon-heute

• Deel Global Payroll: www.deel.com/payroll/

• Deel AI Compliance: www.deel.com/blog/global-hr-compliance-consulting-with-the-ai-assistant/

• Payroll Robot AI: payrollrobot.ai

• project b.: project-b.dev

• project b. LinkedIn: de.linkedin.com/company/project-b-dev

• Global Payroll Complexity Index: www.alight.com

• OMR Reviews Taxmaro Preise: omr.com/en/reviews/product/taxmaro/pricing

• Deel Pricing: www.deel.com/pricing/