StBVV und Lohnabrechnung: Gebühren mit Rechenbeispielen

Auf dem Tisch liegt die Quartalsrechnung der Kanzlei. 18 Mitarbeitende, drei Abrechnungsmonate, und ein Betrag, der deutlich über dem des Vorjahresquartals liegt. Der Geschäftsführer ruft an und fragt, wie das zustande kommt. Die Kanzlei antwortet: nach der StBVV. Damit ist die Frage formal beantwortet und praktisch gar nicht.

Denn die StBVV nennt für die Lohnbuchführung keine Preise. Sie nennt Rahmen, und zwar ziemlich weite. Zwischen der untersten und der obersten zulässigen Gebühr liegt beim wichtigsten Gebührentatbestand der Faktor fünf. Wer die Rechnung seiner Kanzlei verstehen oder als Kanzlei die eigene Gebühr sauber begründen will, muss wissen, welcher Absatz greift und wovon die Höhe innerhalb des Rahmens abhängt.

Dieser Artikel nimmt § 34 StBVV auseinander, rechnet die Rahmen an drei realistischen Betriebsgrößen durch, trennt abgegoltene von zusätzlich berechenbaren Leistungen und zeigt, welcher Hebel die Gebühr legal senkt. Wenn Sie stattdessen wissen wollen, wie ein Lohnmandat organisatorisch abläuft, lesen Sie zuerst, wie das Lohnmandat beim Steuerberater abläuft.

Was die StBVV ist und für wen sie gilt

StBVV steht für Steuerberatervergütungsverordnung. Sie ist Bundesrecht und regelt, was Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Berufsausübungsgesellschaften für ihre selbstständige Berufsausübung berechnen. Die Steuerberatervergütungsverordnung im Volltext ist frei einsehbar, was in der Praxis erstaunlich selten genutzt wird.

Zwei Missverständnisse halten sich hartnäckig.

Erstens: Die StBVV ist keine Preisliste. Für einen Teil der Leistungen arbeitet sie mit Gegenstandswerten und den Tabellen A bis E, etwa der Beratungstabelle A. Für die Lohnbuchführung gilt keine dieser Tabellen. Dort stehen Betragsrahmen je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum. Wer nach der "StBVV Tabelle für die Lohnabrechnung" sucht, sucht etwas, das es nicht gibt.

Zweitens: Die StBVV gilt nicht für jeden, der Löhne abrechnet. Sie bindet die steuerberatenden Berufe. Ein reines Lohnbüro ohne Bestellung als Steuerberater kalkuliert frei, ein Payroll-Dienstleister ebenfalls. Deshalb sind Angebote von Kanzlei und Dienstleister nicht ohne Weiteres vergleichbar: Die eine Seite bewegt sich in einem Verordnungsrahmen, die andere nicht.

Innerhalb der Verordnung ist die Zuständigkeit klar verteilt. § 33 regelt die Buchführung, § 35 die Abschlussarbeiten, § 24 die Steuererklärungen. Für alles rund um Lohnkonten und Lohnabrechnung ist § 34 zuständig, und nur dieser Paragraf.

§ 34 StBVV: die vier Gebührentatbestände der Lohnbuchführung

§ 34 StBVV unterscheidet nach dem, was die Kanzlei tatsächlich tut. Je mehr Vorarbeit beim Mandanten liegt, desto niedriger der Rahmen. Das ist die eigentliche Logik der Vorschrift, und sie wird selten so gelesen.

Abrechnungszeitraum ist im Regelfall der Monat. Bei 30 Mitarbeitenden und Absatz 2 bewegt sich die monatliche Gebühr also zwischen 180 und 900 Euro, allein für die laufende Abrechnung.

Zwei Absätze ergänzen das Bild. Nach Absatz 5 erhält der Steuerberater für die Hilfeleistung bei sonstigen Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Lohnsteuerabzug und der Lohnbuchführung die Zeitgebühr. Nach Absatz 6 sind mit den Gebühren der Absätze 2 bis 4 die Gebühren für die Lohnsteueranmeldung bereits abgegolten. Eine separat ausgewiesene Position für die Lohnsteueranmeldung gehört also nicht auf die Rechnung, wenn die laufende Abrechnung nach § 34 berechnet wird.

Wer den Wortlaut mit amtlicher Kommentierung lesen will, findet § 34 im Amtlichen Handbuch Steuerberatungsrecht des BMF.

Wovon der Betrag innerhalb des Rahmens abhängt

Der Rahmen ist weit, die Auswahl darin ist aber nicht beliebig. § 11 StBVV verlangt, dass der Steuerberater die Gebühr nach billigem Ermessen unter Berücksichtigung aller Umstände bestimmt. Die Vorschrift nennt dafür konkrete Kriterien:

• Umfang der beruflichen Tätigkeit
• Schwierigkeit der beruflichen Tätigkeit
• Bedeutung der Angelegenheit
• Einkommens- und Vermögensverhältnisse des Auftraggebers
• Haftungsrisiko des Steuerberaters, das bei Rahmengebühren ohne Gegenstandswertbezug besonders ins Gewicht fällt

Übersetzt in die Lohnpraxis heißt das: Ein Betrieb mit 40 Mitarbeitenden, festen Gehältern, kaum Fluktuation und sauber gelieferten Daten liegt im unteren Drittel des Rahmens. Ein Betrieb mit derselben Mitarbeiterzahl, aber Bautarif, Schichtzuschlägen, laufenden Ein- und Austritten, mehreren Pfändungen und nachgereichten Krankmeldungen liegt oben. Beides ist rechtmäßig.

Das erklärt auch die Erfahrung vieler Mandanten, dass die Rechnung schwankt, obwohl die Mitarbeiterzahl konstant bleibt. Bei einer Rahmengebühr ist der Aufwand der Treiber, nicht die Kopfzahl allein. Für Dritte gilt zudem: Ist die Bestimmung unbillig, ist sie nicht verbindlich. Ein Mandant, der die Höhe für unangemessen hält, ist also nicht rechtlos.

Drei Rechenbeispiele

Die folgenden Beispiele rechnen ausschließlich die Rahmen aus § 34 durch. Sie sind keine Preisempfehlung und kein Marktpreis. Was Kanzleien in der Praxis tatsächlich aufrufen, steht in der Übersicht dazu, was eine Lohnabrechnung beim Steuerberater tatsächlich kostet.

Beispiel 1: Handwerksbetrieb, 18 Mitarbeitende, Vollservice nach Absatz 2

Die Kanzlei erhält Stundenzettel und Belege und macht alles Weitere selbst.

Auf das Jahr gerechnet liegen zwischen unterem und oberem Rahmen rund 5.180 Euro. Das ist kein Rundungsfehler, sondern der Grund, warum die Einordnung im Rahmen verhandelt gehört.

Beispiel 2: Pflegedienst, 45 Mitarbeitende, aufbereitete Unterlagen nach Absatz 3

Der Betrieb liefert monatlich fertige Buchungsunterlagen, inklusive geprüfter Zeiten und Zuschlagsarten.

Der Vergleich mit Beispiel 1 ist der Kern der Vorschrift: Bei mehr als der doppelten Mitarbeiterzahl liegt die Gebühr in der Mitte des Rahmens niedriger als beim kleineren Betrieb ohne Vorarbeit.

Beispiel 3: Logistiker, 120 Mitarbeitende, eigene Erfassung nach Absatz 4

Die Daten werden im Betrieb in den Programmen des Steuerberaters erfasst.

Wichtig an Absatz 4: Die Gebühr fällt neben der Vergütung für die Datenverarbeitung und die Programmnutzung an. Wer nur den Rahmen vergleicht, unterschätzt diese Variante systematisch. Die Programm- und Rechenzentrumskosten stehen auf einem anderen Blatt und sind bei der Gesamtbetrachtung mitzurechnen.

Was mit der Gebühr abgegolten ist und was extra kostet

Abgegolten ist nach Absatz 6 die Lohnsteueranmeldung. Nicht abgegolten ist alles, was Absatz 5 als sonstige Tätigkeiten im Zusammenhang mit Lohnsteuerabzug und Lohnbuchführung fasst. Dafür gilt die Zeitgebühr nach § 13 StBVV, und die beträgt 16,50 bis 41,00 Euro je angefangene Viertelstunde.

Die Abrechnungseinheit ist die Viertelstunde, nicht die halbe Stunde. Diese Angabe steht in vielen älteren Beiträgen falsch, weil sie eine frühere Fassung wiedergeben.

Typische Positionen, die über die Zeitgebühr laufen:

• Begleitung einer Prüfung, etwa der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung
• Bearbeitung von Pfändungen und Abtretungen
• Korrekturläufe und Rückrechnungen für abgeschlossene Zeiträume
• Bescheinigungen für Behörden, Krankenkassen und Gerichte
• Klärung von Statusfragen und Auskünfte gegenüber Sozialversicherungsträgern

Ein Rechenbeispiel: Drei Stunden Prüfungsbegleitung entsprechen zwölf angefangenen Viertelstunden. Das ergibt 198,00 bis 492,00 Euro für diesen einen Vorgang. Bei einer Prüfung, die sich über mehrere Termine zieht, summiert sich das schnell auf mehr als eine Monatsgebühr der laufenden Abrechnung.

Für Mandanten ist das die wichtigste Erkenntnis dieses Abschnitts: Die planbare Monatsgebühr ist nur ein Teil der Kosten. Der unplanbare Teil entsteht dort, wo Daten unvollständig sind, nachgereicht werden oder korrigiert werden müssen.

Fünf Punkte, an denen Lohnrechnungen regelmäßig auffallen

Wer Rechnungen über einen längeren Zeitraum nebeneinanderlegt, findet fast immer dieselben Muster. Keines davon ist automatisch ein Fehler, jedes ist aber eine berechtigte Rückfrage wert.

Die Lohnsteueranmeldung steht als eigene Position. Nach Absatz 6 ist sie mit den Gebühren der Absätze 2 bis 4 abgegolten. Taucht sie zusätzlich auf, gehört geklärt, welche Leistung damit gemeint ist.

Der Gebührentatbestand passt nicht zur Arbeitsteilung. Ein Betrieb, der seit Monaten fertige Buchungsunterlagen liefert, wird weiter nach Absatz 2 abgerechnet. Die Arbeitsteilung hat sich geändert, die Rechnung nicht.

Die Einrichtungsgebühr nach Absatz 1 erscheint mehrfach. Sie ist eine einmalige Gebühr je Arbeitnehmer für die erstmalige Einrichtung des Lohnkontos. Bei Wiedereintritt eines früheren Mitarbeitenden ist eine erneute vollständige Einrichtung erklärungsbedürftig.

Der Anteil der Zeitgebühren wächst still. Wenn die Positionen nach Absatz 5 über zwölf Monate von wenigen Prozent auf ein Viertel der Rechnungssumme klettern, liegt das selten an der Kanzlei. Es liegt an Nachlieferungen, Korrekturen und Rückfragen, also an der Datenqualität im Betrieb.

Die Pauschale deckt weniger ab als angenommen. Ohne saubere Leistungsabgrenzung in Textform entsteht der Streit erst dann, wenn die erste Prüfung ansteht und plötzlich Zeitgebühren dazukommen.

Für Kanzleien ist derselbe Blick umgekehrt nützlich: Die fünf Punkte sind die Stellen, an denen eine Rechnung Erklärungsbedarf erzeugt, und Erklärungsbedarf kostet Kanzleizeit, die niemand abrechnet.

Die Pauschale: wie Kanzlei und Mandant von der Verordnung abweichen

Viele Mandate laufen nicht nach Einzelgebühr, sondern über eine Pauschale. Das ist zulässig, aber an Form gebunden.

Der frühere § 14 StBVV zur Pauschalvergütung ist weggefallen. Wer heute noch auf ihn verweist, arbeitet mit einer überholten Fassung. Maßgeblich ist § 4 StBVV, die Vergütungsvereinbarung. Daraus ergeben sich vier Punkte, die in der Praxis regelmäßig schiefgehen:

1. Die Vereinbarung bedarf der Textform. Eine mündliche Absprache am Telefon trägt nicht.
2. Sie muss als Vergütungsvereinbarung erkennbar und von anderen Vereinbarungen deutlich getrennt sein. Ein Absatz im allgemeinen Mandatsvertrag genügt dieser Anforderung nicht ohne Weiteres.
3. Sie darf nicht in einer Vollmacht enthalten sein.
4. Der Steuerberater muss in Textform darauf hinweisen, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung vereinbart werden kann.

Dazu kommt eine Angemessenheitskontrolle: Eine unangemessen hohe Vergütung kann im Rechtsstreit auf den angemessenen Betrag herabgesetzt werden, höchstens bis zur Höhe der Vergütung nach der Verordnung.

Für Betriebe heißt das ganz praktisch: Eine Pauschale ist kein Verzicht auf Transparenz. Sie sollte benennen, welche Leistungen sie abdeckt, und vor allem, welche nicht. Fast jeder Streit über eine Lohnrechnung dreht sich um Positionen, von denen der Mandant annahm, sie seien in der Pauschale enthalten.

Warum Vorarbeit die Gebühr senkt, und wo der Hebel wirklich liegt

Der Sprung von Absatz 2 auf Absatz 3 ist der größte legale Hebel in der ganzen Vorschrift. In der Mitte des jeweiligen Rahmens liegt Absatz 3 bei 6,00 Euro, Absatz 2 bei 18,00 Euro. Das ist ein Drittel. Nicht durch Verhandlung, sondern durch eine andere Arbeitsteilung.

Die Voraussetzung dafür ist unspektakulär und trotzdem der Engpass: Der Betrieb muss monatlich vollständige, geprüfte und strukturierte Unterlagen liefern. Genau daran scheitert es meistens. Krankmeldungen kommen per Foto, Stundenzettel als Excel mit uneinheitlichen Spalten, Zuschläge werden nachgemeldet, Ein- und Austritte gehen im Postfach unter. Was die Kanzlei dann macht, ist Aufbereitung, und Aufbereitung ist Absatz 2, nicht Absatz 3.

Hier setzt ein Vorsystem an. Bei project b. laufen die Daten zuerst durch die Plattform und erst danach in die Abrechnung: Mitarbeitende und Führungskräfte melden Abwesenheiten, Stammdatenänderungen und Belege im System, die KI-Assistentin RITA liest wiederkehrende Dokumente automatisch aus, und die Kanzlei bekommt am Monatsende einen geprüften, einheitlichen Datenstand statt eines Posteingangs. Die DATEV-Anbindung bleibt dabei bestehen. project b. ersetzt DATEV nicht, sondern liefert zu. Wer die Kostenseite dieser Kette im Blick behalten will, findet die Einordnung unter die Kostenseite der DATEV-Lohnabrechnung.

Der wirtschaftliche Effekt ist doppelt. Die laufende Gebühr kann in den niedrigeren Tatbestand rutschen, und die unplanbaren Zeitgebühren nach Absatz 5 werden seltener, weil weniger korrigiert und nachgefasst werden muss. Der zweite Effekt ist in vielen Mandaten der größere, wird aber nie beziffert, weil er in keiner Position auftaucht.

Häufige Fragen (FAQ)

Was besagt § 34 StBVV?

§ 34 StBVV regelt die Gebühren für die Lohnbuchführung. Er unterscheidet vier Fälle: die einmalige Einrichtung von Lohnkonten mit 6 bis 19 Euro je Arbeitnehmer sowie die laufende Abrechnung mit 6 bis 30 Euro, 2,50 bis 9,50 Euro oder 1,20 bis 4,20 Euro je Arbeitnehmer und Monat, abhängig davon, wie viel Vorarbeit der Auftraggeber leistet.

Wie hoch ist die Gebühr für die Lohnabrechnung?

Das kommt auf den Gebührentatbestand an. Beim vollen Leistungsumfang liegt der Rahmen bei 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Monat. Bei 20 Mitarbeitenden sind das 120 bis 600 Euro monatlich. Wo genau die Kanzlei ansetzt, richtet sich nach Umfang, Schwierigkeit, Bedeutung und Haftungsrisiko nach § 11 StBVV.

Darf der Steuerberater eine Pauschale vereinbaren?

Ja. Der frühere § 14 StBVV ist weggefallen, maßgeblich ist heute § 4 StBVV. Die Vereinbarung braucht Textform, muss als Vergütungsvereinbarung erkennbar und deutlich von anderen Abreden getrennt sein und darf nicht in einer Vollmacht stehen. Unangemessen hohe Pauschalen können gerichtlich herabgesetzt werden.

Was Sie mit dieser Information anfangen können

Wenn Sie Mandant sind: Prüfen Sie auf der nächsten Rechnung, welcher Absatz aus § 34 zugrunde liegt, ob die Lohnsteueranmeldung fälschlich separat auftaucht und wie hoch der Anteil der Zeitgebühren ist. Der letzte Punkt sagt mehr über Ihre Datenqualität aus als über Ihre Kanzlei.

Wenn Sie Kanzlei sind: Der Weg aus dem Gebührenstreit führt über den Datenfluss. Ein Mandant, der sauber liefert, ist günstiger abzurechnen und gleichzeitig profitabler zu bearbeiten.

project b. ist als Vorsystem genau für diese Schnittstelle gebaut, und wir zeigen es lieber, als es zu beschreiben:

• Kostenlose Online-Sessions. Keine Verkaufsveranstaltungen, sondern Praxisfragen aus dem Lohnalltag.
• 30 Minuten Gespräch, unverbindlich. Sie stellen Fragen, wir antworten. Auch dann, wenn die Antwort lautet, dass sich der Wechsel für Sie nicht lohnt.
• Demo-Zugang mit echten Daten. Ein Abrechnungsmonat reicht, um zu sehen, wie viel Nacharbeit tatsächlich wegfällt.

Alle drei Optionen sind kostenfrei. Kein Abo, keine versteckten Haken. Sie müssen heute nichts entscheiden. Wie project b. dabei mit Kanzleien zusammenarbeitet, steht auf der Lösung für Steuerberater.