euBP einfach erklärt: Die elektronische Betriebsprüfung ab 2027

Der Prüfer der Rentenversicherung sitzt nicht mehr drei Tage in Ihrem Besprechungsraum und blättert durch Ordner. Stattdessen kommt eine Datei. Genauer: ein Datensatz aus Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm, der vorab elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung geht. Wer ab dem 1. Januar 2027 keine maschinell auswertbaren Entgeltunterlagen liefern kann, gilt im Zweifel als nicht prüfungsfähig. Genau darum geht es bei der euBP, und genau deshalb sollten Lohnbüros, Steuerberater und Arbeitgeber das Verfahren jetzt verstehen, statt erst im Prüfungsfall.

Dieser Leitfaden erklärt die euBP Schritt für Schritt: was sie ist, was sich 2027 ändert, welche Daten Sie übermitteln, wie der Ablauf konkret aussieht und wie Sie die Daten aus DATEV, Lexware oder SAP herausbekommen. Am Ende wissen Sie, was Sie bis zum Stichtag erledigt haben sollten.

Was ist die euBP?

euBP steht für elektronisch unterstützte Betriebsprüfung. Es ist das Verfahren, mit dem die Deutsche Rentenversicherung ihre regelmäßige Arbeitgeberprüfung digital abwickelt. Statt Unterlagen vor Ort einzusehen, nimmt die Rentenversicherung die prüfrelevanten Daten elektronisch aus Ihrem systemgeprüften Lohnprogramm entgegen.

Rechtliche Grundlage ist die Arbeitgeberprüfung nach § 28p SGB IV. Absatz 1 verpflichtet die Träger der Rentenversicherung, mindestens alle vier Jahre zu prüfen, ob Arbeitgeber ihre Melde- und Beitragspflichten korrekt erfüllen. Absatz 6a regelt die elektronische Übermittlung: Die notwendigen Daten sind über die Datenstelle der Rentenversicherung aus einem systemgeprüften Programm zu liefern. Die genauen Vorgaben finden sich in den Informationen der Deutschen Rentenversicherung zur euBP und im Gesetzestext zu § 28p SGB IV (Prüfung bei den Arbeitgebern).

Wichtig zur Einordnung: Die euBP ist die sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung. Geprüft werden Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, die Umlagen U1, U2 und U3, die korrekte Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen sowie die Vollständigkeit der Meldungen. Das ist nicht die Betriebsprüfung des Finanzamts. Den Unterschied erklären wir weiter unten genauer.

Warum gibt es die euBP überhaupt?

Die klassische Vor-Ort-Prüfung bindet auf beiden Seiten Zeit. Der Prüfer reist an, sichtet Lohnkonten, gleicht Beitragsnachweise ab und stellt Rückfragen. Das digitale Verfahren verlagert einen Großteil dieser Arbeit nach vorne: Die Daten werden vorab maschinell ausgewertet, Auffälligkeiten gezielt identifiziert. Im Idealfall reduziert sich die Prüfung auf wenige offene Punkte. Für Arbeitgeber bedeutet das weniger Störung des Tagesgeschäfts, vorausgesetzt, die Daten stimmen und liegen im richtigen Format vor.

Hinter der Umstellung steht auch ein praktischer Grund. Die Zahl der prüfpflichtigen Betriebe wächst, qualifizierte Prüfer sind knapp. Ein Verfahren, das Routinefälle automatisiert vorab auswertet, schafft Kapazität für die Fälle, die wirklich eine genaue Betrachtung brauchen. Für Sie als Arbeitgeber oder Kanzlei verschiebt sich damit der Aufwand: Die eigentliche Prüfung wird kürzer, die Anforderung an die Qualität Ihrer Daten steigt. Wer das versteht, behandelt die euBP nicht als lästige Meldung, sondern als jährliche Generalprobe für die eigene Datenqualität.

Was ändert sich 2027?

Die euBP ist kein neues Verfahren. Sie wird seit Jahren schrittweise verpflichtend. Drei Stichtage sind entscheidend.

Der Kern für 2027: Bisher konnten Arbeitgeber per Antrag aus dem elektronischen Verfahren aussteigen und weiter klassisch prüfen lassen. Diese Hintertür schließt sich. Ab dem 1. Januar 2027 müssen die prüfrelevanten Daten elektronisch vorliegen. Der Fachbeitrag von Haufe zur euBP ordnet die Termine und die zugrunde liegenden Datensätze ein.

Die Konsequenz ist deutlicher, als sie auf den ersten Blick klingt. Wer ab 2027 bei einer Prüfung keine maschinell auswertbaren Entgeltunterlagen vorlegt, riskiert, als nicht prüfungsfähig zu gelten. Das öffnet die Tür für Schätzungen und Nachforderungen. Genau dieses Risiko macht die euBP zu einem Thema, das nicht in die Zuständigkeit der IT abgeschoben werden sollte, sondern in die Verantwortung der Lohnbuchhaltung gehört.

Ein praktischer Hinweis aus der Lohnpraxis: Die Pflicht hängt direkt an der eingesetzten Software. Wer ohnehin ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzt, hat die technische Grundlage meist bereits. Wer Lohn teilweise in Excel oder mit nicht zertifizierten Tools abwickelt, muss spätestens jetzt umstellen. Mehr zur grundsätzlichen Umstellung lesen Sie in unserem Beitrag zur Digitalisierung der Lohnbuchhaltung.

Welche Daten übermittelt werden

Bei der euBP fließen nicht beliebige Dateien an die Rentenversicherung, sondern klar definierte Datensätze und Datenbausteine. Diese sind in den Grundsätzen der Rentenversicherung zur Datenübermittlung technisch festgelegt. Vereinfacht lassen sich vier Gruppen unterscheiden.

Summarische und prüfrelevante Daten

Ein Begriffspaar sorgt regelmäßig für Verwirrung: summarische Daten und prüfrelevante Daten. Summarische Daten sind verdichtete Werte, also Summen und Salden, die der Rentenversicherung einen ersten Überblick geben. Prüfrelevante Daten sind die detaillierten Einzeldaten, die für die eigentliche Prüfung herangezogen werden. Die Pflicht ab 2027 betrifft die prüfrelevanten Entgeltabrechnungsdaten: Sie müssen elektronisch und maschinell auswertbar bereitstehen.

Für die Praxis heißt das: Es reicht nicht, irgendeinen Export zu erzeugen. Die Daten müssen im vorgegebenen Format aus einem systemgeprüften Programm stammen, vollständig sein und zum geprüften Zeitraum passen. Wie diese Unterlagen ordnungsgemäß zu führen sind, regelt unter anderem die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers nach § 28f SGB IV (Pflichten des Arbeitgebers). Wer hier sauber arbeitet, hat bei der euBP wenig zu befürchten. Eng verwandt ist das Thema der elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027, das die Aufbewahrungs- und Formatseite vertieft.

So läuft die euBP ab

Der Ablauf folgt einem festen Muster. Wer ihn einmal verstanden hat, sieht, dass die euBP weniger Drama ist als ihr Ruf, sofern die Vorbereitung stimmt.

1. Ankündigung der Prüfung. Die Rentenversicherung kündigt die Betriebsprüfung schriftlich an und nennt den Prüfzeitraum sowie den Termin für die Datenübermittlung.
2. Datenübermittlung. Aus dem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm werden die prüfrelevanten Daten erzeugt und über die Datenstelle der Rentenversicherung elektronisch übermittelt. Optional kommen Finanzbuchhaltungsdaten hinzu.
3. Maschinelle Auswertung. Die Rentenversicherung wertet die Daten automatisiert aus und identifiziert Auffälligkeiten, etwa unplausible Beitragsberechnungen oder fehlende Meldungen.
4. Klärung offener Punkte. Der Prüfer geht nur noch den Auffälligkeiten nach. Rückfragen werden gezielt gestellt, nicht pauschal über den gesamten Bestand.
5. Prüfbescheid. Zum Abschluss erhalten Sie einen Bescheid. Im besten Fall ohne Beanstandung, andernfalls mit konkreten Feststellungen und gegebenenfalls Nachforderungen.

Was bei einer klassischen Vor-Ort-Prüfung Tage dauern konnte, verschiebt sich also in die Phase der Datenaufbereitung. Das ist eine gute Nachricht für alle, die ihre Lohndaten ohnehin sauber führen, und eine unangenehme für alle, deren Daten verteilt, lückenhaft oder nur teilweise digital vorliegen.

euBP-Daten aus DATEV, Lexware und Co. übermitteln

Die häufigste konkrete Frage in der Praxis ist nicht "Was ist die euBP?", sondern "Wie bekomme ich die Daten aus meinem Programm heraus?". Die gute Nachricht: Jedes gängige, systemgeprüfte Lohnprogramm unterstützt das euBP-Verfahren. Der Export läuft über die jeweilige Software, nicht über einen separaten Behördenkanal.

Wer DATEV nutzt, findet die Schritte in der DATEV-Hilfe zur euBP-Datenübermittlung. Entscheidend ist die Voraussetzung dahinter: Ihr Programm muss systemgeprüft im Sinne des § 28p Abs. 6a SGB IV sein. Eine eigene Excel-Lösung erfüllt diese Anforderung nicht. Damit ist die Software-Wahl kein Komfortthema mehr, sondern eine Compliance-Frage.

An dieser Stelle wird ein Missverständnis aufgeräumt, das in vielen Kanzleien kursiert: Ein Vorsystem, das die Lohndaten strukturiert und vorbereitet, ersetzt nicht das systemgeprüfte Abrechnungsprogramm. Es sorgt aber dafür, dass die Daten, die am Ende in DATEV oder Lexware landen, von Anfang an vollständig und plausibel sind. Genau hier liegt der Hebel, denn die meiste Arbeit bei der euBP entsteht nicht beim Knopfdruck auf "Übermitteln", sondern in der sauberen Datenbasis davor. Wie elektronische Meldeverfahren im Lohn grundsätzlich funktionieren, zeigt unser Beitrag zu elektronische Meldeverfahren im Lohn.

Befreiung: noch bis Ende 2026 möglich

Bis zum 31. Dezember 2026 können Arbeitgeber die elektronische Übermittlung der prüfrelevanten Daten per Antrag aussetzen. Der Antrag ist formlos, nennt die Betriebsnummer und geht an den zuständigen Rentenversicherungsträger. Wer befreit ist, wird weiterhin klassisch geprüft.

So nachvollziehbar dieser Weg für einzelne Betriebe heute noch ist, so wenig zukunftsfähig ist er. Ab 2027 läuft die Befreiung aus. Wer den Antrag heute nutzt, verschiebt die Umstellung nur, statt sie zu vermeiden. Sinnvoller ist es, die verbleibende Zeit zu nutzen, um den Prozess einmal sauber aufzusetzen und die erste elektronische Übermittlung in Ruhe zu testen, statt unter Termindruck im Prüfungsfall. Für Lohnbüros mit vielen Mandanten gilt das doppelt: Eine Umstellung über hunderte Mandate kurz vor dem Stichtag ist kein Plan, sondern ein Risiko.

Ein realistischer Fahrplan für 2026 sieht so aus: Zuerst prüfen, ob alle Mandate auf systemgeprüfter Software laufen. Dann eine erste Testübermittlung mit einem überschaubaren Mandanten durchführen, um den Ablauf und die Datenqualität zu kontrollieren. Anschließend die Stammdaten dort nachziehen, wo die Auswertung Lücken zeigt. Und schließlich den Prozess so verankern, dass er bei der nächsten Abrechnung mitläuft. Diese vier Schritte kosten heute wenige Stunden pro Mandat. Im Prüfungsfall ohne Vorbereitung kostet derselbe Aufwand Nerven, und im schlimmsten Fall eine Schätzung der Beiträge zu Ihren Ungunsten.

euBP und Finanzamt-Betriebsprüfung: nicht dasselbe

Eine der häufigsten Verwechslungen: Die euBP ist nicht die digitale Betriebsprüfung des Finanzamts. Beide sind elektronisch, beide verlangen maschinell auswertbare Daten, aber sie haben unterschiedliche Prüfer, unterschiedliche Rechtsgrundlagen und unterschiedliche Inhalte.

Die steuerliche Seite wird über die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, sowie über die Aufbewahrungs- und Auswertbarkeitspflichten nach § 147 Abgabenordnung (Aufbewahrungspflichten) abgebildet. Für die euBP zählen dagegen die sozialversicherungsrechtlichen Datensätze. In der Praxis betreffen beide Prüfungen dieselbe Lohnabrechnung, aber aus zwei Blickwinkeln. Wer seine Lohndaten durchgängig digital und strukturiert führt, ist für beide Seiten besser aufgestellt.

Vorbereitung für Lohnbüros und Steuerberater

Die euBP ist kein Ereignis, auf das man kurzfristig reagiert, sondern ein Dauerzustand, den man einmal richtig aufsetzt. Drei Bereiche entscheiden, ob die Prüfung glatt läuft.

Erstens: systemgeprüfte Software und vollständige Datenbasis. Die Entgeltabrechnung muss aus einem systemgeprüften Programm kommen, die Entgeltunterlagen nach § 108 Gewerbeordnung (Abrechnung des Arbeitsentgelts) in Textform vorliegen und revisionssicher aufbewahrt werden. Wie das konkret aussieht, vertieft unser Beitrag zur revisionssicheren Archivierung der Lohnunterlagen.

Zweitens: saubere Stammdaten und plausible Werte. Die euBP wertet maschinell aus. Fehlende Versicherungsnummern, falsch beurteilte Minijobs oder unplausible Beitragsberechnungen fallen sofort auf. Genau hier scheitern Prüfungen in der Praxis, nicht an der Übermittlung selbst. Eine strukturierte, geprüfte Datenerfassung vor der Abrechnung ist deshalb die wichtigste Vorbereitung. Wer Lohn teilweise oder vollständig abgeben möchte, findet in unserem Überblick zur digitalen Lohnabrechnung die Optionen.

Drittens: ein wiederholbarer Prozess. Die Betriebsprüfung kommt regelmäßig, mindestens alle vier Jahre. Ein Lohnbüro, das die euBP nur als einmaligen Kraftakt behandelt, wiederholt diesen Kraftakt bei jeder Prüfung. Sinnvoller ist ein Prozess, in dem die Daten ohnehin laufend so geführt werden, dass eine euBP jederzeit auf Knopfdruck möglich ist.

Hier setzt project b. an. RITA, die KI-Assistentin von project b., liest eingehende Lohndaten aus E-Mails, PDFs und Tabellen, extrahiert die relevanten Informationen und wandelt sie in saubere, geprüfte Datensätze um. project b. ist ein Vorsystem: Es ersetzt DATEV, Lexware oder Agenda nicht, sondern strukturiert die Daten, bevor sie ins systemgeprüfte Lohnprogramm fließen. RITA arbeitet dabei als Co-Pilot. Die Vorschläge kommen automatisch, die Freigabe bleibt immer beim Lohnsachbearbeiter, und jede Änderung ist nachvollziehbar dokumentiert. Das Ergebnis ist genau die plausible, vollständige Datenbasis, die eine euBP reibungslos macht. project b. entwickelt diese Prozesskette konsequent in Richtung durchgängig digitaler Lohnunterlagen weiter.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist die euBP für alle Arbeitgeber verpflichtend?

Ja. Seit 2023 ist die elektronische Übermittlung der Entgeltabrechnungsdaten Pflicht. Bis Ende 2026 ist auf Antrag noch ein Verzicht möglich. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Ausnahme, dann ist die Teilnahme an der euBP für alle Arbeitgeber ohne Ausnahme verpflichtend.

Welche Daten werden bei der euBP übermittelt?

Das kommt darauf an, doch im Kern sind es vier Gruppen: Stammdaten der Beschäftigten, Entgeltdaten, Beitrags- und Meldedaten sowie optional Summen und Salden aus der Finanzbuchhaltung. Die genauen Datensätze legt die Deutsche Rentenversicherung in ihren Grundsätzen fest. Wichtig ist, dass die Daten aus einem systemgeprüften Lohnprogramm stammen und maschinell auswertbar sind.

Kann ich euBP-Daten direkt aus DATEV übermitteln?

Ja. DATEV Lohn und Gehalt unterstützt das euBP-Verfahren vollständig. Die prüfrelevanten Daten werden direkt aus dem Lohnprogramm erzeugt und über das integrierte Verfahren an die Datenstelle der Rentenversicherung gesendet. Ein separater Behördenkanal ist nicht nötig. Auch Lexware, Lexware Office, SAP und Sage bieten die euBP-Übermittlung aus der Abrechnung heraus an.

Daten, die jeder Prüfung standhalten

Die euBP prüft am Ende nur eines: ob Ihre Lohndaten vollständig, plausibel und maschinell auswertbar sind. Genau diese Datenbasis baut project b. auf, bevor die Abrechnung ins systemgeprüfte Lohnprogramm geht. Wenn Sie sehen möchten, wie RITA eingehende Daten strukturiert und prüft, schauen Sie sich project b. mit Ihren eigenen Daten an. Eine kurze, unverbindliche Demo zeigt den Prozess in 30 Minuten, ohne Verkaufsdruck. Wer zunächst die grundsätzlichen Wege vergleichen will, findet einen Überblick im Beitrag dazu, was es bedeutet, die Lohnabrechnung machen lassen zu können. Sie müssen heute nichts entscheiden.