Lohnabrechnung über den Steuerberater: Ablauf und Übergabe

Es ist der 24. des Monats, 16:40 Uhr. In der Kanzlei liegen die Lohndaten von 38 Mandanten vor, von 31 sind sie vollständig. Für die restlichen sieben fehlt jeweils etwas anderes: bei einem der Stundenzettel für zwei Aushilfen, beim nächsten die Krankmeldung, die zwar als Foto in einer WhatsApp-Nachricht steckt, aber nicht im System. Ein dritter hat eine neue Mitarbeiterin eingestellt und den Personalfragebogen noch nicht zurückgeschickt. Die Sachbearbeiterin schreibt sieben E-Mails. Am 25. kommen vier Antworten. Am 26. ruft sie zweimal an.

Diese Woche wiederholt sich jeden Monat, in tausenden Kanzleien. Sie ist der eigentliche Grund, warum die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater beim Lohn so oft angespannt ist. Nicht die Abrechnung selbst kostet die Nerven, sondern alles davor.

Wer gerade darüber nachdenkt, den Steuerberater zu wechseln, weil der Lohn nicht rund läuft, sollte zuerst diesen Ablauf verstehen. In vielen Fällen liegt das Problem nicht an der Kanzlei, sondern an der Art der Datenübergabe. Und die lässt sich ändern, ohne dass jemand kündigt.

Dieser Artikel beschreibt zwei Dinge: wie die Lohnabrechnung über den Steuerberater tatsächlich abläuft, und was bei der Übergabe der Daten und Zugänge wirklich passieren muss. Er richtet sich an beide Seiten des Tisches. An Unternehmen, deren Lohn über die Kanzlei läuft. Und an Kanzleien, die überlegen, wie es im Lohn weitergehen soll.

Was der Steuerberater bei der Lohnabrechnung tatsächlich übernimmt

Viele Arbeitgeber gehen davon aus, dass mit der Beauftragung der Kanzlei das Thema Lohn erledigt ist. Das stimmt für die Ausführung, nicht für die Verantwortung.

Die Kanzlei übernimmt in aller Regel diesen Leistungsumfang:

• Lohnkonten anlegen und führen, also die dauerhafte Stammdatenhaltung je Beschäftigtem
• die monatliche Entgeltabrechnung rechnen, inklusive Netto, Abzügen und Zuschlägen
• die Lohnsteuer-Anmeldung erstellen und an das Finanzamt übermitteln
• die Beitragsnachweise an die Krankenkassen übermitteln
• die Meldungen nach dem Meldeverfahren erstellen: An- und Abmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen, Änderungen
• die Lohnzettel und Auswertungen bereitstellen, oft auch die Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung
• die Kanzlei begleitet Sie bei Betriebsprüfungen der Rentenversicherung und bei Lohnsteuer-Außenprüfungen

Was die Kanzlei typischerweise nicht übernimmt: die Erfassung der Bewegungsdaten. Wer wann krank war, wer Urlaub hatte, wer Überstunden gemacht hat, wer eingestellt oder gekündigt wurde. Diese Informationen entstehen im Unternehmen, und sie müssen von dort kommen. Genau an dieser Nahtstelle entsteht der Aufwand, den beide Seiten spüren.

Wer die Lohnabrechnung überhaupt machen darf

Diese Frage taucht in der Google-Suche regelmäßig auf, und die Antwort ist präziser, als viele erwarten. Die laufende Lohnabrechnung ist kein Vorbehalt der Steuerberater.

Das Steuerberatungsgesetz erlaubt in § 6 Nr. 4 StBerG ausdrücklich "das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen", sofern die Tätigkeit verantwortlich von Personen erbracht wird, die eine kaufmännische Abschlussprüfung bestanden oder eine gleichwertige Vorbildung erworben haben und danach mindestens drei Jahre mit mindestens 16 Wochenstunden im Buchhaltungswesen praktisch gearbeitet haben. § 6 Nr. 3 StBerG erlaubt zusätzlich die reinen mechanischen Arbeitsgänge.

Praktisch heißt das: Lohnbüros, Lohnbuchhalter und spezialisierte Payroll-Dienstleister dürfen die laufende Lohnabrechnung machen. Was sie nicht dürfen, ist steuerliche Beratung. Die Abgrenzung zwischen "abrechnen" und "beraten" ist der Kern der Regelung. Für die Praxis bedeutet sie, dass Sie bei der Wahl des Weges mehr Optionen haben, als es zunächst wirkt.

Der Ablauf im Monat: sechs Schritte

Der Monatszyklus sieht in fast jeder Kanzlei gleich aus. Die Termine verschieben sich, die Logik nicht.

Schritt 1: Stichtag für die Datenmeldung. Die Kanzlei setzt einen Stichtag, meistens zwischen dem 10. und dem 20. des Monats. Bis dahin sollen alle Bewegungsdaten vorliegen.

Schritt 2: Daten sammeln und prüfen. Die Kanzlei sichtet, was angekommen ist, und fragt nach, was fehlt oder unplausibel wirkt. Dieser Schritt frisst in der Praxis den größten Teil der Zeit.

Schritt 3: Erfassen. Die geprüften Daten werden ins Abrechnungssystem übertragen, in Deutschland meistens DATEV, daneben Agenda, SBS oder Addison.

Schritt 4: Abrechnen und prüfen. Der Lauf wird gerechnet, Auffälligkeiten werden geprüft, dann freigegeben.

Schritt 5: Melden und anmelden. Beitragsnachweise gehen an die Krankenkassen, die Lohnsteuer-Anmeldung geht an das Finanzamt, DEÜV-Meldungen gehen an die Datenstelle.

Schritt 6: Ausgeben. Lohnzettel gehen an die Mitarbeitenden, Auswertungen und Buchungsbelege an das Unternehmen, die Zahlungsliste an die Buchhaltung.

Welche Daten die Kanzlei jeden Monat braucht

Diese Liste ist kürzer, als die meisten denken. Der Aufwand entsteht nicht durch die Menge, sondern durch die Streuung über E-Mails, Anrufe, Zettel und Portale.

Ein einzelner fehlender Punkt hält den gesamten Lauf für diesen Mandanten auf. Das ist der Grund, warum eine Kanzlei am 24. um 16:40 Uhr sieben E-Mails schreibt.

Die Fristen, die den Takt vorgeben

Der Stichtag der Kanzlei ist keine Schikane. Er ergibt sich rückwärts aus gesetzlichen Terminen, die nicht verhandelbar sind.

Rechnen Sie das einmal durch. Die Beiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag fällig. Der Beitragsnachweis muss zwei Arbeitstage vorher raus. Die Kanzlei braucht davor Zeit zum Rechnen und Prüfen. Sie brauchen davor Zeit, um Rückfragen zu beantworten. Ein Stichtag am 15. ist damit nicht früh, sondern knapp.

Die Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV verdient eine eigene Bemerkung. Sie gilt in elf Branchen, darunter Baugewerbe, Gastronomie und Beherbergung, Gebäudereinigung, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort muss der Beschäftigungsbeginn gemeldet sein, bevor die Person zu arbeiten beginnt. Wer den Neuzugang erst am Monatsende an die Kanzlei meldet, hat die Frist bereits gerissen.

Die Übergabe: Vollmachten, Zugänge und Stammdaten

Wenn der Lohn erstmals über eine Kanzlei laufen soll oder von einer Kanzlei zur nächsten wechselt, entscheidet die Übergabe darüber, ob der erste Lauf sauber wird. Sie ist mehr Verwaltungsarbeit als Fachaufgabe, und genau deshalb wird sie regelmäßig unterschätzt.

Was die Erstübergabe braucht

Die Berechtigungen und Zugänge:

• Betriebsnummer des Unternehmens, ausgestellt vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit
• Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte
• ELStAM-Berechtigung. Der Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale läuft nach § 39e Abs. 4 EStG über das Bundeszentralamt für Steuern. Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten mit der Durchführung des Lohnsteuerabzugs, muss sich dieser Dritte für den Datenabruf authentifizieren und zusätzlich seine Wirtschafts-Identifikationsnummer mitteilen. Der Wechsel der abrufenden Stelle ist ein eigener Vorgang und braucht Vorlauf.
• Zugänge zu den Krankenkassen für Beitragsnachweise, Anträge auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und den Abruf elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft für den Lohnnachweis
• Vollmacht für die Kommunikation mit Finanzamt, Krankenkassen und Rentenversicherung

Die Stammdaten:

• Personalstammblätter aller Beschäftigten mit Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer, Steuerklasse, Krankenkasse und Beitragssätzen
• Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und Betriebsvereinbarungen mit Entgeltbezug
• die Lohnkonten des laufenden Kalenderjahres, inklusive aller bereits abgerechneten Monate
• Urlaubs- und Überstundensalden zum Übergabestichtag
• laufende Sonderfälle: Pfändungen, Altersteilzeit, betriebliche Altersversorgung, Dienstwagen, Kurzarbeit

Der wichtigste Punkt in dieser Liste ist der Jahreszeitraum. Ein Wechsel mitten im Jahr bedeutet, dass die aufnehmende Stelle alle bisherigen Monate des Kalenderjahres in ihr System übernehmen muss. Sonst stimmen weder die Jahreslohnsteuerbescheinigung noch die Beitragsberechnung an den Beitragsbemessungsgrenzen. Ein Wechsel zum 1. Januar ist deshalb deutlich weniger Arbeit als ein Wechsel zum 1. Juli.

Wenn Sie von einer anderen Kanzlei kommen

Ein Wechsel des Steuerberaters ist rechtlich unkompliziert, praktisch aber eine Frage der Unterlagen. Nach § 66 Abs. 2 StBerG muss der Steuerberater die Dokumente, die er von Ihnen oder für Sie erhalten hat, auf Verlangen herausgeben. Ausgenommen sind die Korrespondenz mit Ihnen, Dokumente, die Sie ohnehin schon besitzen, und interne Arbeitspapiere. Die Handakten selbst bewahrt er nach § 66 Abs. 1 StBerG zehn Jahre auf. Wichtig für die Planung: Nach § 66 Abs. 3 StBerG kann er die Herausgabe verweigern, solange offene Gebühren und Auslagen nicht beglichen sind, soweit das nicht unangemessen ist. Klären Sie deshalb die Rechnungslage, bevor Sie den Übergabetermin setzen, nicht danach.

Wer haftet, wenn die Abrechnung falsch ist

Hier gibt es ein verbreitetes Missverständnis. Die Kanzlei rechnet, aber die gesetzlichen Pflichten bleiben beim Arbeitgeber.

§ 28f Abs. 1 SGB IV verpflichtet den Arbeitgeber, für jeden Beschäftigten getrennt nach Kalenderjahren Entgeltunterlagen in deutscher Sprache zu führen und geordnet aufzubewahren, und zwar bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres. § 41a Abs. 1 EStG verpflichtet ebenfalls den Arbeitgeber, die Lohnsteuer-Anmeldung abzugeben und die Lohnsteuer abzuführen.

Praktisch bedeutet das drei Dinge:

1. Bei einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung steht das Unternehmen in der Pflicht, nicht die Kanzlei. Nachforderungen gehen an den Arbeitgeber.
2. Beruht der Fehler auf falschen oder fehlenden Angaben aus dem Unternehmen, trägt das Unternehmen die Folgen. Deshalb ist die Datenqualität kein Nebenthema.
3. Beruht der Fehler auf einem echten Bearbeitungsfehler der Kanzlei, greift deren Berufshaftpflichtversicherung. Der Weg dorthin führt aber über den Nachweis, wer wann was geliefert hat.

Punkt drei ist der Grund, warum eine nachvollziehbare Übergabe der Daten mehr wert ist als jede Absichtserklärung. Wenn die Krankmeldung in einer WhatsApp-Nachricht steckt, lässt sich im Streitfall nichts belegen.

Was die Zusammenarbeit kostet

Die Vergütung der Kanzlei richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung. Für die Lohnbuchführung ist § 34 StBVV einschlägig. Die Betragsrahmen dort sind für dieses Thema aus einem Grund interessant, der nichts mit Sparen zu tun hat: Sie zeigen, wie stark die Vorarbeit den Aufwand bestimmt.

Nach § 34 Abs. 2 StBVV erhält der Steuerberater für die Führung von Lohnkonten und die Anfertigung der Lohnabrechnung 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum. Nach § 34 Abs. 3 StBVV sind es 2,50 bis 9,50 Euro, wenn dieselbe Leistung nach vom Auftraggeber erstellten Buchungsunterlagen erfolgt. Der Verordnungsgeber hat also selbst anerkannt, dass strukturierte Vorarbeit aus dem Unternehmen eine andere Leistung ist als die Aufbereitung aus Rohmaterial. Eine Einordnung der Rahmen und der Praxis finden Sie auch bei der Bundessteuerberaterkammer.

Wie sich das in echten Monatspreisen niederschlägt, welche Positionen dazukommen und wie Sie ein Angebot vergleichen, steht ausführlich in unserem Artikel dazu, was eine Lohnabrechnung beim Steuerberater kostet. Hier belassen wir es bei der Beobachtung, die für den Ablauf zählt: Wer sauber zuliefert, kauft eine andere Leistung ein.

Drei Wege, die Lohnabrechnung zu organisieren

Die Frage "wo kann ich Lohnabrechnungen erstellen lassen" hat drei ernsthafte Antworten. Sie unterscheiden sich weniger im Preis als in der Verteilung von Kontrolle und Aufwand.

Der Vergleich zwischen Kanzlei und spezialisiertem Anbieter ist ausführlicher in unserem Beitrag zur Lohnbuchhaltung beim Steuerberater beschrieben. Wenn Sie ohnehin bereits vergleichen, hilft die Übersicht dazu, wie Sie die Lohnabrechnung machen lassen können.

Auffällig ist die vierte Zeile. Der Aufwand für die Datenzulieferung bleibt in zwei von drei Varianten vollständig bei Ihnen. Genau diesen Aufwand adressiert der nächste Abschnitt.

Für Kanzleien: der Engpass liegt vor der Abrechnung

Fragen Sie eine Lohnsachbearbeiterin, wo ihre Zeit hingeht, und Sie hören selten "beim Rechnen". Sie hören, was am Anfang dieses Artikels steht. Die Sätze aus echten Gesprächen klingen so:

"Ich hab eine E-Mail-Flut, bis zu 70 Mails am Tag. Ich sortiere die dann mit Fähnchen in Outlook, muss sie eigentlich auch noch in der Dokumentenverwaltung von unserer Kanzlei ablegen, damit andere auch Bescheid wissen, wenn ich mal im Urlaub oder krank bin."

"Wir haben unsere eigene Software für die Mandanten, aber sie nutzen sie nicht und schicken die Daten weiterhin per Mail."

"Wir haben aktuell keine Kapazität für neue Mandanten und müssen sogar ablehnen."

Der letzte Satz ist der teuerste. Eine Kanzlei, die Lohnmandate ablehnen muss, verliert nicht nur den Lohn, sondern häufig auch die Finanzbuchhaltung und den Jahresabschluss dazu.

Der naheliegende Reflex ist ein neues Abrechnungssystem. Das ist fast immer der falsche Hebel. Das Abrechnungssystem rechnet zuverlässig. Der Engpass liegt in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, also in allem, was passiert, bevor die erste Zahl im System steht. Was dazugehört und wie sich das strukturieren lässt, haben wir in einem eigenen Beitrag zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung zusammengefasst.

Was ein Vorsystem verändert

Ein Vorsystem sitzt vor dem Abrechnungssystem, nicht an dessen Stelle. Es nimmt die Daten der Mandanten in beliebiger Form entgegen, strukturiert sie, prüft sie auf Vollständigkeit und übergibt sie erst dann an DATEV, Agenda oder SBS. DATEV selbst sieht diesen Weg vor und dokumentiert die Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.

project b. ist genau das: ein Vorsystem für DATEV und andere Abrechnungssysteme. Die KI-Assistentin RITA liest eingehende Dokumente, extrahiert die lohnrelevanten Angaben und prüft sie auf Plausibilität. Die Sachbearbeiterin gibt frei. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, jede Änderung ist nachvollziehbar dokumentiert.

Die Zahlen in der letzten Zeile stammen aus der Praxis bestehender Kunden. Über den Gesamtprozess berichten bestehende Kunden in Demo-Gesprächen von 30 bis 50 Prozent weniger Aufwand. Das ist eine Rückmeldung aus der Praxis, kein zugesagtes Ergebnis: Der Effekt ist die Verschiebung von Suchen und Nachfragen zu Prüfen und Freigeben.

Für Kanzleien heißt das: Der Lohn bleibt im Haus. DATEV bleibt DATEV. Die Mandanten dürfen weiterhin schicken, was sie schicken wollen. Nur kommt es strukturiert an. Wie das im Kanzleialltag aussieht, beschreibt unser Beitrag zur Lohnabrechnung für Steuerberater.

Für Unternehmen: die Abrechnung ganz abgeben

Für Unternehmen ohne eigene Lohnabteilung gibt es einen zweiten Weg. Statt die Zulieferung an eine Kanzlei zu optimieren, geben Sie die Abrechnung vollständig ab.

Payroll by project b. übernimmt die laufende Lohnabrechnung als Dienstleistung. Der Unterschied zum klassischen Weg liegt nicht darin, dass jemand anders rechnet, sondern darin, dass die Datenerfassung Teil der Leistung ist. Ihre Mitarbeitenden pflegen Adressänderungen im Self-Service. Krankmeldungen und Stundenzettel laufen strukturiert ein. Onboarding und Offboarding haben einen festen Ablauf. Ein fester Ansprechpartner begleitet Sie.

Sinnvoll ist dieser Weg vor allem in drei Situationen:

• Sie wachsen schneller, als Sie Lohnwissen aufbauen können, und wollen keine eigene Abteilung
• Ihre Kanzlei hat den Lohn abgegeben oder nimmt keine neuen Lohnmandate mehr an
• der monatliche Abstimmungsaufwand mit der Kanzlei kostet Sie regelmäßig mehr Zeit als die Abrechnung selbst wert ist

Ehrlich bleiben gehört dazu: Wenn Ihre steuerliche Gestaltung eng am Lohn hängt, etwa bei Gesellschafter-Geschäftsführern oder komplexen Sachbezugsmodellen, brauchen Sie die Kanzlei weiterhin. Die laufende Abrechnung abzugeben, ersetzt keine steuerliche Beratung. Es entlastet nur den Teil, der Monat für Monat gleich abläuft.

Häufige Fragen (FAQ)

Wer darf die Lohnabrechnung überhaupt erstellen?

Nicht nur Steuerberater. § 6 Nr. 4 StBerG erlaubt die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen auch anderen, wenn sie verantwortlich durch entsprechend qualifizierte Personen erbracht wird. Voraussetzung sind eine kaufmännische Abschlussprüfung oder gleichwertige Vorbildung sowie drei Jahre Praxis im Buchhaltungswesen mit mindestens 16 Wochenstunden.

Welche Unterlagen braucht der Steuerberater monatlich?

Alle Bewegungsdaten des Abrechnungsmonats. Konkret: Eintritte und Austritte, Krankmeldungen und Urlaub, Überstunden, Zuschläge und Prämien, Stammdatenänderungen wie Adresse, Bankverbindung oder Krankenkasse, dazu Sonderfälle wie Pfändungen oder Dienstwagen. Ein einziger fehlender Punkt hält den kompletten Lauf auf.

Wie lange dauert die Übergabe der Lohnabrechnung?

Das kommt auf den Zeitpunkt an. Ein Wechsel zum 1. Januar ist je nach Kanzlei und Datenqualität in wenigen Wochen machbar. Mitten im Jahr kommt die Übernahme aller bereits abgerechneten Monate des Kalenderjahres hinzu, damit Jahreslohnsteuerbescheinigung und Beitragsbemessungsgrenzen stimmen. Planen Sie dafür spürbar mehr Vorlauf ein und stimmen Sie den Übergabestichtag früh mit beiden Seiten ab.

Wer haftet bei einer fehlerhaften Lohnabrechnung?

Die gesetzlichen Pflichten bleiben beim Arbeitgeber. § 28f Abs. 1 SGB IV verpflichtet ihn zu den Entgeltunterlagen, § 41a Abs. 1 EStG zur Lohnsteuer-Anmeldung. Nachforderungen aus einer Betriebsprüfung gehen an das Unternehmen. Bei einem echten Bearbeitungsfehler der Kanzlei greift deren Berufshaftpflicht, dafür muss aber belegbar sein, wer wann was geliefert hat.

Nach welcher Grundlage rechnet die Kanzlei ihre Vergütung ab?

Die Vergütung richtet sich nach § 34 StBVV. Für Führung der Lohnkonten und Anfertigung der Lohnabrechnung sieht Absatz 2 einen Rahmen von 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum vor. Eine ausführliche Aufschlüsselung mit Rechenbeispielen bietet unser Beitrag Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater?.

Kann die Kanzlei DATEV behalten und trotzdem schneller werden?

Ja. Ein Vorsystem sitzt vor DATEV, nicht an dessen Stelle. Es nimmt die Mandantendaten in beliebiger Form entgegen, strukturiert und prüft sie und übergibt sie über die dokumentierten Schnittstellen an DATEV. Das Abrechnungssystem, die Auswertungen und die gewohnten Abläufe in der Kanzlei bleiben unverändert.

Wie es weitergeht

Wenn Sie an dieser Stelle angekommen sind, gehören Sie zu einer von zwei Gruppen. Für beide gibt es einen nächsten Schritt, der Sie nichts kostet.

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Quellen

• § 6 StBerG, Ausnahmen vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen
• § 66 StBerG, Handakten
• § 34 StBVV, Lohnbuchführung
• Bundessteuerberaterkammer, Steuerberatervergütungsverordnung
• § 39e EStG, Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
• § 41a EStG, Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer
• § 28f SGB IV, Aufzeichnungspflicht und Beitragsnachweis
• § 23 SGB IV, Fälligkeit
• DATEV, Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung