Was kostet es, die Lohnabrechnung machen zu lassen? Preise pro Mitarbeiter 2026

Sie haben vier neue Mitarbeiter eingestellt, das Team wächst auf vierzehn Köpfe, und plötzlich frisst die Lohnabrechnung jeden Monat einen ganzen Arbeitstag. Die Angebote auf Ihrem Tisch sind kaum vergleichbar. Der eine Steuerberater nennt einen Preis pro Abrechnung, das externe Lohnbüro spricht von Grundgebühr plus Stückpreis, und der Software-Anbieter zeigt eine Lizenz pro Monat. Welche Zahl gilt am Ende wirklich? Und warum schwankt der Preis für scheinbar dieselbe Leistung zwischen knapp 6 Euro und über 30 Euro pro Mitarbeiter?

Dieser Artikel ordnet die Preise. Sie erfahren, was eine Lohnabrechnung pro Mitarbeiter und Monat 2026 tatsächlich kostet, welche Faktoren den Preis treiben, und wie sich die vier üblichen Wege im direkten Vergleich schlagen. Jeder Arbeitnehmer hat nach § 108 GewO Anspruch auf eine Entgeltabrechnung in Textform, und genau dieser monatliche Pflichtlauf ist der Grund, warum laufende Kosten überhaupt entstehen.

Was kostet eine Lohnabrechnung pro Mitarbeiter und Monat?

Die kurze Antwort: In den meisten Fällen liegen die laufenden Kosten zwischen 5 und 30 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Wo genau Sie landen, hängt vom gewählten Weg, der Komplexität Ihrer Abrechnungen und der Datenqualität ab, die Sie liefern.

Die folgende Übersicht zeigt die typischen Spannen für die vier gängigen Wege. Die Zahlen sind Richtwerte für eine durchschnittliche Abrechnung ohne Sonderfälle wie Tariflohn in der Bauwirtschaft, Schichtmodelle oder grenzüberschreitende Beschäftigung.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Listenpreis und Gesamtkosten. Ein günstiger Stückpreis sagt wenig, wenn Sie jeden Monat Stunden mit Rückfragen, Korrekturen und dem Abtippen von Stundenzetteln verbringen. Diese versteckten Kosten zeigt kein Angebot, sie schlagen aber real zu Buche. Eine detaillierte Aufschlüsselung der reinen Stückpreise finden Sie in unserer Übersicht zu den Kosten pro Mitarbeiter im Detail.

Die vier Wege im Preisvergleich

Wer die Lohnabrechnung nicht komplett selbst stemmen will, hat grob vier Optionen. Sie unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern auch darin, wie viel Arbeit bei Ihnen bleibt und wie viel Kontrolle Sie behalten. Einen ausführlichen Vergleich der Optionen, die Lohnabrechnung erstellen zu lassen, finden Sie in unserem Beitrag zu den Wegen, die Lohnabrechnung erstellen zu lassen, im Vergleich. Wer zunächst den Gesamtüberblick sucht, startet am besten mit Lohnabrechnung machen lassen: der Gesamtüberblick.

Steuerberater rechnen nach einer gesetzlich geregelten Gebührenordnung ab und decken Lohn oft als ein Modul neben Buchhaltung und Jahresabschluss mit ab. Sie zahlen Expertise und Haftungssicherheit, dafür ist der Preis pro Abrechnung tendenziell höher.

Externe Lohnbüros im Done-for-you-Modell übernehmen die komplette Abrechnung als spezialisierten Dienst. Sie arbeiten meist mit einer Grundgebühr plus Stückpreis und sind auf Masse optimiert, was den Preis pro Einheit drückt.

Inhouse-Software wie DATEV, Lexware oder Sage gibt Ihnen die volle Kontrolle, verlagert aber die gesamte Arbeit und Verantwortung zu Ihnen. Der Lizenzpreis ist nur ein Teil der Rechnung.

Der Hybrid-Weg kombiniert ein KI-gestütztes Vorsystem mit Ihrem bestehenden Lohnsystem. Die Routinearbeit der Datenerfassung wird automatisiert, die fachliche Freigabe bleibt beim Menschen. So sinken die Kosten je Abrechnung, ohne dass Sie die Kontrolle abgeben.

Was der Steuerberater berechnet: die StBVV als Grundlage

Wenn ein Steuerberater die Lohnabrechnung übernimmt, ist der Preis nicht frei verhandelbar, sondern an einen gesetzlichen Rahmen gebunden. Maßgeblich ist § 34 der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Diese Verordnung legt für die laufende Lohnabrechnung eine Spanne von 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum fest. Die Bundessteuerberaterkammer zur StBVV bestätigt diesen Gebührenrahmen als verbindliche Grundlage der Abrechnung.

Innerhalb dieser Spanne wählt die Kanzlei den konkreten Satz nach Aufwand. Eine einfache Abrechnung für eine Bürokraft in Vollzeit liegt am unteren Ende, eine komplexe Abrechnung mit wechselnden Zuschlägen, Sachbezügen oder mehreren Beschäftigungsverhältnissen eher am oberen. Hinzu kommen häufig Gebühren für die Ersteinrichtung eines neuen Mitarbeiters, für die Jahresmeldung oder für Sondervorgänge.

In der Praxis bedeutet das: Für ein kleines Team mit unkomplizierten Abrechnungen sind 8 bis 15 Euro pro Mitarbeiter realistisch. Bei höherer Komplexität oder kleinen Mandantenvolumen kann der Preis an die Obergrenze von 30 Euro heranreichen. Was eine Lohnabrechnung beim Steuerberater konkret kostet und wie sich die einzelnen Posten zusammensetzen, lesen Sie in unserem Beitrag dazu, was eine Lohnabrechnung beim Steuerberater kostet.

Der Vorteil dieses Weges ist die Verbindung von Lohn mit der übrigen steuerlichen Betreuung aus einer Hand. Der Nachteil zeigt sich oft in der Kommunikation: Daten gehen per E-Mail hin und her, Rückfragen kosten Zeit, und in der hektischen Lohnwoche staut sich die Arbeit. Genau hier entstehen die Kosten, die in keinem Angebot stehen.

Was ein externes Lohnbüro kostet

Spezialisierte Lohnbüros, die die Abrechnung als Done-for-you-Dienst anbieten, kalkulieren anders als die klassische Kanzlei. Üblich ist eine monatliche Grundgebühr zwischen 20 und 50 Euro pro Mandant plus ein Stückpreis von 6 bis 25 Euro pro Abrechnung. Bei größeren Volumen sinkt der Stückpreis, weil die Prozesse stärker standardisiert sind.

Ein Rechenbeispiel macht das greifbar. Ein Betrieb mit 20 Mitarbeitern zahlt bei einer Grundgebühr von 40 Euro und einem Stückpreis von 12 Euro insgesamt 280 Euro im Monat, also 14 Euro pro Mitarbeiter. Bei 50 Mitarbeitern und einem volumenbedingt niedrigeren Stückpreis von 9 Euro sinkt der Wert auf rund 10 Euro pro Kopf. Ein Überblick über die Modelle und Leistungen findet sich in unserer Darstellung zu den Payroll-Diensten im Überblick.

Achten Sie bei Angeboten auf die Frage, was im Stückpreis enthalten ist. Sind die monatlichen Meldungen an Krankenkassen und Sozialversicherung abgedeckt? Die Meldepflichten nach § 28a SGB IV sind fester Bestandteil jeder Abrechnung, werden aber nicht immer transparent ausgewiesen. Auch die monatliche Lohnsteuer-Anmeldung nach § 41a EStG gehört zum Pflichtprogramm und sollte im Preis enthalten sein.

Inhouse selbst machen: Lizenz plus versteckte Kosten

Auf den ersten Blick wirkt die eigene Software am günstigsten. Eine Lohnlizenz von DATEV, Lexware oder Sage kostet je nach Umfang und Mitarbeiterzahl zwischen 2 und 12 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Sage und Lexware liegen bei kleinen Teams oft im oberen Bereich dieser Spanne, weil Grundmodule und Mindestpreise greifen.

Doch die Lizenz ist nur die Spitze. Die eigentlichen Kosten der Inhouse-Lösung stecken in der Zeit und im Fehlerrisiko. Jemand in Ihrem Team muss die Stundenzettel erfassen, Stammdatenänderungen pflegen, Krankmeldungen verarbeiten und die Meldungen versenden. Das elektronische Meldeverfahren der Deutschen Rentenversicherung verlangt korrekte und fristgerechte Datensätze, und jeder Fehler erzeugt Korrekturaufwand und im schlimmsten Fall Rückfragen der Prüfbehörden.

Diese versteckten Posten summieren sich:

• Personalzeit: Eine erfahrene Lohnkraft kostet inklusive Lohnnebenkosten leicht 50 Euro pro Stunde. Schon zwei Stunden Mehraufwand pro Mitarbeiter und Jahr verdoppeln die reine Lizenzkostenrechnung.
• Fehlerkorrekturen: Falsche SV-Meldungen oder Lohnsteuerfehler erzeugen Nacharbeit und mindern das Vertrauen.
• Aufbewahrung und Dokumentation: Lohnunterlagen unterliegen den Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO, was Archivierungsaufwand und revisionssichere Ablage bedeutet.
• Schulung und Vertretung: Wissen sitzt oft bei einer Person. Fällt sie aus, steht die Abrechnung.

Wer mit dem Gedanken spielt, von einer teuren Inhouse-Lösung zu wechseln, findet in unserem Beitrag zur Alternative zu Lexware Lohn eine Einordnung. Die Software selbst rechnet zuverlässig, der Kostentreiber ist die manuelle Arbeit davor und danach.

Was den Preis pro Abrechnung treibt

Warum kostet dieselbe Abrechnung bei einem Mitarbeiter 8 Euro und beim nächsten 28 Euro? Der Preis hängt an konkreten Faktoren, die Sie zum Teil selbst beeinflussen können.

Komplexität der Abrechnung. Eine Vollzeitkraft mit festem Gehalt ist günstig. Sobald variable Bestandteile dazukommen, steigt der Aufwand: Zuschläge für Nacht und Sonntag, Sachbezüge wie Dienstwagen oder Jobticket, Provisionen, Kurzarbeit oder Pfändungen. Jeder dieser Posten will korrekt erfasst und versteuert werden.

Branche und Sonderfälle. Die Bauwirtschaft ist das klassische Beispiel für teurere Abrechnungen. Tariflohn, Sozialkassenverfahren und schwankende Einsatzorte erhöhen den Aufwand spürbar. Auch öffentlicher Dienst und Pflege bringen eigene Tarifwerke mit, die Spezialwissen verlangen.

Datenqualität. Hier liegt der größte Hebel. Wenn Sie vollständige, strukturierte Daten liefern, bleibt die Abrechnung am unteren Preisende. Kommen Daten verstreut per E-Mail, Excel und Foto, muss der Dienstleister nachfassen, abtippen und prüfen. Jede Rückfrage kostet, und genau diese Rückfragen treiben den effektiven Preis nach oben.

Setup und Mandantenportal. Viele Anbieter berechnen einmalige Einrichtungskosten von 6 bis 19 Euro pro Mitarbeiter. Ein Mandanten- oder Mitarbeiterportal schlägt oft mit 5 bis 15 Euro pro Monat zusätzlich zu Buche. Diese Posten lohnen sich, wenn sie Rückfragen reduzieren, sollten aber im Angebot klar ausgewiesen sein.

Rechenbeispiele nach Teamgröße

Theorie hilft wenig, wenn am Monatsende die Rechnung kommt. Die folgende Tabelle zeigt typische Gesamtkosten für drei Teamgrößen im Done-for-you-Modell eines externen Lohnbüros, jeweils mit Grundgebühr und Stückpreis.

Das Muster ist deutlich: Je größer das Team, desto niedriger der Preis pro Kopf, weil sich die Grundgebühr auf mehr Abrechnungen verteilt und der Stückpreis mit dem Volumen sinkt. Für kleine Teams ist der Pro-Kopf-Preis am höchsten, und genau hier lohnt es sich, die versteckten Kosten der Alternativen genau zu prüfen.

Wann sich welcher Weg rechnet

Es gibt nicht den einen günstigsten Weg, sondern den passenden für Ihre Situation. Eine ehrliche Einordnung:

Kleine Teams bis etwa 10 Mitarbeiter. Hier ist der administrative Aufwand pro Abrechnung am ungünstigsten. Eine Done-for-you-Lösung oder die Betreuung durch den Steuerberater nimmt Ihnen die Arbeit ab, ohne dass Sie eine Lohnkraft beschäftigen müssen. Reine Inhouse-Software rechnet sich selten, weil die eingesparte Zeit fehlt.

Mittlere Teams von 10 bis 50 Mitarbeitern. Jetzt wird die Frage interessant, ob Sie die Datenerfassung automatisieren. Bleibt es beim manuellen Abtippen, steigen die internen Kosten mit jedem neuen Mitarbeiter. Ein Vorsystem, das die Routinearbeit übernimmt, senkt die Kosten je Abrechnung, ohne dass Sie das Lohnsystem wechseln müssen.

Größere Teams ab 50 Mitarbeitern. Hier zahlt sich Standardisierung am stärksten aus. Der Pro-Kopf-Preis ist ohnehin niedrig, aber die Fehlerkosten und der Koordinationsaufwand wachsen. Saubere, automatisierte Prozesse in der Vorerfassung sind hier der eigentliche Kostenhebel.

Die Faustregel lautet: Nicht der niedrigste Stückpreis gewinnt, sondern der Weg mit den geringsten Gesamtkosten aus Listenpreis plus interner Zeit plus Fehlerrisiko.

Wie ein Vorsystem die Kosten je Abrechnung senkt

Der größte Kostentreiber in fast jedem Modell ist nicht die Software und nicht der Stückpreis, sondern die manuelle Vorarbeit. Daten kommen unstrukturiert, müssen geordnet, geprüft und abgetippt werden. Genau an diesem Punkt setzt ein Vorsystem an.

project b. ist kein Ersatz für DATEV, Agenda oder SPS, sondern eine intelligente Schicht davor. Die KI-Assistentin RITA liest eingehende Daten, ob als E-Mail, PDF, Excel oder Stundenzettel, extrahiert die lohnrelevanten Informationen und wandelt sie in saubere, einheitliche Datensätze um. Als Co-Pilot macht RITA Vorschläge, die finale Freigabe trifft immer der Mensch. Die Daten fließen durch das Vorsystem und dann in Ihr bestehendes Lohnsystem.

Der Effekt auf die Kosten ist direkt. Wenn die Datenerfassung von 10 bis 15 Minuten auf 1 bis 2 Minuten pro Vorgang sinkt, fällt der größte versteckte Posten weg. Bestehende Kunden berichten von 30 bis 50 Prozent weniger Aufwand im Gesamtprozess. In einem Extrembeispiel sank der monatliche Aufwand für einen Mandanten mit 150 Mitarbeitern von 40 bis 50 Stunden auf 3 bis 4 Stunden. Das ist keine Magie, sondern schlicht der Wegfall des Abtippens und der Rückfragen.

So bleibt die Kontrolle bei Ihnen, das Lohnsystem unverändert, und der effektive Preis pro Abrechnung sinkt dort, wo er am höchsten war: in der Zeit davor. Ein weiterer Pluspunkt ist die lückenlose Dokumentation jeder Änderung, was die Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erleichtert.

Häufige Fragen (FAQ)

Was kostet eine Lohnabrechnung pro Mitarbeiter 2026?

Das kommt darauf an. Üblich sind 5 bis 30 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Steuerberater rechnen nach StBVV mit 6 bis 30 Euro, externe Lohnbüros mit Grundgebühr plus 6 bis 25 Euro Stückpreis. Komplexität und Datenqualität bestimmen, wo genau Sie landen.

Was verlangt ein Steuerberater für eine Lohnabrechnung?

Das kommt darauf an. Die StBVV gibt einen Rahmen von 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum vor. Einfache Abrechnungen liegen am unteren Ende, komplexe mit Zuschlägen oder Sachbezügen am oberen. Hinzu kommen oft Gebühren für Einrichtung und Jahresmeldung.

Kann ich die Lohnabrechnung selbst erstellen, um Kosten zu sparen?

Ja. Mit einer Software wie DATEV oder Lexware ist das möglich, kostet aber Zeit und Wissen. Die Lizenz von 2 bis 12 Euro pro Mitarbeiter ist nur ein Teil. Personalzeit, Fehlerrisiko und Meldepflichten treiben die echten Gesamtkosten oft über die einer Done-for-you-Lösung.

Ihre nächsten Schritte

Sie kennen jetzt die Preise, die Faktoren und die vier Wege. Bevor Sie sich festlegen, lohnt der Blick auf die Gesamtkosten statt nur auf den Stückpreis. Wo verbringt Ihr Team heute die meiste Zeit? Wenn die Antwort Datenerfassung und Rückfragen lautet, liegt dort Ihr größter Hebel.

Wenn Sie sehen möchten, wie ein Vorsystem die Vorerfassung in Ihrem konkreten Fall verändert, testen Sie project b. mit echten Daten oder buchen Sie ein 30-minütiges, unverbindliches Gespräch, in dem Sie Ihre Fragen stellen. Beide Optionen sind kostenfrei, ohne Abo und ohne versteckte Haken. Sie müssen heute nichts entscheiden.