Von 4 auf 2: Wie ein Lohnbüro seine Produktivität verdoppelt hat

Vier Sachbearbeiter für 2.000 Abrechnungen. Das war die Rechnung bei Paymi, einem spezialisierten Payroll Service Provider. Nicht schlecht, nicht gut. Einfach der Standard. Bis das Team beschloss, diese Rechnung grundlegend zu ändern.

Heute verarbeiten zwei Sachbearbeiter dieselbe Menge. 1.000 Abrechnungen pro Person, 67 % über dem Branchenschnitt. Ohne Qualitätsverlust. Ohne Überstunden. Und ohne dass ein einziger Mandant den Unterschied negativ bemerkt hat. Im Gegenteil.

Diese Fallstudie zeigt, wie Paymi das geschafft hat. Mit konkreten Zahlen, einer echten Mandantenstimme und den Erkenntnissen, die auch für Ihr Lohnbüro relevant sind.

2.000 Abrechnungen, 4 Sachbearbeiter, null Spielraum

Paymi ist ein spezialisierter Payroll Service Provider (PSP) und einer der ersten Kunden von project b. Das Unternehmen betreut eine wachsende Zahl an Mandanten mit insgesamt 2.000 Lohnabrechnungen pro Monat.

Vor der Umstellung lag die Produktivität bei rund 500 Abrechnungen pro Sachbearbeiter. Das klingt zunächst ordentlich. Der Branchenschnitt liegt bei etwa 600 Abrechnungen pro Sachbearbeiter. Paymi war also im Mittelfeld. Aber das Mittelfeld hat ein Problem: Es lässt keinen Spielraum.

Die typischen Engpässe sahen so aus:

Fragmentierte Dateneingänge. Mandanten lieferten Daten per E-Mail, als Excel-Tabelle, als PDF, eingescannt oder per Telefon. Kein einheitlicher Kanal, kein standardisierter Prozess. Jeder Mandant hatte seine eigenen Gewohnheiten.

Ständige Rückfragen. Fehlende Angaben in Personalfragebögen. Unvollständige Zeiterfassungen. Last-Minute-Änderungen kurz vor dem Abrechnungslauf. Jede Rückfrage unterbricht den Arbeitsfluss und kostet mehr Zeit, als die eigentliche Korrektur dauert.

Mentale Dauerbelastung. Wer 500 Abrechnungen betreut, muss Fristen, Sonderfälle und offene Punkte über dutzende Mandanten im Kopf behalten. Nichts darf durchrutschen. Ein vergessener Eintritt, eine übersehene Änderung, und die Abrechnung stimmt nicht.

Mehrere Systeme ohne Klammer. DATEV, Sage und weitere Abrechnungssysteme liefen parallel. Daten mussten manuell von einem System ins andere übertragen werden. Medienbrüche gehörten zum Alltag.

Das ist kein Paymi-spezifisches Problem. Es ist die Realität in den meisten deutschen Lohnbüros.

“Ich hab eine Email Flut, bis zu 70 Mails am Tag. Ich sortiere die dann mit Fähnchen in Outlook, muss sie eigentlich auch noch in der Dokumentenverwaltung von unserer Kanzlei ablegen, damit andere auch Bescheid wissen, wenn ich mal im Urlaub oder krank bin. Das kostet alles viel Zeit und Kapazität. Ich habe aber keine Zeit es zu verbessern.”

So beschreibt eine Sachbearbeiterin in einem vergleichbaren Lohnbüro ihren Arbeitsalltag. Paymi kannte dieses Szenario nur zu gut.

Das Problem hinter dem Problem: Warum mehr Personal keine Lösung ist

Der naheliegende Reflex bei steigendem Abrechnungsvolumen: mehr Leute einstellen. Aber genau dieser Hebel funktioniert in der Lohnbranche immer schlechter.

Fachkräftemangel. Qualifizierte Lohnsachbearbeiter sind rar. Offene Stellen bleiben Monate unbesetzt. Und selbst wenn jemand gefunden wird, dauert die Einarbeitung in mandantenspezifische Prozesse Wochen bis Monate.

Lineare Skalierung. Jeder neue Mandant erfordert proportional mehr Personal. 20 % mehr Mandate bedeuten 20 % mehr Köpfe. Für ein Lohnbüro, das wachsen will, ist das eine harte Grenze.

Margendruck. Standardabrechnungen sind oft Fixpreisgeschäft. Mehr Mandanten bei gleichem Personalschlüssel senken die Marge nicht. Aber mehr Personal bei gleichem Preis pro Abrechnung tut es sehr wohl.

“Wir wollen skalieren, ohne parallel mit Mensch aufbauen.”

Dieses Zitat eines Kanzlei-Geschäftsführers bringt das Dilemma auf den Punkt. Paymi stand vor exakt dieser Frage: Wie lässt sich das Volumen steigern, ohne dass die Personalkosten proportional mitwachsen?

Die Antwort lag nicht in einem neuen Abrechnungssystem. Sondern in dem, was vor dem Abrechnungssystem passiert.

Was Paymi verändert hat: project b. als Vorsystem

Paymi entschied sich für die project b. Platform als zentrale Schicht über den bestehenden Abrechnungssystemen. Kein Systemwechsel. Keine aufwändige Migration. project b. wurde als Vorsystem integriert, das alles strukturiert, was vor der eigentlichen Lohnberechnung passiert.

Ein Cockpit für alles

Statt E-Mail, Telefon und verschiedene Mandantenportale gibt es eine einzige Plattform für die gesamte Kommunikation. Jeder Mandant, jeder Mitarbeiter, jede Änderung an einem Ort. Das Team sieht auf einen Blick: Welcher Mandant hat offene Punkte? Wo fehlen Daten? Was ist freigegeben, was nicht?

Automatische Datenerfassung durch RITA

Die KI-Assistentin RITA erkennt und klassifiziert eingehende Dokumente automatisch. PDFs werden aufgeteilt, Daten extrahiert und den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet. Kein Abtippen. Kein Sortieren. Kein manuelles Zuordnen von Dokumenten zu Personalakten.

Wichtig dabei: RITA macht Vorschläge. Die finale Entscheidung liegt immer beim Sachbearbeiter. Jede Änderung ist transparent, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Das ist kein Autopilot. Es ist ein Co-Pilot, der die Routinearbeit übernimmt und dem Sachbearbeiter die Prüfung und Freigabe überlässt.

Nahtlose Integration in bestehende Systeme

Die erfassten Daten fließen direkt in DATEV, Sage und andere Abrechnungssysteme. Ohne Medienbrüche, ohne manuelle Zwischenschritte. Auch Dokumentenprozesse wie die digitale Lohnzettelverteilung oder der DMS-Sync laufen über project b.

Das bedeutet: Paymi musste kein bestehendes System aufgeben. project b. legt sich als intelligente Schicht darüber. Oder wie es in der Branche heißt: Daten fließen durch project b., dann zu DATEV.

Weniger Rückfragen, mehr Struktur

Mandanten liefern Daten über strukturierte Formulare oder einfach per E-Mail. project b. erkennt fehlende Angaben und zeigt Unplausibilitäten automatisch an. Das Team prüft und gibt frei, statt hinterherzutelefonieren.

“Die Mandanten-Daten kommen auf unterschiedlichen Wegen zu uns, in der Summe sehr unstrukturiert.”

Genau dieses Problem löst project b. Egal, wie der Mandant seine Daten schickt, das Ergebnis ist immer ein einheitlicher, geprüfter Datensatz im Cockpit.

Die Ergebnisse in Zahlen

Zahlen lügen nicht. Hier ist die Vorher-Nachher-Bilanz von Paymi:

Was diese Zahlen bedeuten

50 % weniger Personal. Das Team wurde von vier auf zwei Vollzeitkräfte reduziert. Nicht durch Entlassungen, sondern durch natürliche Fluktuation und die Entscheidung, frei werdende Stellen nicht neu zu besetzen.

1.000 Abrechnungen pro Sachbearbeiter. Der Branchenschnitt liegt bei rund 600. Paymi liegt damit 67 % über dem Durchschnitt. Das ist nicht nur eine inkrementelle Verbesserung. Das ist ein anderes Produktivitätsniveau.

150 Stunden pro 1.000 Abrechnungen. Das sind 35 % weniger als in einem unstrukturierten Büro, wo derselbe Durchsatz 233 Stunden benötigt. Selbst im Vergleich zu einem Büro mit Excel- und PDF-basierten Prozessen (217 Stunden) spart Paymi 31 % der Arbeitszeit.

Und das Entscheidende: 1.500 der 2.000 Abrechnungen laufen bereits über project b. Die restlichen 500 werden noch über die bisherigen Prozesse abgewickelt. Das Effizienzpotenzial ist also noch nicht ausgeschöpft.

Im Vergleich zum Branchenschnitt

Die Differenz von 83 Stunden pro 1.000 Abrechnungen gegenüber einem unstrukturierten Büro ist enorm. Auf das Monatsvolumen von Paymi (2.000 Abrechnungen) hochgerechnet, sind das 166 eingesparte Stunden pro Monat. Das entspricht mehr als einer Vollzeitstelle.

Was die Mandanten davon haben

Effizienzgewinne, die nur intern bleiben, sind nur die halbe Geschichte. Bei Paymi spüren auch die Mandanten den Unterschied. Schnellere Bearbeitung, zuverlässigere Lieferung, weniger Rückfragen, die durch die Maschen fallen.

Lisa von der NorthTelecom Teleport GmbH, einer Mandantin von Paymi, fasst es so zusammen:

“Der neue Lohnbuchhaltungspartner, den Ihr uns vorgestellt habt: wirklich TOP! Ich meckere wirklich gerne, aber in dem Fall muss ich Euch sagen, dass es literally nichts zu meckern gibt. Vom ersten Meeting an super effizient, alles wie besprochen und versprochen erfüllt, die abgesprochenen Timelines nicht nur eingehalten sondern tatsächlich viel früher abgeliefert. Toll, Danke!”

Lisa, NorthTelecom Teleport GmbH

Dieses Feedback ist bemerkenswert. Nicht wegen der positiven Worte, sondern wegen des Kontexts. Lisa beschreibt sich selbst als jemand, der “wirklich gerne meckert”. Wenn eine solche Person “literally nichts zu meckern” hat, dann stimmt nicht nur der Prozess. Dann stimmt das Ergebnis.

Das zeigt einen Effekt, der in Produktivitätsdiskussionen oft übersehen wird: Effizienz und Qualität sind keine Gegensätze. Wenn Sachbearbeiter weniger Zeit mit Dateneingabe und Rückfragen verbringen, bleibt mehr Kapazität für das, was wirklich zählt. Qualifizierte Lohnberatung. Sorgfältige Prüfung. Proaktive Kommunikation mit Mandanten.

“Möglichst optimalen Prozess, der uns so wenig wie möglich Manpower kostet.”

Diesen Wunsch äußern viele Lohnbüro-Inhaber. Paymi hat gezeigt, dass er sich erfüllen lässt. Ohne Kompromisse bei der Dienstleistungsqualität.

Warum die vorbereitende Lohnbuchhaltung der Schlüssel ist

Ein Detail aus der Paymi-Fallstudie verdient besondere Aufmerksamkeit: project b. ersetzt nicht das Abrechnungssystem. Es strukturiert alles, was davor passiert.

Das ist entscheidend, weil der größte Zeitfresser in der Lohnabrechnung nicht die Berechnung selbst ist. DATEV, Sage oder SPS erledigen die Berechnung zuverlässig. Der Aufwand steckt in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung: Daten sammeln, prüfen, zuordnen, Rückfragen klären, Freigaben einholen.

Bei einem unstrukturierten Büro verschlingt dieser vorgelagerte Prozess den Großteil der 233 Stunden pro 1.000 Abrechnungen. Paymi hat genau hier angesetzt und diesen Wert auf 150 Stunden gedrückt.

Das Prinzip lässt sich auf jede Bürogröße übertragen. Ob Sie 200 oder 20.000 Abrechnungen pro Monat verarbeiten: Die Effizienz entscheidet sich upstream. Nicht im Abrechnungssystem, sondern in dem, was vorher passiert.

Was das für Lohnbüros jeder Größe bedeutet

Paymi verarbeitet 2.000 Abrechnungen pro Monat. Das ist ein mittelgroßes Volumen. Aber die Erkenntnisse aus dieser Fallstudie skalieren in beide Richtungen.

Für kleinere Büros (unter 1.000 Abrechnungen): Die Effizienzgewinne sind proportional sogar größer, weil der Overhead pro Mandant bei kleinem Volumen stärker ins Gewicht fällt. Ein Ein-Personen-Lohnbüro, das seine Prozesse digitalisiert, kann ohne zusätzliches Personal wachsen.

Für größere Büros (über 5.000 Abrechnungen): Hier zeigt sich der Effekt bei der Standardisierung. Wenn jeder Mandant denselben Prozess durchläuft, kann jeder Sachbearbeiter jeden Mandanten übernehmen. Urlaubsvertretungen funktionieren ohne Einarbeitung. Wissen sitzt nicht in einzelnen Köpfen, sondern im System.

LohnDialog, eines der größten unabhängigen Lohnbüros in Deutschland mit über 20.000 Abrechnungen pro Monat, nutzt project b. aus genau diesem Grund. Mit 24 Sachbearbeitern und wachsendem Volumen, bei unverändertem Personalbestand.

Für Steuerberater mit Lohnmandaten: Die Paymi-Zahlen sind besonders relevant, wenn Lohn als “notwendiges Übel” gilt. project b. macht den Lohnservice profitabler, ohne dass die Kanzlei mehr Personal aufbauen muss. Mehr dazu im Artikel Lohnabrechnung für Steuerberater.

Drei Erkenntnisse aus der Paymi-Fallstudie

1\. Die Effizienz entscheidet sich vor dem Abrechnungssystem

Datenerfassung, Validierung und Strukturierung vor der eigentlichen Lohnberechnung: Hier steckt der größte Hebel. Paymis 150 Stunden pro 1.000 Abrechnungen sind 35 % besser als ein unstrukturiertes Büro. Nicht weil die Berechnung schneller läuft, sondern weil die Vorbereitung effizienter ist.

2\. Wachstum braucht kein proportionales Personal

Von 4 auf 2 FTEs bei gleichem Volumen. Das ist eine Verdopplung der Produktivität pro Kopf. Für ein Lohnbüro, das wachsen will, heißt das: Neue Mandanten erfordern nicht zwingend neue Mitarbeiter. 5 Gründe, warum.

3\. Mandantenqualität steigt mit der Effizienz

Lisa von NorthTelecom bestätigt es: Die Dienstleistungsqualität hat sich nicht verschlechtert. Sie hat sich verbessert. Schnellere Bearbeitung, eingehaltene Timelines, proaktive Kommunikation. Effizienz und Qualität verstärken sich gegenseitig.

Wie project b. funktioniert

project b. ist ein Vorsystem für die Lohnabrechnung. Es sitzt zwischen Mandant und Abrechnungssystem und strukturiert den gesamten vorbereitenden Prozess.

Was project b. macht: - Daten aus allen Kanälen erfassen und strukturieren (E-Mail, Portal, Formulare) - Dokumente automatisch klassifizieren und zuordnen (durch RITA) - Fehlende Angaben und Unplausibilitäten erkennen - Freigegebene Daten direkt ins Abrechnungssystem übertragen (DATEV, Sage, SPS) - Lohnzettelverteilung, DMS-Sync und Mitarbeiter-Self-Service abwickeln

Was project b. nicht macht: - Die Lohnberechnung selbst ersetzen (das bleibt bei DATEV, Sage oder SPS) - Automatisch Änderungen vornehmen (jede Änderung wird vom Sachbearbeiter freigegeben) - Bestehende Systeme ablösen (project b. integriert sich, statt zu ersetzen)

Das Setup dauert keine Wochen. Die Integration funktioniert mit bestehenden Systemen. Und mit einer ISO 27001:2022 Zertifizierung und voller DSGVO-Konformität erfüllt project b. die Anforderungen, die Lohnbüros und ihre Mandanten an Datensicherheit stellen.

project b. wird unterstützt von Investoren wie Lakestar (bekannt durch Spotify, Delivery Hero) und QED Investors (Klarna, Credit Karma). Diese Investoren prüfen hunderte Startups pro Jahr. Dass sie sich für ein Payroll-Tool entschieden haben, zeigt: Das Problem ist groß genug, die Lösung vielversprechend.

Nächster Schritt

Drei Optionen, alle kostenfrei:

Webinar besuchen. Kostenlose Online-Sessions. Keine Verkaufsveranstaltungen. Ein praktischer Blick darauf, wie die Plattform in echten Lohnbüros funktioniert.

Beratungsgespräch buchen. 30 Minuten, unverbindlich. Bringen Sie Ihre Fragen und Ihren Prozess mit.

Demo-Zugang testen. Testen Sie project b. mit echten Daten. Keine Kreditkarte, kein Abo, keine Verpflichtung.

Alle drei Optionen sind kostenfrei. Kein Abo, keine versteckten Haken. Sie müssen heute nichts entscheiden.

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