GDI Lohn & Gehalt wird eingestellt. Was jetzt zu tun ist.

Zum 31. Dezember 2026 wird GDI Lohn & Gehalt abgeschaltet. Ab Januar 2027 lassen sich mit dem System keine Lohnabrechnungen mehr durchführen. Über 10.000 Unternehmen in Deutschland sind betroffen.

Dieser Migrationsleitfaden zeigt Ihnen auf 8 Seiten, wie Sie den Wechsel ohne Datenverlust und ohne Zeitdruck schaffen. Mit konkretem Zeitplan, Checkliste zur Datenübernahme und einem ehrlichen Vergleich Ihrer Optionen.

Was bedeutet die GDI-Abschaltung für Sie?

GDI Software GmbH hat angekündigt, GDI Lohn & Gehalt zum Jahresende 2026 einzustellen. Das betrifft alle Module: Lohnabrechnung, Zeiterfassung und die Anbindung an Meldeverfahren.

Ab dem 1. Januar 2027 gibt es:

• Keine Updates mehr für gesetzliche Änderungen (Beitragssätze, Mindestlohn, Rechengrößen)

• Keine SV-Meldungen mehr (DEÜV, Beitragsnachweise, EEL)

• Keinen technischen Support mehr

• Keine Zertifizierung durch die ITSG

Das heißt konkret: Wer am 1. Januar 2027 noch mit GDI arbeitet, kann keine rechtskonforme Lohnabrechnung mehr erstellen.

Migrationszeitplan: Wie viel Zeit bleibt Ihnen?

Viele GDI-Nutzer unterschätzen den Aufwand eines Lohnsoftware-Wechsels. Die Abrechnung selbst ist dabei das geringste Problem. Der Aufwand steckt in der Datenübernahme: Stammdaten, Fehlzeiten, Lohnkonten, Festbezüge, variable Bezüge, Pfändungen.

Je später Sie starten, desto weniger Spielraum bleibt für Testläufe. Besonders der Parallelbetrieb (mindestens eine Abrechnung im neuen System vor dem Echtstart) ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden.

Der Migrationsleitfaden enthält eine detaillierte Checkliste für jede Phase.

Die drei Optionen für GDI-Kunden

Wenn Ihre Lohnsoftware eingestellt wird, haben Sie grundsätzlich drei Wege:

Option 1: Neue Lohnsoftware (selbst abrechnen)

Sie wechseln auf ein anderes Abrechnungssystem und rechnen weiterhin selbst ab. Das bedeutet: Datenübernahme, Einrichtung, Schulung. Ihr Team behält die Kontrolle, trägt aber auch weiterhin die volle Verantwortung.

Geeignet für: Lohnbüros und Kanzleien mit eigenem Payroll-Team, die die Kompetenz im Haus behalten wollen.

Mögliche Systeme: DATEV Lohn und Gehalt, ADDISON, Agenda, Sage, SBS, edlohn, Quick-Lohn, DATALINE Lohnabzug.

Option 2: Payroll Outsourcing (komplett abgeben)

Sie lagern die gesamte Lohnabrechnung aus. Ein externer Dienstleister übernimmt die monatliche Abrechnung, alle Meldungen und die laufende Datenpflege. Sie liefern nur noch die Änderungen.

Geeignet für: Unternehmen, die kein internes Payroll-Team aufbauen oder halten wollen. Steuerberater, die Lohn für Mandanten anbieten, aber nicht selbst abrechnen möchten.

Mehr dazu: Lohnabrechnung outsourcen: Kosten, Vorteile und Anbieter im Vergleich

Option 3: Plattform + Outsourcing (das Beste aus beiden Welten)

Sie nutzen eine Payroll-Plattform als zentrale Datenschicht, die mit verschiedenen Abrechnungssystemen arbeitet. Stammdaten liegen in der Plattform, nicht im Abrechnungssystem. Ob Sie selbst abrechnen oder auslagern, können Sie flexibel entscheiden.

Geeignet für: Unternehmen und Kanzleien, die beim nächsten Softwarewechsel nicht wieder bei null anfangen wollen.

Der Migrationsleitfaden vergleicht alle drei Optionen nach Aufwand, Kosten und Risiko.

Was bei der Datenübernahme aus GDI zu beachten ist

Die Datenübernahme ist der kritischste Punkt bei jedem Lohnsoftware-Wechsel. GDI Lohn & Gehalt speichert Daten in einem proprietären Format. Nicht alle Daten lassen sich automatisiert exportieren.

Diese Daten müssen übernommen werden

• Stammdaten: Name, Adresse, Steuer-ID, SV-Nummer, Bankverbindung, Steuerklasse, Kinderfreibeträge

• Vertragsdaten: Eintrittsdatum, Befristung, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch, Tarifzuordnung

• Festbezüge: Gehalt, Zulagen, VWL, Direktversicherung, Dienstwagenregelung

• Fehlzeiten: Urlaub (genommen/Rest), Krankheitstage, Elternzeit, Pflegezeit

• Lohnkonten: SV-Brutto, Steuer-Brutto, AG-Anteile (kumuliert)

• Pfändungen und Abtretungen: Aktive Pfändungen mit Beträgen und Gläubiger

Daten, die typischerweise nicht automatisiert übernommen werden

• Historische Abrechnungen (Archivierung separat sichern)

• Individuelle Berechnungsformeln und Sonderlohnarten

• GDI-spezifische Konfigurationen (Drucklayouts, Auswertungen)

Empfehlung: Daten vor dem Wechsel bereinigen

Ein Lohnsoftware-Wechsel ist die beste Gelegenheit, Datenleichen zu entfernen. Ausgetretene Mitarbeiter, veraltete Lohnarten, nicht mehr genutzte Kostenstellen. Saubere Daten in GDI bedeuten saubere Daten im neuen System.

Worauf GDI-Kunden bei der Auswahl achten sollten

Wenn Sie GDI bisher genutzt haben, hatten Sie vermutlich gute Gründe dafür: solide Lohnabrechnung, überschaubare Kosten, zuverlässiger Betrieb. Bei der Auswahl des Nachfolgers sollten Sie prüfen:

• Abrechnungssystem-Kompatibilität: Arbeitet die Lösung mit DATEV, ADDISON, Agenda, SBS oder anderen Systemen? Oder bindet sie Sie erneut an einen einzigen Anbieter?

• Datenübernahme: Bietet der Anbieter ein strukturiertes Migrationsprogramm? Automatisierte Übernahme oder manuelles Abtippen?

• Zukunftssicherheit: Was passiert, wenn auch das neue System in fünf Jahren eingestellt wird? Liegen Ihre Stammdaten in einem offenen Format?

• Mandantenfähigkeit: Wenn Sie mehrere Unternehmen oder Mandanten abrechnen: Ist die Mandantentrennung sauber gelöst?

• Gesetzliche Updates: Wie schnell werden gesetzliche Änderungen (Mindestlohn, Beitragssätze, neue Meldeverfahren) umgesetzt?

• Kosten: Was kostet die Lösung pro Mitarbeiter/Monat? Gibt es Setup-Gebühren, Mindestvertragslaufzeiten, versteckte Kosten?

Warum project b. für GDI-Kunden interessant ist

project b. ist eine Payroll-Plattform, die als zentrale Schicht über bestehenden Abrechnungssystemen arbeitet. Ihre Stammdaten liegen in project b., die Abrechnung läuft in DATEV, ADDISON, Agenda, SBS oder einem anderen System Ihrer Wahl.

Für GDI-Kunden hat das drei Vorteile:

1. Datenübernahme ohne Medienbruch. Stammdaten werden strukturiert übernommen und zentral verwaltet. Kein manuelles Abtippen aus GDI-Exporten.

2. Nie wieder abhängig von einer Software. Wenn Sie Ihre Stammdaten in project b. verwalten, wird der nächste Softwarewechsel trivial. Sie wechseln das Abrechnungssystem, nicht Ihre gesamte Datenbasis.

3. Selbst abrechnen oder auslagern? Beides. Mit der Plattform rechnen Sie selbst ab, unterstützt durch die KI-Assistentin RITA. Mit Payroll by project b. übernimmt ein erfahrenes Payroll-Team die komplette Abrechnung. Beides über dieselbe Plattform.

Mehr über den Ansatz: KI in der Lohnbuchhaltung: Der Praxisleitfaden 2026

Häufige Fragen zur GDI-Migration

Wann genau wird GDI Lohn & Gehalt abgeschaltet?

Zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 sind keine Lohnabrechnungen, SV-Meldungen oder gesetzlichen Updates mehr möglich. Der letzte reguläre Abrechnungslauf in GDI ist die Dezemberabrechnung 2026.

Kann ich meine GDI-Daten in ein neues System übernehmen?

Ja, Stammdaten lassen sich in der Regel exportieren und in ein neues System importieren. Der Umfang der automatisierten Übernahme hängt vom Zielsystem ab. Lohnkonten und historische Abrechnungen müssen separat archiviert werden.

Wie lange dauert der Wechsel von GDI auf ein neues System?

Rechnen Sie mit 8 bis 12 Wochen für den gesamten Prozess: Datenexport, Einrichtung, Testabrechnung, Parallelbetrieb, Go-live. Je komplexer Ihre Abrechnungen (Tarifverträge, Pfändungen, Baulohn), desto mehr Zeit sollten Sie einplanen.

Was passiert, wenn ich den Wechsel nicht rechtzeitig schaffe?

Ohne zertifizierte Software können Sie ab Januar 2027 keine rechtskonformen SV-Meldungen mehr abgeben. Das führt zu Mahnungen der Krankenkassen, fehlenden Beitragsnachweisen und im schlimmsten Fall zu Nachzahlungen und Säumniszuschlägen.

Gibt es einen offiziellen GDI-Nachfolger?

Nein. GDI Software GmbH empfiehlt keinen einzelnen Nachfolger. Mehrere Anbieter (ADDISON, Quick-Lohn, DATALINE, project b.) bieten Migrationsprogramme speziell für GDI-Kunden an.

Migrationsleitfaden kostenlos herunterladen

Der komplette Migrationsleitfaden auf 8 Seiten als PDF:

• Detaillierter Zeitplan mit Meilensteinen für jede Phase

• Checkliste: Welche Daten müssen aus GDI übernommen werden?

• Vergleich: Selbst abrechnen vs. auslagern vs. Plattformlösung

• Bewertungskriterien für die Anbieterauswahl

• Sofort umsetzbare nächste Schritte

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